制作标书需要注意的细节问题总结

根据这几天标书制作中表露出来的问题 所犯的错误细节所在之处 大 致总结如下 1 在做投标文件时一定要仔细阅读招标文件中的每一个条款 找出其中 在做投标文件时一定要仔细阅读招标文件中的每一个条款 找出其中 几个关键点信息 最好把这几个点单独摘出来放在一个文本里面 在做投标几个关键点信息 最好把这几个点单独摘出来放在一个文本里面 在做投标 文件时肯定会用到 大致如下 文件时肯定会用到 大致如下 1 项目名称 一定要看清楚项目名称 即便有错别字也要跟招标的 一致 2 招标编号 一定要看清楚招标编号 不能错一个字母 3 招标机构 看清楚是招标单位还是用户自己招标 或者是代理机 构 4 投标截止日期 找到投标截止日期信息 5 有效期 有效期一般都是 90 天 但也有个别不同 6 份数 正本 副本份数 以及是否需要电子文件 7 字体 字体 字号是否有要求 8 交货地点 交货地点是否已制定或写着用户指定 9 服务期限 客户要求的售后服务期限 10 资质信息 最好把每一个资质都列出来 不要遗漏 11 其他认为有必要的信息 2 阅读完招标文件后就要开始做投标文件了 首先了解一下投标书的基 阅读完招标文件后就要开始做投标文件了 首先了解一下投标书的基 本组成 不同公司要求可能不一样 名字也会有不同 一般的投标文件基本本组成 不同公司要求可能不一样 名字也会有不同 一般的投标文件基本 都包含以下内容 都包含以下内容 1 投标书 格式基本都是一样的 2 投标一览表 不同公司要求格式不同 3 投标分项报价表 分项报价表 格式基本一致 4 货物说明一览表 有的可能没有 5 技术规格偏离表 必须有 格式基本一致 6 商务条款偏离表 必须有 格式基本一致 7 资质证明文件 有的需要单独装订 不在这里体现 8 技术方案 技术方案内容自定 一般要求与技术响应参数一致 9 项目实施方案 一般都有 格式自定 10 项目培训方案 一般都有 格式自定 11 售后服务方案 有的与培训合在一起写 12 公司介绍 非必须 3 了解了投标书的基本组成 就可以开始编制标书了 在编制标书中每了解了投标书的基本组成 就可以开始编制标书了 在编制标书中每 一个环节都有很多需要注意的地方 在标书的编制过程中 大致可以分为以一个环节都有很多需要注意的地方 在标书的编制过程中 大致可以分为以 下几个步骤 下几个步骤 1 搭建框架 根据招标文件中的投标标书要求 先搭建一个整体的框 架 说白一点就是先把一级标题搭建起来 2 逐一填充内容 按照招标要求一步一步的去填充内容 完善各个模 块 在这个过程中切记不能着急 3 标书合稿 因为标书一般都不会是一个人来完成 会涉及到商务 技术 测试 培训等各部分内容 需要各个岗位的人员都参与进来共同完成 这个过程可以采取传递式方式完成 可以避免重复工作 3 检查核对 这个过程是最重要的过程 检查核对一定不能只靠自己 来核查 最好是找一个专门的人员来辅助完成这个工作 这个过程需要反复 的进行 自己的检查是第一步 小组之间的检查是第二步 相关责任领导最 后的复查时第三步 按照步骤逐一完成 因为很多标书都是根据其他同类标 书修改的 所以一定要核查清楚是否有某些地方忘了修改 4 纠错完善 核对的同时最主要的工作就是纠正错误 及时改正 这 里的纠错不仅仅是内容 还有格式上的纠正 如果多人参与的话 某一个人 修改了某部分内容一定要告知其他人 这样不仅是为了避免俩人同时改了同 一个地方造成工作冲突 也是为了提高工作的效率 5 核实定稿 此时到了电子文件制作的最后一个环节了 责任领导核 实确认无误后就可以定稿了 定稿之后就不要在动了 可以由相关人员进行 打印了 6 打印核查 