公司制度之采购流程

精品 word 文档 值得下载 值得拥有 1 目的 为了提高公司采购效率 明确岗位职责 有效降低采购成本 满足工公司对优质资 源的需求 进一步规范物资采购流程 加强与各部门间的配合 特制订本制度 2 适用范围 适用于本公司采购管理 3 定义 无 3 1 生产物料 3 1 1 BOM 物料 指 BOM 清单上的所有物料 3 1 2 非 BOM 物料 指劳保用品 机器设备维修的各类配件及工具 以及产品 BOM 上无作说 明的生产过程中所需物料 物品 3 1 3 样品用料 主要指新产品开发及新物料开发所需的各类样品物料 3 2 机器 设备 3 2 1 生产用的机器 设备 主要指直接投入生产的各类机器 治夹具 模具 各类作业或 测试设备等 3 2 2 非生产用机器 设备 主要指部门建设性 日常事务性用料 用品 非直接用于生产 的机器 设备等 3 3 非生产用料 用品 3 3 1 文具及后勤用品 主要指文具 礼品 厂服 环境卫生等各类办公用品 3 3 2 公司广告宣传类用品 主要指公司宣传 广告等印刷类及辅助性物品 4 部门职责 4 1 行政 人力资源 4 1 1 部门所需物料 物品的需求请购 4 1 2 负责办公用品 维修配件和文具 耗材及总务后勤各类用品的请购 4 1 3 公司广告宣传类用品的需求控制及请购 4 2 研发部 工程部 4 2 1 部门所需样品料件或部门所用物品的需求请购 4 2 2 产品 BOM 表制作 4 2 3 生产物料的样品或图纸的提供及确认新开发物料 4 3 营销部 4 3 1 部门所需物料 物品的需求请购 4 3 2 及时提供 客户订单 给计划部 精品 word 文档 值得下载 值得拥有 4 4 计划部 4 4 1 部门所需物料 物品的需求请购 4 4 2 对所有生产物料进行请购控制 4 4 3 对可定为安全库存的生产辅料进行请购 控制 4 5 采购部 4 5 1 部门所需物料 物品的需求请购 4 5 2 公司所有物料 物品的采购 4 5 3 各种新物料 新物品的打样及供应商的开发 4 6 机修 工程 4 6 1 部门所需物料 物品的需求请购 4 6 2 每月提供机器设备的保养 维修过程中常用的各类配件 工具的月用量与计划部共同 制定安全库存表 4 6 3 机器设备的保养 维修过程中非常用的各类配件 工具的请购 4 7 品质部 4 7 1 部门所需物料 物品的需求请购 4 7 2 对所有采购物料 物品进行品质检验判定及确认 4 8 仓库 4 8 1 部门所需物料 品的需求请购 4 8 2 公司所有物料 物品的收货 发货 5 流程说明 5 1 分类请购 5 1 1 公司所有物料 物品共分为三大类进行请购控制作业 分别为生产物料 机器 设备 非生产物品 5 1 2 生产物料共分为 BOM 物料 非 BOM 物料 生产辅料 样品物料三类进行请购控制 5 1 2 1 BOM 物料 所有产品 BOM 表上均有的物料为生产主料 由计划部请购控制 5 1 2 2 非 BOM 物料 生产辅料 所有产品的 BOM 表上均没有作说明的物料 但生产 过程中所需要用到的辅助材料 机器配件 工具 劳保用品等均为生产辅料 辅料分为常用辅料 和非常用生产辅料 常用辅料的划分可由生产 工程等相关部门同计划部依据生产辅料每月的用 料情况而定 常用生产辅料由计划部制定安全库存量进行控制 仓管员根据安全库存量进行提报 精品 word 文档 值得下载 值得拥有 非常用生产辅料由使用单位提报申请 计划部请购控制 5 1 2 3 样品物料 属于研发部或工程部新开发的物料由研发部或工程部请购控制 属采 购部提出需新打样确认或供应商开发所需要购买的物料均由采购部请购 5 1 3 机器设备共分为生产用机器 设备和非生产用的机器 设备两大类分别请购控制 5 1 3 1 生产用机器 设备 属于直接投入生产中的各类机器 治夹具 模具 各类生 产过程中的测试设备等均属生产用机器 设备 由生产部请购 属机修部维修 保养过程中使用 的零部件由机修部请购 5 1 3 2 非生产用的机器 设备 主要指部门建设性 日常事务性用料 品 非直接用于 生产的机器 设备等 分别由各部门自行请购 5 1 4 非生产物品 5 1 4 1 主要指文具 礼品 厂服 卫生 环境 及后勤等各类用品 