合同管理制度

集团合同管理制度集团合同管理制度 2012 年年 7 月月 31 日修订版 日修订版 目录目录 第一章 总则第一章 总则 第二章 合同管理部门及职责第二章 合同管理部门及职责 第三章 合同范本第三章 合同范本 第四章 合同规划第四章 合同规划 第五章 合同立项第五章 合同立项 第六章 招标合同起草 审批及合作方确定第六章 招标合同起草 审批及合作方确定 第七章 标后合同洽谈及修改第七章 标后合同洽谈及修改 第八章 标后合同审批第八章 标后合同审批 第九章 合同签署 盖章 第九章 合同签署 盖章 第十章 合同履行及监督第十章 合同履行及监督 第十一章 合同变更第十一章 合同变更 第十二章 合同索赔第十二章 合同索赔 第十三章 合同的争议与纠纷处理第十三章 合同的争议与纠纷处理 第十四章 合同终止 总结评估及归档第十四章 合同终止 总结评估及归档 第十五章 合同管理责任第十五章 合同管理责任 第十六章 合同编号第十六章 合同编号 第十七章 附则第十七章 附则 附件附件 附件一 招标文件审批表 附件二 标后合同审批表 附件三 合同盖章审批表 附件四 合同管理台账 附件五 合同交底记录 附件六 合同履行异常情况审批表 附件七 合同执行总结表 附件八 履约催告函 模板 集团合同管理制度集团合同管理制度 第一章 总则第一章 总则 第一条第一条 目的 为防范市场风险与法律风险 保障公司的合法权益 规范经 济交往行为 根据 中华人民共和国合同法 及相关法律法规 结合本公司的 实际情况 特制定本管理制度 第二条第二条 适用范围 1 工程类合同 指项目开发过程中签订的监理 总 分承包施工 材料 设备订购 设计 勘察 检测 造价等合同或协议 2 营销策划类合同 指项目开发过程中签订的市场调研 广告制做 广告 设计 媒体 营销现场包装 印刷品 销售代理等合同 3 行政类合同 指由公司行政人事部门负责签订的清洁 办公用品采购 办公用品租赁等合同 4 开发类合同 指公司开发拓展部负责的土地收购等合同 5 财务类合同 指公司财务部门负责签订的财务审计 与银行合作等合同 6 商品房买卖合同 7 劳动合同 劳务合同 8 物业类合同 指由物业公司为主体签订的合同 包括物业服务合同 物 业维修 物业采购等 9 其他合同 除劳动合同 劳务合同由人事部门特殊管理及总经理特批的合同外 我公 司对外签订的所有合同 均适用本管理制度 第三条第三条 根据本公司 招标及采购管理试用制度 签订的合同 除适用该试 用制度 亦须适用本制度 两者若有冲突之处 本制度效力优先 第二章 合同管理部门及职责第二章 合同管理部门及职责 第一条第一条 合同预结算部是合同的归口管理部门 主要履行下列职责 一 负责制定和推行公司合同管理制度 指导并监督各部门实施本制度 二 负责解答合同起草至执行完毕所有的法律问题 三 负责合同范本的起草 实施 修改 四 负责合同及相关法律文书的法律审核 五 负责合同纠纷的调解 仲裁及诉讼 六 其他相关的合同管理工作 第二条第二条 公司其他职能部门是合同的执行部门 主要履行以下职责 1 负责对合同签订方进行资信调查 以确定其是否有签约及履约的能力 负责对合同标的 例如涉及土地类的合同 等进行尽职调查 了解与合同洽谈 签订 履行等相关的其他背景资料 2 负责与本部门业务相关的合同的洽谈 起草 呈批 签订 履行 总结 等 3 负责其履行的合同的纠纷解决 4 负责向合同预结算部 项目总经理 公司总经理报告其工作情况 各 部门负责人全面负责本部门合同管理 必须指定专人专责负责每一份合同的执 行 第三条第三条 执行合同期间 由于公司的工作安排或执行人自己的原因 包括但 不限于以下情形 如执行人自己辞职或被辞退 执行人另有工作安排等 须更 换经办人或重新限定经办人的职责范围的 经办部门应报经项目总经理 公司 总经理审批同意盖章后 发函告知对方当事人 