企业内部控制与成本管理

企业内部控制与成本管理 摘要 本文从现阶段企业内部控制所存在的问题以及与成本管理的密切联系 分析如 何通过完善企业内部控制来强化成本管理 降低成本 提高效益 关键词 企业 内部控制 成本管理 效益 内部控制制度 一 序言 1 内部控制的定义 所谓内部控制 是指企业为了保证业务活动的有效进行 保护资产的安全和完整 防 止 发现 纠正错误与舞弊 保证会计资料的真实 合法 完整而制定和实施的政策 与程序 广义地讲 一个企业的内部控制是指企业的内部管理控制系统 包括为保证 企业正常经营所采取的一系列必要的管理措施 内部控制的职能不仅包括企业最高管 理当局用来授权与指挥进行购货 销售 生产等经营活动的各种方式 方法 也包括 核算分析各种信息资料及报告的程序与步骤 还包括为对企业经济活动进行综合计划 控制和评价而制定或设置的各种规章制度 2 内部控制制度的意义 为了适应现代化经济社会环境的需要 任何企业 不管规模大小和业务繁简 都必须 建立一个有力的 高效率的组织指挥机构和管理体系 内部控制制度就是先进有效管 理体系中不可缺少的一个重要部分 作为财务主管 一定意识到这个问题的重要性 3 成本管理中的问题 追求利润最大化 是每一个企业的目标 只有企业能取得利润 才有可能生存发展 而成本与利润犹如一对孪生兄弟 此长彼消 形影相随 成本的控制与管理对一个企 业尤其重要 据不完全统计 60 以上倒闭的企业 直接原因在与成本管理出现问题 从而导致财务状况恶化 以至于清算倒闭 成本控制是一件复杂的工程 其原因在于 成本管理贯穿于企业生产经营活动的每一个环节 是一个系统连续的管理过程 稍有 不慎 便会出现 一着不慎满盘皆输 的局面 当今成本管理出现的问题一般有 存货管 理混乱 不完善的控制制度加大产品的成本 因固定资产流失严重 加大了企业的负 担 采购业务控制不严 出现浪费严重 帐物不实是现象 严重影响了企业的经济效 益 不严格的内部控制造成企业现金不合理的流出等一系列现象 4 建立完善的内部控制制度 其实 企业中出现的成本管理的问题只有财务人员建立完善的内部控制制度 解决起 来并不是一件难事 因各企业的规模 性质 组织 业务范围与管理水平的不同 在建立内部控制制度时 的方法与构成的内容方面也有所不同 一般其构成可分为以下几类 1 组织机构控制 2 业务记录控制 3 业务处理程序控制 二 如何建立完善的内部控制制度来降低成本 一 存货的内部控制制度 存货就是企业经营过程中的流动资产 包括原材料 辅助材料 燃料 低值易耗品 包装物以及劳保用品等 存货是企业的血液 它直接关系到企业产品的成本 所以存 货的内部控制很重要 良好的存货内部控制包括以下几个方面 1 无论采用什么盘存制度 2 每次实地盘存一次存货 3 保持高效的采购 验收和运输程序 4 保管好存货 5 以免被盗 损失和腐烂 6 只允许那些不 7 能接近会计记录的人员接近存货 8 对贵重商品应保持永续存货记录 9 按比较经济的数量购买存货 10 保持足够的存货以免因存货的短缺减少销售收入 11 不 12 要保留太多的存货 13 以免将资金挂在不 14 必要的项目上 而 15 增加费用 以上是有关存货内部控制的框架性要求 在一些内部控制制度相当完善的企业 在实 际工作中 存货的收入与发出都应办理凭证 存货收入需要填制采购材料验收入库单 自制原材料交库单 商品采购入库单 完工产品入库单等 存货发出需填制发料总产 品销售发货单 原材料退库单等 月末应编制收料汇兑表和发料汇兑表 存货的领用 发出 审核 保管 记账都要贯彻分工负责原则 每年盘点存货是必要的 因为确认库存存货的最好方法就是盘点 盘点对确认存货的 正确价值是不可或缺的 当发现帐实不符时应查明原因 如属于会计记录错误 应调 整会计记录使其与实点数相符 使存货记录人远离会计记录是必要的职责分离 一个既可接近存货又可接近会计记录 的职员会有很大的机会盗窃存货 并编制会计分录将其行为掩盖起来 比如在存货实 际被盗时 职员可增加冲销的存货数 以减少存货金额 此项制度能有效的加强存货 管理 防止存货出现不必要的损失 从而基本上有效控制产品成本 提高企业效益 二 固定资产的内部控制制度 由于内部控制制度的不完善 固定资产的流失相当严重 这无形增加了企业的费用 从而影响到成本管理 因而 加强固定资产内部控制就成为一件相当重要的事情 固定资产的内部控制包括确保资产安全和有适当的会计系统 其中保证资产安全包括 1 分配保管资产的责任 2 资产的保管与资产的会计处理相分离 3 保护资产 4 避免自然环境的侵蚀 5 建立防范措施 6 以免被盗 7 培训操作人员适当资产管理能力 8 购买足够的保险 9 以免火灾 暴风雨和其他灾害损失 10 建立定期维修制度 固定资产的控制与价值较大的存货的控制有诸多类似之处 均要借助辅助记录 对固 定资产 公司使用固定资产明细账 每项资产均要在分录中列出 并指明地点和负责 人 这些细节都属于从会计系统进行控制的制度之一 便于确保财产安全 明细账记 账还应列出资产成本 使用期限及其他会计资料 