支付控制管理制度0101

有限公司文件编号文件编号 CK 003版本版本A版次版次01 文件名称文件名称 支付控制管理制度生效日期生效日期2015 01 01页页第1页 共9页 支付控制管理制度支付控制管理制度 一 目的一 目的 强化资金安全管理 规范支付行为 二 适用范围二 适用范围 本办法适用于全公司款项支付的控制管理 三 支付原则三 支付原则 一 一 费用开支坚持 经济 节约 必需 原则 二 二 一个业务事项的发生 以及支票现金借出后 必须在二十日内到财务部报帐 三 三 费用报销单据必须合规 合法 四 四 报销费用原则上实行归口管理 1 1 有关人事劳资 后勤业务方面的报销事项 如购买人事劳资资料 报销医药费 购置办公用品 及设备 培训费用 招聘费 房租等费用 初审时经部门经理审核后 须经管理部经理会签 1 2 购买书籍等资料前 应经本部门负责人及管理部经理同意 并登记备案 初审时经部门经理 审核后 须经管理部经理会签 1 3 汽车费用 申请报销前需经用车人确认 办事处的车辆费用初审时须经办事处经理审核后 再由车队长 管理部经理审核 五 五 在履行支付程序时 若部门经理因事缺位 则由分管该部门的领导代为签署 若有关责任领导 因事缺位 或作为报销人 则由其他领导代为签署 如果分管领导签字后 总经理因事缺位 确因 工作紧要的 财务经理必须电话请示总经理后 方可支付 分管领导 总经理均未签字的 原则上 财务一律不予支付 六 六 后续审核责任人 有权也有义务对之前任何审核责任人确认的金额提出不同意见 财务部门 根据最终审核责任人审批结果确定 支付金额 四 支付分类四 支付分类 一 借支 指经办人因公务或个人特殊需要而借出一定数额款项的行为 二 按合同付款 按合同付款是指经办人为履行某份合同的付款约定而支取一定数额款项的行为 三 报销 有限公司文件编号文件编号 CK 003版本版本A版次版次01 文件名称文件名称 支付控制管理制度生效日期生效日期2015 01 01页页第2页 共9页 1 借支报销 借支报销指经办人完成某项公务后报销所借支款项 或所发生的费用 的行为 2 按合同付款报销 按合同付款报销指经办人按合同付完全款并取得收款人发票后办理报销手续 的行为 3 银行托付报销 银行托付报销是指经办人在公司委托银行付款并取得收款人收款凭证后办理报 销的行为 四 支付工资 指公司支付员工工资 奖金 节日费等行为 五 内部结算 指公司内部各部门 单位之间款项的划转 包括 1 部门与部门之间 2 公司与总公司及其他关联公司之间 六 例外支付 例外支付是指上述所定义的情形之外的支付 例如捐赠等 五 借支五 借支 一 借支包括支票借支和现金借支 支票 现金借支严格遵循 货币资金管理暂行规定 二 借支程序 1 经办人按附件一要求填写 借款审批单 2 部门经理签署意见 原则要求部门经理与经办人不可同为一人 如特殊情况部门经理与经办 人必须为一人时 则由分管该部门的副总经理继经办人填妥 借款审批单 后 签署意见 姓名及 日期 3 财务部经理审批并签署姓名及日期 4 借款金额在人民币 10000 元以上的 或者因私借款超过其本人一个月工资金额的 还需总经 理审批 原则上 前一次借支尚未清帐的不得再行借支 确因工作需求 须经总经理审批同意 5 出纳借出 六 按合同付款六 按合同付款 一 经办人按附件二要求填写 按合同付款审批单 付款事由 处必须填写清楚合同主要内容 填妥后 将 按合同付款审批单 及合同复印件一并送达部门经理 如需总部审批的 由总经理安 排管理部按总部规定流程审批 二 初审 1 部门负责人对经办人填妥的 按合同付款审批单 进行初审 审核完毕后签署姓名及日期 审核 有限公司文件编号文件编号 CK 003版本版本A版次版次01 文件名称文件名称 支付控制管理制度生效日期生效日期2015 01 01页页第3页 共9页 内容包括 1 合同执行程序是否已中止 2 该次付款是否与合同约定一致 2 部门经理与经办人同为一人时 初审则由分管该部门的领导完成 审核完毕后签署姓名及日期 审核内容同上 3 财务部有关负责人复核 复核完毕复核负责人签字 财务部经理是当然复核负责人 若是他人 由财务部经理指定 并对指定负完全责任 财务部经理指定的其他复核负责人须报公司备案 复核 内 容包括 1 该次付款金额是否准确 2 该次付款是否重复付款 3 该次付款所要求原始单据是否齐全 4 分管领导审核并签署姓名及日期 5 审批 所有按合同付款 均应由总经理审批并签署姓名及日期 6 出纳付款 七 报销七 报销 一 按合同付款报销 一 按合同付款报销 1 经办人按附件三要求填制 按合同报销审批单 2 初审 1 部门经理对经办人填妥的 按合同报销审批单 进行初审 初审完毕后签署姓名及日期 初审内容包括 发票开具人是否合同载明的收款人 报销金额是否与合同载明数额一致 2 部门经理与经办人同为一人时 初审则由分管该部门的领导完成 初审完毕后签署姓名及 日期 初审内容同上 3 财务部有关负责人复核 复核完毕复核负责人签字 复核内容包括 1 报销金额是否与已付款金额一致 有限公司文件编号文件编号 CK 003版本版本A版次版次01 文件名称文件名称 支付控制管理制度生效日期生效日期2015 01 01页页第4页 共9页 2 报销金额是否与合同金额一致 发票是否真实 3 金额大小写是否正确 