禁止公司员工在超越代理权限或公司未授权的情况下对外对内从事任何合 同行为 第三章 合同范本第三章 合同范本 第一条第一条 合同预结算部是合同范本的主管部门 合同预结算部应根据公司实际情况起草 实施合同范本 合同预结算部可 以要求各经办部门提供范本草稿 经合同预结算部修订后办理审批手续 经总 经理同意后实施 对于公司没有的合同范本 公司各部门可根据实际情况向合同预结算部提 出立项要求 由合同预结算部负责起草 实施 如因新的法律法规实施 客观条件变化 公司经营模式变化等原因造成合 同范本必须修订的 合同预结算部应主动修订 公司其他部门也应在分管的合 同范围内提出书面修订要求 由合同预结算部及时修订 除上述不定期修订外 原则上 合同范本每 1 年应修订一次 第二条第二条 合同范本的使用 起草合同时 经办部门应当在不违反国家法律法规强制性规定的情况下 以公司的利益为中心 根据洽谈的实际情况进行起草工作 国家法律法规对合同的内容有强制性规定的 应按其规定起草合同 行政 部门或垄断企业规定必须采用其合同示范文本的 应优先适用 其合同示范文 本未尽事宜 应通过补充协议或其他正式文本形式予以完善 除上述情形外 公司有规定版本的 应当使用公司的规定版本 如合同相对方坚持要求采用其提供的合同版本的 应由经办部门与对方沟 通 沟通不成的 应在合同审批时书面说明理由 第四章 合同规划第四章 合同规划 第一条第一条 合同规划的定义 项目合同规划 是指根据扩初图或施工图资料 在充分考虑项目施工特点 及工程总控进度计划对施工进度控制要求及管理手段和管理效果的基础上 制 定合理的合同管理层次 顺序和标段划分 以此作为招标采购及施工管理的控 制性指导文件 第二条第二条 合同规划的范围 合同规划的范围原则上包括公司所有合同 其中 工程类合同是合同规划的重点 工程类合同包括以下合同形式 1 总承包工程 2 直接发包类 甲方独立分包工程 3 直接采购类 甲方供应材料 4 指定分包类 指定分包工程 在总包合同范围内 5 指定供应类 甲指乙供材料 在总包合同范围内 第三条第三条 合同计价模式 计价模式一般分为合同总价包干 合同单价包干 合同条件结算三种 第四条第四条 合同规划的基本内容 1 合理划分建设工程范围 确定需要签订合同的数量与合同间的彼此 关系 2 确定建设工程合理的估算费用及每个合同的估算费用 3 描述每个合同对应的招标范围 4 清晰明确地划分合同之间的承包界面 做到既不重复 也无遗漏 第五条第五条 合同规划的编制 合同预结算部根据项目开发的实际情况 在取得 建设工程规划许可证 一个月内 组织相关部门编制合同规划 合同预结算部收集整理项目各专业合同规划 组织评审后报总经理审批后 执行 第五章 合同立项第五章 合同立项 第一条第一条 公司各部门应根据经总经理审批的 项目合同规划 编制月度合同 计划 提交总经理批准后执行 第二条第二条 各部门应根据月度合同计划 对每份需要签订的合同进行立项 合 同立项经总经理批准后 及时办理招投标程序 确定合作方 第六章 招标合同起草 审批及合作方确定第六章 招标合同起草 审批及合作方确定 第一条第一条 合同立项批准后 经办部门应按公司招投标制度 确定合作方 基 于目前公司的现状 工程类合同的招投标工作由合同预结算部负责 其他类合 同 由相应的归口部门负责 第二条第二条 招投标文件 招标合同 草拟招投标文件 招标合同 草拟 1 工程类合同招投标文件 合同立项批准后 工程部门应至少提前 1 个月 将经批准的合同立项文件提交给合同预结算部 提交立项文件的同时 工程部 门应提交相应的招投标要求 例如工程范围 技术标准等 由合同预结算部负 责起草招投标文件 工程类合同 应优先采用公司范本 公司尚未制定或不宜 采用合同标准文本的业务 应参照以往的合同或最相类似的合同标准文本或合 同示范文本另行拟定合同 2 非工程合同 