英文书信的格式

英文书信的格式英文书信的格式 英文书信的垂直式和齐头式 商业英文书信 一般都要求用打字机或电脑整齐地打印 左边各行开头垂直的 称为垂直式或齐头式 block style 美国常用这种格式 每段的第一个词缩进去 称为缩进式或锯 齿式 indented style 英国常用此格式 垂直式的职务及 签名都在左边的边栏界线 这种格式 在极度尊重工作效率的 美国公司 已普遍采用 正式的商业英语书信要在称呼的上方 写上收信公司名称和地址或收信人的名字全称 职务及地址 称为信内地址 inside address 信内地址的写法也有垂直 式和缩进式之分 垂直式和称美国式将各行并列 缩进式或称 英国式将各行依次退缩 普通书信的写法 近来英国商业书信信内地址并未依次缩进 似乎与美国式 相同 此外 在美国还流行一种普通收信人地址的写法 就是 在书信的 inside address 中 把门牌号和街名都省略掉 在 英文书信中要使用敬语 最普遍的敬语是 mr mrs 和 miss 用于未婚女性 英国人常在男性的姓名之后用 esq esquire 的缩写 不过在商业上也在慢慢地改用 mr mmes madam 的复数形式 用于二个女士以上 messrs mr 的复数形式 用于二个以上的男人 或用于二个 以上的男人组成的公司或团体 在英国式英文信里 mr mrs messrs 均不加缩写句点 相反地趋向于进步自由的美语反而 加缩写句点如 mr mrs messrs 在称呼方面 商业上最 普遍的有 gentlemen 美国式 与 dear sirs 英国式 二种 相当于我国的 敬启者 或 谨启者 典型的美国式书写法 给公司单位写信时美语用 gentlemen 复数形式 英语 用 dear sirs 如果对方公司只一人时 必须使用 sir dear sir 称呼后一般要使用标点符号 英国式采用逗号 comma 美国式用分号 colon 书信结尾客套语 complimentary close 有多种 相当于我国书信在结尾时使用的 敬礼 致 敬 顺安 等句 最为典型的美国式写法是 sincerely 和 best regards 典型的英国式表达有 yours sincerely 熟人 或知道对方姓名 best wishes kind regards 和 yours faithfully 不知姓名 此外 英国式的客套语还有特 别礼貌的格式 但除了特殊情况外 现在不再使用 一 一 英语书信结构 书写款式及要求 1 书信结构 英语书信结构一般有以下几个部分组成 1 信封 envelope 英语的信封和中文的一样 有三 部分组成 即发信人地址 收信人地址和邮票 只不过英语信 封的格式除了邮票所贴的位置 信封的右上角 和中文的一样 外 英语信封上要写的发信人和收信人的地址和中文的大不一 样 发信人的地址应写在信封的左上角 收信人的地址应写在 信封偏中右偏下处 如下 2 信头 heading 即写发信人的地址和日期 右上角 3 信内姓名地址 inside address 即写收信人的姓名 和地址 左上角 4 称呼 salutation 即写对收信人的尊称 一般用 dear mr dear madam helen dear miss dear john dear professor smith 等 称呼直接写在收信人地 址的正下方 中间空一至二行 称呼后面的标点一般只能用逗 号 以上信头 信内姓名和地址三部分的结构如下 注 如果是相当熟悉和随便的朋友之间 因为彼此都知道 对方的地址 故信头和信内的地址常常省略 5 正文 body 即信件内的主要内容 正文第一句句子 一般和称呼之间空一至二行 6 信尾客套语 complimentary close 即写信人在信 的右 或左 下角 写上表示自己对收 信人一种礼貌客气的谦称 一般有 sincerely sincerely yours yours sincerely friendly yours truly yours yours truly cordially yours yours cordially 等 7 信尾签名 signature 即亲笔签上写信人自己的姓 名 如果是用打字机或电脑写的信 在写信人签名的上方 同 样应该打上写信人的姓名 除以上七个部分外 有时一些英语书信还包括 1 附 件 enclosure 以 enc 表示 如 附有 证明 应写为 enc certificate 2 再启 postscript 以 p s 表示 3 抄送件 carbon copy to 以 c c 表 示 说明一式多份抄送其他有关人员 这些都是次要的补充部 分 p s 主要在私人信件中使用 事务信件中应避免使用 以免造成写信人粗心大意的印象 enc 和 c c 大都用在商贸 信函中 2 书写款式 英语书信的款式一般有两种 齐头式 block style 和 折衷式 semi block style 齐头式常常在商贸 官方以及 一些正式的信件中使用 以显示信件内容的严肃性 真实性 可靠性 而折衷式则显的比较随便 主要用于家人 朋友 私人之间来往的信件 如果两人之间不是第一次通信 相互比 较了解 可以省略信内的双方地址 以下分别介绍齐头式和折衷式信件两种款式 a 齐头式信件款式 范文 1 注 用齐头式信件写信 其正文与称呼之间空一至二行 每段的第一句句子不需要空 格 但段与段之间需要空一至二行 齐头式信件的信尾客 套话和签名可以有两种款式 第一种写在左下方 这是最常用 也是最正式的 另外也可以写在右下方 这种形式则表示写信 人与收信人之间的关系比较熟悉随便 下面是另一种齐头式信 件的格式 齐头式信件款式 范文 2 b 折衷式信件款式 用折衷式书写信件 其正文与称呼之间空一至二行 第一 段第一句的第一个单词必须在 dear 称呼的直接下面 以后每 段开头都要与第一段第一个字对齐 信尾的客套话和签名都写 在右下方 朋友之间写信一般都使用折衷式 而且称呼与正文 之间一般不空行 具体款式和要求参见后面的一些信件 以下是一封折衷式信件 3 信件书写要求 写英语信件一般可以使用打字机 电脑 朋友之间比较随 便的信件也可以用钢笔 圆珠笔甚至彩色笔 但不宜用铅笔 不管你用什么形式书写 一些重要的信件 签名处必须用深蓝 色或黑色墨水笔签名 二 各类常用信件 二 各类常用信件 1 感谢信 2 祝贺信 3 邀请信 4 一般信件 5 商业信件 6 求学信 7 出国留学推荐信 recommendation letter for studying abroad 随着我国出国留学生日年增多一般 大部分学生需要在出 国前让自己的老师 导师或领导