会议管理规定

三级文件编号 生效日期版次A 0 修订日期无 会议管理规定 页次第 1 页 共 6 页 一 目的 为了能改进工作作风 减少会议 缩短会议时间 提高会议质量 特制定本制度 二 范围 本公司所有的会议 三 权责 3 1 会议主办部门 发放 会议通知单 做好 会议记要 并对会议上形成的决议事项 和待处理事项进行跟踪执行与完成状况 3 2 会议主特人 发布会议召开相关之信息 主特会议议程 掌控会议时间 维持会议期 间纪律 跟进会议结果落实状况 3 3 各参会人员 及时准备会议议题所需资料 会时积极发言 严格遵守会议纪律 会后 及时完成相应的决议和待处理事项 并及时反馈 四 定义 4 1 例会 原则上按例行规定的时间 地点 内容 组织召开的会议 4 2 临时会议 由于突发性事件或特殊原因 临时组织召开的会议 4 3 会议类别 会议 级别 会议名称主办部门主持人记录人参会人员会议时间结果跟进人 全员大会总经办 总经理 副总经理 文控文员公司全体人员次 月 总经理 副总经理 一级 管理例会总经办副总经理文控文员 部门负责人 及以上人员 每周六 9 点半副总经理 新产品导入 评估会议 工程部 业务部 经理部门安排 业务 品质 生产 物控 相关人员及公司高层 有需要时 工程部经理 业务部经理 新产品 发布会 工程部 经理 项目工程师 部门安排 品质 生产 物控相关人 员及公司高层 有需要时 工程部经理 项目工程师 产销会物控部主管部门文员 品质 生产 采购人员 工程 业务跟单 副总 每周一 三 五 下午 14 点半 物控部主管 二级 品质检讨会品质部主管部门文员 品质 生产 采购人员 工程 业务跟单 副总 每周二 下午 14 点半 品质部主管 早会各部门负责人或组长不记录管辖内职员工每天会议主持人 三级 临时性会议不定谁召集谁主持 召集部门临时决定不定会议主持人 三级文件编号 生效日期版次A 0 修订日期无 会议管理规定 页次第 2 页 共 6 页 五 作业流程 无 六 内容 6 1 一级会议 6 1 1 全员大会由总经办主持 每月一次 主要议题为公司政策 政令的宣导 员工素 求的反馈 相关决议的执行和待处理事项的跟进 由总经办安排专人跟进 考核 并奖惩 6 1 2 管理例会定在每周星期六上午 9 点半准时召开 如遇节假日 则往后顺延至下周 一召开 6 1 3 每次管理例会时 由文控文员在 10 分钟前做会场准备 开会前 参会人员在 会议通知单 上签到 文控中心存档 6 1 4 参加管理例会的人员包括各职能部门负责人及以上级别人员和特殊部门代表 6 1 5 各参会人员必须提前按公司固定格式 做好本周的工作报告 并在会议上向大家 汇报 6 1 6 管理例会由文控文员按公司固定的格式做好 会议纪要 6 2 二级会议 6 2 1 所有的二级会议皆为相应的职能部门主导 并做好 会议纪要 6 2 2 凡参加其他部门主导的二级会议时 优先由部门负责人和相对应的负责人出席 如部门负责人外出公干 则由其代理人出席 6 2 3 凡二级会议本规定中有规定召开时间的 必须按时召开 不得擅自不开 否则 将追究主办部门负责人的责任 6 3 三级会议 6 3 1 三个生产部门和品质部必须每天召开早会 做前一天的问题总结 当天的工作安 排 激励员工士气 6 3 2 临时会议由召集部门主持 有需要时安排本部门的人员做好会议纪要 并及时跟 进会议结果 6 4 会议纪要 三级文件编号 生效日期版次A 0 修订日期无 会议管理规定 页次第 3 页 共 6 页 6 4 1 凡公司一级会议和二级会议 都必须有专人做 会议纪要 6 4 2 会议纪要 中必须明确会议决议和待处理事项 6 4 3 会议纪要 中的决议和待处理事项必须指具体的责任人员和完成时间 6 4 4 会议纪要 需经会议主持人签核后 由会议主办部门存档备查 6 4 5 相关责任人在完成了 会议纪要 中的决议和待处理事项后 必须主动向会议主 办部门或会议主持人汇报完成的结果 6 4 6 会议主办部门和会议主持人必须及时跟进 会议纪要 中决议和待处理事项的完 成情况 6 4 7 如 会议纪要 中决议和待处理事项的责任人 未能完成相关事项 或是完成的 效果不好 或是不能及时反馈结果 或是敷衍了事 或是不闻不问 不了了之 由会议主 办部门或会议主持人向人事行政部提报 依照公司制度给予严厉的处理 6 4 8 每次会议第一个议程为跟进上次会议的决议和待处理事项的完成状况 6 5 会议纪律 6 5 1 所有会议时间属于公司正常出勤时间 凡由于工作需要或特殊原因不能参会的人 员 必须提前向会议主办部门或主持人请假 得到许可后方能缺席 否则 以当日旷工论 处 6 5 2 所有参会人员必须准时参加会议 不得迟到 早退 否则 依照上班迟到论处 6 5 3 所有参会人员必须严格遵守会议纪律 不得随意走动 如确有特殊事件需要短时 间离开 必须向会议主持人请假 得到许可后方可离开 6 5 4 除业务人员 直接对客户的人员之外 其他人员一律不得带手机进入会场 6 5 5 凡带手机进入会场的人员 在开会前必须将手机调为震动 当有来电时 必须向 主持人请假 得到许可后 移步会议室之外接听电话 6 5 6 凡带手机进入会场的人员 在开会前必须将手机调为震动 当有来电时 必须向 主持人请假 得到许可后 移步会议室之外接听电话 6 6 爱护会议室的设施 保持清洁 会议结束后要整理好会场 6 7 任何员工不得随意移动会议室的家具和物品 三级文件编号 生效日期版次A 0 修订日期无 会议管理规定 页次第 4 页 共 6 页 七 相关文件 无 八 相关记录 8 1 会议通知单 8 2 会议纪要 部 门拟 定审 核核 准 总经办文控中心 会议通知单会议通知单 发文单位 发文日期 20 年 月 日 编号 会 议 名 称 管理例会 三级文件编号 生效日期版次A 0 修订日期无 会议管理规定 页次第 5 页 共 6 页 会 议 主持人 会 议 时 间 2013 年 月 日 点 分 会 议 地点 办公室二楼会议室 参 会 人 员 储 备 资 料 笔 笔记本和其它需要讨论的相关资料 主办单位带计算器 2 台 注 意 事 项 请各参会人员在开会之前把工作安排好 在开会时将手机关机 严格遵守 会 议管理办法 中相关内容 以免在开会时影响会议质量和会议进度 参会人员签名 会议主持人签名 会议纪要会议纪要 发文单位 发文日期 20 年 月 日 编号 会议名称 会议主持人