商务部管理制度(工厂)

商务部管理制度商务部管理制度 工厂工厂 部门设置宗旨部门设置宗旨 为了工厂与销售更好沟通为了工厂与销售更好沟通 提高工作效率提高工作效率 特增设商务部特增设商务部 本制度对商务部职本制度对商务部职 能能 人员结构人员结构 岗位职责等做详细规定岗位职责等做详细规定 一一 部门职能概述及具体职责部门职能概述及具体职责 商务部设置于工厂 是工厂与销售对接的渠道 主要作用为及时传输工厂商务部设置于工厂 是工厂与销售对接的渠道 主要作用为及时传输工厂 与销售的交流信息 工厂的所有需要传达给销售的信息经过商务部统一发送 与销售的交流信息 工厂的所有需要传达给销售的信息经过商务部统一发送 销售所有需要传达的信息 可集中发送至工厂商务部 经商务部与工厂各部门销售所有需要传达的信息 可集中发送至工厂商务部 经商务部与工厂各部门 进行沟通 由此可以避免问题遗漏 做到对所有信息全面管控 及时跟踪 提进行沟通 由此可以避免问题遗漏 做到对所有信息全面管控 及时跟踪 提 高工作及生产效率 高工作及生产效率 1 1 接收订单 接收订单 合同进行编号 审核 分解分类传达至工厂商务科和财务合同进行编号 审核 分解分类传达至工厂商务科和财务 部指定人员 部指定人员 2 2 核对下单时所有相关资料是否清晰 签字确认手续是否齐全明确 订 核对下单时所有相关资料是否清晰 签字确认手续是否齐全明确 订 单单 合同 图纸及说明与产品相关的资料是否有客户 经销商 签字确认 预付合同 图纸及说明与产品相关的资料是否有客户 经销商 签字确认 预付 款项必须符合公司制度 款项必须符合公司制度 3 3 负责核对 整理 分解 传递销售信息与工厂反馈信息形成书面记录负责核对 整理 分解 传递销售信息与工厂反馈信息形成书面记录 并保存归档 并保存归档 4 4 负责内部组织优化 工作方法改进 规范制度与完善等 负责内部组织优化 工作方法改进 规范制度与完善等 5 5 负责本部门支出预算编制 成本控制 负责本部门支出预算编制 成本控制 6 6 跟进订单货期 协调交货 发货 申报账款等内容 跟进订单货期 协调交货 发货 申报账款等内容 二二 部门人员结构部门人员结构 1 1 商务部经理商务部经理 1 1 名 具体工作内容详见职位说明书名 具体工作内容详见职位说明书 1 1 2 2 商务部专员商务部专员 2 2 名 具体工作内容详见职位说明书名 具体工作内容详见职位说明书 2 2 职位说明书职位说明书 1 1 职位名称职位名称商务经理商务经理所属部门所属部门商务部商务部职等职级职等职级 直接上司直接上司总经理总经理直接下属直接下属定定 编编1 1 人人 项目项目内内 容容 任职任职 资格资格 1 1 学历背景 大专以上学历 管理类专业 学历背景 大专以上学历 管理类专业 2 2 培训经历 与岗位相关的各类培训 培训经历 与岗位相关的各类培训 3 3 工作经验 具有三年以上金刚石企业与本岗位相关的工作经验 工作经验 具有三年以上金刚石企业与本岗位相关的工作经验 4 4 技能要求 技能要求 1 1 熟练掌握金刚石产品生产流程 工艺等 熟练掌握金刚石产品生产流程 工艺等 2 2 熟悉企业操作模式 具备良好的管理协调沟通能力 熟悉企业操作模式 具备良好的管理协调沟通能力 3 3 熟练使用电脑办公软件 具备良好的统计分析能力 熟练使用电脑办公软件 具备良好的统计分析能力 4 4 具备良好的文字组织功底 熟练编制各类公司相关文件和制度 具备良好的文字组织功底 熟练编制各类公司相关文件和制度 5 5 熟练掌握商务系统内部运作模式和操作规范 熟练掌握商务系统内部运作模式和操作规范 5 5 素质要求 素质要求 1 思维严谨 个性温和 富有亲和力 思维严谨 个性温和 富有亲和力 2 忠于职守 正直廉洁 工作严谨 认真负责 忠于职守 正直廉洁 工作严谨 认真负责 3 办事沉稳 细致 思维活跃 有创新精神 良好的团队合作意识 办事沉稳 细致 思维活跃 有创新精神 良好的团队合作意识 4 较强的学习能力和责任心 能自我激励 具备较强的独立处理事务的能力 较强的学习能力和责任心 能自我激励 具备较强的独立处理事务的能力 能承受较强的工作压力 能承受较强的工作压力 工作工作 内容内容 1 1 对商务系统内部组织优化 成本控制 工作方法改进 规范制度等提出建议 对商务系统内部组织优化 成本控制 工作方法改进 规范制度等提出建议 2 2 制定商务部门预算报告 制定商务部门预算报告 3 3 组织协调 沟通解决商务内部和其它部门间相关事务 组织协调 沟通解决商务内部和其它部门间相关事务 4 4 核查商务订单确保无误 编制相关统计报表及报送 核查商务订单确保无误 编制相关统计报表及报送 5 5 对部门支出预算编制 成本控制 对部门支出预算编制 成本控制 6 6 对商务部门制度操作规范 资料及报表等内容的检查督办 对商务部门制度操作规范 