关于综合部在4S店中业务设置建议

关于综合部在 4S 店中业务设置建议 在汽车 4S 店中 管理者重点关注的部门可能是盈利最大的销售部 或者持续收益的服 务部 往往利用综合部的时候 都是在处罚 考勤 招聘 采购等琐事 仿佛综合部的职 责就是打杂的部门 是服务于 4S 店各部门的后勤部门 从狭义的角度来看 这仿佛是对的 切合了现行状态下整个行业的实况 可能会被很多品牌的 4S 店高层理解为是正确的 其实 不然 综合部其实在 4S 店的部门构成中 理应发挥更大的作用 其导向作用 远远应该凌 驾于 4S 店的所有部门之上 其存在的价值 除了服务于各部门之外 还有战略计划 人力 资源管理 发展战略等 在传统意义上的 4S 店三驾马车之中 其理应是领跑者 而不是尾 随者 或者是从属关系 笔者结合日常工作实际接触 就目前汽车行业市场 综合部在 4S 店中应该开展的工作进行简单的梳理 供读者参考 一 战略计划的制定 一个企业的发展 其战略计划的编制 往往非常重要 决定了这个企业在长短期内发 展的方向和目标 以及战略计划实施的内容和方法 甚至确定了企业最终发展的终极目标 是什么 这是一个企业不能缺少的核心部分 汽车品牌 4S 店虽然其存在较为单薄 但是 依然需要有其战略发展计划的制定 确定其从开始建立到发展过程 最终达到的目标的确 认 这个战略计划的制定 其牵头工作 在很多汽车 4S 店中往往被忽视 要么是总经理简 单制定 或者只是被投资者简单描绘 没有形成文件性记录 这就使得汽车品牌 4S 店在发 展的过程中 无方向感 任其自由生长 没有阶段性的开展工作 往往在发展的过程中逐 步的凌乱 最终的结果 往往不尽人意 不如当初畅想的那样美好 其实 这个工作是需要一个部门的存在 需要这个部门组织牵头 4S 店的投资者 最高 管理者和部分的中低层 结合实际发展的需要 确定企业最终发展的方向和目的 制定相 对应的 阶段性 和结果导向的战略计划 并形成管理文件 对战略计划的实施进行开展 实施 监督 稽核 纠偏 修正 调整的过程管理 这个部门就是综合部 其对战略计划 的过程管理是其核心工作内容之一 也是其存在的价值体现之一 二 组织架构的设定 组织架构的设定是汽车品牌 4S 店发展存在的基础 这个组织架构看是简单 其实不然 不清晰的组织架构 造成的管理混乱和职责不明 往往会决定 4S 店的成败 看是不大的 4S 店 因组织架构不合理造成的政治斗争存在 是经常会发生的事情 这已经在很多品牌 的汽车 4S 店中现实存在 企业虽小 权利却是无限的 这种混乱和不明 加上用人不当 最终导致了 4S 店的败落和破产 这种现象 在业界是普遍存在的现象 因此 梳理和明确 组织架构谁来设定 不可能是投资者和总经理 只有综合部 结合 4S 店部门需要 设置组 织架构 明确组织架构的组成部分 明确管理层次 和从属关系 并对组织架构进行修正 调整 适时添加或者去除不合理的组成部分 或者临时架设临时组成机构 都是综合部的 工作内容 三 岗位职责和从业资格的确定 员工岗位职责和从业资格 来源于上级领导的岗位职责和从业资格 而领导的岗位职 责和从业资格 是来源于部门的职责和从业要求 那么部门的职责和从业要求 又来源于 公司的组织架构 战略计划和体系文件的需要 那么谁来明确和编制这些岗位职责和从业 资格要求呢 只有综合部才有这个职能 综合部要结合公司需要 明确公司各部门的职责和从业要 求 各级管理人员和普通员工的岗位职责和从业要求 并编制成册 形成管理文件 按照 文件要求进行人员的招聘 聘任 公示 升职 免职 辞退等一系列的过程管理 这在汽 车品牌的 4S 店中 是同样的工作内容 需要综合部明确这一工作内容 四 公司流程制度的编制和监督 公司级制度的编制 在企业中往往凸显的是公司体系文件 