法务档案管理制度

1 密级一般 单位名称 文件编号 ZH FW DA 版本编号第一版 第 0 次修改 文件名称法务档案管理制度法务档案管理制度 页 数8 页 1 1 目的目的 1 1 为了规范企业的档案管理 便于档案的查阅 并确保文件档案的安全性特制定本制度 2 2 适用范围适用范围 2 1 本制度适用于 合同档案 商标 专利等知识产权档案 诉讼档案 公司内部与综合部法务发生 联系的往来文件如 通知 决定 会议纪要 内部联络单 申请 财务报表 凭证等 外协单位及外部单 位 机构发给我司的函件 通知 决定等 3 3 管理职责管理职责 3 1 综合部法务负责 上述档案的统一管理 并指定档案管理专员具体负责相关文书 资料档案的接 收 收集 整理 立卷 副本制作 保管工作 档案管理直接责任人为综合部法务负责人 4 4 主要内容主要内容 4 1 档案的分类 档案类别档案类别 档案档案 级别级别 基本范围基本范围 保管责任部保管责任部 门门 保管保管 地点地点 延续保存期延续保存期 限限 密级密级 合同公司各类合同 协议综合部法务档案室十年 秘密 机密 绝密 知识产权公司 商标 专利 著 作权 综合部法务档案室永久机密 2 诉讼公司各类诉讼材料综合部法务档案室十年秘密 内部往来部门 公司内部与综合 部法务发生的外 来文件 综合部法务档案室三年一般 外部往来公司 外协单位及外部 单位 机构与综 合部法务文件往 来 综合部法务档案室三年一般 4 2 档案接收 整理 归档 4 2 1 所有档案一律由综合部法务档案管理人员接收 整理 归档 4 2 2 档案管理人员在接收相关档案时应当建立书面台账 由档案移交人签字确认 并且每月将书面台账 转换为电子台账 4 2 3 业务部门不得私自存放合同 商标 专利 著作权等档案原件 原件在具体业务完成七日内应当提 交综合部法务档案管理人员处并在相关台账上登记签字 4 2 4 档案管理人员在接收档案时应当审核档案的完整性 对于档案材料不完整 不真实的 应当当场说 明 并要求整改 对于可以先行保存的部分档案应当先行放在临时保管柜 并且及时要求并追回其他相关 材料以便归档 具体业务部门在档案管理人员要求下应当于三个工作日内整理齐全相关档案提交综合部法 务 对于丢失档案的 应承担相关责任 4 2 5 档案管理人员在归档的文件材料中 应将每份文件的正件与附件 印件与定稿 请示与批复 转发 文件与原件 多种文字形成的同一文件 分别立在一起 不得分开 文电应合一立卷 绝密文件单独立卷 少数普通文件如果与绝密文件有密切联系 也可随同绝密文件立卷 4 2 6 不同年度的文件一般不得放在一起立卷 但跨年度的请示与批复 放在复文年立卷 没有复文的 放在请示年立卷 跨年度的规划放在针对的第一年立卷 跨年度的总结放在针对的最后一年立卷 跨年度 的会议文件放在会议开幕年 4 2 7 电子媒体类档案须在应归档电子文件产生时打上相应的档案编号等标记并对带有归档标识的电子文 3 件进行分类组盘 4 2 8 合同 商标 专利 著作权等原件归档时 综合部法务档案管理人员应当制作一份副本给业务部门 备档 合同原件材料同时应当制作一份副本供财务管理中心备档 各相关部门应当建立副本台账记录副本 进出 使用 借阅等情况 并且对相关档案副本特殊保管 不得随意使用 转借 复印 丢失副本 综合 部法务档案管理人员有权随机查阅相关部门副本台账及副本保管 使用情况 各相关部门丢失档案副本的 综合部法务档案管理人员可不予同意再次制作副本或借阅已制作副本相关原件的申请或要求 责任由各相 关部门承担 4 2 9 档案管理人员在档案材料齐全情况下 