产品部门管理制度

第一章第一章 产品管理产品管理 一 一 总则总则 1目的目的 规范公司产品研发 实施 维护 质量 采购 实施 用户满意度等方面 的管理 确保产品的可追溯性管理要求 2定义定义 产品指能够提供给市场被使用或消费 满足客户需求的有形物品 3适用范围适用范围 本制度适用于公司所有员工 包括正式工和试用工 适用于与产品相关管理的业务活动 3 1产品管理产品管理 3 1 1目的 目的 为加强对公司已有产品的控制 确保产品的完整性 有效性及可追溯性 特制定本制度 3 1 2适用范围适用范围 适用于产品管理的业务活动 如产品的出 入库管理 配置管理 相关文 档管理等 3 1 3入库管理入库管理 入入库库申申请请 修修改改并并重重新新申申请请 产产品品管管理理人人员员 生生成成入入库库单单 产产品品管管理理员员更更新新 库库存存数数 质质量量管管理理 人人员员验验收收 申申请请人人部部门门 经经理理审审核核 入入库库申申请请单单 签签字字确确认认 修修改改并并重重新新申申请请 仓仓管管员员确确认认签签 字字 产产品品入入库库 未未通通过过 通通过过 未未通通过过 通通过过 产产品品入入库库申申请请单单 产产品品入入库库申申请请单单 产产品品入入库库单单 库库存存报报表表 1在公司滞留三天以上产品方可办理入库手续 各种产品在未办理入库手续前 不得入库 2产品入库时入库申请人需填写入库申请单 申请人按单上所列产品名称 品 种 数量 规格等认真填写 入库申请单由申请人部门经理审核 审核通过 部门经理签字确认 并将入库申请单提交质量管理人员 若审核未通过 则 申请人根据审核意见修改重新申请 3入库申请单交由质量管理负责人对单上所列产品进行验收 出具验收报告 并在入库申请单上签字确认 若产品通过验收则由产品管理人员根据申请单 与验收报告生成入库单 若未通过验收则通告有关人员 重新核查 核查无 误后重新申请入库 4产品管理人员按入库单上所列产品名称 品种 数量 规格等点收 清点无 误后在入库单上签字 并由仓管员确认签字 5入库单未经产品管理人员签字确认或入库单与实物不符时 产品不予入库 并通知有关人员重新核查 6产品入库时产品管理人员应认真检查 确定安全无隐患后 方可入库 3 1 4出库管理出库管理 出库流程 出出库库申申请请 根根据据审审核核意意见见修修 改改 重重新新申申请请 可可用用库库存存是是 否否满满足足申申请请 生生成成出出库库单单 是是否否可可用用安安 全全库库存存 出出库库人人申申请请购购买买 生生成成出出库库单单 产产品品管管理理人人员员申申 请请购购买买 预预出出库库 变变更更产产品品库库存存状状 态态 仓仓管管员员确确认认签签字字 产产 品品出出库库 发发货货确确认认 变变更更产产品品库库存存状状态态 更更新新库库存存表表 发发货货单单 申申请请人人部部门门 经经理理审审核核 产产品品管管理理人人员员确确 认认库库存存 未未通通过过 通通过过 否否否否 是是是是 1在未办理出库手续时 所有库存产品不得出库 否则按产品丢失记录 由产 品管理人员赔偿 2申请人详细填写出库申请单 交由申请人所属部门经理审核并确认签字 审 核通过将申请单提交给产品管理人员 产品管理人员根据申请单确认产品库 存数 审核未通过则申请人根据审核意见修改申请单并重新申请 3出库申请单在填写日期的三个工作日后作废 需要重新申请 若产品数量不 能够满足申请需求则申请单有效期至产品满足申请时为止 4产品管理人员对出库凭证进行审核 确认出库申请单由申请人部门经理确认 签字 并检查出库凭证填写的项目是否齐全 是否具备合同附件 所列申请 人所属部门 产品名称 数量等是否正确 单上填写字迹是否清楚 有无涂 改痕迹 单据是否在规定的出库有效日期内 若发现问题 应立即联系申请 人或部门经理更正 不允许含糊不清地先行发货 5产品管理人员根据申请单对库存产品进行核实 若可用产品可满足申请人需 求 则生成出库单 若可用产品不足以满足申请需求 查看其部门经理是否 允许启用安全库存 若同意使用安全库存 则产品管理人员生成出库单 同 时填写采购申请以补足安全库存数 若不同意使用安全库存 则告知申请人 自行申请采购产品 6产品管理人员在生成出库单的同时 应及时更新库存报表中库存产品的数量 及产品状态 以免产品重复出库 由此造成的损失由产品管理人员承担 