固定资产功能点

1 河北邮储银行固定资产管理系河北邮储银行固定资产管理系 统功能点设计说明书统功能点设计说明书 产品版本V1 0 系统名称固定资产管理系统 北京国通合众信息技术有限公北京国通合众信息技术有限公 2016 01 2 变更记录 VER日期日期编制编制 修修 订订 审核审核批准批准修改的章节号修改的章节号 V1 2016 01 08 孙永新 3 1 引言引言 1 1 编写目的编写目的 通过此文档 将业务需求以规范的格式 全面 清晰 无歧义的展现给相 关人员 同时也是软件设计 开发 测试和质量管理人员的指导性文件 通过 评审的需求规格文档将定义本项目的工作范围 并成为后续项目设计 实施的 基础 也是项目确认与验收测试时的主要依据 1 2 项目背景项目背景 在单位建设过程中购置和使用了大量的资产 由于数量巨大按照以前的卡 片或是账本管理不能满足精致管理的需求 且往往造成效率低下 统计数据周 期长且不够准确 随着计算机和信息化技术发展 采用新技术 应用成熟的专 业资产管理系统成为当前资产管理的必要手段 1 3 项目目标项目目标 1 4 名词术语名词术语 固定资产 价值在 5000 以上 包括房屋 车辆等租赁的资产 物品 价值低于 5000 的低值易耗品 1 5 读者对象读者对象 2 总体设计总体设计 2 1 概述概述 主要描述项目的逻辑架构及网络拓扑图 4 2 2 逻辑架构逻辑架构 2 3 数据架构数据架构 2 4 网络拓扑图网络拓扑图 3 需求综述需求综述 3 1 概述概述 资产管理系统分为固定资产 价值在 5000 以上 管理和物品 价值低于 5000 的低值易耗品 管理 其中固定资产包括房屋 车辆等租赁的资产 固定资产管理系统以固定资产卡片管理为基础 帮助企业实现对固定资产 的全面管理 包括固定资产的新增 清理 变动 按国家会计准则的要求进行 计提折旧 以及与折旧相关的基金计提和分配的核算工作 它能够帮助管理者 全面掌握企业当前固定资产的数量与价值 追踪固定资产的使用状况 加强企 业资产管理 提高资产利用率 5 3 2 系统角色系统角色 3 3 功能清单功能清单 资产管理 公共管理 固定资产管理 物品管理 资产物品核对 系统接口 机构 人员 角色管理 参数维护 系统初始化 资产类别维护 资产新增处理 资产变动处理 折旧管理 资产查询报表 给预算报表 物品维护 物品出入库 物品调拨 物品报废 物品盘点 物品报表 与IT资源管理对账 与财务NC系统对账 与综管系统接口 套账建立 资产导入 卡片录入 卡片修改 卡片审批 卡片查询 资产变动 资产调拨 资产减值准备 卡片拆分 固定资产清理 计提折旧 折旧管理 资产清单 资产价值变动表 资产数量统计表 资产到期提示表 资产处理情况表 资产变动及结存表 资产构成表 变动历史记录表 固定资产折旧费用 长期待摊费用 房屋租赁费 车辆使用费 修理费及车 船使用税预算表 种类维护 物品新增 批量导入 物品查询 物品入库 入库查询 物品出库 出库查询 报废申请 报废审核 报废结束 报废查询 调拨申请 调拨审批 调拨收到 调拨查询 盘点任务管理 盘盈管理 盘亏管理 3 4 主要流程说明主要流程说明 系统初始化流程图 6 系统安装 机构人员导入 建立并启用套账 系统参数设置 基础数据录入 卡片资料引入 对期初余额进行检查自动对账结束初始化 资产类别 存放地点 使用状况 变动方式 折旧方法 科目 币别 资产类别 存放地点 使用状况 变动方式 折旧方法 资产管理周期 7 I IT T资资源源管管 理理系系统统 财财务务N NC C系系 统统 资资产产管管理理 系系统统 设备到货 入库 设备编号 资产 编号关联 资产 卡片打印 发票入账 出库 调拨 资产同步 资产同步 变动登记 资产同步 设备维修 续保资产变动 续保登记 