打印的时候切记不要一次性全部打印出来 先打印一份 出来 打印完成后再对打印出来的纸质文件进行排查错误 主要是页码 目 录 有没有错位等格式上的错误 以及比较明显的错误 在返回去对照电子 文本纠正 如果一次打了很多份万一出现问题就会造成浪费 7 装订标书 核查无误 打印完成后 按照招标要求进行装订封存就 可以了 致此标书制作完成 4 前面大致说了几个制作步骤和注意的问题 接下来根据自己的经验就 前面大致说了几个制作步骤和注意的问题 接下来根据自己的经验就 标书中各个模块需要注意的细节进行简要的说明 大致如下 标书中各个模块需要注意的细节进行简要的说明 大致如下 一 总体细节 一 总体细节 在总体上要注意以下几个方面 1 风格 整体风格是否一致 字体 字号要求是否跟招标文件要求一 致 2 框架 整体框架组成是否跟招标文件中要求一致 原则上只能多不 能少 3 页眉 一定要看清楚页眉是否全文都是一致的 是否正确 4 页脚 看清楚页脚的页码是否正确 页脚页码位置是否合适 5 替换 因为大部分标书都是用以前类似的标书为模板修改的 此时 一定要排查清除旧标书中的相关内容 特别是前面提到的几个关键点一定要 看清楚是否全部修改 6 打印 需要注意在招标文件中是否有要求要将投标一览表 分项报 价表 货物说明一览表 技术规格偏离表 资质证明文件等信息单独打印 如果有当做好对应章节时 即刻将该章节另存一份 以免忘记 二 投标书 二 投标书 投标书 一般作为一个投标文件的第一章 是对招标的一个响应 一 般在招标文件中会给出格式 此时必须按照招标文件中的格式来做 一般来 说基本都是一样的 也有个别的会稍有差异 在投标书部分要注意以下几部 分内容 1 招标机构 要在招标文件中核对招标机构是客户 还是招标公司 还是代理机构 要确认不能弄错 2 项目名称 最好从招标中复制粘贴 以免写错字或掉字 特别是当 招标文件中出现错误时 最好按照招标一致 不要擅自修改 3 项目编号 有的需要填项目编号 此时最好从招标中复制粘贴 但 需要注意字体 因为在文档中字母一般默认的式 time new roma 字体 如果招 标中有要求 则最好改成对应的字体 4 项目包号 很多项目在招标时并不是全部的内容 而是只选择其中 一包或几包 在这里会要求写上包号 如果包号有具体的名字 最好写全 如果没有则写清楚第几包即可 5 销售和地址 填写本次负责的销售及其职位 还有公司的地址 这 个一般不会错 没什么好说的 6 份数要求 一般来说都是正本 1 份 副本 4 份 但并不全是这样 不同的招标机构会要求不一样 份数也不尽相同 有的还需要电子文件 这 个一定要在招标中核对清楚 7 投标价格 这里一般是小写的 但有的也会要求大写 小写并存 要注意看清楚 如果可以最好都写上 8 投标人参数 这些就不说了 如果这些都能写错的话 那就没话说 了 一定要小心仔细 不要大意把自己公司的信息都写错 特别是银行账号 要看清楚 三 投标一览表 三 投标一览表 投标一览表 也有的叫 开标一览表 作为投标书的第二章 是用 来表明投标内容信息的一个概括 格式各个公司都不尽相同 在编写时注意 按照招标要求去做就可以了 在这里需要注意下面几个方面 1 表头前的信息 这个地方一般来说是项目名称 项目编号 分包名 称三项 但有的公司是投标人名称 项目名称 分包名称三项 所以在这里 要看清楚 不要弄错了 后面的分项报价表 货物一览表 技术偏离表和商 务偏离表也是一样 项目名称 或投标人名称 项目编号就不说了了 分 包名称有的话就填 没有的时候千万不要空着 要填上 2 表后面的信息 表后面都是投标人签字盖章的地方 这个地方基本 都是一致的 可能的区别就是叫法不一样 比如 