商业企业的合同管理与风险控制

商业企业的合同管理与风险控制 摘要 商业企业的合同管理是现代企业制度的重要 组成部分 也是现代企业管理与社会主义法制化相融合的 结果 我们注意到 公司法 合同法 在企业的合同管 理上都做了相的规定 在商业企业主体合法的前提下 任 何合法的商业行为 包括合同都应当受到法律的保护 但 同时如果对于合同管理不当或者合同的签署存在问题 就 会导致风险的产生 给企业带去损失 关键词 商业企业 合同管理 风险控制 现代商业企业依法办事的根据就是依合同办事 所以 从这个角度来说合同管理是商业企业经营管理的重要基础 工作 同时需要建立专门的部门加以配合来实现合同管理 和法务的落地从而维护商业企业合法权益 再加上商业企 业本身建立起来的规范和准则 配备称职的合同管理人员 建立和完善合同管理相关制度 从企业管理制度上保障合 同风险降低到最低限度 需要从几个方面入手建立从合同 审查 内容 履行等各环节的具体管理规范 1 合同管理与风险控制概述 合同管理与风险控制是并存的 首先合同是指平等主 体的自然人 法人 其他组织之间设立 变更 终止民事 权利义务关系的协议 包括买卖合同 第三方合同 供应 供用 电燃水气 合同 赠与合同 借款合同 租赁合同 融资租赁合同 派遣合同 承揽合同 建设工程合同 运 输合同 技术合同 仓储合同 委托合同 保管合同 行 纪合同等 本文所指合同包括企业所有对外签署的协议书 契约性文件 备忘录 正式书面承诺以及前述修订与补充 等 而风险控制就是针对以上的选项所做出风险预测 评 估 监控和管理 是相互相成的一个整体 从广义上说是 合同管理的组成部分 但随着合同风险的越来越大 风控 以成为一个独立的体系 所以从管理学的角度来看 可以 把合同的管理理解为规划 组织 领导和控制 从而使企 业管理实现最佳经济效益 2 商业企业的特点与合同管理的模式 2 1 商业企业的特点 商业企业的特点主要是集中在几个方面 第一商业企 业的交易环境复杂 一方面是商业企业自身要面对供销二 头 有些商贸企业还在面对工厂 企业的主体较多 第二 是企业的利益分散很难集中 各个利益之间不容易平衡 比如与消费者签得协议 遇到供应商的问题你还得与供应 商进行协商 形成了三方关系 可见合同的复杂性 第三 商业企业涉及的商品种类繁多 从行业上说涉及到不同类 型的行业就会有不同的风险 比如涉及到国家禁止禁售品 以及管控产品商品 加上每种商品都有每种商品的特点和 用途 管理过程中需要针对不同的商品特点拿出具体的措 施和方法 第四 针对不同的行业和商品在交易和合作中 非涉及到方方面面的状况 需要不同的管理法 特别是在 过程中的要注意有效的法律风控 考虑到商业企业经营的 前提是合法性 然后才是针对过程中涉及的商品和不同商 品的特点 根据不同的国家规范和标准 以及众多参与交 易的市场主体 需要法律风控的作用大 出现状况的比率 很高 合同管理的难度较大 2 2 商业企业的合同管理模式 根据商业企业的不同类型和规模 可以初步分为 4 类 1 大数据管理 所谓大数据管理就是针对合同进行 备案 建立数据库模型 设立有关接口 实现数据的安全 便捷和系统化管理的 从数据对接到自动化分类和无纸化 办公 以及不受合同文本丢失的影响 具有时代性和永久 性的特点 未来也是基于大数据可以做平台化管理 2 分层管理制度 分层管理制度是指将合同标的按 照一定的标准 一般以合同金额进行划分 对数额巨大的 再区别进行管理 分标签化归档 不同的标准由不同层级 的人员负责审核 签署和保存 这样就可以最大限度的保 证合同的分层有效性而不是分级 这种管理模式的优势在 于提高工作效率 3 销售和快销合同管理制度 销售或者快销品领域 的合同主要是体现在这种合同快速需要签署而且不同的促 