网优必备-EXCEL使用说明

Excel 使用说明使用说明 2009 6 16 目录目录 一 Excel 简介 3 二 Excel 常用操作 3 1 Shift Ctrl 方向键 3 2 快速选择每列或每行的首位和末尾单元格 4 3 CTRL 鼠标左键拖动 复制单元格内容到指定范围 4 4 灵活使用状态栏 6 5 筛选功能 6 6 条件格式功能 7 8 选择性粘贴 8 9 数据分列功能 9 10 冻结窗口功能 9 11 自动换行功能 10 12 剪切 粘贴命令的鼠标操作 10 13 强制换行功能 10 14 自动设定合适行高列宽 11 15 查找及替换功能 11 16 设置数据有效性 11 17 排序功能 12 18 合并单元格中的数据 13 19 数据透视表 14 三 Excel 常用函数 15 1 数学函数 15 1 Sum 函数 15 2 Subtotal 函数 16 3 Sumif 函数 17 4 Average 函数 17 5 Max 函数 18 6 Min 函数 18 7 ABS 函数 18 8 Hex2dec 函数 18 9 Dec2hex 函数 19 2 文本函数 19 1 Lift 函数 19 2 Right 函数 19 3 Mid 函数 19 4 Substitute 函数 19 3 逻辑函数 20 1 If 函数 20 2 And 函数 21 3 Or 函数 21 4 查找函数 21 1 Vlookup 函数 21 四 Excel 中插入图表 22 五 Excel 中录制宏 26 六 Excel 常用快捷键 27 七 总结 28 一 一 Excel 简介简介 Excel 在网络优化工作中起的作用 是不言而喻的 比如利用 Excel 制作工参 分析 话统指标 统计数据等等 灵活的使用 Excel 可以极大的提高我们的工作效率 以下是我 工作之余总结的 Excel 常用功能 希望对大家工作有所益处 二 二 Excel 常用操作常用操作 1 Shift Ctrl 方向键方向键 很多情况下 我们需要选取表格中的数据 一般情况下都是通过使用拖动鼠标的方式 但是在数据量比较大的时候 比较难于控制 经常回出现多选或则少选的情况 使用以上 组合键就可以避免这样的问题 它们实现的功能是 从当前单元格开始 按照选定的方向选取数据 遇到第一个空单 元格时结束 如下图所示 2 快速选择每列或每行的首位和末尾单元格 快速选择每列或每行的首位和末尾单元格 很多情况下 我们需要选取一列中末尾的单元格 或者首位的单元格 如果数据少的 话 我们可以滑动鼠标轴选择 但是当数据量大时 这样很费时间 我们可以选择对应列 或者行中的任意单元格 然后双击此单元格的上边框 就可以选择此列最首位的单元格 同样 双击此单元格的下边框 就可以选择最末尾的单元格 同理可以双击左边框或者右 边框 如下图所示 3 CTRL 鼠标左键拖动 复制单元格内容到指定范围 鼠标左键拖动 复制单元格内容到指定范围 有时 需要把当前单元格内容复制到其他单元格中 这时有两种情况 数值单元格和 非数值单元格 对于数值单元格 有两种情况 一是值递增复制 二是等值复制 使用 CTRL 鼠标左键拖动 就可以在这两种情况之间切换 如下图所示 数值型单元格递增复制 数值型单元格等值复制 非数值单元格 同样可以选取多个单元格 按住 CTRL 移动鼠标到单元格的右下角 当出现十字形状 时开始拖动鼠标 在选定位置释放鼠标 有时我们可以直接双单元格右下角的 字 这样 可以直接填充下面的单元格 然后单击按钮 可以选择 复制单元格 或者 以序列 方式填充 等方式 如下图所示 4 灵活使用状态栏 灵活使用状态栏 在 Excel 的左下角 有一个状态栏 提供了许多有用的功能与函数对选定的范围进行 处理 如 记数 求和 求平均数 求最大 最小值等 在状态栏上 单击鼠标右键就可以 调出这个功能 如下所示 5 筛选功能 筛选功能 EXSL 可以对数据进行筛选 筛选分为自动筛选和高级筛选 我们经常会使用这两个 功能用于筛选一些数据 自动筛选功能 快捷键 Alt D F F 选择自动筛选后 会在选中的单元格或者最上 面的一排显示 按钮 然后点击此按钮 会出现相应的对话框 我们可以选择相应的选 项 如下图所示 高级筛选功能 快捷键 Alt D F A 有些时候我们会从一些重复的数据中筛选出不 重复的数据 比如我们统计某个 BSC 所有小区一天 按每小时为单位 的话务量 此时提 取的数据中每小区会有 24 