物资管理规定

广州保利商用管理公司武汉分公司 物资管理规定 1 物资管理规定物资管理规定 1目的目的 为加强公司各类物资的控制与保管 确保公司财产安全和使用效率 规范仓库管理 明 确各部门职责 确保物资管理做到供应好 周转快 消耗低 费用省 2范围范围 适用于公司除固定资产 低值易耗品外的所有物资管理工作 3职责职责 3 1 行政部负责所有物资的采购工作 3 2 仓管员负责抽有物资的验收 入库 领用手续的办理和库存物资的保管 3 3 财务部负责对仓库物资定期 不定期盘点 4工作内容工作内容 4 1 物资采购 4 1 1 公司的物资主要分为工程物资 办公物资 印刷品及其他零星物资 由行政部负责采 购统筹 4 1 2 物资的采购分为零星采购 简易比价采购 询报价采购 招投标采购和竞争性谈判采 购等五种采购方法 各种采购方法的适用范围 具体采购流程 详见 采购管理费用制度 4 2 物资入库 4 2 1 仓管员须认真做好物资的进仓前验收工作 对物资的数量 规格 质量 品种逐一审 核 做到准确无误 凡质量不合格或伪劣产品 不予进仓 对已入仓的要及时办理退货 退款手续 4 2 2 仓管员应按已审批的采购申请办理物资的验收 在供应商的 送货单 上签名确认 留存客户联 未经批准的物资不予进仓 4 2 3 经验收合格的物品 仓管员开具一式两联的 入库单 用来记录入库物品的详细信息 日期 收货单号 供应商名称 规格 数量 单价 金额等 仓管员必须在 入库单 上签名 并贴好标签 将物品分类存放 4 2 4 仓管员应于收货当天将 入库单 明细录入海鼎系统 4 2 5 仓管员应在办理入库手续后将 入库单 的第一联留存 第二联及 送货单 客户联 交经办部门人员 作为付款依据 4 3 物资出库 4 3 1 所有物资出库一律凭一式三联的 领料单 发货 单件单价物资领用少于 500 元的 工程部经理审批 单件单价物资领用大于 500 元 含本级数 小于 1000 元的 需项目分管 负责人审批 单件单价物资领用大于 1000 元 含本级数 的 需项目总经理审批 4 3 1 2 领料单注明日期 物资名称 规格 数量 用途 4 3 1 3 物资的领用应遵循 以旧换新 的原则 个别特殊情况未能做到以旧换新的 应有 合理说明 否则不予领用 4 3 1 4 特殊情况急需物品 由领料人填写 领料单 按权限口头 或电话 请示相关领 导后 先领用出库 事后补齐上述审批手续 4 3 1 5 仓管员根据 领料单 上所列品种 逐一核对后发放 仓管员需在 领料单 上注 明该领用物资是否 以旧换新 领料单 第一联由领用部门留存 第二 第三联由仓管 员留存 4 3 1 6 仓管员根据 领料单 内容录入海鼎系统 4 3 1 7 仓管员应按月将 领料单 第二联汇总后交由财务部核对 4 3 2 物品借用流程 广州保利商用管理公司武汉分公司 物资管理规定 2 4 3 2 1 工具或设备类物资 如果员工借出后 3 天内归还的 不做出库处理 仅办理借用手 续 否则应该按物资领用流程办理出库手续 同时进行借用登记 4 3 2 2 员工借用工具 应该填写 物资借用表 部门经理审批后 仓管员办理借出手续 4 3 2 3 仓管员对借用的物品应根据规定的期限督促借用人按时归还 4 3 3 以旧换新流程 4 3 3 1 非消耗性物资严重损坏或因使用期限已满等而无法继续使用 需进行更换的 使用 人应填写 旧物品回收单 列明物资不能使用的原因 领用时必须以旧换新 若遗失非 消耗性物资 应写 遗失证明 并按该物资的价值 按权限由相关领导签名确认 200 元 以下由部门经理及主管副总签名 200 元以上还需公司总经理签名 明确责任和处理意见 4 3 3 2 旧物资统一由仓管员处理 对于故障物资 则需结合物资保修期等情况进行维修 经修复的物资须重新入仓 无法修复的由仓管员统一报废处理 4 3 3 3 仓管员及领用人同时在 旧物品回收单 上签名确认 4 4 报废处理 4 4 1 报废的标准 4 4 1 1 物资已到失效期 继续使用存在安全隐患的 4 4 1 2 客观原因造成物资已无使用价值 或损坏无法修复的 4 4 1 3 执行 以旧换新 积累的废旧物资 4 4 1 4 按其他有关规定需报废的 4 4 2 物品报废的流程 4 4 2 1 仓管员负责填写 物品报废单 物品报废单 应列明处理 报废 原因 原使用 部门 人员 使用期限 退库时间 处置意见等 4 4 2 2 仓管员应将待报废的物资列好清单 同时附上 物品报废单 经行政人事部 财 务部 物业中心经理审核 总经理批准后统一报废处理 4 5 保管管理 4 5 1 仓库物品的存放分类及要求 4 5 1 1 易燃 易爆与挥发性强的物品 周围无明火 远离热源 摆放在地下 配备灭火器 保持包装完好 库房结构坚固 门窗封闭牢固 4 5 1 2 吸水性强 容易发潮 发霉和生锈的物品 用经过防水处理的货架放置 放在干燥 的地上或货架上 配备防潮通风设施 4 5 1 3 