由合同预结算部提供招标文件范本 包括合同范本 经 办部门按招标文件范本要求 填充相应的技术条款 招标要求等 公司尚未制 定或不宜采用合同标准文本的业务 经办部门应参照以往的合同或最相类似的 合同标准文本或合同示范文本另行拟定合同 3 经办部门在拟订合同条款或补充协议时 应做到内容合法 条款齐备 文字清楚 表述规范 权利义务和违约责任明确 日期 期限和数字准确 适 用时应包括 a 合同名称 b 甲乙方名称及地址 经办人联系电话 c 甲乙方法人代表或其合法代理人签字 公司公章或合同专用章 d 合同签定日期 e 标的 内容 f 数量 质量 g 价款或酬金 工程计价方法 工程款支付方式 h 履约方式 地点 费用的承担 i 违约责任 甲乙方权利 义务 j 生效 失效条件 诺成 实践合同 k 解决争议的方法 l 合同的份数及附件 m 保密条款 如果有需要 第三条第三条 招标文件 招标合同 审批招标文件 招标合同 审批 1 审批顺序 招标文件起草完毕后 应按 招标文件审批表 附件 1 的顺序 呈报相关人员审批 2 审批时间要求 除总经理外 原则上每个部门的审核时间不得超过 1 个 工作日 对于时间要求较紧迫的合同 经办人应在审批表中注明时间要求并在 交各部门审核时口头提醒 3 文件审批骑缝章 文件审批骑缝章由行政部保管 所有合同文件审批前 应盖审批骑缝章 防止文件遗失 错漏 各部门接收审批文件时应仔细核对文 件是否盖审批骑缝章 如发现不符合要求的 可以退回 经办部门将审批文件交给审批部门时应要求审批部门在文件登记薄中签名 并注明日期 各审批部门也应在本部门文件登记薄中注明合同名称及签收日期 4 相关部门的审核职责如下 财务部门主要审核 一 资金 资产的合法合规性 二 价款或者酬 金结算方式的可行性 三 税费 发票 四 逾期付款违约责任 销售部门主要对策划方案 推广活动 营销活动 广告活动 折扣等合同 条款的可行性等与销售相关的合同条款提出专业意见 行政部主要对固定资产采购等与行政相关的合同条款提出专业意见 开发拓展部主要对用地报建手续 政府部门相关政策和规定等与开发 拓 展相关的合同条款提出专业意见 工程部主要对工程类合同的工程概况 承包范围 造价 工程变更 工期 技术及质量要求 验收方式 处罚措施等与工程相关的合同条款提出专业意见 监事会主要对物业公司为主体的各类合同提出专业意见 合同预结算部对合同进行全面审查 5 审批文件修改 经办部门对各个部门的专业意见应尽量满足落实 确实 不能满足的 应与提出意见的专业部门沟通 沟通后仍未达成共识的 经办部 门应在审批表上书面说明不采纳专业部门意见的理由 由总经理最终审核确定 第四条第四条 意向合作者确定 经办部门按公司招投标制度确定意向合作者 作 为签约对象 第七章 标后合同洽谈及修改第七章 标后合同洽谈及修改 第一条第一条 当通过招投标或其它合法途径确定合同洽谈单位后 经办部门组织 合同预结算部 监事会等部门进行洽谈 第二条第二条 洽谈准备 经办部门确定进行合同洽谈交底时 就以下洽谈准备事 项进行安排 1 确定洽谈的目标 2 确定必要时作出哪些让步 3 确定我方及对方的实际需求 或目标 和强制 或约束 条件 4 准备初步的洽谈日程及洽谈内容的先后次序 5 确定洽谈的人选 分工和洽谈的原则等 第三条第三条 洽谈记录 经办部门整理洽谈资料及结论 做好洽谈记录 该洽谈 记录应注明洽谈合同名称 洽谈时间 地点 参加人员及职务 联系方式 达 成一致的合同要点 存在分歧的合同要点等 该记录应经参与洽谈的双方人员 签名确认 合同审批时该洽谈记录应作为附件 以供领导参考 如洽谈有数次 的 均应作洽谈记录 第八章 标后合同审批第八章 标后合同审批 招投标时已经过一轮审批 此次着重审批修改的地方 招投标时已经过一轮审批 此次着重审批修改的地方 与意向合作者商谈一致后 经办部门按合同审批表流程 将经过洽谈的合 