一种高效实用的数据汇总方法

一种高效实用的数据汇总方法一种高效实用的数据汇总方法 我在年审报表汇总中曾使用过的方法 在实际工作中 我们经常要遇到多个表格的大量数据的汇总问 题 比如 有一套几个甚至几十个表格组成的报表 分别由多个单 位填报 然后要进行汇总 形成一套汇总报表 而且 在很多情况 下 这些报表中的数据存在大量的勾稽关系 容易发生填报错误的 情况 导致在汇总过程中和汇总后都需要对其中的部分数据进行修 改 那么 如何准确 高效地应对此种情况下的数据汇总呢 下面 我介绍一种我在年报审计的报表汇总过程中实际使用过的能够有效 解决此问题的方法 一 能够达到的效果一 能够达到的效果 1 能够使用公式自动计算汇总数据 2 在汇总对象数据修改后能够自动重新计算汇总结果 3 对报表直接进行加总 不需要重新设计汇总表格 不需要对 单个表格的数据进行复制粘贴 4 汇总表格式完全和汇总对象一致 不需要将加总数据再录入 汇总表 5 汇总对象数据修改后 直接修改个表或者直接拷贝修改后的 文件覆盖原文件就行 汇总数据能够自动更新 二 基本原理二 基本原理 该方法的原理就是通过在汇总表格中输入公式 让汇总表格自 动从汇总对象提取数据进行加总 下面 以一个简单的表格进行举 例 假如需要汇总的表格如下 姓名金额 乙 丙 假如该表格由汇总单位统一制作格式后下发 a 单位和 b 单位 分别由 a 单位和 b 单位进行填报 并分别上交表 a 和表 b 分别如 下 在汇总单位收回 a 单位和 b 单位的报表后 需要将表 a 和表 b 放入一个文件夹 再将同样格式的表格作为汇总表放入同一个文件 夹 如下 然后 将表 a 表 b 和汇总表打开 在汇总表的 b2 单元格输入 公式 SUM 表 a et Sheet1 B2 表 b et Sheet1 B2 之后下拉 该单元格的公式 其他表格的数据也能够自动汇总出来 如下 在生成汇总公式之后 保存汇总表 汇总工作就算完成 在关闭各个文件之后 如果重新打开汇总表 会出现如下提示 此时 如果表 a 和表 b 数据没有修改 点击否 如果表 a 和表 b 的数据修改了 点击是 汇总表将自动计算出新的汇总结果 注 在汇总表关闭再打开后 如果不打开表 a 和表 b 表格 里面的公式会自动变为含有文件保存目录的公式如 b2 由 SUM 表 a et Sheet1 B2 表 b et Sheet1 B2 变为 SUM E 汇总 表 a et Sheet1 B2 E 汇总 表 b et Sheet1 B2 另 此例以 WPS 电子表格为例 Excel 的操作相同 三 应用实例三 应用实例 1 基本情况 在此 以企业会计报表汇总为例 在年度会计报表审计后 需 要对各个单位的报表进行汇总 需要汇总的单位较多 如下图的 11 个单位 同时 企业年度报表的表格较多 尤其是国有企业 例如 下 面的年度报表从表 1 表 14 共有 18 张工作表 在这种情况下 如果采用上面所举例的方法进行加总 将会大 大提高工作效率和效果 2 公式编辑 如果需要采用上面第二项所举的例子对每一个工作表进行加总 公式的输入的话 会比较麻烦 在实际使用中 可以通过电子表格 单独进行公式编辑 然后将编辑后的公式粘贴到汇总表中 首先 建立公式编辑表 在如上图的公式编辑表格中 横向输 入 11 家单位的报表名称 纵向输入每个 EXCEL 文件中的 18 个工作 表的名称 中间部分输入公式 例如 E4 单元格输入的公式为 E 3 xls D4 C8 在第一行公式设置完后 在后 面设置具体的加总公式 sum F4 G4 H4 I4 J4 K4 L4 M4 N4 O4 E4 最后形成的公式为 sum 荣成 xls 01 1 C8 武城 xls 01 1 C8 沂南 xls 01 1 C8 临沭 xls 01 1 C8 莒南 xls 01 1 C8 滕州 xls 01 1 C8 惠民 xls 01 1 C8 肥城 xls 01 1 C8 济宁 xls 01 1 C8 巨野 xls 01 1 C8 冠县 xls 01 1 C8 之后 将第一行的公式拖拽 其 他行的公式自动生成 3 完成汇总 公式编辑完成后 将最后面一列生成的公式粘贴到 word 中 然 后 将需要加总的 excel 文件和汇总表文件放入一个文件夹 在最 后的汇总表的各个工作表中的 C8 单元格输入等号 然后 粘贴入 从 word 复制的对应公式 再将该 C8 单元格的公式拖拽填充或者复 制到其他需要汇总的单元格中 最后 汇总公式形成完毕 汇总表 格会自动计算出结果 4 数据修改 在汇总完成之后 如果某个单位的数据需要修改 只需要直接 打开该单位的报表进行修改或者直接使用修改后的报表文件覆盖之 前的报表文件 修改后的数据汇总表可以自动更新 十分方便 四 注意事项四 注意事项 1 在使用以上方法进行汇总的过程中 必须要事先保证表格数 据单元格的完全一致 各单位在填报数据的时候务必不能对数据输 入区域进行加行 减行 删除单元格等影响表格数据单元格一致性 的操作 2 在进行汇总公式编辑时 所有文件都应放在一个文件夹中 在编辑完成后 文件夹可以拷贝到其他地方使用 3 在具体使用中如果单位过多 可能会存在超过函数的参数项 数限制的问题 本人在使用中就出现过此种情况 最后采取用两个 sum 函数分段计算 然后将两个 sum 函数相加的方式解决 4 事先要统一做好各单位报表文件名的统一 为了公式不太长 最好使用较短的文件名 汇总后不能再改变文件名 五 补充说明五 补充说明 上述方法是自己在工作中自行摸索的 并非从专业书籍或专业 人员处获得 虽然经过个人的实际使用有效 但也可能存在不完善 之处 仅供交流学习 在此 谨把这点微薄的经验写出来 希望能 为大家带来一点点启发