医疗器械生产日常监督现场检查工作指南

1 国家食品药品监管总局办公厅 关于印发医疗器械生产日常监督现场检查 工作指南的通知 食药监办械监 2014 7 号 各省 自治区 直辖市食品药品监督管理局 为指导和规范医疗器械生产企业日常监督现场检查工作 统一和细化 现场检查工作要求和方法 国家食品药品监督管理总局组织制定了 医疗 器械生产日常监督现场检查工作指南 现予印发 请参照执行 国家食品药品监督管理总局办公厅 2014 年 1 月 13 日 医疗器械生产日常监督现场检查工作指南 一 适用范围 本指南依据现行 医疗器械监督管理条例 及相关法规 规章 标准 及规范性文件编写 适用于各级食品药品监督理部门医疗器械生产监管人员 对已取得 医疗器械生产企业许可证 或已按照有关规定办理备案的医疗 器械生产企业进行的日常监督现场检查 指导和规范医疗器械生产企业日 常监督现场检查工作 二 检查职责和人员要求 一 日常监督现场检查实行检查组长负责制 检查组长对具体检查 工作负总责 检查员对所承担的检查项目和检查内容负责 检查组应至少 由 2 名执法人员组成 二 检查人员应符合以下要求 检查人员应遵纪守法 廉洁正派 坚持原则 实事求是 应熟悉掌握 2 国家有关医疗器械监督管理的法律 法规和有关要求 了解所检查产品的 有关技术知识 熟悉相关产品标准 具有较强的沟通能力和理解能力 在 检查中能够正确表述检查要求 能够正确理解对方所表达的意见 具有较 强的分析能力和判断能力 对检查中出现的问题能够客观分析 并作出正 确判断 检查人员应对检查过程中所涉及的被检查企业技术资料和商业秘 密保密 检查组长作为现场检查工作第一责任人 除应具备检查员的基本条件 外 还应具有较强的组织协调能力 能够合理安排检查分工 控制检查进 度 按照计划组织完成检查任务 三 检查准备 一 根据既往检查和企业报送资料的情况 了解企业近期生产经营 状况 主要包括 1 企业相应证照取得或变化情况 如营业执照 医疗器械生产许可证 医疗器械产品注册证 及质量管理体系认证情况 2 企业质量管理人员变动情况 3 企业生产工艺 生产检验设备 主要原材料变化情况 4 产品生产 销售情况 5 既往检查发现问题及整改情况 6 企业产品及市场上同类产品不良事件发生情况 7 医疗器械质量监督抽验情况等 二 根据对影响产品质量因素 人员 设备 物料 制度 环境 的变化情况及既往检查情况 确定本次检查产品范围 可以是某类产品或 某类中的部分产品 和检查方式 事先通知或突击性检查 三 结合 医疗器械生产质量管理规范 的要求 确定本次检查重 点内容 如证照情况 原材料控制 洁净车间管理 出厂检验控制 销售 售后服务等部分或全部项目 对无菌 植入性医疗器械和体外诊断试剂 生产企业 应严格按照相应实施细则和检查评定标准进行检查 总局无特 殊规定的医疗器械可参照医疗器械生产质量管理规范检查评定标准进行检 查 但不作为处罚依据 四 查阅拟检查产品相关资料 如产品标准 管理标准等 如 YY T0316 GB9706 GB16886 YY0033 分析企业产品及生产过程的关 键风险点 3 五 确定检查时间 检查分工 检查进度 当检查项目互有交叉重 叠时 一般由与检查内容关系最直接的检查人员负责检查 六 检查组编制现场检查方案 应包括检查目的 检查方式 检查 范围 检查时间 检查进度 检查内容 检查分工等 现场检查方案必 要时应经检查派出机构审核 七 联系被检查企业 通知检查相关事宜 突击检查方式不适用 八 准备监督检查需要的相关检查文书 必要时 准备照相机 摄 像机等现场记录设备 四 检查步骤 一 进入企业现场后 向企业出示执法证明 告知企业本次检查的 目的 依据 流程及纪律 依据 医疗器械生产质量管理规范 实施的检 查 应按规定召开首 末 次会议 二 与企业相关人员进行交流 了解近期生产 经营状况及质量管 理体系运行 人员变化情况 三 在企业相关人员陪同下 分别对企业保存的文字资料 生产现 场进行检查 四 检查工作应主要围绕检查方案中设定的检查内容开展 对于检 查的内容 尤其是发现的问题应及时记录 并与企业相关人员进行确认 必要时 可进行产品抽样或对有关情况进行证据留存或固定 如资料复印 照相 摄像及现场查封等 五 检查组长可选择适当时机召集检查员汇总检查情况 核对检查 中发现的问题 讨论确定检查意见 遇到特殊情况时 应及时向检查派出 机构主管领导汇报 六 与企业负责人沟通 通报检查情况 核实发现的问题 告知整 改意见 七 填写监督检查情况记录文书 检查记录应全面 真实 客观地 反映现场检查情况 并具有可追溯性 符合规定的项目与不符合规定的项 目均应记录 检查结果和意见应明确 并要求企业负责人在检查记录上 签字确认 监督检查情况记录文书应一式两份 检查单位和企业各留存一 份 八 企业人员拒绝签字或由于企业原因而无法实施检查的 应由 2 4 名以上 含 2 名 检查人员注明情况并签字确认 九 对于在现场检查中发现的问题 应书面告知本次监督检查的意 见 明确整改要求及整改时限 十 对于需要进行整改的 通常情况下应在与企业沟通的基础上 确定整改要求和时限 并在规定的时限内督促企业完成整改 跟踪检查需 要在现场完成的 应按上述要求和指南 包括检查前准备 安排复查工作 