同以及相应的立项文件 招投标文件 洽谈记录等与合同签订有关的文件按 标后合同审批表 附件 2 的顺序报相关部门审批 为了简化审批程序 此次审批仅报修改条款所涉及的部门 合同预结算部 项目总经理 总经理审批 经批准的合同作为最终签约版本 第九章 合同签署 盖章 第九章 合同签署 盖章 第一条第一条 合同一律采用书面形式 禁止以公司名义通过口头或其他非正式 的方式订立合同 以传真或者电子邮件方式签订合同的 应当随即以书面形式予以确认 第二条第二条 签约审查 签订合同前 经办人应当认真核对对方签约代表的是 否有相应授权 对方的证件如 企业法人营业执照 签约代表身份证 资质证 书等有效证件是否齐备 属对方当事人委托代理人签订合同的 经办人必须要 求对方代理人出具有对方法定代表人签字并盖公章的书面授权委托书 同时要 对授权的具体内容和授权期限进行审核 以防委托代理人越权签订合同 第三条第三条 所有合同均应由对方先盖章签字 经办部门收到对方签字盖章的 合同后应按 合同盖章审批表 附件 3 的相应流程 由合同预结算部审核无 误后交总经办 由总经理最终审批后加盖公司印章及法定代表人章 各业务部 门不能以自己的名义对外签订任何合同 第四条第四条 书面合同两页及两页以上的 须盖骑缝章 第五条第五条 所有合同我司至少需保留三份原件 合同签订后 由行政部在半个 工作日内统一编号后将三份原件分别交予行政部 财务部 总经办 行政部同 时将复印件交执行部门和合同预结算部各一份 任何人都不得擅自复制公司的 任何合同 商品房买卖合同 签订的正本份数按照国家和政府的相关规定执行 第六条第六条 各部门应建立合同管理台账 合同签署后应及时在本部门的 合同 管理台帐 附件 4 内登记 此外 对于与该合同有关的一切事宜 均应做到 一事一记 各部门台账至少应包括合同名称 签订日期 签约单位 金额 付款时间 及方式 履行负责人 履行期限 变更 付款 履约状况 备注这些项目 如 有特殊情况的 可以增列项目 合同预结算部应建立全公司所有合同的管理台账 商品房买卖合同 劳 动合同除外 第七条第七条 工程类 营销类 行政类以及部分物业类合同应签订 工程质量保 修协议 及 廉洁合作协议 作为附件 第十章 合同履行及监督第十章 合同履行及监督 第一条第一条 合同交底 合同交底 合同盖章编号后 执行部门应组织合同预结算部等相关 部门做好合同交底工作 合同交底主要涉及合同范围 价款及支付 工期 违 约责任 可能遇到的风险 合同执行跟进人等重要内容 合同交底记录 附 件 5 应经参与人签名确认 作为合同档案资料 第二条第二条 履行跟踪 履行跟踪 合同签署后 执行部门应指定专人负责合同的履行 合 同执行人应在收到合同后立即建立合同档案 做到一份合同一个纸质档案 一 份电子档案 电子档案应包括与合同有关的所有信息 包括合同变更 违约等 做到一事一记 及时反映合同的实时动态 与合同有关的所有资料 包括合同 招投标文件 往来函件 付款情况 合同履约总结等均应收录在纸质档案袋中 履行跟踪记录 履行跟踪记录 执行部门收到合同文件后 应按第九章第六条要求建立合 同管理台账 作为履约过程记录媒介 对出现违约或者异常情况的 应在合同台账中分析原因 提出改进措施 以及改进期限 合同台账应于每周二上午交部门领导 分管领导签字后交合同预结算部 监事会各一份 合同预结算部和监事会应在其职责范围内就合同管理台账中的 相关内容对合同执行部门进行监督 合同执行部门应尽力配合合同预结算部的 监督工作 提交相关资料 合同履行异常情况审批表合同履行异常情况审批表 合同履行过程中 出现合同变更 违约 意 外事件 对方有经营状况严重恶化 转移财产 抽逃资金 或其他有可能严重 影响合同履行的重大异常情形的 执行人员应及时填写 合同履行异常情况审 批表 附件 6 呈报分管领导 合同预结算部 项目总经理 公司总经理审批 确定解决办法 