销和产品可能在不同的时间段会有不同的要求 这就需要 合同的归口不能是专门的合同管理部门或总经办了而是要 放到下而的销售部门进行独立的分类和管理 4 法务人员律师审核制度 法务人员概念的前提是 取得法律从业资格证 同时对于律师审核制度起到一定的 补充作用 不能说有了公司法务就不要律师的参与了 这 是不同的概念 这里面就会涉及到公司法务的诉讼经验和 对接口 同时这是双重的审核制度 第一是公司法务针对 法律知识和公司规定的有效审核 二是基于律师第三方的 审核 双重把来确保 合理合情 3 商业企业合同管理中的风险控制 合同风控主要是把握住合法性 合规性 有效性以及 真实性 3 1 合同签定的合法性 1 对方主体资质的审查 订立合同前 应当对合同 向对方的主体资格 相关业务资质 特别是资信能力 履 约能力进行调查和落实 现在基本上都五证合一了 就查 营业执照的原件 同时查一下诚信网数据 有合法授权使 用证明的或者是专利证书或授权使用证明等相关证书的复 印件 上述证件要抓住主体资格是否合适 对一 是否具 备相应的经营能力和负债的情况等问题 特别要对公司的 信用进行分析把握从而把风险控制在一定的范围内 2 合同的形式与起草权 作为商业企业来讲 订立 合同 应当采用书面形式 合同的文本最好是市场监督局 提供的 有的地方还是叫工商局 书面合同文件签署后必 须取得合同原件 并妥善保存 对于重大合同 应争取合 同的起草权 同时备案存档 对于自拟合同 尽量握住起 草权这样就可以在合同谈判过程中争取有利的谈判地位 并有利于本单位合同管理和审批的效率 3 合同的批准和授权 有些单位比如是派出机构本 身可能没有签约权 比如单位内部的分支机构等 这就需 要有签约权的母公司母主体来履约 或者经过公正和授权 才能签订合同 在签订合同前 就需要让对方提供必要的 授权证明文件 以防止合同签署后效力处于不确定状态 从而带来不必要的法律风险 3 2 合同内容的注意事项 涉及到合同的注意事项主要是可以分为 第一对于合 同的中所涉内容的合法性 合规性 比如有些涉及到内容 的商标和知识产权的 要进行识别和公证 对于有特殊行 业和资质的要提供相关的资质文件进行补充说明 第二对 于合同中所涉及到的国家审批项比如消防方面的验收是否 通过 还比如有些汽车买卖合同 汽车信贷不通过对于定 金的处理 第二是对于保证金的条款 对于履约中的支付 款项的约定都需要有明确的说明和解释 第三是涉及到保 密合同的一定要规定保密合同约定的范围和有效性 这个 有效性主要是针对时间效应的具体的要求和约束 第三 合同的真实性主要是体现在张冠李戴 把不是合同的主体 来对合同进行签定 这是不合规的也是不合法的 同时也 不能保证合同的有效性 风险巨大 第四合同的签署过程 中除了合同章 公章以外还得有法人的签名或者的授权人 的签名和身份信息 第五 合同的签署一定要有双方都自 愿的条件和环境下进行 否则有可能会涉及到合同签署的 非自愿 比如你在人命关天的危险时刻要求说 我救你可 以但是要签个合同 这样的合同肯定是在非自愿而且紧迫 的条件下进行的 于情于理于法都不能得到支持 另外 合同内容的其他条款 一个是补充条款 涉及 到的一些特殊的行业和产品要加说明 还有就是违约责任 条款的约定 一定要做到内容清晰明确 具体合规 同时 具有可操作性和可实现性 一定要把各种可能出现的问题 全面考良好 这样才能从根本上防范合同的法律风险 4 结束语 对合同的管理工作以及风险控制都是一个有机的整体 缺一不可在全过程都要树立证据意识 书面意识和证据获 取 保留证据 树立合是双方当事人之间法律凭据的观念 树立契约精神 依法办事 依规行事 只有做到合理合情 合法 风险的控制自然得到有效的预防