7产品管理人员按出库单登记的所列內容 核实并进行配货 8待送产品要按配车的要求 清理分堆 以利于装送 要按运输工具预约的装 货时间 以先后顺序理货 随到随装 不误时间 9仓管员确认签字后 方可对产品进行发货 发货时产品管理人员应对出库申 请单与出库单逐单一一核实 并点货交与送货人员 划清责任 10 发货结束 产品管理人员 仓管员应在发货单上签字确认 并留据存查 11 产品管理人员发货后 应及时核对产品储存数 同时检查产品的数量 规格 等并记录 如有问题 及时纠正 3 1 5产品试用管理产品试用管理 产产品品试试用用申申请请 申申请请人人部部 门门经经理理审审 核核 根根据据审审核核意意见见修修改改 并并重重新新申申请请 产产品品出出库库 产产品品入入库库 产产品品试试用用 延延期期申申请请 申申请请单单交交予予产产品品管管 理理人人员员 产产品品管管理理员员统统计计该该 部部门门试试用用产产品品出出库库 数数量量 产产品品部部部部门门 经经理理审审核核 禁禁止止产产品品出出库库 未未通通过过 通通过过 申申请请部部门门试试用用产产品品数数量量未未超超过过1 10 0件件 申申请请部部门门试试 用用产产品品数数量量 超超过过1 10 0件件 到到期期未未归归还还通通过过 到到期期归归还还 未未通通过过 到到期期归归还还 通通过过 1申请人只可对标明可以试用的产品进行申请试用 试用申请单的内容必须与 事实相符 所有项都为必填项 公司任何人员不得伪造产品试用申请单 一 经发现按照公司相关规定进行处罚 2申请人认真填写试用申请单并交由部门经理审核 若审核未通过 则根据审 核意见修改并重新申请 审核通过后将申请单提交给产品管理人员 由产品 管理人员核实申请部门试用产品总数 若试用产品未超过 10 件 可进行产 品出库申请 若试用产品超过 10 件 则重新进行产品试用申请 并由产品 部部门经理签字确认 签字同意后方可进行出库程序 否则不允许出库 3为保持产品的流通 各型产品均应依试用规定期限归还 试用期限最高为 3 个月 若因特殊情形而需延长试用期限 则根据实际情况填写产品延期申请 单 报部门经理审核 并由产品部部门经理签字确认 书面报告即日转交产 品管理人员作为延长试用的凭证 4各部门经理应负随时检查在外试用的产品有无未经审核而超过试用期限 若 产品管理员发现有超过试用期先的试用产品 立即通知该试用产品所属部门 经理立即追回试用产品 若 7 个工作日内仍未归还产品 按丢失处理 由此 造成的损失该部门承担 特殊情形另行处理 5试用申请单应于出货的当日交产品管理员保管 3 1 6产品保管产品保管 产产品品入入库库 产产品品管管理理人人员员分分类类管管理理 产产品品管管理理人人员员依依据据库库存存 表表对对库库存存盘盘点点 是是否否有有重重 大大差差异异 产产品品部部部部门门经经 理理抽抽盘盘 产产品品盘盘点点表表 产产品品抽抽盘盘表表 否否 是是 1产品管理人员根据产品类型对入库产品进行分类管理 产品入库首先分为软 硬件产品 软件产品按照名称和版本进行分类管理 硬件产品按照计算机产 品 通信产品 广播电视及仪器仪表产品 线材及配件等分类管理 2应充分考虑产品其忌光 忌热 防潮等因素 仓库内部严禁烟火 并定期每 个月实施安全检查 3库存产品如有报废或损毁 非产品管理人员可自行克服 产品管理人员应即 填写产品送修单连同产品送交服务单位维修 4开始盘查前一天通知产品管理人员对产品进行整理 并停止对产品的出库入 库行为 确保所有产品在库存报表上都有记录 5产品管理人员以当前节点的库存报表为盘查依据进行库存盘查 每次盘查必 须两人分别进行 防止作弊 将盘查结果详细记录到产品盘查表中 盘查完 成之后两人数据分别和库存报表数据进行比对 一旦发现问题立即通知仓管 员 若无问题则由仓管员签字确认 每 2 个月对库存产品进行一次抽检 6盘查后如有盘盈或不可避免的亏损情形时 若无重大差异 则对产品进行整 理 查找差异原因 若有重大差异 重新调整盘查 确认差异 并由产品管 理人员呈现部门经理核准 追查责任 7盘查结束后盘查人员应对库内积压产品或库存时间较长的产品进行上报 以 加快公司产品的流动 盘查发现产品库存不足时 应及时对产品进行购买申 请 8直接保管产品的产品保管人员异动时 应由其所属的部门经理查列库存产品 的移交清册后 