公司财务、出差、外出等报销管理

财务管理制度财务管理制度 一 财务部职责范围 1 认真贯彻执行国家有关财务管理的法律法规 确保财务工作的合法性 2 建立健全公司各种财务管理制度 严格按照财务工作程序执行 3 采取切实有效的措施保证公司资金和财产的安全 维护公司的合法权益 4 编制和执行财务预算 财务收支计划 督促有关部门加强资金回流 确保资金的有效供 应 5 进行成本 费用预测 核算 考核和控制 督促有关部门降低消耗 节约费用 提高经 济效益 6 建立健全各种财务账目 编制财务报表 并利用财务资料进行各种经济活动分析 为公 司领导决策提供有效依据 7 负责公司材料库 办公用品库的管理 8 参与公司工程承包合同和采购合同的评审工作 9 及时核算和上缴各种税金 10 参与项目结算 参与采购部与供应商结算 11 会计档案资料的收集 整理 确保档案资料的完整 安全 有效 12 加强本部门管理 进行内部培训 提高本部门工作人员素质 13 完成公司工作程序规定的其他工作 完成领导布置的其他任务 二 借款和各种费用开支标准及审批制度 1 出差借款 出差人员应先到财务部领取 借款单 详细填写借款日期 资金性质 部门及金额 并附 出差审批表 经本部门主管签字后报总经理审批 借款单交会计留 存 待借款人归还借款后清款联还本人作为清账依据 前次借支出差返回时间超过 5 个工 作日内无故未报销者 不得再借款 2 日常费用借款 各部门因办理业务需要借款 到财务部领取借款单 填写好资金性质 支票或现金 部门 借款事由 所借金额 审批程序同第 1 条 3 购置固定资产借款 设备单价在 1000 元以上 使用年限在一年以上者 办公设施单价 2000 元以上者 属固定资产 需填写 固定资产购买申请表 审批后 方可由相应部门办 理 购置固定资产必须开具正式发票 原则上需供货商开具增值税发票 因各公司差异 无法开具增值税发票的必须开具普通发票 对无法提供发票的购买 应事前申报 说明情 况 报总经理批准后再视具体情况购买 4 备用金借款 对于特定部门或岗位实行备用金借款 具体由各部门根据实际情况核定 报总经理批准后执行 所有备用金借款于每月度报账结清一次 对没有结清上月备用金的 当月不再借用备用金 特殊情况报总经理批准后再发放 5 其他临时借款 如业务费 招待费 周转金等 审批程序同第 1 条 6 借款出差人员回公司后 5 个工作日内应按规定到财务部报账 报账后所欠金额 3 天内补 齐 对于不办理报销手续且 3 天内不能补齐所欠款项的 财务部从当月工资中扣回 7 所有借款均遵循前帐不清后帐不借的原则 8 严格禁止个人借款 特殊情况需由公司部门经理以上级别人员做担保并由总经理批准后 方可借支 三 日常费用报销 1 公司员工在日常费用支出时 需坚持勤俭节约的原则 2 日常支出时应需取得原始发票 原则上开具增值税发票 对于不能取得原始发票的情 况 需由对方出具收款证明 3 报销时须由经手人在发票上面签字并简述事由 并经相应领导签字后到财务部报销 4 所有日常购用物品均须到库房办理入库手续 行政文员处 报销时发票后面附有经库 房管理员签字的入库单 并经各相应领导签字后到财务部报销 5 出差申请及审批特殊情况说明 1 申请人出差中需申请款项 费用的 应指定本项目组成员代理一切相关填报及审批流程 如项目组成员全部出差的 申请人应及时与主管领导或财务人员进行电话联系 说明情况 再由主管领导或财务负责人报总经理审批后方可发放申请款项 申请人返回公司后及时补 填相关手续并进行审批 2 报销时审批人在外 则应由审批人签署指定代理人 交财务部备案 指定代理人可在此 期间行使相应的审批权力 或者由财务人员与审批人进行电话联系 先行借款或报销 待审 批人回公司后再进行补签 审批流程 申请人填单 项目 部门经理 主管领导审批 总经理审批 行政部登记 报销流程 申请人填单 项目 部门经理 财务复核 主管领导审批 总经理审批 出纳 申请人 借款单借款单 年年 月月 日日 借款人借款人部门部门职务职务 借款事由借款事由 资金性质资金性质 小写 小写 借款金额借款金额 大写 大写 主主 管管 领领 导导 审审 批批 借款时间借款时间年年 月月 日日 预计还款预计还款 时间时间 年年 月月 日日 备注备注 领领 导导 审审 批批 会计 会计 复核 复核 出纳 出纳 经办人 经办人 固固 定定 资资 产产 购购 买买 申申 请请 表表 申请项目申请项目 部门 部门 申请日期申请日期 序序 号号 固定资产名称固定资产名称规格型号规格型号申购数量申购数量单位单位 已有同类已有同类 设备数量设备数量 预计单预计单 价价 总价总价 1 1 2 2 3 3 4 4 申请原因 申请原因 申请人 申请人 日期 日期 项目项目 部门经理意见 部门经理意见 