资产同步 资产编号 设备报废 资产同步 报废登记 资产同步 资产同步 资产清理 资产变动 资产盘点 资产 折旧 资产折旧 资产同步 RFID 应用流程 8 4 功能模块功能模块 4 1 公共管理公共管理 公共管理模块 是系统部署运行的基础 通过公共模块的设置 完成系统 的初始化工作 根据河北分行固定资产的核算和管理特点 进行相应基础资料 配置 4 1 1 功能权限配置功能权限配置 完成对组织机构 人员 人员权限的配置 9 4 1 2 参数维护参数维护 1 固定资产大类固定资产大类 固定资产 价值在 5000 以上 包括房屋 车辆等租赁的资产 物品 价值低于 5000 的低值易耗品 2 固定资产目录维护固定资产目录维护 固定资产目录维护 对固定资产目录的 资产类别 资产编码 实物形态名称 折旧年限 净 残值率 年折旧率 资产组类别 范围描述等进行为维护 物品目录维护 资产类别 编码 范围描述 3 固定资产增减方式维护固定资产增减方式维护 对固定资产的来源方式进行维护 增加方式包括 注资 省行购置 省行经营租赁 市行购置 上级拨入资 产等 接受投资 接受捐赠 融资租入 在建工程转入及其它增加方式 减少方式包括 减少方式主要有 出售 盘亏 投资转出 捐赠转出 报 废 毁损 融资租出 拆分减少等 4 资产组维护资产组维护 对固定资产组类型进行维护 5 计量单位维护计量单位维护 对固定资产系统常用的计量单位进行维护 6 存放地点维护存放地点维护 对系统中固定资产的存放地点进行维护 7 资产当前状态 使用状况 维护资产当前状态 使用状况 维护 对系统中资产当前状态进行维护 10 状态包括 在用 闲置 待报废 报废未处置 其他等 8 折旧方法维护折旧方法维护 对固定资产的折旧方法进行设置设置 折旧方法包括 不提折旧 平均年限法 一 平均年限法 二 工作量法 年数总和法 双倍余额递减法 一 双倍余额递减法 二 9 条码信息维护条码信息维护 对条码信息进行设置 包括 条码扫描设备的选择 条码模板的选择 条 码生成的依据选择 10 物品 资产卡片项目维护物品 资产卡片项目维护 对固定资产卡片上要显示的用来记录资产资料的栏目设置 如原值 资产 名称 使用年限 折旧方法等 4 2 4 2 固定资产管理固定资产管理 4 2 1 4 2 1 系统初始化系统初始化 1 账套建立账套建立 建立固定资产账套 与用于 NC 系统保持一致 2 资产导入资产导入 从 NC 系统导入已有固定资产信息 4 2 2 4 2 2 资产卡片管理资产卡片管理 1 卡片录入卡片录入 11 资产卡片的新增录入 修改 删除 2 卡片审批卡片审批 对录入的固定资产卡片进行审批 3 卡片查询卡片查询 对录入的卡片进行基于字段信息的组合查询 4 卡片打印卡片打印 打印固定资产卡片信息 可以实现单笔和批量的打印 5 固定资产条码打印固定资产条码打印 打印固定资产条码信息 4 2 3 4 2 3 固定资产调拨固定资产调拨 非价值信息的变更 如固定定资产的使用情况 使用部门 存放地点等发 生变动 这时也需要在固定资产系统中 通过系统提供的变动功能 将变更 的信息录入到系统中 以确保固定资产数据的正确性 便于以后的跟踪管理 1 资产调拨申请资产调拨申请 填写资产调拨申请单提交给审核人 2 资产调拨审核资产调拨审核 由上级领导进行资产调拨申请的审批 审批通过则进行调拨 审批不通过 填写原因 3 资产调拨收到资产调拨收到 审核后的设备调拨单流转至资产接收单位 由接收单位资产管理员确认是 否同意接收调拨单上所列资产 接收单位在同意接收设备后 系统自动通知资产调拨申请人可以进行资产 实物的调拨 并通知上级主管部门接收单位同意接收资产 资产实物到达接收单位后 由接收单位资产管理员开箱进行资产查验 确 认无误后对资产调拨单进行接收确认 