三 采购业务的内部控制制度 采购业务是进行生产的第一重要环节 这一环节控制制度的完善与否直接影响到产品 成本 所以良好内部控制制度系统必定对这一业务进行相当密切的监控 采购业务主 要由商品 原材料和固定资产三个部分的采购供应组成 它通常包括签订供货合同 验收材料和商品入库式估算支付货款三个环节 1 采购内部控制所应达到的要求 1 采购工作计划 订货 验收 估算等各个环节必须分工负责 2 采购人员除经过特别授权外 3 不 4 得随意改变采购内容 5 除零星采购外 6 采购业务须签订合同 7 8 物资经过验收方可入库 9 采购货款必须由银行估算 除小金额货款外 10 采购过程中的损耗必须查明原因 11 经审核批准后才可处理 1 内部控制的主要手段 1 采购前先填写 物资采购申请单 并办理申请手续 企业各部门所需的材料商品 和其他物资 2 仓储部门认为某种采购的储备 3 量已达到最低储备 4 限额而 5 需补充时 6 应通过填写 申购单 的方式申请购货 通过供应 部门负责人签字后送交供应部门负责人审批 7 并授权采购人员办理购货手续 采用此种方式 8 使每次采购业务部能有相应的依据 9 并建立在计划的 基础上 10 对于提高采购的计划性 11 节约使用资金 12 分清各 有关部门和个人的责任有较好的作用 申购单 通常采用一式两份的方式 详细注明 申购部门 申购物资名称 规格数量 要求到货日期及用途等内容 一并交给供应部门 供应部门据此办理订货手续后将其 中一张退回申购部门 以表明答复 13 采购时要签订 订购订货单 以此规范采购活动 企业中除零星物品的采购可 随时办理外 14 大量购买业务应可能签订合同 15 并采订货制度 以确保 采购活动的规范化 这样不 16 仅使采购业务在开始时就在计划制度之下 17 而 18 且利于在任何时候 19 任何环节下对整个采购业务进行查 询 采购订货单 可按实际情况 采用数张复写方式 其中一张送交销货单位 请求发货 一张转交仓库保管部门 作为核收物品与发票核对的依据 也就验收货物的依据 一 张留做存根 由供应部门归档保存 以后对全部的订货与到货情况进行查对 20 采购物资到达时应填写 入库单 仔细验收后方可入库 采购部门购回的各种 材料物品 21 都应及时送交仓库验收 验收入库应对照销货单位的发票和购货 订单等 22 对每种订货物品的品名 23 规格 数量 质量等严格查验 24 在保证正确 一致的基础上填写 入库单 25 入库单 是证明材料或商 品已验收入库的会计凭证 入库单 由仓库验收人员填制并取得采购人员的签字后 26 一张留存 27 登记仓库台账 28 一张退给采购部门进行业务核 算 29 一张送交会计部门 严格的验收制度便于考核采购人员的工作质量 30 划清采购部门与仓库之间的经济责任 31 确保入库物资的准确 安全 32 规范审查制度 33 严格审核采购业务的各种凭证 会计部门在正式记 录采购业务 支付货款前 34 应对各有关部门送来的各种原始凭证 35 包括发货票 运输费收据 入库单及订货单等进行认真的审查 核对 不 36 仅审查每张凭证的购货数量 金额计算的正确性 37 还要检查各种凭证之间 是否内容相符 时间统一 责任明确 手续清楚等 38 若发现问题 39 应及时查明原因 40 分清责任 41 妥善解决 在此基础上 42 编制付款凭证 43 由出纳员结算并支付货款 44 并根据货币资金支出 业务的内容控制制度求和方式实施内部控制 45 使两种业务的内部控制统一起 来 4 现金的内部控制制度 现金对一个企业来说 是最重要的资产 对现金的内部控制是控制系统中最重要的环 节 良好的现金控制制度 能使企业创造更大的价值 有效降低企业的利息费用 在 设置内部控制制度时 主要应注意以下方面 1 可靠 富于竞争力和有职业道德的员工 现金付款应由高层职员管理 2 大 额的付款应该由财务主管或财务主管助理经办 3 合理分工 指 4 定专门的职员批准需付款的购货凭证 5 由高级管理人 员批准并签发支票 6 合理授权 大额开发必须由业主或董事会授权 7 以确保与企业目标 8 相符 9 职责分离 计算机程序员和其他证券支票的职员不 10 得兼管会计记录 11 登记现金支付的会计不 12 得有管理会计的机会 13 内外部审计 内部审计人员审查公司业务是否与管理制度相符 外部审计人员 审查现金支出的内容控制 14 用以确认会计系统所产生的费用及资产和现金支出 相关的其他项目的金额是否正确 15 凭证和记录 供应商开发的发票是支付现金所必需的凭证 16 银行对账单 上列示的现金支出 支票和电子通汇付款 以调整公司的账面记录 17 支票要依 顺序编号 18 以说明付款的顺序 19 电子计算机及其他控制 空白支票应锁在保险柜里并由不 20 从事会计工作 的管理人员负责保管 21 支票的金额要用不 22 易擦掉的墨水由机器印上去 23 已付款的发票要打孔以防止重复 24 付款 另外 为了安全和控制支出 大多数企业要求支票要有两人签字 为了防止凭证的涂 改 某些企业还用机器在支票印制擦不