第三条第三条 履行监督报告 履行监督报告 合同预结算部是合同履行监督的归口部门 负责对 公司所有合同的履行状况进行监督 各部门有义务积极配合 合同预结算部应每月 28 日提交一份公司全部合同履行状况的情况汇报 重 点分析履行异常的合同 提出解决办法 第四条 履约催告 对方当事人不按照约定履行合同时 合同执行部门应当 在法定或合同约定期限内以法定或者合同约定方式向对方当事人书面催促履行 或提出索赔 一般情况下 对方进度违约超过 3 天的 即应口头催告 超过 5 天的 必须书面催告 对于质量等违约 同上处理 对于履约时间非常重要 例如影响定期开盘销售等的合同 催告时间不受前述 3 天的约束 应及时催告 前款所称不按照约定履行 包括不能履行 不全面 不适当履行 以及不 履行合同 若没有及时催促对方履行合同或向对方提出索赔要求的 直接追究部门负 责人和执行人的责任 经催告 对方当事人在合理的期限内仍不履行合同或作出任何的回应 执 行人应暂停履行合同 并将相关情况向部门负责人及分管领导报告 由分管领 导会同合同预结算部等相关部门决定如何处理 第五条第五条 合同履行往来函件收发 合同履行往来函件收发 对于公司各部门所应签收的外界函件 包 括联系单等各种书面文件 下同 凡涉及法律纠纷或可能引起法律纠纷的 签 收人员签收前均应事先征得部门领导同意 部门领导不能决定的 可征求合同 预结算部意见 签收的文件复印件均应及时交合同预结算部 对于函件所涉及 的法律纠纷 执行部门应及时与合同预结算部沟通 妥善解决 公司各部门签收的函件 均应编号后及时汇报部门领导 并妥善保存 对于公司向外发出的函件 凡涉及法律纠纷或者可能引起法律纠纷的 均 应提请部门负责人 分管领导 合同预结算部 项目总经理 总经理审核后发出 所有向外发出的函件 我司至少保留 2 份原件 一份由执行部门保留 一 份交档案室 同时留一份复印件给合同预结算部备案 发函时优先选择由对方 法定代表人或者有相应授权的当事人亲自在函件原件上签名 注明签名日期 对于选择该种签收方式的 应在函件末尾打印或由签收人注明 签收人已收到 与本函完全一致的原件一份 对方签名后应仔细核对签名是否清晰 准确 如 不清晰或者错误的 应当场要求重签 如对方拒绝签收的 应及时告知部门领导 以中国邮政特快专递 EMS 邮寄送达对方当事人 并在特快专递详情单上注明函件名称 函件主要内容 发函后 1 个月内必须到邮局取得邮局盖章的证明文件留存 第六条第六条 合同款项支付 合同款项支付 财务部门根据合同履行进度情况支付合同款项 具 体支付规则按公司财务制度 若收 付 款人与合同对方当事人不一致 除非当事人出具代收 付 款 委托书 并得到执行人的确认 否则财务部门不予办理收 付 款业务 对 于所有付款申请 执行部门必须说明履约状况 如有违约情况的 应详细说明 并分析原因 原则上 所有违约金应在当期申请付款时扣除 财务部门应尽量按合同约定付款 以免逾期 财务部门应建立合同款支付台账 包括合同名称 编号 合同相对方 签 约时间 约定付款时间 总经理批准支付时间 实际支付时间等 财务部每次 实际支付合同款项后 应书面通知合同预结算部 以便合同预结算部实时掌握 合同成本状态 财务部应于每月 25 日向合同预结算部提供合同款支付台账 便 于合同预结算部做好合同控制工作 执行部门应建立合同款项支付台账 第十一章第十一章 合同变更合同变更 第一条第一条 在合同实施过程中 合同执行部门在遇到合同规定未尽事宜 原 合同规定由于情况变化必须进行变更或补充时 由合同执行部门与对方进行协 商 达成一致意见后 按标后合同审批流程会签后签订 第十二章第十二章 合同索赔合同索赔 第一条第一条 合同执行部门应严格履行合同 防止发生合作方不合理索赔事件 一旦发生承包商索赔事件 合同执行部门必须及时收集相关证据 以尽量减少 索赔损失 第二条第二条 