系统自动修改该设备的相关信息 如使 用单位 卡片信息等 接收单位在确认接收后 系统自动结束该调拨单 并将调拨结果返回给调 12 拨申请人及上级主管部门 4 调拨查询调拨查询 用户可查询本单位及下级单位资产调拨记录 4 2 4 4 2 4 固定资产变动固定资产变动 1 资产增加资产增加 也称为 新卡片录入 在日常使用过程中 可能会购进或通过其他方式 增加企业资产 该部分通过 资产增加 操作录入系统 资产通过哪种方式录 入 在于资产的开始使用日期 只有当开始使用日期的期间与录入的日期相等 时 才通过资产增加录入 2 资产减少资产减少 资产在使用过程中 总会由于各种原因 如毁损 出售 盘亏等 退出企 业 该部分操作称为 资产减少 本系统提供资产减少的批量操作 为同时清 理一批资产提供方便 3 卡片拆分卡片拆分 卡片拆分 固定资产卡片可以拆分 当几项固定资产录入为一张卡片时 可以按需要进行卡片拆分 拆分查看 在菜单中选择 已拆分资产 将显示出所有已拆分资产的列 表 撤消拆分 在拆分资产列表中将焦点定位某资产上 进行撤销拆分操作 可以撤销该资产的拆分 4 资产信息变动资产信息变动 包括对资产原值增加 资产原值减少 部门转移 使用状况调整 折旧 方法调整 累计折旧调整 调整资产的使用年限 工作总量调整 资产净残值 率 调整 资产所属类别的调整 位置变动等 5 固定资产减值准备固定资产减值准备 企业应当在期末至少每年年终 对固定资产逐项进行检查 如果由于市价 持续下跌 或技术陈旧等原因导致其可回收金额低于账面价值的 应当将可回 13 收金额低于账面价值的差额作为固定资产减值准备 固定资产减值准备按单项 资产计提 6 固定资产清理固定资产清理 可以对固定资产卡片进行单笔和批量清理 需要录入清理数量 清理收入 清理费用 变动方式等内容 4 2 5 4 2 5 固定资产盘点固定资产盘点 1 盘点任务管理盘点任务管理 由省行 市行建立盘点任务 建立盘点任务输入内容包括 盘点机构 固 定资产分类 部门 固定资产状态 盘点开始日期 盘点结束日期 盘点人员 盘点任务发起后将盘点内容以短信形式通知相关盘点人员 2 盘盈管理盘盈管理 由盘点人员在系统中填写盘盈审批表 盘盈固定资产填写内容包括 标识 码 资产编号 固定资产分类 品牌 规格型号 计量单位 数量 价格 成 新率 评估价值 预计尚可使用年限 盘盈原因 盘盈需要走审批流程 审批最终通过后系统自动处理盘盈固定资产 3 盘亏管理盘亏管理 由盘点人员在系统中填写盘亏审批表 盘亏固定资产输入设备条码号或 S N 号显示出盘亏固定资产信息 显示内容包括 识别码 资产编号 固定资 产分类 品牌 规格型号 计量单位 数量 设备原值 已使用年限 使用部 门 使用人 输入对应设备盘亏原因 盘亏需要走审批流程 审批最终通过后系统自动处理盘亏设备 4 2 6 4 2 6 计提折旧计提折旧 计提折旧是每期固定资产管理必须要进行的工作 系统为用户提供了计提 折旧和费用分摊向导 在各项数据设置的基础上 能够自动计提本期各项固定 资产的折旧 并将折旧费用根据使用部门的情况分别计入有关的费用科目 自 动生成计提折旧的转账凭证并传送到账务系统中去 为了保证折旧数据的正 确性 计提折旧是不允许其他用户同时使用系统 防止并发操作 14 1 计提折旧计提折旧 计提折旧是每期固定资产管理必须要进行的工作 系统为用户提供了计提 折旧和费用分摊向导 在各项数据设置的基础上 能够自动计提本期各项固定 资产的折旧 并将折旧费用根据使用部门的情况分别计入有关的费用科目 自 动生成计提折旧的转账凭证并传送到账务系统中去 为了保证折旧数据的正 确性 计提折旧是不允许其他用户同时使用系统 防止并发操作 2 折旧管理折旧管理 在完成计提折旧后 可以在 折旧管理 中 