可由行政部同计 划部依据每月的用料情况 划分为常用物品或非常用物品 常用物品可由计划部制定安全库存量 进行控制 由仓库负责提报 非常用物品可由人事 行政自行请购 5 1 4 2 公司广告宣传类用品 主要指公司宣传 广告等印刷类及辅助性物品 由营销 部根据业务需要进行请购 5 2 分类控制 5 2 1 由计划部主导 其它相关部门配合 将生产物料 机器 设备 非生产物品等依据每月 所需使用的情况 分别划分为按照安全库存请购控制或按照 客户订单 和临时请购控制 5 2 1 1 安全库存请购控制 安全库存量 物料周期 紧急购料时间 日用量 a 生 产物料由计划部依据产品 BOM 表的物料共用性较大及经常用到的物料和供货的难易度等情况 进 行制定安全库存量请购 并制作 生产俄料料安全库存表 由计划部确认后至仓库 采购部 生 产部 营销部会签 后至副总审批 审批后至总经理核准 经核准后的 生产主料安全库存表 可执行安全请购控制作业 5 2 1 2 生产部生产所用的生产辅料可由生产部提供各类 辅料月用量表 至仓库确认 再由生产部将 辅料月用量表 提交计划部 计划部可将常用辅料列为安全库存请购之物料 并 制定 生产辅料安全库存表 经确认后至生产部 仓库会签 会签后至副总审批 执行以安全库 存量方式请购控制作业 在未列入 生产辅料安全库存表 的生产辅料由生产部提报 计划部视需 要请购 5 2 1 3 机修部所用的生产辅料可由设备部提供各类 辅料月用量表 至仓库主管确认 精品 word 文档 值得下载 值得拥有 再由机修部将 辅料月用量表 提报计划部 计划部可将常用辅料列为安全库存请购之物料 并 制定 生产辅料安全库存表 经确认后至设备部 仓库 会签 会签后提报副总审批 执行以安 全库存量方式请购控制作业 在未列入 生产辅料安全库存表 的生产辅料由设备部提报 计划部 根据实际需要请购 5 2 1 4 各个部门使用的机器 设备和非生产物品 若需提出依安全库存量的方式作业 可依安全库存请购控制的 2 3 条进行作业 5 2 1 5 各类需列入安全库存请购控制的物料一律须每月重新评估一次 5 2 1 6 经确认后的各类物料安全库存表须派发至相关单位一份执行作业 5 2 2 依客户订货单或临时请购控制 5 2 2 1 生产物料凡是没有制定安全库存量请购的物料 物品一律依 客户订单 的需 求情况进行请购作业 5 2 2 2 生产辅料凡是没有制定安全库存量请购的物料 物品一律由生产部或其他相关 部门依据生产需要或生产量来进行请购作业 5 2 2 3 其它各类物料 物品由各生产部门或其他各部门根据需求提报 计划部请购控 5 3 物料请购 5 3 1 生产物料 营销部将销售订单下达到计划部 备注清楚产品型号 客户要求 需入库时间等相关信息 入库时间原则上只能大于或等于产品周期天数 若属紧急需求时则依特殊情况处理 计划部根据 产品订单作产能分析及生产计划 并回复交期至营销部 若回复时间因产能或物料原因不能满足 营销部锁要求的入库时间 计划部应以书面方式通营销部做出交期协调 并依据产品订单 对照 BOM 表 生产物料安全库存表 将物料分类分析 产生物料实际需求 并制定 物料申购单 经审批后 与采购部核实物料交期 采购部根据 物料周期表 所预测的交期 结合实际情况 回复计划部物料到位时间 若不能及时到货 计划部及时召开 生产协调会 解决 做物料分析 时 属安全库存请购物料需及时查对仓库库存是否需要补充仓库库存 计划员根据物料交期及产 品需入库时间和生产产能作生产安排 物控员依申购单的物料交期作物料跟进 采购依物料交期 作物料交货跟进及安排 采购作物料跟进时 若物料在交货期间有特殊情况不能按时交货 采购 应至少提前 3 天时间知悉物控 由物控员及时做出物料协调 无法协调时则至少提前 2 天半知悉 计划员调整生产计划 有必要时由计划部主导召开生产协调会调整 安全库存管制的物料请购由 计划部物控员根据 生产物料安全库存表 物料库存现状 生产用料情况 在途量 采购周期 精品 word 文档 值得下载 值得拥有 表 将确认需请购之物料 物品填写 申购单 交计划部经理批准后由计划部向采购部提交 物 料采购申请单 进行采购 5 3 2 其它物料生产辅料及机器 设备 和非生产性物料 品由各部门属安全库存请购的部份 