再由交接双方会同部门经理实地盘存 3 1 7配置管理配置管理 配置管理的目的是按照一定的规则保存配置项的所有版本 避免发生版本 丢失或混淆等现象 并且可以快速准确地查找到配置项的任何版本 草草稿稿 正正式式发发布布 正正在在修修改改 部部门门经经理理 质质量量 管管理理人人员员审审核核 配配置置项项建建立立 通通过过 未未通通过过 产品配置是指一个产品在其生命周期各个阶段所产生的各种版本的文档 计算机程序 部件及数据的集合 审核小组由产品部部门经理 项目负责人 产品研发部部门经理组成 3 1 7 1 配置项版本号规则配置项版本号规则 配置项主要有两大类 属于产品组成部分的工作成果 例如需求文档 设计文档 源代码 测试 用例等 属于项目管理过程中产生的文档 例如工作计划 项目质量报告 项目跟 踪报告等 配置项的版本号与配置项的状态紧密相关 处于 草稿 状态的配置项的版本号格式为 0 YZ YZ数字范围为 01 99 随着草稿的不断完善 YZ 的取值应该递增 YZ 的初值和增幅 由项目组成员自己把握 处于 正式发布 状态的配置项的版本号格式为 X Y X为主版本号 取 值范围为1 9 Y为次版本号 取值范围为0 9 配置项第一次 正式发布 时 版本号为1 0 如果配置项的版本升级幅度比较小 一般只增大Y值 X值保持不 变 只有当配置项版本升级幅度比较大时 才允许增大X值 处于 正在修改 状态的配置项版本号格式为 X YZ 配置项正在修改时 一般只增大 Z 值 X Y 值保持不变 当配置项修改完毕 状态重新成为 正式 发布 时 将 Z 值设置为 0 增加 X Y 值 3 1 7 2 配置项版本控制步骤配置项版本控制步骤 1 创建配置项 项目成员在配置库中创建属于其任务范围内的配置项 此时配置项的状态 为 草稿 其版本号格式为 0 YZ 2 修改处于 草稿 状态的配置项 项目成员可以根据需要修改处于 草稿 状态的配置项 版本号格式为 0 YZ 2 配置项定稿后要接受审核 如果配置项是技术文档 则需要接受技术评审 如果配置项是 计划 类文档 则需要项目负责人 或部门经理 的审核 若配置项通过了技术评审或领导审核 则配置项状态为 正式发布 若未 通过技术评审和领导审核则配置项状态为 草稿 重新修改 4 正式发布 配置项通过审核后 则配置项的状态从 草稿 变迁为 正式发布 版本 号格式为 X Y 5 变更 修改处于 正式发布 状态的配置项 必须经过项目负责人 部门经理审 核通过申请后方可将配置项状态从 正式发布 变迁为 正在修改 技术人员 可以修改处于 正在修改 状态的配置项 版本号格式为 X YZ 在版本控制过程中应及时修改配置项状态表 基线库里有新的配置项产生 或者基线库里的配置项版本升级时 配置管 理人员要做版本发布 通过会议或 Email 等方式通知项目组内其它人 3 1 8文档管理文档管理 文文档档入入库库 文文档档管管理理人人员员 点点收收 分分类类整整理理 文文档档使使用用申申请请 文文档档出出库库 更更新新文文档档登登记记 表表 文文档档管管理理 人人员员审审核核 文文档档禁禁止止入入库库 申申请请人人部部门门 经经理理审审核核 禁禁止止使使用用文文档档 更更新新文文档档登登记记 表表 文文档档归归还还 通通过过 未未通通过过 通通过过 未未通通过过 按按期期归归还还 延延期期归归还还文文档档 1 文档包括产品部门的各种文档 图片 传真 技术资料等 2 由产品部设立文档管理员 3 文件保存期限依下列规定办理 A 永久保存 产品部管理制度 董事会纪录 政府机关核准文件 其他经核 定须永久保存的文书 B 10 年保存 项目计划资料 其他经核定须保存 10 年的文书 C 5 年保存 期满或解除之合约 其他经核定保存 5 年的文书 D 1 年保存 结案后无长期保存必要者 E 立即销毁 项目完成后经部门经理确认需立即销毁的资料文档 4 申请文档入库人员填写文档入库表 并交文档管理员审核 审核通过 文 档入库并记录 审核未通过 文档不予入库管理 5 文档入库后 文档管理员根据电子文档与纸质文档对文档进行分类管理 各类文档应按项目 技术文档 投标书 招标书 需求文档 设计文档等分类 管理 并对文档进行编号 6 管档人员应随时拂拭档案架 维护档案清洁 以防虫蛀腐朽 每年年度更 换时 清理一次 已届保存期限者 