对已提折旧进行查看和修正 可提供折旧费用分配表 折旧明细表 折旧汇总表等报表 供用户从不 同角度了解固定资产的折旧数据 以及各部门分摊的折旧费用和核算情况 4 2 7 4 2 7 制单制单 1 记账凭证记账凭证 固定资产系统向总账系统传递记账凭证 系统中需要制作记账凭证的情况包括 资产 增加 资产减少 卡片修改 资产评估 原值变动 累计折旧调整 计提减值准备调整 转回减值准备调整 增值税调整 折旧分配等业务 2 修改 删除凭证修改 删除凭证 3 批量制单批量制单 可同时将一批需制单业务连续制作凭证传输到账务系统 避免了多次制单的繁琐 4 查询凭证查询凭证 本系统所制作传输到账务系统的记账凭证 可通过凭证查询功能查看和删除 4 2 8 4 2 8 查询报表查询报表 1 资产清单资产清单 2 资产价值变动表资产价值变动表 3 资产数量统计表资产数量统计表 4 资产到期提示表资产到期提示表 5 资产处理情况表资产处理情况表 15 6 资产变动及结存表资产变动及结存表 7 资产构成表资产构成表 8 变动历史记录表变动历史记录表 4 2 9 4 2 9 给预算报表给预算报表 1 固定资产折旧费用表固定资产折旧费用表 2 长期待摊费用表长期待摊费用表 3 房屋租赁费表房屋租赁费表 4 车辆使用费 修理费及车船使用税预算表车辆使用费 修理费及车船使用税预算表 4 3 4 3 物品管理物品管理 4 3 1 4 3 1 物品维护物品维护 1 物品新增物品新增 在日常使用过程中 可能会购进或通过其他方式增加的物品或是企业原先有的物品 在使用系统时需将物品录入到系统 生成相应卡片 方便以后管理 2 批量导入批量导入 系统支持批量将数据从外部系统导入本系统中 3 查看单张物品卡片查看单张物品卡片 从物品管理列表中选中要查看的额卡片记录行 即可显示物品出入库 调拨 是否报 废等信息 4 查看物品卡片汇总信息查看物品卡片汇总信息 系统设置按部门查询 类别查询 来源查询及自定义查询等方式进行查询 5 系统预设查询系统预设查询 选中在系统预设查询条件 即可显示符合该条件的物品列表 6 自定义查询自定义查询 通过用户设置的自定义查询条件表进行的 可以由多个查询条件组成的查询条件集合 筛选出的卡片集合 16 7 物品卡片修改物品卡片修改 当发现物品卡片有录入错误 或在使用过程中有必要修改物品卡片的内容时 可通过 物品卡片修改功能实现 8 物品卡片删除物品卡片删除 指将物品卡片资料彻底从系统内清除 9 卡片打印卡片打印 物品卡片可打印输出 打印结果可以是三种结果 卡片 卡片列表 标签样式 4 3 2 4 3 2 物品出入库物品出入库 1 物品入库物品入库 物品采购回来后首先办理入库手续要根据物品新增单的项目认真清点所要 入库物品的数量 并检查好物品的规格 质量 做到数量 规格 品种 价格 准确无误 质量完好 配套齐全 并在接收单上签字 或在入库登记簿上共同 签字确认 物品进库根据入库凭证 现场交接接收 必须按所购物品条款内 容 物品质量标准 对物品进行检查验收 验收合格后 应及时入库并做好入 库登记 并将必要信息录入本系统以便查询和维护 2 入库查询入库查询 可以对入库物品进行条件查询 如依据部门 日期等条件进行查询 3 物品出库物品出库 物品出库 数量要准确 账面出库数量要和出库单 实际出库实际数量相 符 应先写好出库单并且相关责任人签字确认后 进行出库登记工作 完成 后才可以到出库 4 出库查询出库查询 可以对出库物品进行条件查询 如依据部门 日期等条件进行查询 4 3 3 4 3 3 物品调拨物品调拨 说明 记录物品在同一公司不同单位 部门之间移动的凭据 将减少调出 仓库的库存 增加调入仓库的库存 5 调拨申请调拨申请 17 填写调拨申请单提交给审核人 6 调拨审核调拨审核 