常用工具 材料和配件等 不规则物品 用盒或袋装好后摆放 规则的物品整齐的 摆放在货架或地上 体积较大 体重较轻的可靠墙立放或挂在墙上 4 5 1 4 易碎 易损物品 体积较小或瓶装物品 放置货架的最底层 整齐的摆放在地上 体积较大应靠墙立放 放置上方不悬挂物品 放置位置有胶垫 4 5 1 5 物资货架贴上物资索引标签 保利水城物资卡片 卡片内容包含 类别编号 类 别名称 物资名称 便于物料有效的查找 存放 领取 盘点工作 4 6 盘点管理 4 6 1 每季度 25 日前 仓管员应分类别对仓库内物品进行逐一盘点 并形成盘点报告报公 司领导审核 每个季度应分别盘点不同类别的物资 原则上 一个会计年度应该盘点完仓 库全部物资 4 6 2 仓管员应根据当月发生的入库单 领料单 编制 库存物品进耗存表 4 6 3 仓管员应在每月 1 日前将上月账单及报表报送财务部经理审核 4 6 4 会计应于每月不定期对物资进行抽样盘点 并形成盘点报告报公司领导审核 广州保利商用管理公司武汉分公司 物资管理规定 3 4 6 5 每年 12 月 25 日前 财务部会同行政部对所有物资进行全面盘点 并形成盘点报告 报公司领导审核 4 7 保管责任 财务 物料管理人员 保管人有下列情况者 应承担处理和赔偿责任 4 7 1 对所保管的财物有盗卖 调换或化公为私等营私舞弊者 4 7 2 对所保管的财物未经报准而擅自移转 调拨或损坏不报告者 4 7 3 未尽保管责任或由于过失致使财物遭受被窃 损失或盘亏者 4 8 其他管理规定 4 8 1 物资损坏需维修时 不做出库处理 但需填写 物资维修登记表 登记物资的出库 维修及返仓情况 4 8 2 原购入物资按整件购入 但出库时按零配件出库的 一律按整件物资办理出库手续 剩余零配件若为可用物资 则登记 特殊物资出库表 对出库情况进行描述 且需单独存 放 剩余零配件若为无法单独使用物资 则做报废处理 4 8 3 业务部门退回的 当时状态为可使用物资 不做入库处理 但需登记 旧物资回收 单 建立入库 领用手工台账 旧物资领用需填写 领料单 但不需从系统打印出出库 单 5 相关文件相关文件 5 1 BL2 D09 采购管理制度 6 相关记录相关记录 6 1 BL4 E26 入库单 6 2 BL4 E28 领料单 6 3 BL4 E29 物资借用表 6 4 BL4 E30 旧物品回收单 6 5 BL4 E31 物品报废单 6 6 BL4 E32 物资维修登记表 6 7 BL4 E33 特殊物资出库表 项目公司仓库管员工作手册项目公司仓库管员工作手册 第一条第一条 复核工程物资申购表复核工程物资申购表 一 根据工程部编制的物资申购表 与现时库存量数量核对比较 对物资申购量进行增减 增减原则 超过基准线的物资 减少申购量 低于基准线或库存为零的物资 增加申购量 二 核对物资申购表各项物资的单价 确保单价不超过框架协议 第二条第二条 物资验收入库物资验收入库 一 核对送货单物资明细与已审批可购买的明细是否一致 不一致则拒绝收货 二 计划外的物资紧急采购 需工程部经理和项目负责人在紧急采购单签字审批后方可验 收入库 若工程部经理与项目负责人不在公司的 必须在 2 天内补办手续 三 检验物资 检验物资包装完整性 核对物资品牌 规格 型号 生产日期 清 点数量与送货单数量是否相符 四 通知经办部门主管或组长对物资质量进行检查 经办部门检验人需填写 进货检验报 告书 五 检验无误后 将物资进仓上架 并分类别摆放 六 根据送货单录入入库单并打印 第三条第三条 物资出库物资出库 广州保利商用管理公司武汉分公司 物资管理规定 4 一 领用 1 仓管员核对 报修单 及 领料单 是否最终审批 保修单 需要工程部门负责人审 批 单笔领用物资少于 500 元的 工程部门负责人签字审批 单笔领用物资在 500 元 含 本级数 的 需项目负责人签字审批 按照已审批的 领料单 明细在进耗存系统录入并 打印 领用出库单 2 非消耗性物资 遵循 以旧换新 原则 先退回旧物资才能领用新物资 仓管员及领料人 同时在 旧物品回收单 签名 如果旧物资丢失 需填写 遗失证明 审批后方可领用新 物资 消耗性物资 仓管员按 领用出库单 直接发放物资 3 领料人核对物资与 领料单 及 领用出库单 表是否一致 一致则在 领用出库单 签名确认领料 不一致则要求仓管员重新换货 4 领料单 及 领用出库单 第一联仓管员留存 第二联交领料人 第三联交会计对账 二 借用 1 仓管员借核对 借用单 是否最终审批 借用单 需工程部门负责人签字审批 2 仓管员按已审批的 借用单 明细直接发放物资 3 仓管员及借用人在借用登记本签名确认 借用单 第一联仓管员留存 第二联交借用 人 第三联交会计对账 第四条第四条 物资仓储管理物资仓储管理 仓管员负责物资仓储管理工作 确保物资完整 完好无缺 确保物资安全 没有安全隐患 第五条第五条 物资及固定资产盘点物资及固定资产盘点 一 月末打印出物资进耗存