准确 4 经办人是否已在发票上签字 4 分管领导审核并签署姓名及日期 分管领导对审核前过程负责 5 审批 所有按合同付款 均应由总经理审批并签署姓名及日期 二 借支报销 或费用报销 二 借支报销 或费用报销 1 经办人按附件四要求填制 报销审批单 2 初审 1 部门经理对经办人填妥的 报销审批单 进行初审 初审完毕后签署姓名及日期 初审内 容包括 该项业务是否获得同意 金额与预算是否相当 2 部门经理与经办人同为一人时 初审则由分管该部门的领导完成 内容及签署要求同上 若需会签 则进入会签程序 3 财务部有关负责人复核 复核完毕复核负责人签署姓名 复核内容包括 发票及其他原始单据是否准确 报销金额是否准确 金额大小写是否正确 准确 经办人是否在原始单据上签字 应会签的是否已履行会签程序 4 分管领导审核并签署姓名及日期 5 总经理审批 三 银行托付报销同上 八 支付工资八 支付工资 一 财务部经办人复核其他部门记录 计算并制作工资单 签字后 报负责会计主管初审 二 财务经理审核后签署姓名及日期 有限公司文件编号文件编号 CK 003版本版本A版次版次01 文件名称文件名称 支付控制管理制度生效日期生效日期2015 01 01页页第5页 共9页 三 总经理审批后签署姓名及日期 九 其他规范性要求九 其他规范性要求 一 所有 支付事项 必须取得能够证明报销事项真实发生 报销金额合理准确的原始凭据 包 括 发票 购货清单 合同协议等 不得随意用其他发票代替 如果所提供的原始凭据不足以支持 证明报销事项的发生 各流程环节的审批者及财务部门均应 退回报销人给予补充 二 费用报销事项 均应注明所属单位及部门名称 费用用途及名称 所附单据的张数及报销 人等要素 应用钢笔或签字笔 不得用圆珠笔 清晰填写 并在每张发票背面注明经办人 如有要素填写不全 各流程审批者及财务部门应坚决退回 如果报销人不准确填报 由此导致 KPI 指标数据统计失真给各办事处和相关人员带来的利益损失 财务部概不负责 三 费用报销事项 应先将原始单据按独立事项恰当分类 再用胶水将各种原始单据依上端对 齐 从右至左整齐平整地粘贴在与 费用报销单 相同大小的纸片上 每一独立事项费用单独粘贴 在一张纸片上 再填写费用报销单 如果分类不清晰 原始凭据粘贴杂乱无章 各流程审批者及财务部门应一律退回 四 支持 支付事项 的原始凭据应字迹清晰 不得随意涂改 如有更改痕迹时 或者重新按程 序进行审批 或者由最终审批领导在更改处签字证明更改的合法性 如有字迹不清晰的 或者有更改痕迹但无最终审批领导签字证明的 出纳应一律拒付 五 购买各类物品的发票应清晰列示购物明细名称 数量和单价 否则报销时除附发票外 还须 附贴电脑小票 所开发票抬头应为 有限公司 凡是购买物品名称 数量 单价不清晰的 一律不予报销 六 因个人保管不慎丢失费用发票的 应提供对报销事项与发生金额的详细书面描述 由证明人 部门经理签字 并提供相应金额的真实发票以作替代 按流程经审核后 按报销标准或准予报销金 额的 80 报销 七 费用报销事项 各部门应按周汇总 经部门经理审核后 每周二上午 9 点前交财务部 特殊 情况 应向财务部说明情况 上月 26 日 本月 25 日期间的费用必须在本月 30 日上午 9 点之前传递到 财务部 超过时间未报销的 如无合理理由财务部将按 70 报销 出现分歧 由总经理裁决 有限公司文件编号文件编号 CK 003版本版本A版次版次01 文件名称文件名称 支付控制管理制度生效日期生效日期2015 01 01页页第6页 共9页 八 每月 4 5 日 为财务轧帐期 财务部暂停办理费用报销 对外付款 辞职事项 确因工作需 要 情况紧急 须向财务经理说明理由经同意后办理 出现分歧 由总经理裁决 九 除签订合同外 暂无制度规定的例外事项 费用产生前 或借支时 经办人必须以内呈报告 的形式 详细说明工作情况 工作安排 费用预算 依次经部门经理 相关部门经理 分管领导 总经理审批同意 报销时如果未附经审批的内呈报告 财务部门拒绝支付 出现分歧 交总经理裁 决 十 超过标准的报销 必须另附详细情况说明 按流程申请报销 报销时未详细情况说明的财务 部一律退回 十 支持性文件十 支持性文件 货币资金管理制度 非营销合同管理制度 十一 附录十一 附录 借款审批单 按合同付款审批单 按合同报销审批单 报销审批单 有限公司文件编号文件编号 CK 003版本版本A版次版次01 文件名称文件名称 支付控制管理制度生效日期生效日期2015 01 01页页第7页 共9页 借款审批单 年 月 日 部 门 借款人 借款事由 借款金额 大写 万 仟 佰 拾 元 预计还款 报销日期 借款金额 部门经理 财务经理 主管会计 出纳 按合同付款审批单 部门 年 月 日 付款事由经办人 付款金额 币 小写 元 合同号 收款人 部门经理 收款开户行 收款人帐号 付 款 方 式 电汇 汇票 转帐 现金 分管领导 付款银行 签报编号 审批 有限公司文件编号文件编号 CK 003版本版本A版次版次01 文件名称文件名称 支付控制管理制度生效日期生效日期2015 01 01页页第8页 共9页 核定金额 币 仟 佰 拾 万 仟 佰 拾 元 角 分 财务复核 出纳 领款人 按合同报销审批单 部门 附单据 张 年 月 日 报 销 事 由 金额 元 报销人 部