对办公室主任工作的认识和体会

1 对办公室主任工作的认识和体会对办公室主任工作的认识和体会 一 认识一 认识 1 办公室的历史起源 办公室的历史起源 研究和考证办公室的历史沿革和渊源 可以发现这样一个脉络 即 企业办公室工作和秘书工作有着千丝万缕的联系 既有相同之处 又有 本质的区别 就一般概念下的办公室和秘书而言 办公室工作比秘书工 作内容还要广泛 外延更宽广 因此 研究和考证企业办公室历史形成 必须紧密联系秘书工作的历史由来去进行 我国古代最早出现 秘书 一词 始指宫中秘藏之书 汉书 叙 传 记载 游博学有俊才 与刘向校秘书 东汉恒帝时开始设秘书 监 相当于国家的图书馆长 后汉书 马融传 提到典校秘书 魏晋 南北朝设秘书监 秘书丞 秘书郎 均指文官一类的职称 南朝的 梁 设 秘书省 开始作为国家的行政机构 并为历代封建王朝所沿袭 我们现阶段秘书工作的机构 有的直接用秘书的名称 如秘书局 秘书 处 秘书科 秘书组等 有的以办公厅 办公室等名称出现 名称虽不 一 但从事的工作主要还是秘书工作 所以秘书部门通常是指党政机关 部队 社团组织和企事业单位的助手 它的工作具有辅助性 服务性 围绕本单位的领导活动开展工作 主要任务是 撰制 处理和保管文书 代表领导或机关处理日常事务 为领导进行决策和管理服务 秘书工作 是办公室工作的雏形 基础和重要组成部分 企业办公室是随着企业发展需求 国家经济管理需要和企业经营管 理需要应运而生的 并经长期实践 逐步形成固定的工作内容和形式 它具有其它任何部门不可替代的地位和作用 具有承上启下 协调左右 联系内外的纽带作用 又有传递信息 调查研究 辅佐领导的助手作用 是企业肌体传导系统和信息流 为企业领导执行决策提供参谋和服务 2 是企业的重要组成部分 2 2 办公室的工作特点和地位作用 办公室的工作特点和地位作用 特点 从办公室的职能定位看 1 综合性 业务部门都提负一方面工作 专业部门承担专业工作 而办公室具 有综合性 有协助企业领导人指挥企业生产 经营全局 协且企业各部 门工作的职能 密切联系各方 沟通信息 协调步伐 襄赞谋划 促进 企业整体功能的最佳发挥 同时 要求办公室工作人员自身熟悉掌握本 企业的全部业务 尤其是熟悉党和国家的方针 政策 法规 2 辅助性 其接近领导 对实施企业全面领导起保障的 辅助的作用 这种作 用是通过协助企业领导进行调研 贯彻执行方针政策 联系职工群众 秉公办事 信息反馈以及处理文件 文稿 文电等实现的 3 政策性 办公室工作内容繁杂 涉及面广 调研研究 制作文件 制订制度 调解纠纷 以及来信来访接待处理等 无不关系政策法规的正确贯彻执 行和经济效益 社会效应的好坏 要妥善处理各种疑难复杂问题 4 服务性 须按领导指示 意图办事 不能自作主张 自行其事 俗称 后勤 部 百管部 为领导提供服务 5 机要性 掌握企业文电印信 起草文件 常参加领导层会议 较其他部门接 触领导机会多 知信息早 具有很强的保密性 机要性 从办公室的工作要求看 1 及时性 办文处事讲究时效性 讲究速度 慢了延误了造成 3 损失 2 突发性 重大问题 涉稳问题马上汇报 善于控制处置 3 锁碎性 办公室无小事 大事小事都要不怕麻烦认真对待 4 责任性 有效性 对所有事不马虎草率 讲究敬业精神 主 要统统上述三性的工作具体体现 互为体现 地位作用 工作性质属于辅助性质 是领导的助手 是处于企业中心位置的助 手地位 且具有非常重要的作用 1 承上启下 沟通信息的枢纽作用 是企业承上启下的总枢纽 是文件吞吐 信息集散 决策下达 内 外联系的总渠道 是保证企业各项工作正常进行重要环节 每天处理完 成数量巨大的工作量 2 企业领导管理工作的助手作用 3 企业领导同志的参谋作用 4 企业内部各部门之间 上级部门 领导之间的协调作用 5 企业领导机关的门面作用 关口 文字关 用印关 保密关等 文件 信息上承下达均经此流 通 窗口 内外联络 群众信访 各方来人接待工作 商办事情大多由 办公室出面 关乎企业形象 声誉 3 办公室工作原则 办公室工作原则 1 准确 企业领导工作具有全局性和广泛性 一纸命令 一项决策 一 个指示 关乎数千人问题 有时一字之差会产生严重后果 差之 毫厘 失之千里 容不得半点马虎和敷衍了事 须有认真的态度 过细的作风 准确 办文要准 办事要稳 情况要实 主意要 4 慎 切忌丢三拉四 粗枝大叶 马马虎虎 心中无数 不求上进 得过且过 2 高效 处理工作的快慢 效率的高低 质量的好坏 往往直接影响领 导工作的进程 关系到整个企业的运转效率 有时办事不及时 汇 报不及时 处理不及时 丧失良机 贻误大事 高效 工作及 时高效 尽可能的缩短办文 办事时限 切忌拖拖拉拉 疲疲沓沓 松散懈怠 拖泥带水 3 求实 一切工作的准则 为领导决策提供参考依据 尤应认真负责 实事求是 否则可能造成领导工作失误 求实 一是一 二是 二 不夸大 不缩小 老老实实 实实在在 切忌脱离实际 主管 臆断 弄虚作假 谎报情况 信息不实 夹杂个人情感 报喜不报 忧 甚至捏造事实 4 保密 任何企业都有自己的机密大事或不应公开之事 你都可能了解 掌握 因此是必须遵循的准则 保密 守口如瓶 滴水不漏 提高警惕 严守纪律 切忌麻痹大意 掉以轻心或为了炫耀 露一 手 吹几句 4 办公室工作标准的发展趋势 办公室工作标准的发展趋势 1 指导思想日趋科学化 2 参谋作用日趋明显化 3 工作效率日趋高效化 4 管理方法日趋系统化 5 信息体系日趋网络化 6 工作手段日趋现代化 5 二 体会二 体会 1 胜任条件 胜任条件 1 应当具有良好的政治思想素质 政治条件 2 应当具有良好的组织管理能力 能力条件 3 应当具有旺盛的工作精力 身体条件 2 正确理解和处理几个关系 正确理解和处理几个关系 1 作用与作为的关系 作用是客观的 作为是主观的 通过作为体现作用 要有作用要做 到为人要善 待人要宽容 遇挫折要平常心 对利益要顺其自然 2 特点与特色的关系 办公室工作特点 一是以总经理 书记的工作为中心 二是由封闭 向开放型转变 三是由被动型向主动型转变 四是由程式化的经验型向 高标准现代化的技术型 智力密集型转变 五是由单元型向多元型转变 只有深刻把握特点 才能自觉开拓创新 创造工作特色 3 协调与协同的关系 协调是办公室重要职能之一 几乎每天 会遇到需协调的工作 牵头协调不仅仅是布置工作还应主动 跟踪协同做好工作 要有大局意识 主动协同其他部门共同 做好工作 才能体现协调效果 4