物业服务片区管理制度-

物业服务片区管理办法 第一章第一章 总总 则则 第一条 为做好我司物业服务管理工作 明确物业服务片区划 分职责 有效减少客户投诉 提升客户满意度 特制定本制度 第二条 物业服务片区管理 指各管理项目根据项目实际情况 对管辖区域进行片区划分 管理责任落实到人 并配备相应客服 协管 工程维修 保洁 绿化工作人员 由片区管理员担任片区客 户服务小组组长 负责管理区域内物业服务质量考核及客户关系维 护等管理工作 第三条 本制度适用于 物管所辖各小区 第二章第二章客户服务体系组织结构及职责客户服务体系组织结构及职责 第四条客户服务管理体系组织结构 管理处主任 客户服务主管 前台接待员 片区管理员 协管队员工程维修人员保洁员绿化工 第五条 工作职责 一 管理处客户服务中心 一 负责协管 工程维修 保洁 绿化等物业管理服务品质 的巡检考核工作 二 负责客户报事 投诉的接待 派工 事中跟进 事后回 访 以及相关信息登记 录入等工作 三 负责客户关系维护工作的组织 实施 四 负责社区文化活动的组织 实施 五 负责客户信息资料的管理 六 负责管理区域内各项费用的收取 管理 七 负责其他客户服务相关事宜 二 管理处各专业部门 一 负责客户报事 投诉的受理 以及协调处理 确保报事 投诉处理的及时性和客户满意度 并做好相应工作记录 二 负责园区内设备设施检查 保养 维修 确保设备设施 的正常运行 三 负责园区内来访人员及物品的进出管理 园区巡逻 车 辆交通秩序管理 消防管理等安防工作 四 负责园区内保洁管理工作 五 负责园区内绿化养护 修剪 种植等管理工作 六 负责其他客户服务相关事宜 三 管理处主任 一 负责管理处整体客户服务质量的监督 管理 二 负责管理处各部门客户服务工作的组织 协调 三 负责主管级无法处理或处理不到位的客户报事 投诉升 级后的协调处理 四 管理处客服主管 一 负责客户服务人员工作的监督 指导 考核 二 负责客户报事 投诉升级后的协调处理 三 负责对管理处各专业主管服务工作的监督 考核 四 负责对月 年 度报事 投诉情况进行统计 分析 并 拟定相关报表 五 负责管理处级社区文化活动计划的拟定 组织 实施 六 负责 月度客户关系维护计划 的制定 及实施情况的 监督 并做好相关工作总结 七 负责管理处年度客户服务满意度调查的组织 实施 及 相关分析 总结 八 负责片区客户服务组责任区域的划分 九 负责组织物业服务费收取工作 十 负责编制客户服务中心客户人员的值班表 并对执行情 况进行监管 十一 负责其他客户服务相关事宜 四 管理处客户服务中心 前台接待员 一 负责客户报事 投诉的日常接待 并做好相关信息登记 录入及派单工作 二 负责对专业部门或外联单位处理完毕的报事单填写规范 性进行监督 三 负责客户装饰装修手续办理接待 引导工作 四 负责客户日常咨询接待 回复工作 五 负责客户委托代办事宜接待 处理工作 六 负责客户信息的收集 整理 更新 七 负责物业服务费等费用的收取 八 负责其他客户服务相关事宜 片区客户服务员 一 负责客户报事 投诉的事中处理进度跟进 并做好相关 工作记录 二 负责客户报事 投诉处理完毕后的回访 以及报事服务 质量监督工作 并做好相关工作记录 三 负责责任区域内服务质量的巡检 并对片区客户服务小 组组员服务质量进行考核 四 负责客服主管制定的 月度客户关系维护计划 进行具 体实施 并做好相关记录 五 负责组织责任区域内物业服务费的催收工作 六 负责向责任区域内客户进行社区活动的宣传和节日问候 七 负责客户信息的收集 整理 更新 八 负责其他客户服务相关事宜 五 管理处各专业部门主管 一 负责本部门员工的管理 培训 考核 二 负责配合管理处客服主管做好片区客户服务小组成员的 分配工作 三 负责本部门客户报事 投诉处理的组织 协调与实施 四 负责本部门客户报事 投诉处理服务质量的监督 指导 五 负责本部门客户投诉的受理及处理 确保客户满意度 六 负责园区公共设备设施运行 维保管理的组织 实施 七 负责园区内公共秩序维护 消防及车辆管理的组织 实 施 八 负责园区内保洁 绿化管理的组织 实施 九 负责其它客户服务相关事宜 六 管理处各专业班组员工 一 负责负责任区域内客户报事的具体协调 处理 二 负责客户报事 投诉处理记录的填写 并对客户服务质 量的评价 签字确认的完整性 真实性负责 三 负责本专业日常管理服务工作的实施 四 负责协助片区客户服务小组组长做好物业服务费收取工 作 五 负责客户服务中心片区管理员交办的其他客户服务相关 事务 第三章第三章 客户服务相关流程及要求客户服务相关流程及要求 