办公室行政管理精细化方案

1 办公室办公室管理管理精细化方案精细化方案 办公室精细化管理就是以科学管理为基础 以精 准 细 严为特征 致力于提高管理水平 降低管理成本 提升管 理效率的一种管理方式 一 办公室管理精细化的内容与要求 推进办公室工作科学化 精细化的管理 需做好以下方 面的工作 1 定岗定责 权责对等 按照 定岗 定责 定标准 的要 求 健全办公室工作的责任体系 根据办公室工作职能和流 程 科学设置工作岗位 明确界定岗位职责 确定工作衔接 的节点和程序 做到分工明确 各司其职 协调配合 按照局 部功能最优化 整体功能最大化的要求 将各项管理标准具 体分解到每一个工作岗位 形成岗位工作规范 2 优化流程 保障有序运作 建立科学简约 清晰明了 的工作流程 是推进办公室工作科学化 精细化管理的前提 要借鉴现代管理理论 健全和优化办公室各项工作流程 要 根据办公室职能 建立信息调研 使各项工作均依流程运行 在流程设计中要做到目标明确 环节清晰 努力实现各环节 间的 无缝衔接 有机配合 信息共享 既相互促进又相互制 约 既提高效率又减少出错率 2 3 实行考核评议 提高绩效 要合理确定考核标准 对 一些程序性 易于量化的工作 尽可能设计量化指标 对那些 非程序性 主观因素较强的工作 设计必要的定性评价的指 标 要采取科学的考核方法 充分运用信息系统 自动选取 并生成相关工作指标 对一些难以量化的指标 辅之以必要 的人工方式 人机结合 提高考核效率 通过考核对办公室 整体职能发挥情况进行全面评价 4 完善制度 夯实基础 要健全办公室各个环节事务管 理的工作制度 避免出现管理真空 要完善督促检查制度 提高执行力 要对现行制度进行认真清理 保留合理的 补 充必要的 废止过时的 形成完善 管用 有效的制度体系 5 强化保障 改进手段 依托先进的信息技术手段支持 实现流程运转 工作评价的标准化 信息化 自动化 是推进 办公室工作科学化 精细化管理的必由之路 三 做好办公室管理精细化具体措施 1 日常管理工作 管理目标 使管理工作规范化 程序 化 标准化 科学化 切实加强精细化管理 根据单位实际情况 梳理 整合 修订 补充各项规章制 度 审核 编制单位对内 对外的公文 负责公文的承收 登 3 记 传办 存档等 保证公文的时效性和处理的规范性 为领 导决策和工作的开展提供保证 1 文件的制发 包括打印 审核 校对 分发单位下发 的各类文件 通知 纪要 通告等 一般文稿由相关处室的拟 定清样 向办公室申请登记 填写发文登记表 2 公文处理 负责上级来文 登记 送阅 审签后分类 存档 省市其它部门及下属单位来文 登记 签批后送主管 领导阅示 2 档案管理 管理目标 档案管理流程清晰 规范 提高 办公效率 确保档案的安全性及延续性 1 对收发文进行分级 分类 编号登记管理 2 对档案的调阅 借用要按照文件密级规定 实行严 格的审批 登记 回收管理 3 电子文档和纸质文档同时保存 其它影音资料重点 保管 做好安全保护工作 改善档案室管理条件 引进 档案 电子管理信息化 管理软件 提高科学化 精细化 信息化管 理的能力 3 会议通知及业务接待 管理目标 及时 准确 高效 认真做好各类会议的通知 会场安排 会议文件印发 会议 4 记录等 保证及时 准确 不出差错 做好业务接待工作 负 责联系各类参观 学习 考察事宜 及时完成领导督办事项 以及督办完成情况的反馈 4 办公耗材管理 管理目标 降低办公成本 杜绝浪费 现象 对于纸张的使用进行严格控制 领用时要造册登记 在不影响工作要求的前提下可将纸张二次使用 对其他单位 部门借用打印 复印的情况 需经相关领导审批后 方可登 记使用 5 加强信息管理 目标 上传下达 重质量 讲时效 为 发展决策 提供良好企业窗口 树立企业形象 完善单位网 站管理 在现有网站基础上改进版面 增加栏目内容 恢复 单位原有 OA 办公自动化系统 运用收发文信息管理系统管 理办公室收发文件 6 车辆调度管理 目标 有效使用车辆 合理控制费用 运用 三秦通 等交费系统有针对性地采取交费的措施 达到 不断优化的效果 降低车辆费用 1 集中管理 合理调配 严格按派车单安排车辆 并记 录备案 派车单先由用车处室填写清楚用车时间 地点 事 由 预计用车