行政部负责人意见 行政部负责人意见 签名 签名 日期 日期 签名 签名 日期 日期 项目项目 部门副总意见 部门副总意见 签名 签名 日期 日期 总经理意见 总经理意见 签名 签名 日期 日期 交通费报销规定交通费报销规定 1 公司员工外出 长沙市内及周边郊区 办事 本着节约原则 应尽量乘坐市内普 通公交车辆 公交车 地铁 除特殊情况外 原则上不许乘出租车 对于办急事特事 携 带公司大额现金 贵重物品 随身携带 5KG 以上公司物品 偏远地点或市内交通工具无法 抵达地点等情况经请示后可乘市内出租车或开自驾车外出办事 2 员工外出办事 需事先向本部门领导或向直接上级领导请示 经同意后填写 员工 外出单 审批后 交行政文员进行登记 方可外出办事 3 员工外出办事经批准后 事先到行政部领取公共交通卡 一卡通 持卡外出办事 公司不另外给予市内交通补贴和报销交通费用 4 对部分自已有车的员工 经公司同意并履行审批手续 填写 员工外出单 经部 门主管和上级领导批准同意后可自驾车外出办事 否则视为非公公干 发生相关交通费用 则不予报销 按正常办事路线距离公司给予补贴 补贴标准为 不论车辆状况 新旧 品 牌及排量等原因 一律按 1 元 KM 标准进行补贴 此标准含 油耗 过路 桥 费 停车 费 车损等 公司不另外给予其它补贴 也不报销任何市内交通费 5 公司员工自驾车外出办事应遵守交通规则和注意交通安全 因违反交通规则等违纪 违规被处罚由员工本人负责 公司不承担责任 特殊原因 属工伤范围 按国家相关规定 执行 6 必要时 经公司同意 其它员工外出办事 借用公司员工车辆外出 补贴标准同 上 借用车辆注意事项参见第 5 点 7 自驾车或借用公司员工车外出办事完毕后 应于二天内凭书面 电子档 办事总结 报告及 员工外出单 至主管领导处申请核实外出办事公里数 过期不再核实 视自动放 弃申请补贴处理 8 所有员工外出办事完毕 必须以书面 电子档 形式向主管领导汇报办事结果及遗 留问题 否则相关费用或补贴不予报销或核算 9 公司员工持卡乘市内交通办事完毕后 应及时返还交通卡至行政部 每次由行政 部人员作好员工领用登记 根据交通卡消费情况 由行政部人员定期或不定期进行充值 10 对经批准后乘自家车外出办事员工 费用由员工先垫支 每周五到公司财务部月 结核算 报销时需持领导签字同意的外出申请单及核算结果 无申请单和无领导签字的一 律不予核算补贴 11 对经批准驾车到市外周边地区办事的员工 除按标准给予补贴外 可以报销相关 的高速公路过桥费 停车费 凭真实票据报销 12 市内交通费的报销依据为有效票据 报销原则是从严审核 据实报销 13 乘坐收费性交通工具市内出行办理公务 应尽量索取同额正规票据作为报销凭证 确实无法提供正规票据的 必须以可证明实际发生费用的其它凭证作为报销依据 14乘坐出租车 摩的 三轮车等非常规性公共交通工具办理公务所发生的市内交通费 用以及采用其它凭证代替对应正规票据的市内交通费用 报销时须特别注明相关情况 15 市内交通费实际付款金额如果小于票据载明金额时 则应在该票据显著位置注明实 际付款金额 财务管理部门按实付金额据实报销 16 报销人办理市内交通费报销时须在每张车票背面填写该票据实际发生日期 起至点 乘车事由等 乘车事由须具体 对应 不得含糊其辞 更不能以 公事外出 办理公 务 等无法表明实际办理事项的言辞代替 17 市内交通费应在事发后一个月内完成报销 最长不得超过50天 当年度发生的市内 交通费必须在次年1月10日前完成报销 否则 视为自愿放弃报销 18 市内交通费的报销流程及审批程序同日常报销程序 附 员工外出单 员工外出单员工外出单 申请时间 年 月 日 申请人 部门 外出时间 回司时间 外出事由 外出乘坐交通 1 交通卡 2 自驾车 3 出租车 4 其它 办事地点 总公里数 项目 部门意见 批准人 办事总结是否提交 1 是 2 否核算公里数 主管领导意见 总经理 注 1 阴影及字大的部分为办事完毕后补签部份 2 乘坐出租车需主管领导审批 3 自驾车 需总经理审批 审批流程 1 公车 申请人填单 项目 部门经理 主管领导审批 行政部登记 2 自驾 申请人填单 项目 部门经理 主管领导审批 总经理审批 行 政部登记 报销流程 申请人填单 项目 部门经理 财务复核 主管领导审批 总经理审批 出纳 申请人 业务招待费报销规定业务招待费报销规定 为了有效控制公司的业务招待费支出 节约成本费用 提高公司的经营管理水平 特 制定本制度 1 业务招待费用支出范围 1 1 招待来访客人 客户的茶叶 水果 饮料等费用 1 2 宴请客人 客户 包括工作餐 的用餐 食品 酒水 礼品等费用 1 3 赠送客人 客户的纪念品等费用 2 业务招待费用分管规定 2 1 用于接待客人的茶叶 