出差管理办法

出差管理辦法 文件編號 版 本 R03 制訂日期 2009 1 1 頁 數 共 7 頁 制訂部門 管理部 制訂 制訂 會 會 HZ 廠 MD或本公司員工在集團相關企業因公外出 當日可以往返者 3 2 國內出差 凡本公司員工因公至國內各地 不含港澳臺地區 出差 單次申請出差時間總計 不超過 30 天 含 或因公務需要當日無法返回 而於外地或交通工具中留宿者 皆屬之 超過 30 天適用於 派駐 國內 管理辦法 3 3 國外出差 因公至中國境外出差 含港澳臺地區 且時間在三個月內 超過三個月以上者 適用駐外管理辦法 若超出三個月以上 但因各種因素不適用駐外管理辦法者 經相應的 權責主管核准後 方得適用本辦法 4 差旅申請及核準程式 4 1 公出 員工公出應於外出洽公前填寫 出門証 如附件一 報請部門主管核準 並於外出時交 警衛人員 警衛人員應據實核對出廠時間並存檔 若需公務用車 則另外填寫派車單 經 部門主管核準後轉交派車單位派車 4 2 國內出差 出差人員應于出差前至少兩個工作日先填寫 出差申請表 如附件二 按照出差申請的 核決許可權 條文 11 經權責主管核准後方可生效出差 費用結報時流程相同 4 3 國外出差 4 3 1 出差人員應於出差前至少四個工作日填寫 出差申請表 如附件二 呈廠區最高 主管核準方可出差 Corporate Function 之部門主管需總公司直屬主管簽核 並呈廠 區最高主管核準方可出差 4 3 2 如沒有護照 出差人員需提前一個月申請辦理 再辦理出國簽證 簽証時間按各國領 事館規定 4 4 國內 外出差期間之考勤 出差人員應將 出差申請表 副本交予人資部門 以該表單替代請假條 視為公假 以便 辦理請假手續事宜 5 差旅費預支 5 1 出差人員若有預支需求時 應持經核准後的 出差申請表 以副本向財務部申請預支 編號制訂日期2009 1 1 出差管理辦法 版本R03頁碼4 of 7 預支單應於出差前兩天向財務處申請旅費預支 國外出差需預支外幣者 應提前至少七天 向財務部申請 以給予前置作業時間 5 2 預支金額以預估之交通費 住宿費及膳雜費合計 乘以預定出差日數為限 但交通或食宿 等 已由公司處理者 不得借支該部份 6 費用相關規定 6 1 公出 6 1 1 交通 公出交通以公共汽車或火車為主要 若為緊要事務處理或攜帶重要數據 現金等 情形經報備部門主管同意後 始可搭乘計程車 6 1 2 膳雜費及費用支領標準 因出發或回廠時間無法在廠內用餐者 為解決員工公出之膳食 以利執行公務擬定員工 普通性就餐 公出產生的交通費檢具發票報銷 餐費支領標準 以下費用標準為上限 公出地点早餐中餐晚餐 市级区域 如上海 北京 广州 深圳 东莞 天津 常州等市内 152525 市级以外之镇区等地102020 說明 在集團關系企業公出者 在廠內飯堂每日膳食報銷以 20 元為上限 若集團關系企 業已提供食宿 則不得報銷 6 2 國內出差 6 2 1 交通工具以搭乘火車 汽車 船等大眾運輸工具為原則 若需搭乘飛機則需于出差申請 時經相應的權責主管核准 搭機等級比照 6 3 1 辦理 6 2 2 費用支領標準 單位 人民幣 日 職級項目特區 直轄市省會城市其它城市 處長級 含 以上及 職稱對應者 交通 住宿 膳雜費用檢據實報實銷 交通費 飛機 經濟艙 火車 軟臥 船 一等艙 市內交通 檢據實銷 住宿費上限值600500300 經 副 理級主管 含派駐人員 膳食費 招待費用除外 200150100 副 課長 及同職級人員 交通費 飛機 經濟艙 需核准 火車 硬臥 船 二等艙 市內交通 檢據實銷 編號制訂日期2009 1 1 出差管理辦法 版本R03頁碼5 of 7 住宿費上限值400300200 膳食費 招待費用除外 1008080 交通費 飛機 經濟艙 需核准 火車 硬臥 船 二等艙 市內交通 檢據實銷 住宿費上限值300300200 其他人員 膳食費 招待費用除外 1008080 6 3 國外出差 6 3 1 國外出差搭乘飛機 一律以搭乘經濟艙為原則 6 3 2 交通 住宿 膳雜費標準如下 單位 美元 天 費用別 交通 費 住宿費膳費雜費 預支上限 地區別 預支 申報 預支 上限 申報 nl 3031 n2 60 61 n3 90 申報 上限 預支 申報上限 歐洲 日本US 100 US 50 US 40 US 30 US 20 美洲 紐澳 韓國 US 80 US 45 US 35 US 25 US 15 東南亞 及其他 檢據實報實銷 US 60 檢據實報實銷 US 30 US 20 US 10 左列 上限 額度 內檢 據實 報實 銷 無預支 US 10 左列上 限額度 內檢據 實報實 銷 6 4 住宿 6 4 1 員工出差在可行情況下儘量與同性夥伴同房住宿 可食宿於關係企業或客戶廠內 6 4 2 經 副 理級 含 以上人員以住宿四星級賓館為原則 一般人員以三星級賓館為原則 6 4 