审计档案管理规定

归属体系 鹏润投资 国美电器 有限公司经营管理手册 监察 系统分册 文件编号 鹏润 监 审计 003 撰写单位 鹏润投资监察中心 版 本 第一版 生效日期 2004 年 4 月 1 日 机密等级 机密 一般 合计页数 5 页 正文页数 4 页 附件个数 无 制度正文目录 目录页次 1 目的 1 2 范围 1 3 名词解释 1 4 职责 1 5 作业内容 1 6 注意事项 4 7 附件 4 总 裁 审 批 管 理 研 究 室 审 核 撰 写 人 审审 计计 档档 案案 管管 理理 规规 定定 制度名称 制度名称 审计档案管理规定审计档案管理规定 文件编号 文件编号 鹏润鹏润 监监 审计审计 003 1 目的 为做好内部审计文件材料的立卷归档工作 提高审计档案的利用价值 根据公司 关于档案管理的有关规定 制定本办法 2 范围 2 1 适用范围 本办法适用于鹏润投资有限公司及其所属各级公司的内部审计活动 各 级公司的内部审计工作必须严格执行 2 2 发布范围 本办法发布至公司总部各中心 各部门 各分部 各级子公司 3 名词解释 3 1 内部审计档案 是指审计人员在履行审计监督职责和执行审计调查任务过程中直接 形成的 具有保存价值的 各种形式的历史记录 审计档案分为业务档案和文书档 案 4 职责 4 1 内部审计机构实行审计文件材料立卷归档工作责任制 业务档案的收集 整理 立 卷由审计组负责 文书档案由内勤组负责 4 2 监察中心审计部 各级子公司 分部审计人员须根据本办法建立并保管审计档案 4 3 对分部审计人员建立并保管的审计档案 中心审计部将定期或不定期进行抽查 并 在进行综合审计时将档案管理作为一项检查内容纳入对基层审计人员的考核 5 作业内容 5 1 审计归档基础工作 5 1 1 建立审计系统相关文件夹 财务系统相关文件夹 其他系统相关文件夹 5 1 2 项目审计资料专门归档并设立目录卷宗 装订成册 电子归档 5 1 3 单独保存各月审计工作计划及月度工作总结 5 2 归档管理的文件材料 5 2 1 中心审计部 分部监察部月度 季度年度工作计划 总结 5 2 2 相关中心及分部的审计项目申请 任务书 5 2 3 审计通知书 审计方案 5 2 4 各类审计报告及工作底稿 5 2 5 与审计项目有关的其他资料如审计项目跟进表等 5 2 6 公司的相关文件 资料 鹏鹏 润润 投投 资 国美电器 有资 国美电器 有 限限 公公 司司 5 2 7 其他应保留的文件资料 生效日期 生效日期 2004 年年 4 月月 1 日日页次 页次 1 4附件数 附件数 0 制度名称 制度名称 审计档案管理规定审计档案管理规定 文件编号 文件编号 鹏润鹏润 监监 审计审计 003 5 3 内部审计文件材料立卷的原则 5 3 1 归入审计案卷的文件材料必须是审计项目实施过程中形成的专门性业务文件材料 5 3 2 审计文件材料的组合要遵循其形成规律和特点 保持内在的历史联系 区别不同 价值 便于保管和利用 5 3 3 审计文件的排列要符合规范化要求 一般应分为 结论性文件材料 证明性文 件材料 立项性文件材料 3 个单元 5 4 内部审计人员必须严格执行国家关于档案保密的规定 确保内部审计档案的安全与 完整 5 5 内部审计文件材料立卷的要求和方法 5 5 1 为确保审计档案中文件材料的合法 有用 有效 在案卷内容上 要做到 完整 与 精炼 A 完整 是指每年度审计项目的案卷 每个审计项目产生的审计文件材料 每个 审计案卷内重要文件的各项底稿及证明材料要收集齐全 B 精炼 是指在立卷时要防止审计文件材料与行政文件材料混合立卷或重复立卷 防止未经核实或未用作审计依据的文件材料进入审计案卷 防止不重要的文件 修改稿进入审计案卷 5 5 2 为便于审计档案的安全保管和提供利用 要做到案卷封面整洁 书写规范 文件 整齐有序 装订严密 5 5 3 要按审计项目组成内审案卷 一般情况下 不得把几个审计项目的文件材料合并 为一卷 5 5 4 跨年度的审计项目 在项目审计终结的年度立卷 5 6 内部审计卷内文件材料的排列规则 5 6 1 项目审计产生的文件材料 一般应按三个单元排列 结论性文件材料在前 证明 性文件材料在中 立项性文件材料在后 5 6 1 1 第一单元 结论性文件材料 采用逆审计程序并结合文件材料重要程度的 方法进行排列 A 审计处理处罚决定 B 审计处理处罚决定执行情况回执及后续审计报告 C 审计报告问题落实 跟踪调查函 生效日期 生效日期 2004 年年 4 月月 1 日日页次 页次 2 4附件数 附件数 0 制度名称 制度名称 审计档案管理规定审计档案管理规定文件编号 文件编号 鹏润鹏润 监监 审计审计 003 D 审计报告 5 6 1 2 第二单元 证明性文件材料 按与审计报告所列问题和审计评价意见相对 应的顺序进行排列 A 汇总审计工作底稿 B 审计取证材料清单 C 分项目审计工作底稿 D 原始凭证及其他证据资料 E 审计所依据的法规依据 5 6 1 3 第三单元 立项性文件材料 按文件材料形成的时间顺序 并结合文件材 料的重要程度进行排列 A 年度审计计划 审计委托书 B 审计方案及编制审计方案所形成的文件材料 C 审计通知书 D 其他 5 6 2 各单元内文件材料排列是 正件在前 附件在后 定稿在前 修改稿在后 批示 在前 报告在后 重要文件在前 次要文件在后 汇总性文件在前 原始文件在 后 5 7 审计文件材料的立卷程序 5 7 1 审计方案经批准后 审计组组长即确定为本项目立卷人 5 7 2 项目审计实施开始后 立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成 及时收集本 审计项目的文件材料 并认真检查每一份文件材料的内容 格式是否完整 合规 手续是否完备 字迹是否清晰 5 7 3 项目审计终结以后 立卷责任人要对本审计项目的全部文件材料进行系统整理 进一步做好文件材料的鉴别和筛选工作 并按照有关规定进行排列 5 7 4 整理审计案卷 如遇有个别审计文件材料与行政文件或审计综合管理文件在内容 上相互交叉 难以划分时 应在保证审计档案完整的前提下确定取舍 必要时 可在审计档案和行政文书档案中 同时立卷 5 7 5 对立卷责任人整理出的项目审计文件材料 由审计部门负责人进行检查 发现不 符合要求的 应责成立卷责任人进行补救 5 7 6 检查合格后 按以下规定做好审计案卷的编目工作 A 编写页号 B 编写卷内文件目录 C 填制备查表 D 书写案卷封面并装订 5 8 审计文件材料案卷的归档时间为项目审计结束后 15 天 5 9 审计档案的保管期限为 20 年 5 10 内部审计档案一般不对外借阅 必须借阅者 须经主管领导批准 5 11 中心审计部 分部审计人员须根据以上规定建立并