第五条客户报事 投诉流程 见附表 相关要求 1 非特殊情况 所有专业部门必须凭单做事 即 所有报事 归口到管理处客户服务中心 由客户服务中心统一打印 报事单 通知相关专业部门接单 报事单二 三联 处理 2 处理部门 必须根据报事单要求详实填写服务人员姓名 到达时间 完工时间及处理信息等 报事完毕 服务人员需将报事 单交客户进行服务评价及签字确认后 方可将报事单返回管理处客 户服务中心 3 工程类整改报事处理完毕 客户未入住前 应由管理处客 户服务人员及工程维修人员一同到现场代客户检验 合格后 方可 通知客户到现场查验 并签字确认 4 报事单返回前台 客户服务人员应在一个工作日内对报事 处理情况及服务质量进行回访 并将回访形式 电话号码或上门回 访等 客户评价结果 回访时间 回访人员姓名等详实记录于 报事单 和电脑报事软件系统中 5 客户服务人员须做好报事事中跟进 工程类报事每周至少 一次 物管类报事每三天至少一次 6 客户服务人员需对报事单的填写质量及报事处理服务质量 把关 对不合格的报事必须返回原处理部门进行整改 第六条客户服务关系维护 见 客户服务关系维护制度 片区客户服务小组成员必须熟知责任区域内业主姓名及对应房 号 认知度应达到 90 以上 第七条客户服务巡检 1 客户服务中心片区管理员每天对责任区各项日常管理服务 质量进行不低于一次巡检 并做好相应巡检考核记录 所发现的不 合格项立即督促整改 2 客户服务中心片区管理员每周组织片区管理小组成员进行 巡检不低于一次巡检 对不合格项立即督促整改 并做好相应巡检 考核记录 3 客服主管每周对各片区日常服务质量巡检次数不得低于一 次 并做好相关巡检考核记录 第四章第四章 客户服务考核客户服务考核 第八条 客户服务考核 一 片区客户服务小组服务质量强制排序考核 考 核 时间段 责任人审核人考核项目 所占有 比 例 考核具体内容考核标准 月度 客户 主管 管理处 主 任 公区品质 巡 检 30 客服 保洁 绿化 协管 公司巡检考核项 目及标准 集 维修团已交房物业服务 质量考核表 等 业主评价70 业主投诉 好人好事表扬 投诉每次扣 5 分 好人好事每次加 2 分 客服主管负责按月对各片区客户服务小组服务质量进行评分 并强制排序 评分结果作为客服主管对客户服务员的月度评分 客服主管负责根据以上考核结果 分专业部门综合评分 评分 结果占各专业主管月度评分的 5 二 片区客户服务小组自检考核 考 核 时间段 责任人审核人考核项目考核具体内容考核标准 公区品质 巡 检 保洁 绿化 协管 维修 公司巡检考核项目及 标准 集团已交房 物业服务质量考核表 等 月度 片 区 管理员 客户 主管 业主评价日常工作回访 不满意每次扣 1 分 满意此项得满分 备注 业主评价部分 采取业主报事凭单考核的原则 即 客户服务 中心前台接待员必须对每件报事进行打单 派工 专业部门员工凭 单做事 片区管理员负责按规定对完工返单的报事进行服务质量回 访 并做好业主满意度评价记录 片区客户服务员根据报事单填写 规范性 业主满意度评价结果分别给予片区服务小组内专业部门员 工月度综合评定 此评分占专业部门员工月度考核分的 30 公区 品质巡检考核结果占专业部门主管月度考核分的 5 三 各专业部门员工月度考评分组成 月度评分组成 专业部门岗位员工 自检 片区客户服务 小组自检评分 主管级评分主任级评分 审絯人 客户服务中心 客户 主管 50 50 管理处 主任 前 台 接待员 50 客服主管 50 管理处 主任 片区客 户人员 50 客服主管 50 管理处 主任 协管 队长 50 5 客服主管 5 40 管理处 主任 协管 班长 50 协管队长 50 管理处 主任 协管队 员工 30 协管队长 70 管理处 主任 工程 主管 50 5 客服主管 5 40 管理处 主任 维修 班长 50 工程主管 50 管理处 主任 工程维修部 员工 30 工程主管 70 管理处 主任 环境 主管 50 5 客服主管 5 40 管理处 主任 保洁 班长 50 环境主管 50 管理处 主任 绿化 班长 50 环境主管 50 管理处 主任 环境部 员工 30 环境主管 70 管理处 主任 第五章第五章 附附 则则 第八条 解释权归重庆 物业管理有限公司所有 第八条本制度自 年 月 日起实施 有限公司公司 二 年 月 日 附件附件 1 1 客户报事流程 客户报事流程 客 户 客户服务中心 专业部门 报 事接 待 记入手工 报事台账 录入电脑报事软件系统 打印 报事单 一式三联 通知相关部门领取 报事单 领取 报事单 组织 实施处