次每小时的话务量 但是我们需要的统计一天这个小区的话务量 此时我们需要将这些小区进行高级筛选 将其不重复的筛选出来 再利用 SUMIF 函数对 其进行求和 如下图所示 6 条件格式功能 条件格式功能 有时候 我们需要根据数据的特征把它们区别开来 以便一目了然 比如某小区是否开 通 EDGE 或者有无直放站等 操作方法 首先选择你想使用条件格式的单元格 可以为 一个范围 然后 选择 格式 条件格式 如下图所示 8 选择性粘贴 选择性粘贴 我们经常会使用一些函数 但是用完函授后 单元格中的数值会包含公式 此时我们会运 用选择性粘贴去除函数 具体操作 首先对含有函数的单元格进行复制 然后右击选择 选择性粘贴 选择 数值 即可 快捷键 Alt E S V 如下图所示 有时候我们还可以使用这个方法进行少量数据进行转置 只需在 选择性粘贴 的窗 口中选择 转置 即可 9 数据分列功能 数据分列功能 在制作工参时我们需要把小区名进行分列 分离出基站名 快捷键 Alt D E 选中 需要分列的数据后 具体操作如下图所示 同样我们可以使用分列功能 将 CGI 分离出 LAC CI 只是选择固定宽度 手动再选 择宽度即可 我们也可是使用 LEFT RIGHT MID 函数分离 LAC CI 具体步骤如下 10 冻结窗口功能 冻结窗口功能 有时候我们在看数据时 希望将某一行数据的冻结不动 此时我们会使用冻结窗口功 能 快捷键 Alt W F 具体操作如下 11 自动换行功能 自动换行功能 有时候 一个单元格中的文字太多 在此单元格中不能完全显示 我们可以使用自动 换行 让其在单元格中完全显示 首先选择需要调整的单元格 右击选择 设置单元格格 式 选择 对齐 窗口 选择 自动换行 快捷键 Ctrl 1 操作如下图所示 同样我们可以再单元格设置窗口中设置数值的格式 比如小数点位 百分比 文本等格式 12 剪切 粘贴命令的鼠标操作 剪切 粘贴命令的鼠标操作 一般情况下 我们都是采用这两个命令来完成复制和粘贴 但是使用鼠标可以一次完 成 具体操作 选择需要剪切的范围 移动鼠标到选中范围的右上角 当出现时 按住 鼠标左键拖动到希望粘贴的地方 13 强制换行功能 强制换行功能 有些时候我们需要在一个单元格中输入较长的文字 此时我们就用到了强制换行功能 选择 Alt Enter 即可进行强制换行 没必要再去用空格将文本挤到下一行了 14 自动设定合适行高列宽 自动设定合适行高列宽 如果某单元格中文字未完全显示 鼠标放在该列列标题的右边界 双击 即可以设 置为 最适合的列宽 如果某单元格分行后未完全显示 鼠标放在该行行标题的下边界 双击 即可设置为 最适合的行高 如果所有行及列需要调整 只需全部选定单元格 然后双击某列的右边框及某行的右边框 即可自动调整好所有单元格的行高及列宽 15 查找及替换功能 查找及替换功能 我们经常在工参中查找某些信息 或者将某些值替换为别的值 此时我们会使用使用 查找及替换功能 快捷键 Ctrl F 弹出查找及替换窗口 输入需要查找的值即可 有些 时候我们需要将表格中的空格去掉 只需在查找内容中输入 空格 替换为 不填 即可 把表格中的空格去除掉 如下图所示 16 设置数据有效性 设置数据有效性 有些时候我们为了确保数据的正确而设定条件验证 限制单元格数据的输入 常见的 有效性条件有 整数 小数 序列 日期 时间 文本长度 以上有效性条件除 序列 之 外 其他的都可设定一个区间值 比如在某单元格中设置工作地区为 绍兴 湖州 嘉兴 舟山 操作步骤 选择 数据 有效性 在设置对话框中选择 序列 输入 绍兴 湖州 嘉兴 舟山 即可 如下图所示 17 排序功能 排序功能 1 简单排序 很多情况下我们为了更加的方便的分析数据 经常会对数据进行排序 简单排序只针 对数据清单中的某一列进行排序 一般情况下我们只需点击工具栏中的 升序 降序 进行排序 同时需要注意的是 如果对选定区域旁边有数据 会提示是否 扩展选定区域 或 者只以 当前选定区域排序 一般情况下我们选择 扩展选定区域 因为只对选定区 域排序而未改变相邻单元格的排序 会造成整个数据顺序变乱 具体区别如下图所示 2 复杂排序 如果在数据清单中首先被选择的关键字段的值是相同的 往往要再按另一字段的值来 排序 那么前者称为主关键字 后者称为此关键字 还可以有第三关键字 这样的操作 用菜单命令来实现排序操作 如下 18 合并单元格中的数据 合并单元格中的数据 许多情况下我们需要合并两个单元格中的数据 