3 低階人員隨同高階人員出差時 得視實際情況比照高階人員乘坐交通工具及住宿 6 4 4 出差人員應將住宿地點及聯絡電話知會部門主管 以便聯絡 7 差旅費報支注意事項 7 1 交通費 膳費 指正式用餐時 可取得憑證之飲食相關費用 其他如於商店購買飲料 點心 等 不得列入膳費 及住宿費均采實報實銷 不能超過上限 憑證明核支 未檢具收據者 一 律不得報支 7 2 搭乘公司交通工具者 不得報支交通費 編號制訂日期2009 1 1 出差管理辦法 版本R03頁碼6 of 7 7 3 在交通工具中歇夜或出差處所免費招待住宿者 不得報支住宿費 7 4 住宿費憑證如含膳雜費時 膳雜費應分列填報 不得視為住宿費 7 5 國外出差人員每天可使用五分鐘國際電話向部門主管彙報工作情況 同時每三天可使用五 分鐘國際電話向家人報平安 檢據實報實銷 7 6 如屬支持外埠工作或因參加教育訓練 講習 研討會等之出差者 如主辦單位或出差處所 提供食宿或交通者 不得報銷食宿費及交通費 7 7 因實際需要陪同賓客住宿者 應事先於出差申請表中說明 或向廠最高主管報告後得選擇 於外部住宿 住宿費檢據實報實銷 7 8 至本公司有提供伙食及住宿之廠區出差 不得報支住宿費及膳費 7 9 國外出差之雜費 包括個人洗衣費 飲料等私人雜項開支 最高申請上限如上表 說明支出項 目 出差人員不得于銷差後另立名目申報 7 10 出差人員因公產生之通訊費用 物品運送費 稅捐規費及其他必要之費用 得檢據實報實 銷 但支出禮品與交際費 應由出差人員另外提出申請 按本公司核決許可權處理 7 11 出差費用如實際費用超過標準 則按標準報支 如實際費用未達標準 則按實報實銷原則 7 12 出差人員如違反規定虛報旅費 一經發現除不予報銷虛報費用外 並予記大過一次之處分 8 銷差及旅費報銷 8 1 公出 最遲應於洽公返回三日內 檢附出申請單 出門証 或 派車單 及報支憑證 以零用金申請報銷方式向財務部報銷誤餐費或交通費 8 2 國內出差 最遲應於出差返回一周內 申報費用時 應檢附原 出差申請表 附件二 出差旅費報告表 及 出差任務報告書 附件三 四 呈部門主管簽署 未附 出差任務 報告書 者 權責主管 條文 11 及財會單位基於職責 不得報銷 同時繳回溢領之預 支旅費 8 3國外出差 8 3 1 最遲應于返國後兩周內 申報費用時 應檢附原 出差申請表 附件二 出差旅費 報告表 及 出差任務報告書 附件三 四 呈主管簽署 未附 出差任務報告書 者 權責主管 條文 11 及財會單位基於職責 不得同意報銷 同時繳回溢領之預支旅 費 8 3 2 有關膳費之申報 依實際出差日期之天數而定 設總出差天數 n1 n2 n3 例如某甲前 往日本出差四十天 則其膳費報支應分成三十天 n1 按 US 50 以及十天 n2 編號制訂日期2009 1 1 出差管理辦法 版本R03頁碼7 of 7 US 40 之標準 在上限額度內 實報實銷 8 3 3 匯率 國外出差人員因需要而自行換匯者 其回國申報差旅費之匯率基準 依水單匯 率辦理 並得申請換匯之手續費 以信用卡簽帳者 得於申報期限內檢附單據 依發 卡行所收取之匯率計算 無單據者以公司公告之匯率辦理 8 4 若無差旅費申報者 出差人員仍須檢附 出差任務報告書 呈閱 8 5 出差人員銷差後 未依規定期限辦理報銷者 除旅費不得報支外 其預支旅費由計薪單位 從當月薪資中扣還 8 6 出差人員如提前銷差 經適當休息後 應主動進公司恢復正常上班 不得借故拖延 情況 嚴重者 該缺勤部份是為曠職 並給予懲戒 9 出差天數及行程變更 9 1 國內 外出差起訖當日不論何時出發或返回 概以一日計算出差日數 9 2 出差人員出差天數 由其部門主管視其需要核准 不得任意延期 因工作需要延期者 應 事先以電話向部門主管請示核准 返回後 由主管核准追認 否則如因延誤或疏忽 致使 權益受損 概由出差人員本人或所屬單位主管自行負責 缺勤部份 將以曠工處理 9 3 出差人員在出差期間因病或意外事故遲滯者 應附醫院診斷證明或相關文件證明 報支延 時之必要住宿和膳雜費 9 4 出差人員之行程變更 如未獲得主管許可 同原出差申請之核決許可權 無論是公務或 私人因素 仍擅自變更行程者 其與原計劃有所差異之在外期間 如為非假日 均視為曠 職 10 出差期間加班之處理 10 1 不定時工作制員工 因以完成工作任務為前提 因此出差期間若有加班情形 不計算加 班 10 2 標準工時制員工出差期間若有加班情形由主管依權責給予補休 11 出差申請及費用核銷權限 出差類別員工類別廠區最高主管SBU Head備註 14 級 含 以 下 核決 國內 外出 差 16 20 級初核核決 出差核准後 需送 HR 備 案 用於考勤登記 訂機票 及其費用核銷 12 本辦法呈送 BU Head 核準實施 修改時亦同 13 附件 編號制訂日期2009 1 1 出差管理辦法 版本R03頁碼8 of 7 附件一 出門