印章保管使用制度

第一章第一章 印章保管使用制度印章保管使用制度 一 为规范公司印章的刻制 使用 变更等管理 特制定本制 二 本制度所指的印章是在公司发行或管理的文件 凭证文书等与 公司权利义务有关的文件上 需以公司名称或有关部门名义证明其 权威作用而使用的 三 适合范围 公司内部所有印章的刻制 使用和保管均应遵循本制度 四 印章的种类 1 正式印章 是指公章 董事会章 监事会章以及所属分支机 构印章 2 专用印章 是指公司财务专用章 人事专用章 各职能部门 章及分支机构财务专用章 分公司人事专用章等用于指定用途的印 章 3 人名用章 是指公司法定代表人 分支机构负责人以个人名 义刻制的用于公务的签名章或印鉴章 五 印章刻制依据 1 正式印章由公司行政部根据有关单位核发的证 照及有关批 准文件制发 2 印章刻制按公司业务需要由部门提出申请 公司领导批准后 由行政部统一办理 3 分公司印章由分公司相关负责人根据有关批准单位核发的证 照及有关批准文件制发 4 印章刻好后由行政部办理印章登记手续 填写 印章管理登 记表 备案并留好印章样图 5 公司内部各部门之间的信函往来 以部门负责人签字或内部 邮箱为准 若部门因工作需要而要求刻制印章 应另行申请 限定 使用范围 经公司领导批准后方可刻制 6 印章不能继续使用的 使用部门应向上级主管部门提出书面申报 六 印章的使用范围 1 公章的使用范围如下 1 公司对外所有正式文件 对内通知等正式行文 包含如下 1 1 用于授权委托书 人事任免 劳动合同和对外介绍等 1 2 签订重要业务合同 协议等 1 3 颁发相关先进集体和个人荣誉证书等 1 4 需要代表本单位加盖行政公章的其它批件 文本 凭证 和材料等 1 5 其它 2 财务专用章使用范围如下 1 公司正式财务文件 报告 证明 票据等 3 合同专用章使用范围如下 1 公司各类合同 4 董事会 监事会印章的使用根据公司章程规定的范围及职权行 使 七 印章的使用管理 1 使用公司或高级职员印章时应当填定 印章使用登记表 详细 写明使用时间 用途 公章类别 使用人等 2 总经理通过授权赋予一些部门对其部门印章的保管权和使用权 由被授权人在行政人签字领取印章 指定专人保管 各部门在使用 印章时应严格遵守使用范围 期限等规定 3 印章管理人员必须严格控制用印范围 4 公司印章原则上不准带出公司 如确因工作需要 需经企管中 心经理批准 5 公司 部门印章及分公司印章 分别用于以各自名义行文时使 用 职务名称印章在以各自职务名义行文时使用 6 印章管理人对用印有监督权 对于不合法 不合手续的用印有 权拒绝 即使领导批准也要提出复议 不能有求必印 盖印要端正 清楚 八 印章的停用 1 印章内容需要变更或机构终止时 应停止使用有关印章并交由 行政部予以封存或销毁 2 因印章内容需要变更或机构终止而停止使用印章时 印章管理 部门在印章停用五日内 由保管人写出印章停用说明 经部门领导 签字后上报行政部 3 印章遗失 损毁 被盗时 印章管理者应及时向公司递交说明 原因的报告书 行政部则应根据情况依本制定各项规定的手续处理 4 除特别需要 由行政部将废止印章保存三年 九 印章的保管 1 公司印章的保管应实行印章专人保管 负责人印章与财务专用 章分管的制度 并严格执行保管人交接制度 2 在印章使用过程中 保管人员如有变动 应在变动当日通知公 司行政部门 3 印章保管人因故临时请假时须更换印章保管人 应提前指定临 时保管人 并做好交接记录 4 印章保管人须认真负责 遵守纪律 秉公办事 印章保管人如 出现以下行为 将现情节严重程度给予处分 触犯法律的将移交司 法机关处理 1 因保管不当造成印章丢失的 2 把关不严 用印后造成重大错误和损失等不良后果的 3 私自留存 使用应予销毁或上交的印章的 4 非法使用印章的 5 印章使用责任人 签字人 对印章负有经济 行政 法律责任 监印人员