得予销毁 销毁前应造册呈部门经理核准 并登记表内注明销毁日期 文档销毁时至少两人在场对文档进行销毁 7 保管期限届满的文件中 部分经申请人部门经理核定仍有保存参考价值者 档案管理员应将文件重新归档并管理 8 公司内部人员借阅 复制文档等时须 需填写 文档使用申请单 并经申 请人部门经理签字确认后 向档案管理员调阅 9 档案管理人员接到档案使用单经核查后 取出该项档案 并于文档登记表 上填注借出日期后 将档案交与借阅人员 档案使用单则依预定归还日期之先 后整理 以备稽催 10 于档案室当场借阅者 经档案管理员同意后免填档案使用单 档案管理 员将查阅记录登记于文档查阅登记表 不准将档案带出档案室查阅 11 档案归还时 经档案管理员核查无误并于档案登记表填注归还日期 档 案归档 档案使用单由档案管理员留存备查 12 档案借阅时间最长以一周为限 如有特殊情形欲延长调阅期限时 应按 调阅程序重新办理 13 档案使用者对于所借档案 不得抽换增损 如有拆开必要时 亦须报明 原因 请产品部部门经理负责处理 3 2产品安装 调试 维护管理产品安装 调试 维护管理 3 2 1目的目的 对产品安装 调试及维护进行管理 确保交付后的产品合格和使用 特制 定本制度 3 2 2适用范围适用范围 产品安装 调试及维护的各个环节管理 具体规定见相关制度 3 2 3产品安装前的准备工作产品安装前的准备工作 产产品品安安装装环环境境检检查查 项项目目负负责责人人安安装装申申 请请 项项目目负负责责人人产产品品出出 库库 根根据据审审核核意意见见修修改改 并并重重新新申申请请 产产品品安安装装 调调试试 客客户户 项项目目负负 责责人人开开箱箱验验收收 项项目目负负责责 人人审审核核 安安装装环环境境检检查查报报告告 客客户户根根据据检检查查报报告告 完完善善安安装装环环境境 客客户户审审核核 通通过过 通通过过 通通过过 未未通通过过 未未通通过过 未未通通过过 1 项目负责人查看安装现场 对安装设备的承重地面 墙壁等进行实地测量 检查施工现场供电条件是否符合要求 夜间施工照明设备是否齐全 2 检查设备所要经过的入口 是否足够让设备通过 否则要拆除或采取其他 措施 以使设备顺利到达安装位置 3 上述安装条件满足时 项目负责人可以安排安装人员进行后续工作 若安 装条件未满足时 项目负责人根据现场检查条件生成安装环境检查报告 并呈 现给客户 要求客户根据检查报告对现场环境进行完善 4 安装条件满足后项目负责人填写产品安装申请单 并由客户审核 若审核 通过 则可进行产品配送 若审核未通过 则根据审核意见修改并重新申请 5 产品到达安装现场时 客户及项目负责人根据合同或产品验收单对设备进 行开箱验收 检查设备在运送过程中有无损坏 丢失 附件 随机配件是否齐 全 6 验收合格后的产品可投入正常使用 但应按照设备使用说明书正确使用和 维护设备 避免过度或不正确使用设备 7 再次确认产品及安装环境 以免有纰漏 准备产品安装 3 2 4 软件产品安装前准备工作软件产品安装前准备工作 1 对所需安装的软件产品进行列表 并附安装说明书或相关附件 2 检查安装软件所需的硬件设备如计算机 服务器等是否齐全 3 检查安装软件所需的软件如操作系统 数据库等是否满足软件产品安装要 求 4 检查网络环境是否已经搭建完成 5 检查安装环境是否安全 6 根据产品安装说明书对安装环境进行配置 3 2 5产品的安装及调试产品的安装及调试 项项目目负负责责人人制制定定安安 装装计计划划 质质量量管管理理人人 员员 客客户户审审核核 产产品品安安装装 依依据据审审核核意意见见修修改改 并并重重新新制制定定计计划划 验验收收报报告告 客客户户培培训训 产产品品联联调调 试试运运行行 客客户户验验收收 通通过过 通通过过 未未通通过过 未未通通过过 1 产品安装前应由项目负责人制定安装计划 使安装有步骤 按顺序进行 将产品安装计划交由质量管理人员与客户审核 审核通过 依据安装计划进 行安装 审核未通过则根据审核意见修改计划 重新提交并审核 2 软 硬件产品安装应按照安装说明书要求进行 要便于操作和维修保养 3 在产品安装过程中应由技术人员与质量管理人员全程跟踪 以便及时解决 安装过程中遇到的问题及保证产品的安装质量 4 产品安装应满足安全要求 对设备安装防护装置 设备启动 