工程索赔及管理程序

工工 程程 索索 赔赔 及及 管管 理理 程程 序序 我国 建设工程施工合同 示范文本 规定的施工索赔程序如下 1 索赔事件发生后28d28d 内 向工程师发出索赔意向通知内 向工程师发出索赔意向通知 2 发出索赔意向通知后的28d 内 向工程师提出补偿经济损失补偿经济损失和 或或 延长工期的延长工期的 索赔报告及有关资料索赔报告及有关资料 3 工程师在收到承包人送交的索赔报告和有关资料后 于于28d28d 内给予答复 或要内给予答复 或要 求承包人进一步补充索赔理由和证据求承包人进一步补充索赔理由和证据 4 工程师在收到承包人送交的索赔报告和有关资料后28d 内未给予答复或未对承包 人作进一步要求 视为该项索赔已经认可 5 当该索赔事件持续进行时 承包人应当阶段性向工程师发出索赔意向 在索赔事 件终了后28d 内 向工程师提供索赔的有关资料和最终索赔报告 索赔的起因索赔的起因 1 风险分担不均风险分担不均 这是工程承包业受 买方市场 现状制约这一客观事实所决定的 在这种情况下 中标的承包商只有通过施工索赔来适度地减少风险 弥补各种风险引起 的损失 这就是工程索赔中承包商 Constractor 的索赔案数远远超过业主 Employer 反索赔案数的原因 2 施工条件变化施工条件变化 土建工程施工与地质条件密切相关 如地下水 断层 溶洞 地下文物遗址等 这些施工条件的变化即使是有经验的承包商也无法事前预料 因此施 工条件的异常变化必然会引起施工索赔 3 工程变更工程变更 Variations Variations 承包商施工时完成的工程量超过或少于工程量表 BOQ Bill of quantities 中所列工程量的一定幅度 15 以上时 或者在施工过程中 工程师 Engineer 指令增加新的工作 改换建筑材料 暂停或加速施工等变更必然引起 新的施工费用 或需要延长工期 所有这些情况 承包商都可提出索赔要求 以弥补自 己不应承担的经济损失 4 工期拖延工期拖延 Construction Construction delay delay 施工过程中 由于受天气 地质等因素影 响 经常出现工期拖延 如果工期拖延的责任在业主方面 承包商就实际支出的计划外 施工费提出索赔 如果责任在承包商方面 则应自费采取赶工措施 抢回延误的工期 否 则应承担误期损害赔偿费 Liquidated damages for delay 5 业主违约业主违约 Default Default ofof employer employer 指业主未按规定为承包商施工提供条件 未按规定时限向承包商支付工程款 工程师未按规定时间提供施工图纸 指令或批复 或者由于业主坚持指定的分包商 Nominated subcontractor 等 6 合同缺陷 合同缺陷 由于合同文件中的错误 矛盾或遗漏 引起支付工程款时的纠纷 由工程师做出解释 但是 如果承包商按此解释施工时引起成本增加或工期拖延时 则 属于业主方面的责任 承包商有权提出索赔 7 工程所在国家法令变更 如提出进口限制 外汇管制 税率提高等等 都可能引起施工费用增加 按国际惯例 允许给承包商予以补偿 变更的时间标准 是 从投标截止日期 一般均为开标日期 之前的第28天开始 建设工程施工索赔证据 1 招标文件招标文件 它是工程项目合同文件的基础 包括通用条件 专用条件 施工技 术规程 工程量表 工程范围说明 现场水文地质资料等文本 都是工程成本的基础资 料 它们不仅是承包商投标报价的依据 也是索赔时计算附加成本的依据 2 投标报价文件投标报价文件 在投标报价文件中 承包商对各主要工种的施工单价进行了 分析计算 对各主要工程量的施工效率和进度进行了分析 对施工所需的设备和材料列 出了数量和价值 对施工过程中各阶段所需的资金数额提出了要求等等 所有这些文件 在中标及签订施工协议书 Construction agreement 以后 都成为正式合同文件的组成 部分 也成为施工索赔的基本依据 3 施工协议书及其附属文件施工协议书及其附属文件 