有的叫投标人 而有的叫 投标人名称 性质是一样的 错了虽然没啥影响 但为保险起见 最好还是 核对清楚 3 表里面的内容 根据招标文件中的信息去完善就可以了 区别就在 于有的只需要填一个钱数就行 而有的需要把投标参数逐一填上 四 分项报价表 四 分项报价表 分项报价表 有的叫 投标分项报价表 是用来说明投标货物分项 报价明细信息的 表格信息与招标参数一一对应就好 需要注意下面几个方 面 1 表头前信息 与 投标一览表 第 1 条一致 2 表后面的信息 与 投标一览表 第 3 条一致 3 表格的数量 有的在招标参数中分成了多个表格 比如 软件参数 硬件参数等 此时也需要与招标一致 分成对应的多个表格去响应 4 表里面的内容 在这一部分是需要特别注意的 一般包括序号 名 称 规格型号 数量 原产地和制造商名称 单价 总价 备注几个部分 对于这里面的每一个部分都需要注意 具体入下 1 序号 序号可以是手写 可以是自动生成 但无论是哪种 一定要 与第二项 名称 一致 受其控制 随着名称项多少的变化而变化 2 名称 名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的 如果 是一个项中又包含了几个小项 此时一定不能只写大项或只写小项 正确 的做法是将这一列进行拆分为 2 列 把大项和小项都写进去 而对应的第 一列的编号则要以大项为主 而后面的几列参数则以小项为基准 3 规格型号 按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息 如果有型号的话一定要写上 如果没有可以不写 原则上这里的参数信息 应当与后面的货物说明一览表参数 技术规格偏离表中的投标响应参数一 致 4 数量 跟招标参数中的数量一致 注意是单位不能落下 也要一致 5 原产地和制造商名称 一般来说就是投标公司注册地址和名称 结 构一般都是 中国 投标人名称 6 单价 该小项系统单价信息 这里需要注意的是货币单位是否已经 给出 如果没有一般为人民币 元 也可以自行注明 7 总价 与单价一致 8 备注 说明性文字 一般是不会填写的 但不要空着 一般都是写 一个 无 字 五 货物说明一览表 五 货物说明一览表 货物说明一览表 是用来列举出投标货物说明信息 表格参数与招标 参数一一对应就好 有的没有这一章节 需要注意下面几个方面 1 表头前信息 与 投标一览表 第 1 条一致 2 表后面的信息 与 投标一览表 第 3 条一致 3 表格的数量 有的在招标参数中分成了多个表格 比如 软件参数 硬件参数等 此时也需要与招标一致 分成对应的多个表格去响应 4 表里面的内容 这一部分是需要特别注意的地方 一般包括序号 货物名称 主要规格 数量 交货期 交货地点 其他几项内容 对于这里 每一个部分都需要注意 具体如下 1 序号 序号可以是手写 可以是自动生成 但无论是哪种 一定要 与第二项 名称 一致 受其控制 随着名称项多少的变化而变化 2 货物名称 名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的 如果是一个项中又包含了几个小项 此时一定不能只写大项或只写小项 正确的做法是将这一列进行拆分为 2 列 把大项和小项都写进去 而对应 的第一列的编号则要以大项为主 而后面的几列参数则以小项为基准 3 主要规格 按照第二列小项的参数逐一填写对应的规格型号信息 原则上这里的参数信息应当与后面的分项报价表参数 技术规格偏离表中 的投标响应参数一致 4 数量 跟招标参数中的数量一致 注意是单位不能落下 也要一致 5 交货期 这是一个需要注意的地方 一定要与招标中参数一致 