故障应设置 明显报警或设置相应自保护措施 主机设备机内维修时应设置多道可靠的安 全保护措施 5 安装完毕后及时清理现场 6 产品在安装后应进行产品联调 试运行 按先单机后整线的顺序 调试时 按合同指标逐项试验 记录各项指标是否达到要求 整个过程由质量管理人 员进行监督 7 设备的安装调试时发现问题应及时提出 报质检 产品部共同协商解决 8 调试 试运行完成后 由客户负责人最终验收与审定 并生成验收报告 客户确认签字 9 项目验收结束后应对客户相关人员做相应的培训并做好记录 3 2 6售后服务售后服务 客客户户报报修修 售售后后服服务务申申请请 电电话话处处理理 部部门门经经理理派派工工执执行行 方方案案 售售后后维维护护人人员员提提交交 答答复复跟跟踪踪表表 故故障障是是否否 解解决决 售售后后维维护护登登记记表表 再再次次分分析析故故障障 讨讨 论论确确定定处处理理方方案案 售售后后服服务务人人员员定定期期 电电话话回回访访 售售后后维维护护人人员员确确定定 处处理理方方案案 现现场场施施工工 部部门门经经理理确确定定处处理理 方方案案 是是 否否 本公司售后服务的作来分为下列三项 无合同付费服务 A 凡为客户保养或维护本公司出售的产品 而向客 户收取服务费用者属于此类 合同服务 B 凡为客户保养或维护本公司出售的的产品 依本公司与 客户所订立产品保养合同书的规定 而向客户收取服务费用属于此类 免费服务 C 凡为客户保养或维护本公司出售的产品 在免费保证期 内 免费向客户提供服务者属此类 1 售后服务部自产品售出后每半年派人员对客户进行一次电话回访 回访 中发现问题或接到客户报修电话或文件时 该售后服务人员应立即将客户的名 称 地址 电话 产品型号等 填写 售后服务申请表 详细记录出现的问题 和故障现象 并将申请表交与售后服务部部门经理派售后维护人员跟踪维护 2 售后维护人员接到任务后 对客户进行电话沟通 通过沟通确定故障 原因并在售后服务申请单上填写处理方案 并交由部门经理签字确认 售后维 护人员为客户电话解决问题 若电话无法解决问题方可申请部门经理派工到施 工现场解决问题 3 需到现场施工时 若省内发生的 则于三天内到达现场 进行处理 省 外发生的 于一周内到达现场处理 边远地区发生的于十天内到达现场 进行 处理 4 电话解决问题后 将答复跟踪表交由部门经理签字确认 需现场施工时 售后维护人员持 售后答复跟踪表 前往客房现场服务 凡可当场处理完妥者 即请客户于答复跟踪表上签字 并将跟踪表归档 5 若售后维护人员无法针对故障现象做出处理方案 可将问题提交与部门 经理 由部门经理确定解决方案 并派工执行方案 6 凡属付费服务 应事先向客户声明并出示维修合同 维修完毕结算费用 费用低于 2000 包括 2000 时 应由售后维护人员当场向客户收费 将款交于 财务处 凭以补寄发票 否则应于当天凭 售后维护跟踪表 与维修合同至财 务处开具发票 以便另行前往收费 7 故障未解决售后维护人员根据现场实际情况重新制定处理方案 由部门 经理派工执行方案 8 凡待修产品 不能按原定时间修妥者 售后维护人员应即报请部门经理 予以协助 9 售后服务完成后应尽快凭借售后答复跟踪表登记售后维护登记表 由部 门经理确认签字 以便做记录保存 10 保修合同期满前一个月 售后维护人员应以邮件 电话 快递等方式 通知客户 以便派员前往争取续约 第二章第二章公司安全保密制度公司安全保密制度 1目的目的 为保守公司秘密 维护公司权益 特制定本制度 2定义定义 公司秘密是指不为公众所知晓 能为公司带来经济利益 具有实用性且由 公司采取保密措施的技术信息和经营信息 3适用范围 适用范围 1 本制度适用于公司所有员工 包括正式工和试用工 2 适用于公司产品 技术 文档等 4保密范围保密范围 1 公司的客户资料 公司正在招标或已中标的项目资料 2 公司专有技术 3 公司内各部门掌握的合同 协议 意见书及可行性报告 主要会议记录 4 公司内各部门所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息 5 公司各部门职员人事档案 工资性 劳务性收入及资料 6 其他经公司确定应当保密的事项 5公司密级确定公司密级确定 公司秘密分为三类 绝密 机密和秘密 绝密是指与公司生产 科研 人事有重大利益关系 