一般都是结合国家法规 ISO9000 或者国标 行业管理 地方法规等 公司级体系文件是一个企业管理的总纲或者 叫根本大法 相当于一个国家的 宪法 是各级部门编制规章制度的依据和来源 其重 要性 不言而喻 在汽车品牌 4S 店中 同样需要这样一部完整的 系统的管理文件 那么 谁来主控呢 显然 服务部和销售部是不可能牵头编制的 这不是他们的部门所能担当的 任务 只有隶属于最高管理者的综合部才有资格去牵头编制 颁布 实施 监督 纠偏 稽核和调整 也只有综合部才有这个权限去调动资源完成 对于部门级流程制度 综合部需要的是会签 存档 监督和报废等职责 在汽车 4S 店 不管是哪一级部门在编制规章制度的时候 都必须向综合部报备 存档 录入到公司体系 文件编码中 并要获得最高管理者的签发才能实施 最终的原件存档 必须收归综合部存 档 一切涉及加盖公章和管理者签字的制度原件 必须要进行加密和受控处理 五 人力资源的管理 人力资源的管理在很多汽车品牌 4S 店中 往往被忽略 几乎不构成综合部的职责部分 这主要是企业的投资人和最高管理者在谋划公司发展的过程中 忽视了对于人力资源的利 用和开发 他们往往认为 只要人能招聘来 能做事 能帮企业赚钱就行 召之即来 来 之能战 挥之即去 那里管你成长 需求 发展和潜力开发 人才的储备 对他们来说是 不存在的 做什么人才储备 做什么能力开发 不行就换人 三条腿的蛤蟆不好找 两条 腿的人 到处都是 浪费那时间干嘛 其实 他们是错误的 这类的汽车 4S 店 现在看 没有几家能够发展起来 形成规模 多滞留在发展的初始阶段 并长期处于盈亏平衡点上 他们忽视了人力资源管理中核心的焦点的同时 也忽视了企业发展的焦点 企业无情 员工不忠 员工在企业没有归属感 时刻处于危机状态 那里还有精 力去工作 付出没有回报的时候 只有选择离开 人员流失是人力资源管理中最大的失败 对于汽车品牌 4S 店来说 综合部担当这一职责管理 尤为重要 在招聘环节要招聘到符合 企业要求的人才 在聘任的过程中 要能选择对正确的管理者 在晋级的过程中要能留住 那些没有晋级的人员 在解聘员工的过程中要及时储备合适的人才等 才能体现综合部的 作用所在 六 行政管理督导 行政管理是汽车品牌 4S 店综合部最基础的管理内容之一 其监督和检查职责是行政管 理的核心 对于 4S 店各部门制度执行 流程管理 业绩达成 劳动纪律 现场管理 人事 管理等进行监督 检查和考核是其职责核心内容 对于发现的问题 依据相关公司制度和 要求进行限期的整改 处罚和人员的行政降级等 对于汽车品牌 4S 店来说 行政管理的力 度相对于企事业单位而言 需要综合部执法人员变通的去执行 不能过分的严格和刚硬 毕竟 4S 店不同于企事业单位 有着其薄弱的一面 在执法的过程中 一定要切合实际开 展 监督执法是必须的 切合实际是必要的 不能以偏概全 否则 造成的可能会使 4s 店 一时间陷入极大的困境中 七 全年预算牵头 很多品牌的 4S 店 每年组织全年预算的部门都是财务部 而不是综合部 其实 是不 对的 从管理的角度出发 综合部理应是牵头部门 这要从部门的职责和性质出发 因为 在组织预算的过程中 财务部的权限是相对的 调动各部门的权限毕竟太小 并且 在涉 及费用的预算过程中 部门之间的冲突和矛盾很容易产生 对于财务部的来说 不管是组 织 还是在分配 以及下发财务指标等 都可能在牵头和组织中遇到障碍或者麻烦 而 作为综合部 本身职责就存在组织 协调 督导 平衡的作用 所以 由综合部来牵头组 织全年财务预算 财务部负责具体核算各部门费用是比较符合实际的 八 牵头和督导年度计划的编制 年度工作计划的编制 对于一个 4S 店里来说 尤为重要 它涵盖了整个 4S 店所涉及 的销售任务 