在签订施工协议书以前合同双方对于中标价 格 施工计划合同条件等问题的讨论纪要文件中 如果对招标文件中的某个合同条款作 了修改或解释 则这个纪要就是将来索赔计价的依据 4 来往信件来往信件 如工程师 或业主 的工程变更指令 Variation orders 口头变更 确认函 Confirmation of oral instruction 加速施工指令 Acceleration order 施工单价变更通知 对承包商问题的书面回答等等 这些信函 包括电传 传真资料 都 具有与合同文件同等的效力 是结算和索赔的依据资料 5 会议记录会议记录 如标前会议纪要 施工协调会议纪要 施工进度变更会议纪要 施工技术讨论会议纪要 索赔会议纪要等等 对于重要的会议纪要 要建立审阅制度 即由作纪要的一方写好纪要稿后 送交对方传阅核签 如有不同意见 可在纪要稿上修 改 也可规定一个核签期限 如7 d 如纪要稿送出后7 d 内不返回核签意见 即认为同 意 这对会议纪要稿的合法性是很必要的 6 施工现场记录施工现场记录 主要包括施工日志 施工检查记录 工时记录 质量检查 记录 设备或材料使用记录 施工进度记录或者工程照片 录相等等 对于重要记录 如质量检查 验收记录 还应有工程师派遣的监理员签名 7 工程财务记录工程财务记录 如工程进度款每月支付申请表 工人劳动计时卡和工资单 设备 材料和零配件采购单 付款收据 工程开支月报等等 在索赔计价工作中 财务 单证十分重要 8 现场气象记录现场气象记录 许多的工期拖延索赔与气象条件有关 施工现场应注意记录 和收集气象资料 如每月降水量 风力 气温 河水位 河水流量 洪水位 基坑地下 水状况等等 9 市场信息资料市场信息资料 对于大中型土建工程 一般工期长达数年 对物价变动等报 道资料 应系统地收集整理 这对于工程款的调价计算是必不可少的 对索赔亦同等重 要 如工程所在国官方出版的物价报道 外汇兑换率行情 工人工资调整等 10 工程所在国家的政策法令文件工程所在国家的政策法令文件 如货币汇兑限制指令 调整工资 的决定 税收变更指令 工程仲裁规则等等 对于重大的索赔事项 如遇到复杂的法律 问题时 承包商还需要聘请律师 专门处理这方面的问题 五 索赔报告的组成部分 1 总论部分 包括以下具体内容 序言 索赔事项概述 具体索赔要求 工期延长天数或索赔款额 报告书编写及审核人员 2 合同引证部分 索赔报告关键部分之一 是索赔成立的基础 一般包括以下内容 概述索赔事项的处理过程 发出索赔通知书的时间 引证索赔要求的合同条款 指明所附的证据资料 3 索赔额计算部分 索赔报告书的主要部分 也是经济索赔报告的第3部分 索赔 款计算的主要组成部分是 由于索赔事项引起的额外开支的人工费 材料费 设备费 工地管理费 总部管理费 投资利息 税收 利润等等 每一项费用开支 应附以相应 的证据或单据 并通过详细的论证和计算 使业主和工程师对索赔款的合理性有充分的 有了解 这对索赔要求的迅速解决十分重要 4 工期延长论证部分 工期索赔报告的第3部分 在索赔报告中论证工期的方法 主要有 横道图表法 Bar chart method 关键路线法 CPM Critical path method 进度评估法 PERT Programme evaluation and review technique 等等 承包商在索赔报告中 应该对工期延长 EOT 实际工期 Actual time for completion 理论工期 Theoretical time for completion 等进行详细的论述 说明 自己要求工期延长 天数 的根据 5 证据部分 通常以索赔报告书附件 Appendix 的形式出现 它包括了该索赔事项 所涉及的一切有关证据以及对这些证据的说明 索赔证据资料的范围甚广 可能包括施 工过程中所涉及的有关政治 经济 技术 财务 气象等许多方面的资料 对于重大的 索赔事项 承包商还应提供直观记录资料 如录相 摄影等 六 工程索赔原则 