由计划部制定安全库存量 依本文安全库存量的制订作业 由仓库仓管员根据每日发料记录清查 实物库存 若低于库存时须及时提报至仓库主管 仓库提交采购申请单到计划部 没有制定安全 库存的物料 物品 应由生产部等相关部门自行提报 经本部门经理审批 至物料仓库确认后交至 副总核准 采购方可执行购置作业 机器 设备依据财务固定资产的请购批准权限执行作业 5 3 3 样品物料和公司宣传类用品由使用部门依照需要制定物料申购单经部门主管 经理审 批 至物料仓库确认后再交至总经理核准后 采购方可执行作业 5 4 物料采购作业 5 4 1 采购部收到各类申购单后 由采购部经理进行分类为 订单采购 和 外出采购 两 部分作业 5 4 1 1 订单采购 由采购员根据申购单所规定的品名 物料编号 规格 数量 交货期 等在 供应商一览表 中选择合格的供应商并制定 采购单 经采购部经理审核复查后再传真给 相应供应商订购 并传至财务部及仓库作为付款 收货依据 5 4 1 2 外出采购 采购部经理根据申购单之物料需求状况并结合目前供应商情况 将 需外出采购的申购单交外出采购员采购 5 4 2 其它非直接用于生产的零 辅材料及易耗件 因品种较多 数量少且材料品种变更频 繁 采购部依据经审批后的申购单 通知相应的供应商以直接送货之方式进行采购作业 无须编 制 采购单 但申购单须至仓库 财务一份作收货 付款依据 5 5 采购单作业及物料跟进 5 5 1 采购部经理根据实际需要 对所有生产物料的采购周期进行预测分析 编制 物料周 期表 经常务副总核准后传至计划部 生产部等相关部门 并以此作为物料跟催依据 采购部每 月 5 日前须将 物料周期表 重新修订评估一次 并将修订后的 物料周期表 作为当月的物料 周期标准 5 5 2 采购部严格依据经审批后的申购单之交期编制 采购单 经部门经理审批后须在 1 个 工作日内传真至相关供应商并要求供应商于一个工作日内进行交期确认及回传 5 5 3 采购员每天要将当天的采购单输入电脑 采购跟催表 中 且每天上午 12 00 前将前 一天来料情况依据 来料日报表 或入库单进行统计 以达到准确及时的反映采购物料明细 同 精品 word 文档 值得下载 值得拥有 时结合实际生产状况进行有效物料采购跟催落实 5 5 4 物控员依 来料日报表 来料检验入库单 套料表 退 补料单 应每天作请购 未回物料及实际库存数量的扣数统计 作物料整体全程跟进控制 5 5 5 日常跟催频率 采购员至少须在下单后 3 天内进行第一次物料确认 以了解供应商生 产进度 随后在交货前 1 3 天内进行第二次跟催 以再次确认供应商是否将本公司下单之相关物 料全部备好 对于因供应商问题而影响交期较频繁的厂家应根据情况增加跟催次数 跟催过程中 遇异常情况须同相关单位 包括供应商 沟通协调 当在本职责范围内不能自行解决的 要以书 面形式知会相应主管进行协调 确实影响交期的与计划部进行协调 做出相应的物料调整和生产 计划调整 5 5 6 当供应商在延至时间内材料到厂时 收货人员须在材料到厂后 20 分钟内通知物控 由 物控员及时通知生产部门以便及时领用 对于已发延误通知 但供应商仍未交货或已确认在延至 时间内仍无法到厂的材料须再次分发 材料延误记录表 至计划部 计划部同上 5 5 5 作业 5 5 7 在采购跟催过程中发现因技术资料错误或物控错订 漏订 品质异常以及供应商原因 无法按原定交期交付物料 经确认可导致生产延期的 采购部应在生产部门使用该物料的原计划 日期的 3 天前以 材料延误记录表 形式通知物控 计划人员 由计划员提前作生产计划协调变 更 5 5 8 因供应商原因导致 采购单 无法实施需转单至另一供应商生产的 采购员须及时开 具 采购变更通知单 经采购经理批准后作相应的材料转单作业 并重新编制 采购单 至另一 供应商 如确实影响交期的须及时发出 材料延误记录表 至计划部作生产协调处理 5 6 物料供应异常情况处理 5 6 1 计划部将审批后的 生产计划表 及时传至物控 采购部和工程部 保证 BOM 等相关 技术资料的及时性 完整性和准确性以配合生产 5 6 2 计划部周五前依据物料到料及交期情况和生产情况制作下周 生产周计划表 传至采 购 采购部根据 生产周计划表 作好备料准备 将所需物料提前生产好放置厂商仓库内 