涉嫌违法违规的 按规定移交稽查部门 十一 将日常监督现场检查材料 企业整改材料及跟踪检查材料 归入日常监督管理档案 已建立监管信息化系统的 应及时将检查情况录 入有关监管信息化系统 五 检查内容 检查人员可对企业有效证照 法规及标准 组织机构与管理文件 厂 区 厂房 设计开发 采购控制 过程控制 产品检验 不合格品控制 销售与售后 分析改进 包装标识 说明书等方面进行检查 日常监督现 场检查频次 标准和具体检查内容应按照国家相关文件规定执行 各地区 可结合行政区域实际情况及现场具体情况 有针对性地选择检查项目 调 整检查内容 并制定相应的实施方案 六 检查方式 一 语言交流 1 检查人员应积极与企业管理层沟通 通过了解企业发展历史 质量 管理体系近期运行状况和产品市场情况 分析判断企业运行中是否存在问 题 存在哪方面问题 当前急需解决哪些问题等 2 与企业中层和特殊岗位人员的沟通 可采取面对面交流的方式 通 过谈话来判断人员能否承担该岗位赋予的相应职责 对于不了解 不熟悉 不能行使职权的或由他人代答的 应视企业整体情况提出人员调整要求 3 对于现场检查中发现的问题 应耐心 认真地与企业沟通交流 协 商整改要求和时限 一般情况下 在与企业取得一致意见后 应根据确定 的检查意见客观 详细地进行如实记录 二 资料检查 资料检查可以从以下五方面入手 1 检查文件中涵盖的质量管理体系过程 判断质量管理体系的全过程 是否都已被识别 结合关键风险点的分析及企业的风险管理报告 判断企 5 业是否已准确识别全部的关键过程和特殊过程 2 检查对识别出的过程是否都已形成控制文件 判断文件内容是否覆 盖了过程的全部 关键过程和特殊过程的控制文件是否与过程确认的结果 相一致 3 检查文件规定的内容 判断是否与现场观察的实际情况相一致 4 检查文件间的关联性 判断文件要求是否能够满足企业和产品的特 点 重点关注关键过程和特殊过程的执行情况 以及企业风险管理报告中 所列举的各项风险控制措施是否已在生产全过程予以实施 5 检查各项记录间的可追溯性 判断能否根据各项记录的相互关系完 成产品生产过程的追溯 在资料检查中 对于记录样本的选取可关注以下六个方面 1 在较短时间内 通过现场检查对企业质量管理体系运行状况作出 整体评价有一定难度 所以在检查质量记录时 应充分考虑企业生产周期 近期运行状况和本次检查目的 已查内容 一般情况下 应选取相似条件 下的两份以上同种质量记录 2 现场监督检查是抽样式检查 为如实反映当时的客观情况 文字 记录应尽量选择与检查时间距离较近的进行抽样 一般可选取现场检查前 一季度内的记录 或选取现场检查前最近一个生产周期的记录 3 确定检查产品范围时 应覆盖企业所有已取得医疗器械注册证书 的产品 在检查时间有限的情况下 一般应选取企业生产量较大或者产品 安全性要求较高的一个或多个产品进行检查 4 当同次检查中涉及一个产品的多个过程记录时 还应充分考虑记 录的可追溯性和真实性 围绕同一产品序列号 或批号 展开检查 根据 文字记录的索引关系 判断产品质量全过程的追溯能否实现 5 检查文字记录的内容与质量控制要求的一致性 记录中的数据应 与根据记录判定的结论一致 记录内容应能详细 如实反映质量控制过程 的原始状态 必要时可要求实际操作 6 检查文字记录时 如发现两份相似条件下的同种记录存在数据差 别较大的情况 应补充选择相似条件下的同种记录进行确认 同时询问出 现差别的原因 对于已能清晰反映检查结果的 一般不扩大记录样本的选 取数量 三 现场观察 6 根据产品工艺的不同 现场观察可包括前处理 粗加工 组装 安装 老化 包装现场 原材料 半成品 成品检验现场 原料库 中转库 成 品库现场等 1 根据生产流程查看生产现场布局是否合理 有无反复交叉 往复的 情况 生产场地的整体规划与生产情况 生产量和销售量 是否匹配 2 正常生产车间是否整洁 条理 设备 场地实际状况与记录或文件 是否一致 注意现场中有无刻意遮挡 破乱不堪的角落 生产废料 办公 垃圾堆积的地方是否会对产品质量造成影响 3 观察生产人员 检验人员操作是否熟练 生产能力与实际生产 销 售情况是否匹配 可以适时地询问员工操作要求 判断是否与文件规定一 致 是否与现场操作一致 七 对问题的处理 一 如企业出现的问题性质轻微 能立即纠正的 检查人员可根据 现场情况 对企业提出整改要求 并在现场监督企业立即纠正 如企业出 现的问题性质严重 直接对产品质量造成重大影响 需要立即整改的 检 查人员应要求企业立即开始整改 其他需要企业限期整改或需要经复查合 格后方可继续开展生产等情况 检查人员应根据现场情况 制作检查情况 记录和检查意见 书面明确整改要求及整改期限 如现场发现涉嫌违法行为 应按照规定及时移交稽查部门 二 如果检查中发现的问题涉及企业既往生产的产品 检查员应充 分考虑该问题对既往产品的影响 并视情况采取监督抽验 对企业产品实 施先行登记保存等措施 如果出现的问题较为复杂 或企业出现的违法违 规情况涉及或可能涉及到企业在审项目 检查单位应及时将相关情况通报 相关审查单位 三 现场检查结束后 对于检查中发现的问题 检查单位视现场情 况 企业整改情况以及对企业既往的监管情况 在后续监督检查中可综合 采取以下措施 1 对企业整改情况进行现场复查