服务产值 成本预算 人力资源 培训大纲等 编制一个年度计划不是一个 简单的事情 是 4S 店一年工作开始之前的必备工作 4S 店要结合往年经营情况和新一年 市场经营推算 编制年度计划大纲 做为综合部 对于计划的编制 毋庸置疑的要起到带 头作用 综合部要在每年的 11 月份 就要开始督导各部门 收集当年年度各类数据和经营 报表 形成各类总结材料 并牵头组织各部门进行新一年工作计划内容研讨 年度计划至 少在 11 月底形成初稿 在 12 月上旬就要形成定稿 并在下半旬由综合部报批公司高层下 发 同时协助总经理与各部门负责人签署责任书 明确任务和目标 并对各部门负责人领 取的任务和目标进行备案 按照备案要求 督导各部门按照时间段完成任务和指标 对指 标和任务的完成 按照公司绩效考核兑现薪资报酬 职级升降等 九 关联业务 综合部的关联业务主要涉及的是厂家层面的接待 保险公司的业务接待 政府机关和 行业管理处的各类会议 检查 公关 以及合作方的合同签订 审核 审查 社会繁杂关 系的处理等 虽然这些业务对于 4S 店来说 都不想面对 都不是利润的来源 但是 对于 4S 店来说 还是要必须面对的事实 这就要一个综合的 不涉及具体业务的部门去对付这 些琐事 合适的只有综合部才能担起这个责任 主动的协助各业务部门 去处理非业务的 事情 让业务部门去抓主要的业务工作 才能保障 4S 店正常的运转 十 业务流程的督导 在很多品牌的 4S 店 综合部起到的作用 除了以上内容外 可能都只是简单的处罚和 考核 涉及的内容一般都是劳动纪律 考勤 业绩等最基本的业务 并且在督导的过程中 抓住的往往是结果的处罚 而不是业务流程的导向处罚 主要的原因 还是现在整个行业 面对的都是一个现实存在的问题 综合部或者行政人员不懂具体业务 不管是销售的流程 还是服务的流程 很多品牌 4S 店的综合部管理人员都比较生疏或者不懂 这就造成 4S 店 里 综合部在执行监督和考核具体业务的时候 与业务部门对接时存在偏差 从而造成矛 盾产生 很多工作无法推进 同时 消弱了综合部在公司的权威 因此 综合部管理人员对于 4S 店业务流程的熟悉 是其工作开展的基础 懂业务 才 能懂管理 在业务层面去检查和督导业务部门 从专业的角度上 去帮扶他们改正错误 从制度的角度上 按照标准去稽核他们 才能让人心服口服 其工作开展才能顺利 起到 综合管理的作用 帮助专卖店健康发展 十一 协助总经理管理 业务层面上 综合部是总经理的助手 是总经理在决策后 下发执行的过程中 帮助 其检查和督导各部门执行的工具 并对检查和督导的结果进行汇报 形成报表 帮助总经 理做好分析 便于总经理的下一步决策 管理层面上 作为总经理的助手 往往在总经理不在的时候 综合部可以 行使总经 理权利 在一些所能决策的琐事层面 可以帮其决策 在一些总经理不便表态的情况下 综合部可以代为发言 起到支撑总经理权威的作用 社会关系处理上 综合部要能积极替总经理处理一些不必要的问题 比如 行业或者 政府机关的会议 保险公司的应酬 员工福利办理 办理各类证书 社会闲杂人员的滋扰 等 挡住一切可以打搅总经理正常工作的闲杂事宜 让总经理能够全身心的投入工作中去 才是综合部协助总经理管理存在的价值 十二 综合部经理角色认知 一个好的综合部经理 往往是一个好的总经理的储备者 综合部经理的能力 几乎可 以显示一个 4S 店的管理水平 因为他往往是一个 4S 店的管理层代表 他既是相对于总经 理的下级 又是相对于同级部门的上级 有着其独特的角色 同时 其对于所接触的内外部的环境 又帮助其在日常工作中不断的积累和成长 是 服务经理和销售经理所不可能达到的水平 所以 综合部经理只要能在日常的工作中 加 强自身能力的提升和专业知识的学习 积累到一定的程度 必