依据 生产周计划表 之生产日期至少提前一天将相应的物料等全部采购回厂 不能按规定回厂确实 影响生产的 并以 材料延误记录表 形式将准确交期书面通知计划部门 仓库知悉 5 6 3 计划部将已列入 生产周计划表 中计划日期调整为提前生产时 需经采购部 物控 会签落实物料是否能供应及时方可下发 5 6 4 物控紧急或补充申购物料时 在申请前应对照物料 采购周期表 尽量在采购周期规 精品 word 文档 值得下载 值得拥有 定的时间内提出申请需要 采购部在申购单上确认可以实现的交期 属紧急物料时采购部要以特 急物料对待 5 6 5 对于各类材料因各种原因产生的延误情形 PMC 部物控须于次月 5 日前进行全面汇总 并制作 月份材料延误汇总及分析表 注明日期 材料种类 延误原因 责任归属并发至相关责 任单位以便共同改善 5 6 6 采购部每月末最后一天分别依据各供应商的品质状况 交期及延误情形编制 供应商 交货统计分析表 作为供应商交期及时率评估 以反映各供应商的配合及服务情况 经采购经理 复核 批准后并存档 5 7 物料验收及入库作业 5 7 1 仓库收货人员依据采购订单 实物 送货单三份单据一致的原则收货 若有不相符时 及时知悉相应采购人员采取相应处理措施 5 7 2 收货后查对 欠料报表 是否属于急料 急料时需立即知悉计划部 采购部 生产部 门 品质部门特急处理 属正常送货时须在收货后的 15 分钟内填写 来料检验入库单 至 IQC 报 检 IQC 在接到 来料检验入库单 后 15 分钟内赶到现场检验 5 7 3 IQC 依据检验标准书进行来料检验作业 所有来料在当天下班前检验完毕 特急物料 应立即处理 5 7 4 IQC 检验完毕后须在 来料检验入库单 上注明合格或退货否 当天所有物料 来料 检验入库单 之检验结果必须在当天交至收货人员 5 7 5 收货人员将合格物料及 来料检验入库单 一并送至仓库交接签收 仓管员验收无误 后取一联 来料检验入库单 作卡帐 手工帐处理并存档 收货人员根据仓管签收后的 来料检 验入库单 做好收货记录 并须在次日上午 8 30 前将其它三联 来料检验入库单 分别派发至 计划部 财务 IQC 各一份 派发供应商联 由收货人员整理保留作供应商对帐联 由收货人员 以单据交接签收的方式同供应商交接 来料入仓单 5 7 6 收货人员将退货物料搬至 退货区 当天内须制作 退货申请表 至采购部 计划部各一 份 采购部立即联络供应商作退补货处理 退补货须在 7 天内处理完成 计划部根据 退货申请 单 监控跟进采购部退补货作业 5 7 7 所有工具 设备 设备零配件 水暖器材等物料入库前需经品质部 机修部人员或使用部 门共同检验合格后方可办理收货手续 入仓后对照各部门申购单 1 小时内通知领料 由申领部门 开出领料单至本部门经理核准后 仓库即可办理出仓手续 精品 word 文档 值得下载 值得拥有 5 8 物料出仓作业 5 8 1 计划部根据排程物料情况须在投产前 提前两个工作日前制作 领料单 至生产部作生产 安排 由生产部提前 1 个工作日通知仓库提前备料 5 8 2 仓库依据 领料单 的物料明细提前备料及发料 生产部物料员依 领料单 的物料明细 领料签收 若是有不可能分开拆散的部份物料可以按整件发料至生产单位 但生产单位要开具 借料单 签收 领料单 无定额发料的物料数量 待下次 领料单 发料扣数或待生产结案后 再行将余料退仓 5 8 3 仓管员在发料时若有欠料的情况下 须及时反馈至生产单位 计划部 采购部等相关部门 并由计划部与采购部及时对物料跟进 计划部查核生产周计划视情况作调整 5 9 不良料退补作业 5 9 1 在生产过程中之不良料由物料员将物料清点清楚 并填写 退 补料申请单 至 IPQC 检验 确认 并在物料包装上张贴不良标签作以识别 确认结果分两种情况处理 属供应商来料不良 物料员将 退 补料单 至 IQC 确认属实后 由 IQC 至品质主管审核 属制程中不良料时 生产部 物料员将 退 补料单 至生产经理 PE 工程师分别确认 5 9 2 生产部物料员将已作品质判定及签名的 退 补料单 至计划部审批 属来料不良 退 补 料单 须经经理签名确认即可 属生产不良 退 补料单 须经经理 副总签名确认 生产退 补 料计划