一旦泄露会使公司的 安全和利益遭受特别严重损害的事项 主要包括以下内容 1 公司新产品 新技术 新设备的开发研制资料 2 公司正式合同和协议文书 3 公司关于新产品研发 项目投标 公司发展战略等会议的纪要 公司绝密文档保存期限为 10 年 保存届满时文档降级保管 机密是指与本公司的生产 科研 人事有重要利益关系 一旦泄露会使公 司安全和利益遭受严重损害的事项 主要包括以下内容 1 尚未确定的公司部门经理级别以上人士调整及安排情况 2 公司与外部高层人士 科研人员的来往情况及其载体 3 公司保险柜密码 电脑开启密码 重要磁盘 磁带的内容及其存放位置 4 获得竞争对手情况的方法 渠道 公司机密文档保存期限为 8 年 保存届满时文档降级保管 秘密是指与本公司生产 科研 人事有较大利益关系 一旦泄露会使公司 的安全和利益遭受损害的事项 主要包括以下内容 1 市场潜力调查预测情况 未来新产品的市场预测情况及其载体 2 部门经理 财务部 商务部等有关部门所调查的违法违纪事件及责任人 情况和载体 公司秘密文档保存期限为 5 年 届满后文档归为普通文档进行保管 6保密措施保密措施 保保密密人人员员申申请请 入入库库 产产品品部部部部门门经经 理理审审核核 保保密密人人员员进进行行 分分类类管管理理 禁禁止止入入库库 禁禁止止入入库库 申申请请人人部部门门经经 理理审审核核并并确确定定 密密级级 未未通通过过 未未通通过过 未未通通过过 通通过过 使使用用部部门门部部门门 经经理理申申请请使使用用 产产品品部部部部门门经经 理理审审核核 保保密密人人员员出出档档 并并记记录录 通通过过 未未通通过过禁禁止止出出档档 到到期期归归还还归归档档 保保密密文文档档申申请请表表 保保密密文文档档登登记记表表 保保密密文文档档使使用用 申申请请单单 1 公司员工必须具有保密意识 做到不该问的绝对不问 不该说的绝对不说 不该看的绝对不看 2 产品部部门经理负责领导保密的全面工作 各部门经理为本部门的保密工 作负责人 各部门由部门经理设立兼职保密人员 公司文档密级由各部门经理 确定 3 如果在对外交往与合作中需要提供公司秘密 应先由部门经理批准 4 严禁在公共场合 公用电话 传真上交谈 传递保密事项 不准在私人交 往中泄露公司秘密 5 公司员工发现公司秘密已经泄露或可能泄露时 应立即采取补救措施并及 时报告部门尽力 部门经理应立即作出相应处理 6 公司保密文档入库时需各部门保密人员申请 并交由部门经理审核并确定 密级 部门经理审核后由产品部部门经理审核 审核通过后由产品部文档保密 人员对文档进行保密保管 审核未通过文档禁止出库 7 保密文件禁止延期借阅或使用 使用时间最多不超过 3 天 8 秘密文件存放在有保密设施的文件柜内 计算机中秘密文件必须设置口令 并将口令报告产品部部门经理 9 保密文档申请使用时 需部门经理进行申请 并交产品部部门经理审核 审核通过后 方可对保密文档进行打印 复印 传真等操作 10 保密人员出现工作变动时应及时办理交接手续 交由部门经理签字 保保密密人人员员对对届届 满满文文档档列列表表 产产品品部部部部门门经经 理理 立立即即销销毁毁降降级级保保管管 监监督督保保密密人人员员 销销毁毁文文档档 转转为为普普通通文文档档 保保密密人人员员降降级级 保保管管 保保密密人人员员交交与与文文 档档管管理理员员保保管管 11 保密文档届满时 保密人员对届满文档进行列表 并申请产品部部门经 理 对届满保密文档进行处理 继续保密管理 转为普通文档 立即销毁 保 密文档销毁时需经部门经理指定人员监督保密人员对保密文档进行销毁 保密 文档降级保管时需由保密人员对保密文档进行重新分类整理 保密文档转为普 通文档时 由保密人员将文档交与文档管理员进行分类管理 12 公司录音 录像应由产品部部门经理指定人员负责存档管理 13 公司员工离开办公室时 必须将文件放入抽屉和文件柜中 6 1 文件打印文件打印 1 文件由原稿提供部门经理签字 部门经理对文件内容负责 文件内不得出 现对公司不利或不该宣传的内容 同时确定文件编号 保密级别 打印份数 2 打印部门要做好登记 打印 校对人员的姓名应反映在文件使用单中 保 密文件应由部门经理负责打印 3 打印完毕 所有文件废稿应全部销毁 电脑存盘应消除或加密保存 6 2 