1 根据招标文件及合同要求中有关规定提出索赔意向书 意向书中应包含索赔桩号 结构物名称 索赔事由及依据 事件发生起算日期和估算损失 无须附有详细的计算 资料和证明 这样 使监理工程师通过意向书就可以把整个事件的起因 地点及索赔方 向有大致了解 2 索赔意向书递交监理工程师后应经主管监理工程师签字确认 必要时施工单位负 责人 现场负责人及现场监理工程师 主管监理工程师要一起到现场核对 3 索赔意向书送交监理工程师签字确认后要及时收集证据 收集的证据要确凿 理 由要充分 所有工程费用和工期索赔应附有现场工程监理工程师认可的记录和计算资料及 相关的证明材料 七 索赔的具体操作步骤 1 索赔项目种类及起止日期计算方法 a 延期发出图纸引起的索赔 当接到中标通知书后 28 天之内 施工单位有权得到 免费由业主或其委托的设计单位提供的全部图纸 技术规范和其他技术资料 并且向施 工单位进行技术交底 如果在 28 天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资料 为施工单位进行技术交底 如果在 28 天之内未收到监理工程师送达的图纸及其相关资 料 作为施工单位应依照合同提出索赔申请 接中标通知书后的第 29 天为索赔起算日 收到图纸及相关资料的日期为索赔结束日 由于为施工前准备阶段 该类项目一般只进 行工期索赔 相应施工机械进场 达到施工程度因未有详细图纸不能进行施工时应进行 机械停滞费用索赔 b 恶劣的气候条件导致的索赔 分为工程损失索赔及工期索赔 业主一般对在建项目 进行投保 故由恶劣天气影响造成的工程损失可向保险机构申请损失费用 在建项目未 投保时 应根据合同条款及时进行索赔 该类索赔计算方法 在恶劣气候条件开始影响的 第一天为起算日 恶劣气候条件终止日为索赔结束日 c 工程变更导致的索赔 分为工程施工项目已进行施工又进行变更 工程施工项目 增加或局部尺寸 数量变化等 计算方法 施工单位收到监理工程师书面工程变更指令或 业主下达的变更图纸日期为起算日 变更工程完成日为索赔结束日 d 以承包商之能力不可预见引起的索赔 由于在工程投标时图纸不全 有些项目承 包商无法作正确计算 如地质情况 软基处理等 该类项目一般索赔工程数量增加或需 重新投入新工艺 新设备等 计算方法 在承包商未预见的情况开始出现的第一天为起 算日 终止日为索赔结束日 e 由外部环境而引起的索赔 属业主原因 由于外部环境影响 如征地拆迁 施工 条件 用地的出入权和使用权等 而引起的索赔 根据监理工程师批准的施工计划影响的 第一天为起算日 经业主协调或外部环境影响自行消失日为索赔事件结束日 该类项目 一般进行工期及工程机械停滞费用索赔 f 监理工程师指令导致的索赔 以收到监理工程师书面指令时为起算日 按其指令 完成某项工作的日期为索赔事件结束日 g 其他原因导致的施工单位的索赔 视具体情况确定起算和结束日期 2 同期记录 a 索赔意向书提交后 就应从索赔事件起算日起至索赔事件结束日止 要认真做好 同期记录 每天均应有记录 又有现场监理工程人员的签字 索赔事件造成现场损失时 还应做好现场照片 录象资料的完整性 且粘贴打印说明后请监理工程师签字 否则在 理赔时难以成为有利证据 b 同期记录的内容有 事件发生时及过程中现场实际状况 导致现场人员 设备的 闲置清单 对工期的延误 对工程的损害程度 导致费用增加的项目及所用的人员 机械 材料数量 有效票据等 3 详细情况报告 在索赔事件的进行过程中 每隔一星期 或更长时间 或视具体情况由监理工程师而 定 承包人应向监理工程师提交索赔事件的阶段性详细情况报告 说明索赔事件目前的 损失款额影响程度及费用索赔的依据 同时将详细情况报告抄送 抄报相关单位 4 最终索赔报告 当索赔事件所造成的影响结束后 施工单位应在合同规定的时间内向监理工程师提 交最终索赔详细报告 并同时抄送 抄报相关单位 八 索赔的管理 1 由于索赔引起费用或工期增加 故往往为上级主管单位复查对象 为真实 准确 反映索赔情况 施工单位