应当立即整理 归档 并制作相关台账 每份档案归档归档 应当在档案封面处填写编号 并在档案封二处详细填写档案内容 份数 页数 并标注原件或复印件 传 真件 电子档 每个季度应当对再上一季度完整存档的档案进行装订 4 3 档案编号规则及编号 4 3 1 档案编号规则 4 3 1 1 合同档案编号规则 公司主体名称 部门名称 年度及合同版本 流水号 4 3 1 2 合同档案流水号 小部门代号 月日 合同立项序列号 合同类型编号 4 3 1 3 其他档案编号规则 公司主体名称 文件类型 年度 流水号 4 3 1 4 其他档案流水号 文件原始编号 4 3 1 5 小部门代号由各中心拟定 送综合部法务备案 4 3 2 编号 4 3 2 1 公司编号 公司名称使用编号 4 3 2 2 部门编号 部门名称使用编号 综合部ZH 财务部CW 市场销售部SCXS 产品部CP 4 3 2 3根据现有公司部门合同编码列表如下 综合部综合部法务合同 ZH FW 001 4 综合部劳动合同 ZH LD 001 综合部行政后勤合同 ZH HQ 001 财务部财务合同 CW 001 品牌部品牌部合同 PP 001 电商部电商部合同 DS 001 市场销售部合同市场销售部合同 SCXS 001 服装合同 CP F 001 服装辅料 CP FF 001 产品部服装 服装辅料开发 CP FFK 001 鞋类合同 CP X 001 鞋类辅料 CP XF 001 产品部鞋类 鞋类辅料开发 CP XFK 001 4 3 2 4 合同版本编号 合同版本使用编号 我司范本A 我司草拟或出具的合同B 对方草拟或出具的合同C 对方范本D 4 3 2 5 文件类型 文件类型使用编号 商标SB 专利ZL 著作权ZZ 诉讼SS 4 4 档案的借阅 4 4 1 对于有电子版本的档案 借阅时应先查阅电子版 不能调阅印刷版档案 如无电子版本 方可查阅 5 印刷版 4 4 2 任何部门 任何人查阅档案须填写 档案资料查阅单 并根据下表审批程序要求报批通过后方可 借阅 档案密级档案密级审批程序审批程序 一般申请人 部门负责人 法务 秘密申请人 部门负责人 法务 总经理 机密 绝密申请人 部门负责人 法务 总经理 4 4 3 阅档人对所借阅档案必须妥善保管 不得私自复制 调换 涂改 污损 划线等 更不能随意乱放 以免遗失 档卷清理和销毁 4 4 4 每年年度更换时 依规定清理一次 已届保存期限者 得予销毁 销毁前应造册并呈总经理核准 必要时应向政府主管部门报备 并于目录表之附注栏内注明销毁日期 4 4 5 保管期限届满的文件中 部分经核定后仍有保存参考价值者 档案管理人员应将其保留 4 4 6 档案销毁时要填写 文件销毁审批清单 请示文件呈送部门负责人和分管领导审核并报总经理批 准后方可执行 4 4 7 销毁时应有两人以上负责监销 并在 文件销毁审批清单 上签字 5 5 奖惩奖惩 5 1 档案管理监督责任部门为综合部法务 第一责任人为各部门指定的档案管理员 第二责任人为档案管 理人员所在部门的部门经理 5 2 有下列行为者 据情节轻重 给予 50 500 元扣薪处理 若构成犯罪依法追究刑事责任 5 2 1 毁损 丢失或擅自销毁企业档案 5 2 2 擅自向外界提供 抄摘企业档案 5 2 3 涂改 伪造档案 5 2 4 未及时上报归档或管理不善的档案管理者 5 2 5 未按手续就借阅 外带者或越级查阅者 档案管理者同罚 6 6 生效生效 6 1 本规定自总经理签字之日起实施 7 7 附件附件 7 1 档案资料查阅单 7 2 文件销毁审批清单 6 审 核编 制 审 批存 档综合部法务 7 档