由上级领导进行调拨申请的审批 审批通过则进行调拨 审批不通过填写 原因 7 调拨收到调拨收到 审核后的设备调拨单流转至物品接收单位 由接收单位物品管理员确认是 否同意接收调拨单上所列物品 接收单位在同意接收设备后 系统自动通知物品调拨申请人可以进行物品 实物的调拨 并通知上级主管部门接收单位同意接收物品 物品实物到达接收单位后 由接收单位物品管理员开箱进行物品查验 确 认无误后对物品调拨单进行接收确认 系统自动修改该设备的相关信息 如使 用单位 卡片信息等 接收单位在确认接收后 系统自动结束该调拨单 并将调拨结果返回给调 拨申请人及上级主管部门 8 调拨查询调拨查询 用户可查询本单位及下级单位物品调拨记录 4 3 4 4 3 4 物品借出物品借出 1 借出申请借出申请 填写借出申请单提交给审核人 借出单中可表明归还日期 2 借出审核借出审核 由上级领导进行借出申请的审批 审批通过则进行借出 审批不通过填写 原因 3 借出收到借出收到 审核后的设备借出单流转至物品接收单位 由接收单位物品管理员确认是 否同意接收借出单上所列物品 接收单位在同意接收设备后 系统自动通知物品借出申请人可以进行物品 实物的借出 并通知上级主管部门接收单位同意接收物品 物品实物到达接收单位后 由接收单位物品管理员开箱进行物品查验 确 18 认无误后对物品借出单进行接收确认 系统自动修改该设备的相关信息 如使 用单位 卡片信息等 接收单位在确认接收后 系统自动结束该借出单 并将借出结果返回给借 出申请人及上级主管部门 4 借出归还借出归还 填写归还申请单 5 归还审核归还审核 由上级领导进行借出申请的审批 审批通过则进行借出 审批不通过填写 原因 6 归还收到归还收到 审核后的设备归还单流转至物品接收单位 由接收单位物品管理员确认是 否同意接收归还单上所列物品 接收单位在同意接收设备后 系统自动通知物品归还申请人可以进行物品 实物的借出 并通知上级主管部门接收单位同意接收物品 物品实物到达接收单位后 由接收单位物品管理员开箱进行物品查验 确 认无误后对物品借出单进行接收确认 系统自动修改该设备的相关信息 如使 用单位 卡片信息等 接收单位在确认接收后 系统自动结束该归还单 并将归还结果返回给归 还申请人及上级主管部门 7 借出 归还查询借出 归还查询 用户可查询本单位及下级单位物品借出和归还记录 4 3 5 4 3 5 物品维修物品维修 1 维修申请维修申请 填写维修申请单 2 维修审核维修审核 审核通过则对物品进行维修 不通过填写原因 3 维修结果维修结果 填写维修结果并结束维修申请单 19 4 维修查询维修查询 用户可查询本单位及下级单位物品维修记录 4 3 6 4 3 6 物品报废物品报废 对达到报废年限的物品进行报废 对于未到达报废年限但由于其他原因 如物品成本过高 不能再继续使用的进行报废审批 由使用人所在机构或部 门发起 审批通过后做报废处理 1 报废申请报废申请 物品报废需填写报废申请单 2 报废审核报废审核 由上级领导进行报废申请的审批 审批通过则进行报废并及时发送所需物 品 审批不通过填写原因 3 报废结束报废结束 待报废单提交人具有对自己提交的但尚未处理结束的表单具有结束的权限 在报废流程中 如果上级主管部门不同意物品的报废 由上级主管部门结 束报废单 结束报废单时必须填写结束的理由并通知报废发起人 4 报废查询报废查询 用户可查询本单位及下级单位物品报销列表并可按多种查询条件进行查询 4 3 7 4 3 7 物品盘点物品盘点 物品盘点是指对在库储存保管着的全部物品进行清点数量的一项业务管理 活动 物资盘点的目的是 1 清点库存物品的实际数量 做到帐 卡和实物对口 2 查明库存物品的名称 型号 规格是否与实际相符 质量是否完好 配 套是否齐全 20 3 查明超过保管期