资料及报表等内容的检查督办 7 7 制定考核制度 定期进行员工考核 制定考核制度 定期进行员工考核 8 8 总经理交办的其他任务 总经理交办的其他任务 权责权责 范围范围 1 1 权力 权力 1 1 部门内部员工聘任 解聘的建议权 部门内部员工聘任 解聘的建议权 2 2 部门内部工作开展的自主权 部门内部工作开展的自主权 3 3 有要求相关部门配合工作的权力 有要求相关部门配合工作的权力 4 4 对本部门员工违反公司制度有提请处罚的权力 对本部门员工违反公司制度有提请处罚的权力 2 2 责任 责任 1 1 对本职工作的质量负责 对本职工作的质量负责 2 2 如因工作失职 给公司造成损失 应负相应的经济责任和行政责任 如因工作失职 给公司造成损失 应负相应的经济责任和行政责任 工作工作 环境环境 1 1 办公室为主 办公室为主 2 2 无职业病危害 无职业病危害 编制编制审核审核批准批准 日期日期20132013 年年 月月 日日日期日期日期日期 职位说明书职位说明书 2 2 职位名称职位名称商务专员商务专员所属部门所属部门商务部商务部职等职级职等职级 职员职员 直接上司直接上司商务部经理商务部经理直接下属直接下属无无定定 编编2 2 人人 项目项目内内 容容 任职任职 资格资格 1 1 学历背景 学历中专 高中 以上 专业不限 学历背景 学历中专 高中 以上 专业不限 2 2 培训经历 与岗位相关的各类培训 培训经历 与岗位相关的各类培训 3 3 工作经验 具有一年金刚石产品企业与本岗位相关的工作经验 工作经验 具有一年金刚石产品企业与本岗位相关的工作经验 4 4 技能要求 技能要求 1 1 对产品常识掌握良好 熟悉金刚石产品制作流程与工艺 对产品常识掌握良好 熟悉金刚石产品制作流程与工艺 2 2 语言表达清晰流利 语言表达清晰流利 沟通技巧优秀 沟通技巧优秀 3 3 熟悉金刚石产品商务接单 审单 下单等操作规范和要点 熟悉金刚石产品商务接单 审单 下单等操作规范和要点 4 4 熟练使用电脑办公软件 有一定的统计 分析能力 熟练使用电脑办公软件 有一定的统计 分析能力 5 5 素质要求 素质要求 1 1 性格稳重 有耐心 有亲和力 性格稳重 有耐心 有亲和力 2 2 豁达乐观 积极主动 乐于助人 豁达乐观 积极主动 乐于助人 3 3 做事客观 严谨负责 踏实 敬业 做事客观 严谨负责 踏实 敬业 4 4 忠诚守信 良好人际沟通 协调 组织能力和团队精神 忠诚守信 良好人际沟通 协调 组织能力和团队精神 5 5 工作细致认真 谨慎细心 责任心强 工作细致认真 谨慎细心 责任心强 工作工作 内容内容 1 1 接收销售订单 接收销售订单 2 2 接到订单 第一时间组织工厂评审 接到订单 第一时间组织工厂评审 订单合同评审表订单合同评审表 对价格可否接受 对价格可否接受 采购 生产 印刷 包装时间确定交期 由工厂各个部门主管在评审表上签采购 生产 印刷 包装时间确定交期 由工厂各个部门主管在评审表上签 字确认 字确认 3 3 反馈订单评审结果至销售 反馈订单评审结果至销售 4 4 对评审过预要下单订单登记 编号 将编号反馈给销售 此处订单编号由 对评审过预要下单订单登记 编号 将编号反馈给销售 此处订单编号由 商务部根据业务下单顺序统一流水号 方便跟踪与留档查阅 对订单回款时商务部根据业务下单顺序统一流水号 方便跟踪与留档查阅 对订单回款时 间记录 间记录 5 5 对已经下到工厂订单 及时搜集订单产品信息 产品毛重体积数量等 统计 对已经下到工厂订单 及时搜集订单产品信息 产品毛重体积数量等 统计 好后及时反馈给销售业务 好后及时反馈给销售业务 6 6 跟踪已经下单订单 在交货期前 跟踪已经下单订单 在交货期前 7 7 天 与工厂再确认交期 根据订单是否推天 与工厂再确认交期 根据订单是否推 迟 联系业务 及时安排各种手续准备出货或通知业务与客户沟通推迟 迟 联系业务 及时安排各种手续准备出货或通知业务与客户沟通推迟 7 7 订单出货时 协助销售业务验货 对成品拍照留档 对集装箱号 装箱单号 订单出货时 协助销售业务验货 对成品拍照留档 对集装箱号 装箱单号 拍照与成品货物照片一起留档 拍照与成品货物照片一起留档 8 8 订单回款统计 订单回款统计 9 9 接收销售的 接收销售的 质量反馈单质量反馈单 客户收到货物后 对质量问题产品反馈给销售 客户收到货物后 对质量问题产品反馈给销售 销售通过填写销售通过填写 与工厂沟通 与工厂沟通 对反馈单上的内容及时反馈给工对反馈单上的内容及时反馈给工 厂 由工厂组织讨论 并对问题给出解决方案 厂 由工厂组织讨论 并对问题给出解决方案 1010 及时传达工厂的各种通知 及时传达工厂的各种通知 1111 完成部门经理临时交待的工作 完成部门经理临时交待的工作 权责权责1 1 权力 权力 范围范围1 1 工作改进建议权 工作改进建议权 2