档案管理六项制度

档案立卷归档制度 一 立卷原则 文书档案实行以卷为单位装订 即案 卷级整理方法 的原则 其他会计 声像按国家相关规定执 行 二 归档范围 凡办理完毕的具有保存价值的各种 门类和载体的文书材料 均应归档 三 归档时间 文书档案于次年 6 月前完成 资金 档案在次年 3 月底前完成 项目 音像档案在工作 项目 结束 3 个月内完成 分户档案 实物档案随时归档 四 质量要求 1 归档文件材料都应字迹工整 图象清晰 严禁使用 铅笔 圆珠笔 彩色签字笔和红墨水笔 凡以上 四笔 书写的 必须复印归档 2 文件材料一般只归一份 须为原件 确无法提供原 件的应注明原件保存位置 3 检查归档文件是否办理完毕 人员签字 盖章是否 齐全 正 附件是否齐全完整 4 文件分类合理 保管期限划分准确 排列前后一致 5 所用档案装具符合国家标准 目录和备考表填写符 合要求 档案保管制度 1 综合档案室做到办公 阅档 库房三分开 2 配置足够的档案柜以及相关设备 3 档案室门窗要牢固 严格做到防盗 防光 防潮 防尘 防虫 防鼠 防火 防高温 档案库房做到专人负 责 专人管理 库房内不得堆放杂物 4 经常检查档案存放的情况 发现破损或霉变的档案 档案人员要认真采取措施 及时进行修补或复制 5 库房内的档案柜应排列有序 统一编号 做到整齐 划一 6 根据档案工作需要配置温湿度计 复印机 扫描仪 电脑 收录机 去湿机 吸尘器 空调设备 照相机和电 子计算机等设备 7 机关档案管理现代化 纳入本单位办公自动化系统 同步发展 逐步实现档案管理的科学化 现代化 提高档 案管理水平和服务效率 档案保密制度 1 建立健全档案保密组织 做到领导落实 组织落实 人员落实 2 档案人员要认真学习有关保密工作指示 决定 严 格遵守保密纪律和保密制度 3 档案人员应根据国家和秘密及其密级具体范围的规 定划分秘密 机密 绝密等 严格按密级管理办法进行管 理 4 档案一般不外借 确因工作需要借用的 须经局领 导同意 外单位人员来查阅档案的 须持有单位介绍信方 可接待 5 秘密以上档案 只限在档案室内查阅 不得外借 不得复制 确因工作需要的 须经局领导批准可摘抄有关 章节 用完后及时交档案人员处理 6 档案人员应对保密档案作定期检查 如发现丢失应 及时报告并查明去向 杜绝一切可能危害档案安全和泄密 事件发生 档案利用制度 一 档案室保存的各种门类和载体的档案应为领导 决策和本单位各项工作服务 二 本单位工作人员因工作需要查阅档案 其查阅 内容只限本人工作范围所形成的档案材料 超范围查阅档 案 须经分管领导同意 查阅党 政会议记录和其它保密 档案 须经主要领导批准 三 非本单位人员查阅档案 必须持有介绍信 说 明利用目的 经同意后方可查阅介绍信中指定的内容 四 本单位档案原则上不提供借出服务 如因工作 需要必须借出 须经分管领导同意 并完善相关手续 五 查阅档案时 严禁对档案材料进行涂改 勾画 圈点 抽页 拆毁 折角 剪截 增删 不得沾水或口沫 翻阅档案 未经允许不得摘抄或复印 六 查阅档案必须履行登记 注销和检查手续 发 现差错应及时追查责任 积极采取补救措施 档案移交制度 一 档案实行集中统一管理 各门类文件材料按要 求整理归档后 编制好移交清册 及时向档案室移交 二 移交人员对照移交清册 对所移交的档案逐一 核对 对不符合移交质量的档案 有权要求重新整理 确 认无误后 交接双方在 档案交接清单 上签字 档案 交接清单 一式两份 双方各执一份 四 本着实事求是的原则填写档案移交登记簿 做 到账物相符 账表相符 五 档案人员调离岗位后 必须办完移交手续后 方可离岗办理调离手续 档案室人员岗位职责 一 认真学习 贯彻执行 档案法 和相关法律法 规 坚持原则 忠于职守 努力搞好机关档案工作 二 热爱档案工作 按时做好收集 整理 编目 装订 统计 归档 检索 保管工作 做到排列有序 装 订规范 整齐 书写清楚 不积压 不错乱 三 努力学习档案管理知识 不断钻研业务 提高 专业技术水平和业务能力 逐步达到条理化 制度化 规 范化 科学化 四 增强保密观念 按 保密法 和档案管理制度 办事 不循私情 不泄密 不失密 五 严格档案查