合作方出现工期 交货延误 质量不符合设计要求等违约事项 使 公司利益受到损害 合同执行部门应及时组织相关人员收集信息 由合同执行 部门负责根据合同约定向承包商提出索赔 第三条第三条 合同索赔的情况及记录应及时反馈至合同预结算部 第十三章第十三章 合同的争议与纠纷处理合同的争议与纠纷处理 第一条第一条 合同执行中出现争议与纠纷时 由合同执行部门反馈至合同预结算 部 合同预结算部及时组织相关人员按合同约定条款负责处理 第二条第二条 公司在处理合同的争议与纠纷时 应在 以事实为依据 以法律为 准绳 的原则下 合同执行部门积极配合合同预结算部 与对方协商解决 合 同的争议与纠纷双方协商达成一致协议的 应签订书面协议 第三条第三条 合同的争议与纠纷如需经仲裁 诉讼解决的 合同预结算部应及时 组织相关人员收集证据材料 合同执行部门配合 申请仲裁 提起诉讼或应诉 第四条第四条 对方违约或构成预期违约 合同执行部门应对违约事项详细记录 视违约情况按照合同约定向合同向对方交涉 并商定处罚或纠正措施 处罚或 纠正措施应及时书面通知合同预结算部和其他相关部门 第五条第五条 合同纠纷的情况及记录应及时转交至合同预结算部 第十四章 合同终止 总结评估及归档第十四章 合同终止 总结评估及归档 第一条第一条 合同履行完毕后 7 天内 执行部门应填写 合同执行总结表 附 件 7 总结经验和教训 呈报合同预结算部等相关部门审批 执行部门应建立合作方数据库 及时更新 第二条第二条 合同履行完毕后 15 天内 执行部门应及时将合同所涉及的所有文 件 资料归档 并将档案 包括电子文件 交由合同预结算部审核 审核无误 的 移交公司档案室 合同预结算部留全套复印件一份 第十五章 合同管理责任第十五章 合同管理责任 第一条第一条 执行本制度实行部门负责人负责制 发生工作失误 除追究执行人 责任外 将根据实际情况追究部门负责人及分管领导的责任 各部门履行与其 业务相关的合同情况将作为部门年度考核的内容之一 第二条第二条 对违反本制度的行为进行调查时 应当由总经理指定包括监事会在 内的两名以上的调查人员进行 第三条第三条 合同的起草 签订及履行 监督过程中存在工作失误者 主要根据 依据以下情节决定轻重进行处罚 主观方面 故意或过失 客观方面 有无给公司带来损失 损失的大小 发生损失后有无积极采取措施防止新问题的出现 第四条第四条 员工奖励的形式包括 嘉奖 晋升工资 对员工处罚的形式包括包 括警告 记过 除名 立即辞退 第五条第五条 合同的起草 签订及履行过程中 公司员工 包括执行人 能够及 时发现问题 并采取积极的措施防止不利于公司的情况的发生 为公司挽回经 济损失 应当视其职责 是否在其职责范围内 贡献大小予以奖励 第六条第六条 合同的起草 签订及履行过程中 员工有下列情形之一 予以警 告处罚 并责令其作书面检查 一 怠于跟进合同的履行 罔顾公司利益 但尚未给公司造成任何经济 损失 情节轻微 二 对对方当事人的服务态度较差 遭其合理投诉者 三 擅自复制公司对外对内所签订的合同 四 执行人未能尽到保密义务 私下向其他员工泄露执行合同的内容 第七条第七条 合同的起草 签订及履行过程中 员工有下列情形之一 予以记 过处罚 并责令其作书面检查 一 怠于跟进合同的履行 罔顾公司利益 给公司造成一定的经济损失 一万元以下 包括一万元 者 二 严重过失 给公司造成较大的经济损失者 一万元以下 包括一万 元 情节比较严重者 三 书面警告达两次者 第八条第八条 合同的起草 签订及履行过程中 员工有下列情形之一 予以除 名 立即辞退 并责令其作书面检查 一 严重失职或出现重大工作失误 给公司造成重大经济损失 损失数 额超过人民币一万元 或严重损害公司声誉的 二 超越公司授权的范围或未经公司授权 擅自与他人签订合同的 三 伪造或盗用公司的公章 四 故意对外泄露公司的商业秘密 五 私自收取