工程技术部资料管理规定

XXXX 公司规章制度 级别 签发 工程技术部资料管理规定工程技术部资料管理规定 目 录 一 目的 二 适用范围 三 资料管理流程 四 资料编号及归档 五 资料作废流程 六 其他注意事项 出出 自自工程技术部工程技术部编编 号号 生效日期生效日期版版 次次 1 1 1 目的目的 为了加强部门资料管理及与相关部门资料对接 完善部门制度建设 减少因资料管理流程不清晰带来的工作效率降低及耽误工作进度等问题 2 2 适用范围适用范围 适用于途居露营地投资管理股份有限公司工程技术部资料管理工作 相关事宜 3 3 资料管理流程资料管理流程 工程技术部所涉及到的资料种类繁多 为方便梳理 根据发文流程 不同可以分为两大类 一 需相关部门会签意见文件 二不需相关部门 会签意见文件 3 1 需相关部门会签文件 3 1 1 内部信息传递单 指公司内部各部门之间 通过内部联 系单形式传递交流各部门之间需沟通解决问题的过程 资料传递流程详 见附图 1 3 1 1 1 内容要简明扼要 联系事宜中明确具体解决时间 3 1 1 2 涉及部门会签栏以上内容全部打印 除部门领导批准手签外 3 1 2 工程联系单 一般用于联系工程技术手段处理 工程质量 问题处理 设计变更等的函件 一般多见于施工单位出具联系单给建设 单位 或建设单位出具联系单给设计单位 收件单位均要依据具体情况 予以答复 资料传递流程详见附图 2 3 1 3 技术核定单 是记录施工图设计责任之外 对完成施工承 包义务 采取合理的施工措施等技术事宜 提出的具体方案 方法 工 艺 措施等 经发包方和有关单位共同核定的凭证之一 资料传递流程 详见附图 3 3 2 无需相关部门会签文件 2 3 2 1 设计变更单 设计变更是指项目自初步设计批准之日起至 通过竣工验收正式交付使用之日止 对已批准的初步设计文件 技术设 计文件或施工图设计文件所进行的修改 完善 优化等活动 设计变更 应以图纸或设计变更通知单的形式发出 3 2 1 1 设计变更应立足于确保结构安全 改善使用功能 合理控制 造价和方便施工 安全施工 保证施工质量和工期 3 2 1 2 设计变更应本着节约原则 实事求是 严禁弄虚作假 严禁 迎合承包人利益而变更 3 2 1 3 因图纸自身原因或设计不合理造成现场无法施工应由施工单 位提出设计核定单 或由工程技术部填写工程联系单 经工程技术部部 长签字后通知设计单位 由设计单位依此出设计变更 或变更通知 3 2 1 4 设计变更单 一般由设计单位发文 经由工程技术部项目 负责人与专业负责人及部门领导签字确认后 由工程技术部资料员盖章 发往采购管理部与各营地项目部 3 2 2 项目规划设计方案 即规划文本 由设计单位按项目节 点完成并提交 经规划局审批盖章的一般至少有 1 份 需交行政中心存 档 如其他部门需要借用 需向行政中心申请 办理资料借阅申请手续 3 2 3 开工通知单 项目已具备开工条件 而施工单位并未施工 或设计工作尚未启动 因而发出的带有告知性质的开工通知 每个项目 合同签订后 由工程技术部项目负责人提交 开工通知单 进行相关部 门及领导会签 会签流程完毕后方可开始实施合同 3 2 4 设计任务书 是指建设单位对工程项目设计提出的要求 是 工程设计的主要依据 是作为工程项目进行方案设计具体要求提交给建 筑设计单位的技术文件 是进行方案设计的重要依据 也是评判设计方 案的重要依据 设计任务书 的主要内容应包含以下几点 工程概况 及服务内容 设计要求 设计文件和图纸要求 3 3 2 5 图纸会审纪要 图纸会审是指工程各参建单位 建设单位 设计单位 监理单位 施工单位等相关单位 在收到施工图审查机构审 查合格的施工图设计文件后 在设计交底前进行全面细致的熟悉和审查 施工图纸的活动 各单位相关人员应熟悉工程设计文件 并应参加建设 单位主持的图纸会审会议 并整理成会审问题清单 由设计单位针对问 题清单一一进行答疑 图纸会审内容须整理会议纪要 与会各方会签 3 2 6 施工图审查相关文件 3 2 6 1 各营地项目中的建筑单体设计施工图完成出图后 必须交由 建设主管部门认定的施工图审查机构按照国家现行行业标准 规范 强 条对图纸进行审查并出具审图意见 整改完成通过后由审查机构下发施 工图设计文件审查合格书 