水果 饮料 以公司名义制作的纪念品 礼品等统一由行政部经 过采购评估后购买 订做 保管 发放 各部门需领用时 按有关规定填写 领用单 办 理领用手续 2 2 公司举办的对外客户活动及员工活动的费用由市场管理中心 人事行政管理中心和财务 管理中心集中管理 联合控制 2 3 宴请客人 客户发生的相关费用 遵从下文 三 四 中的具体规定执行 3 业务招待费用 年会申请工作流程 3 1 业务招待费用 申请工作流程 3 1 1 因正常业务需要招待外部来客时 应事前办理申请登记手续 并填写 业务招待申请 表 经总经理批准后方可开支 3 1 2 因工作外出或无法填写申请表时 由招待申请人以电话或短信的方式向有关领导提出 申请 经批准后方可实施招待 事后两个工作日内补办申请手续 即填写 业务招待申请 表 无补办手续的不得报销 3 1 3 超出招待标准的费用 无特殊情况由招待申请人负担 与公司总经理同餐的情况除外 3 1 4 申请限额只准一事一用 不得互相套用 3 1 5 结算时招待申请人向用餐地索要消费明细单 4 业务招待费用报销工作流程 4 1 业务招待费用报销时间要求 4 1 1 发生业务招待费用 招待申请人必须在费用发生后的五个工作日内办理报销手续 4 2 业务招待费用报销手续 具体报销流程按照各类管理审批权限办理相应报销审批手续 招待申请人报销时必须 同时提供以下资料 若资料不齐 财务人员有权拒绝报销 方可办理报销手续 4 2 1 经审批的 业务招待申请审批单 4 2 2 消费单据 财务人员需核对是否与用餐地发票总金额一致 4 2 3 用餐地提供的消费明细单 财务人员需核对用餐地消费明细单总金额是否与用餐地的 发票总金额一致 4 2 4 用餐地的发票 财务人员需核对申请用餐地点是否与发票上加盖的单位印章一致 4 2 5 如果报销时间超过规定时间 不限金额必须经顾问公司总经理审批后方可报销 4 2 6 如遇特殊情况 报销金额超出 业务招待费用申请表 申请金额 需要完成以下工作 流程方可办理报销手续 4 2 6 1 申请人编写 费用超标说明 报总经理审批 4 2 6 2 申请人持经审批后的 费用超标说明 重新填写 业务招待费用申请表 均公司总 经理审批 4 2 6 3 申请人持重新审批后的 业务招待费用申请表 办理报销手续 4 2 6 4 以上的工作流程必须在五个工作日内办理完毕 超期办理对申请人处以 100 元至 200 元罚款 5 业务招待费用 信息反馈工作流程各运营公司的出纳人员按月统计各部门 招待申请 人发生的招待费 督促各部门自觉控制业务招待费的发生 业务招待费用申请表 申请时间 20 年 月 日 申请部门来客人数 申请人员陪同人数 招待对象客户 税务 其他 申请金额总额 元 用餐时间年 月 日 用餐地点 主管领导 审批意见 总经理 审批意见 备注 报销时各运营公司财务部留存 按月装订存档 业务招待费用 20 年 月统计表 单位名称 时间 20 年 月 日 业务招待费发生时间业务招待费发生金额 元 序 号 部门名称 招待 申请人 申请时间报销时间申请金额报销金额 最终 审批人 编制人 业务招待费用 20 年 月汇总统计表 1 编号 JPT QR CG 014 1 编制部门 财务管理中心 编制时间 20 年 月 日 报销信息汇总 超申请金额报销超期报销 序 号 单位简称申请人 金额 元 最终审批人超期时间 天 最终审批人 备注 编制人 业务招待费用 20 年 月汇总统计表 2 编号 JPT QR CG 014 2 编制部门 财务管理中心 编制时间 20 年 月 日 序 号 单位简称申请人申请金额报销金额备注 编制人 会议费用报销延期申请表 申请部门 申请人 申请时间 20 年 月 日 预计报销时间序 号 申请项目 申请金额 元 延期原因 申请报销时间批准时间 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日 主管领导 审批意见 总经理 审批意见 有效票据的管理规定有效票据的管理规定 1 发票的基本内容包括 发票名称 号码 联次 客户名称 经济业务内容 计量单位 数量 单价 大小写金额 开票人 开票日期 开票单位 个人 名称 章 等 增值税 专用发票还应当包括 购销双方单位名称 详细地址 电话 税务登记号 开户银行及账 号 增值税税率 税额 识别号 2 凡报销的发票均应套印全国统一发票监制章 行政事业收费 政府性基金收据套印省票 据专用章 3 发票 收据 报销时 对原始凭证记载的各项内容均不得涂改 挖补 原始凭证有错误 的 应由出具单位重开 增值税专用发票填写有误的 原始凭证金额有错误的 应由出具 单位重开 不得在原始凭证上更正 4 对下列不符合规定的发票 收据 及报销手续不完备的 不得作为合法会计