文件传送和文件传送和 E mail 使用使用 1 文件打印完成 进行文件发放时 发放文件部门认真做好发文记录 2 保密文件应由发文部门部门经理或其指定人员签收 不得交给其他人员 3 对于剩余文件应妥善保管 不得遗失 4 发送保密文件时应由部门经理制定人员负责 严禁让试用期员工发送保密 文件 5 公司禁止员工在工作期间登陆个人 E mail 员工在上班期间 应用公司的 个人邮箱传递信息 6 需通过传真机传递保密文件时 不得通过公用传真机 7 收发传真件时应做好登记 8 保密传真件的收件人只能为部门经理或其指定人员 6 3 文件复印文件复印 1 原则上保密文件不得复印 如遇特殊情况需由部门经理批准方可执行 2 文件复印应做好登记 3 复印件只能交给部门经理或其指定人员 不得交给其他人员 4 保密文件复印应有对文件进行复印的部门部门经理签字 注明复印份数 5 复印废件应即时销毁 6 4 文件借阅文件借阅 借阅保密文件时必须经借阅方部门经理和产品部部门经理签字批准 文档 管理员做到专项登记 借阅人员不得摘抄 复印或向无关人员透露 确需摘抄 复印时 要经产品部部门经理签字并注明 6 5 会议会议 1 属于公司秘密内容的会议及其他活动 由产品部部门经理负责做好保密工 作 2 部门经理严格控制参会人员 无关人员不应参加 3 部门经理指定人员认真做好到会人员签到及材料发放登记工作 4 部门经理应认真鉴别到会人员 无关人员不得入内 5 会议录音 摄像人员由部门经理指定 6 6 技术保密技术保密 1 各部门对载有技术秘密的文件材料 图纸 磁 光 盘 图像 声像等资 料及样品 必须注明保密和密级字样 归档保存 严格查阅 借阅制度 2 公司技术人员 产品管理人员以及因业务上可能知悉技术秘密的人员或业 务相关人员 必须与公司签订保密协议 3 公司对外宣传机构的有关人员在发布 表 新闻 通讯和报告文学作品 以及其他人员对外发表文章时 不得涉及技术秘密的实质性内容 其稿件必须 经产品部部门经理审查 在确认不会造成泄密后 签字认可方可发表 4 在公司于外部活动涉及技术秘密的 须报产品部部门经理批准后方可谈及 公司技术秘密 6 7 产品保密产品保密 保保密密人人员员申申请请 入入库库 部部门门经经理理审审核核 并并确确定定密密级级 产产品品部部部部门门经经 理理审审核核 保保密密人人员员生生成成 入入库库单单 禁禁止止入入库库 禁禁止止入入库库 保保密密产产品品产产品品 入入库库分分类类管管理理 通通过过 未未通通过过 未未通通过过 通通过过 部部门门经经理理申申请请 出出库库 产产品品部部部部门门经经 理理审审核核 保保密密人人员员生生成成 出出库库单单 通通过过 禁禁止止出出库库未未通通过过 保保密密产产品品出出库库 保保密密人人员员 仓仓管管员员 产产 品品部部部部门门经经理理确确认认发发货货 1 对公司自主研发的产品及新引进的外界所不知的产品进行保密管理 2 保密人员设立单独空间分类管理保密产品 未经许可任何人不得靠近 3 保密产品申请产品入库 由部门经理审核并确定密级 审核通过后 由产 品部部门经理审核 审核通过后由保密人员对产品入库并分类管理 审核未通 过 则禁止入库 4 公司保密产品需产品部部门经理指定人员每月对产品进行维修保养 5 公司保密产品禁止对外试用 公司内部使用需经部门经理批准 6 保密产品的出库时需部门经理申请出库 并由产品部部门经理审核 审核 通过后由保密人员对产品出库 审核未通过 产品禁止出库 7 产品发货时有保密人员 产品部部门经理 仓管员确认发货 6 8 违纪处理违纪处理 公司对违反本制度的员工 可视情节轻重 分别给予教育 经济处罚和纪 律处分 情节特别严重的 公司将依法追究其刑事责任 对于泄露公司秘密 尚未造成严重后果者 公司将给予警告处分 处以 50 元至 100 元的罚款 利用职权强制他人违反本制度者 公司将给予开除处理 并处以 5000 元 以上的罚款 泄露公司秘密造成严重后果者 公司将给予开除外理 并处以 10000 元 以上的罚款 必要时依法追究其法律责任 产品入库申请单产品入库申请单 产品入库申请单产品入库申请单 编号 日期 年 月 日 产品名 称 型号 包装规 格 数量 生产日 期 批号 是否可 试用 是否是 新产品 产品是 否有损 损坏 数量 验收单号 合同编 号 损坏原 因 备注 申请人 