3 2 6 2 施工图审查完成后 所有相关文件 施工图设计文件审查合 格书 施工图审查意见书 施工图审查意见答复 由工程技术部资料 员发放所有相关部门 3 2 7 合同会签审批表 发票是项目完成后的付款资料 由项目负 责人发起 工程技术部部长签字后转发采购管理部 进行下一步付款流 程 3 2 8 合同 一般由采购部发起 工程技术部为实施部门 收到后 及时编号归档至专门的合同文件档案中 以备后期付款时使用 3 2 9 函告 政府红头文件 各营地日常工作会议纪要等外部单方 面通知性质的资料 资料员确认专业负责人 项目负责人 工程技术部 部长都已知晓后直接归档即可 4 4 资料编号及归档资料编号及归档 4 1 资料编号规则 根据行政中心档案管理规定 公司所有类型文件由起草人签批后到 公司档案员处统一编号 无编号文件下发视为无效文件 编号由公司 代码 项目名称代码 文件类别代码 年度 顺序号组成 彼此之间用 4 连接 一个类别一个年度一个流水号 样式如下 QRDC OOO LX OOOO OOO 顺序号 年度代码 文件类别代码 项目名称代码 公司代码 各类别文件代码如下 文件名称代码 工作联系单LX 内部传递单NC 技术核定单HD 设计变更BG 会议纪要JY 其他QT 4 2 资料归档 根据本部门工作内容 在项目开发 设计 施工等过程中形成的具 有保存价值的各种载体形式的文件都属于归档范围 4 2 1 归档要求 4 2 1 1归档的文件必须为原件 签字 盖章要齐全 因特殊情况需 要归档复印件的应当注明原因及原件来源或存放处 4 2 1 2归档的文件不缺张少页 每份文件附件要齐全 保持文件的 成套性 对于非纸质载体文件 载体应与其文件说明一并归档 5 4 2 1 3归档文件要求字迹清晰工整 无三笔 铅笔 圆珠笔 非黑 色墨水笔 现象 对字迹模糊 易褪变的 破损的 局部残缺的文件 或传真件以及形成三笔现象的文件应予复制 复制件附于原件后一并归 档 复制要在保持原貌的前提下进行 4 2 1 4归档的文件宜为A4幅面 大于A4幅面的文件 图纸 用手 风琴式折叠方法折成 A4大小 标题栏露在右下角 小于A4幅面的文件 应粘贴在A4纸上 4 2 1 5 每份文件内纸张版式应统一顺序 同一方向排放 不可颠 倒摆放 若单份即有横向和纵向内容时 横向文件应将标题栏放置左侧 同时每份文件左侧为装订区域 应预留部分位置 4 2 1 6 归档电子文件必须为最终版 内容与形式上与纸质文件一定 要保持一致 保持原格式不变 清单目录齐全完整 4 2 2归档时间 部门档案在次年 3 月底 由档案管理员将上年度形成的档案收集整 理后 填写 归档文件盒内目录 和 档案移交接收登记单 移交归档 到行政中心 并提供电子版 5 5 资料作废流程资料作废流程 5 1 对于未发放的资料 收到作废通知后 3 个工作日内用黑色记号 笔标记 作废 碎纸处理 5 2 对于已发放的资料 公司本部各部门于收到作废通知后 3 个工 作日内全数收回 参照 4 1 1 执行 对于外地公司及部门 2 个工作日 内通知到资料员处 请对方及时作废处理 注 设定 3 个工作日的缓冲期 是为了防止作废之后又通知重新启用 6 6 其他注意事项其他注意事项 6 1 控制资料发放时间 原则上接收到发放资料要求时 应当在 2 个工作日内完成资料发放工作 如遇特殊情况未能完成 需在收发文跟踪记录表上注明情况 6 6 2 发往外地项目资料 为提高效率 节约成本 原则上发往外地项目资料以电子版为主 如必 须邮寄 为防止资料丢失 需在邮寄出之后立刻在资料跟踪表上注明邮 寄时间与单号 并及时与对方资料员确认是否收到 6 3 设立每周自查 因资料工作日渐繁杂 为防止出现丢失 漏发等情况 资料员每周五应 检查并及时完善上周的收发文跟踪记录表 6 4 接收资料要求 6 4 1 原则上资料发放按资料管理流程制度执行 且应当面交给资 料员 如有特殊情况 需向资料员说明 禁止出现将资料丢在资料员桌 上 且不注明发放要求的情况 6 4 2 如有资料作废 请及时告知资料员 及时进行处理 收回或 直接通知作废 6 4 3 如需重新发起一个新的工作 联系单作为对上一个联系单的回 复 请及时告知资料员 防止资料跟踪情况出现问题 6 5 其它其它 6 5 1 本管理办法从签发之