比如合并 NCC 和 BCC 这样我们会 用到 B2 即可把 BCCH 频点替换掉 如下图所示 3 逻辑函数 逻辑函数 1 If 函数函数 主要功能 根据对指定条件的逻辑判断的真假结果 返回相对应的内容 使用格式 IF Logical Value if true Value if false 参数说明 Logical 代表逻辑判断表达式 Value if true 表示当判断条件为逻辑 真 TRUE 时的显示内容 如果忽略返回 TRUE Value if false 表示当判断条件为逻辑 假 FALSE 时的显示内容 如果忽略返回 FALSE 应用举例 我们经常利用 IF 函数进行数据的分类 如果分类较多的情况下我们会利用 IF 函数嵌套 比如 要筛选出 E 列中小于等于 3 的值为 小 大于 3 小于等于 9 的为 大 大于 9 的为 很大 只需输入公式 IF E2 3 IF E2 60 B5 60 确认 如果 C5 中返回 TRUE 说明 A5 和 B5 中的数值均大于等于 60 如果返回 FALSE 说明 A5 和 B5 中的数 值至少有一个小于 60 3 Or 函数函数 主要功能 返回逻辑值 仅当所有参数值均为逻辑 假 FALSE 时返回函数结果逻辑 假 FALSE 否则都返回逻辑 真 TRUE 使用格式 OR logical1 logical2 参数说明 Logical1 Logical2 Logical3 表示待测试的条件值或表达式 最多这 30 个 应用举例 在 C62 单元格输入公式 OR A62 60 B62 60 确认 如果 C62 中返 回 TRUE 说明 A62 和 B62 中的数值至少有一个大于或等于 60 如果返回 FALSE 说明 A62 和 B62 中的数值都小于 60 4 查找函数 查找函数 1 Vlookup 函数函数 主要功能 在数据表的首列查找指定的数值 并由此返回数据表当前行中指定列处的 数值 使用格式 VLOOKUP lookup value table array col index num range lookup 参数说明 Lookup value 代表需要查找的数值 Table array 代表需要在其中查找数据 的单元格区域 Col index num 为在 table array 区域中待返回的匹配值的列序号 当 Col index num 为 2 时 返回 table array 第 2 列中的数值 为 3 时 返回第 3 列的值 Range lookup 为一逻辑值 如果为 TRUE 或省略 则返回近似匹配值 也就是说 如果找 不到精确匹配值 则返回小于 lookup value 的最大数值 如果为 FALSE 则返回精确匹配 值 如果找不到 则返回错误值 N A 应用举例 Lookup 函数是非常重要的 可以说无时无刻不再用他 比如通过 CI 来索 引小区的 BCCH 在 I2 单元格中输入 VLOOKUP H2 E F 2 0 表示在 E 列中查找需要 的 CI 返回 F 列中匹配值 下拉单元格直接填充单元格即可 如下所示 四 四 Excel 中插入图表中插入图表 我们在写测试报告的时候 经常需要对 DT 的指标进行统计 然后制作成图表 这样 看起来会更加的形象直观 但是同样的数据 有些人制作的图标非常的漂亮 而有些人制 作的图表看起来非常的生硬 不美观 下面将介绍如何制作出漂亮的图表 首先在主菜单栏中选择 插入 接着选择 图表 出现如下对话框 第二步 第三部 第四步 第五步 第六步 对图表的各个区域进行编辑 这一可以使生成的图标更加的美观 下面仅列举了 对图表区的编辑方法 其他区域编辑类似 图表区的编辑方法 各个区域编辑好后 就会生成漂亮的图表了 东浦双网MOS对比 1 75 21 99 44 91 31 04 0 31 53 44 18 92 0 54 23 44 3 66 0 00 10 00 20 00 30 00 40 00 50 00 60 00 3 5 联通移动 五 五 Excel 中录制宏中录制宏 有些情况下 需要对多个单元格进行相同的操作 且操作步骤并不多 此时就建议录 制个简单的宏 这样可以提高工作效率 但是有些情况下使用录制的宏时 会出现错误 因此建议录制的宏最好包含较少的函数 需要大家细细的体会 具体录制步骤如下 单击 工具 宏 录制新宏 会出现如下对话框 然后会出现如下对话框 此标志用于停止录制宏 接下来可以进行相关的操作 操作完后点击