验收人 部门经理签字 产品入库单产品入库单 产品入库单产品入库单 编号 编号 日期 日期 年年 月月 日日 产品名称产品名称型号型号包装规格包装规格入库数量入库数量产品类型产品类型 损坏产品损坏产品 数量数量 损坏原因损坏原因申请单号申请单号备注备注 入库申请人 入库申请人 产品管理人员 产品管理人员 仓管员 仓管员 产品出库申请单产品出库申请单 产品出库申请单产品出库申请单 编 号 日期 年 月 日 客户名称 客户地址 电 话 传真 Email 产品名称型号数量 申请人所属 部门 是否可用安 全库存 合同编号是否试用备注 申请人 项目负责人签字 部门经理签字 产品出库单产品出库单 产品出库单产品出库单 编 号 日 期 年 月 日 客户名称 客户地址 电 话 传 真 产品名称型号包装规格生产日期批号需出库数量已出库数量出库日期申请单号是否试用备注 申请出库人 产品管理人员 仓管员 发货单发货单 发货单发货单 客户名称 电 话 传 真 客户地址 产品名称型号数量出库单号单价金额备注 送 货 人 产品管理人员 仓管员 项目负责人签字 产品试用申请单产品试用申请单 产品试用申请单产品试用申请单 客户名称 客户地址 联 系 人 电 话 传 真 产品名 称 型号数量 开始试 用日期 试用天 数 应归还 日期 合同编 号 备注 申请人 部门经理签字 仓管员 申请日期 20 年 月 日 产品延期申请单产品延期申请单 产品延期申请单产品延期申请单 客户名称 客户地址 电 话 传真 产品名 称 型号数量包装 试用天 数 申请延 期天数 延期原 因 试用申 请单号 备注 客户签字 申请人签字 仓管员 项目负责人签字 部门经理签字 申请日期 库存报表库存报表 库存报表库存报表 年 月 日 产品名 称 型号 包装规 格 批号 入库数 量 入库日 期 损坏数 量 产品状 态 预出库 出库 数量 预出库 出库 日期 是否可 试用 可用库 存数 安全库 存数 结余备注 可用库存数 库存总数 预出库 出库数量 安全库存数 库存总数 入库数量 损坏数量 库存损坏产品报表库存损坏产品报表 产品名称型号包装规格批号数量 入库日 期 损坏原因 责任归属 人 是否在保 修期内 是否已报 修 报修日 期 备注 产品管理人员 仓管员 产品安装申请单产品安装申请单 产品安装申请单产品安装申请单 申请人申请人职务 申请人所属 部门 开始安装时 间 年 月 日 预计安装天 数 申请原由 项目负责人 签字 客户签字 备注 产品送修单产品送修单 产品送修单产品送修单 编号 公司名称 公司地址 电 话 传真 Email 产品名称型号数量故障原因 是否在保 修期内 预计维修 天数 备注 产品管理人员 仓管员 送修人 送修日期 售后服务申请表售后服务申请表 售后服务申请表售后服务申请表 编号 客户名称 客户地址 联系人Email 电话传真 产品名称型号数量 购销合同日期 是否在保 修期内 预计用时 故障现象 处理方案 电 话解决 现场 施工 保修期外付费 维修 重复维修 一个月内 进行过同样故障维修 申请人签字 售后维修人员 签字 部门经理签字 备注 申请日期 售后答复跟踪表售后答复跟踪表 售后答复跟踪表售后答复跟踪表 客户名称 客户地址 联系人Email 电话传真 产品名称型号数量 维护开始日期 故障现象 处理方案 维护结束日期用时 故障状态已解决 未解决 未解决原因 是否付费服务是 维修费用 否 售后维护人员 签字 客户签字 部门经理签字 备注 答复日期 售后维护登记表售后维护登记表 售后维护登记表售后维护登记表 维护记录 客户名称客户地址联系电话 产品名称 及型号 安装日期维护时间 故障原 因 项目名称维护结果 维护 费用 维护人员 部门经 理签字 备注 产品盘查表产品盘查表 产品盘查表产品盘查表 编号 编号 盘查日期 盘查日期 盘差分析盘差分析 序号序号 产品名产品名 称称 型号型号数量数量包装规格包装规格账面数量账面数量 实盘数实盘数 量量 日常盘查日常盘查 总盘存总盘存 盘差数量盘差数量盘差原因及分析盘差原因及分析 盘查人员盘查人员备注备注 盘查人 盘查人 仓管员 仓管员 产品抽盘表产品抽盘表 产品抽盘表产品抽盘表 编号 编号 抽盘日期 抽盘日期 盘差分析盘差分析 序号序号产品名称产品名称型号型号数量数量包装规格包装规格盘查数量盘查数量抽盘数