如 果招标文件中没有说明 最好写上 xxx 指定地点 xxx 代表客户 6 交货时间 这是一个需要注意的地方 一定要与招标中参数一致 如果招标文件中没有说明 最好写上 xxx 指定时间 xxx 代表客户 7 其他 说明性文字 一般是不会填写的 但不要空着 一般都是写 一个 无 字 六 技术规格偏离表 六 技术规格偏离表 技术规格偏离表 应该算是投标文件中商务响应部分最重要的一个 章节了 很多信息都是以这里的参数为基准的 在技术规格偏离表中需要 注意以下几个方面 1 表头前信息 与 投标一览表 第 1 条一致 2 表后面的信息 与 投标一览表 第 3 条一致 3 表格的数量 有的在招标参数中分成了多个表格 比如 软件参数 硬件参数等 此时也需要与招标一致 分成对应的多个表格去响应 4 表里面的内容 这一部分是需要特别注意的地方 一般包括序号 服务内容 招标文件条款号 招标需求 投标响应 偏离 说明几项内容 对于这里每一个部分都需要注意 具体如下 1 序号 序号可以是手写 可以是自动生成 但无论是哪种 一定要 与第二项 名称 一致 受其控制 随着名称项多少的变化而变化 2 服务内容 名称是必须要和招标文件中技术参数中的名称一致的 如果是一个项中又包含了几个小项 此时一定不能只写大项或只写小项 正确的做法是将这一列进行拆分为 2 列 把大项和小项都写进去 而对应 的第一列的编号则要以大项为主 而后面的几列参数则以小项为基准 3 招标文件条款号 这里是一个比较重要的地方 因为很多招标文件 都比较混乱 所以在这个地方尽量把条款号找到最小的项 对应到最最准 确的位置 如果在招标文件中实在找不到非常准确的信息 那么就对应到 一个相对准确的位置 终究一句话要与招标对应 4 招标需求 也就是所谓的招标参数 一般都是在招标文件的技术规 格参数章节 也有的不是 按照对应内容复制粘贴即可 5 投标响应 这个应该算是这一章节最重要的地方了 在这里需要着 重去编写 对应招标参数撰写自己的投标参数 需要需要特别注意的就是 不能够为了省事直接粘贴过来 那样是会被废标的 在这里有几个小的窍 门 可以让你写的比较快 如下 如果这一份标书是确定要中标的标书 那么这一块需要非常认真的去写 必须保证的一点是对招标参数响应不能 有一条的遗漏 可以多但绝对不能少 如果在响应时没有这一项可以把招 标的复制过来 稍微改一下表达的方式 如果这一份标书是用来围标的 那么响应内容就比较简单了 一般都是把招标参数直接复制过来 但为了 避免被废标 最好对粘贴过来的参数进行修改 比如修改一下表达的方式 换一下位置等都是可行的 如果这一份标书室用来中标的 但确实没有 很好的自己的参数去响应 那么可以先把招标参数复制过来 然后对其进 行改头换面 比较长的可以拆分为多项的就拆分在详细说明 对于招标中 没有排序的尽量排序 使其显得看起来不一样 但读起来内容一致就可以 了 6 偏离 一般都是 无偏离 没什么好说的 7 说明 一般都是 无 七 商务条款偏离表 七 商务条款偏离表 商务条款偏离表 是对招标文件中纯商务要求的一个响应 也是为了 说明投标人有资格参与此次招标的一个响应 最好能够与招标中一一对应 需要注意一下几个方面 1 表头前信息 与 投标一览表 第 1 条一致 2 表后面的信息 与 投标一览表 第 3 条一致 3 表里面的内容 商务条款偏离表内容一般都不会太多 因此大多也 不会出什么问题 但也需要注意 一般包括序号 招标文件条款号 招标文 件的商务条款 投标文件的商务条款 说明几项内容 按照要求逐一响应即 可 如果实在找不到对应的 也可以直接响应全部 具体如下 1 序号 序号可以是手写 可以是自动生成 2 招标文件条款号 对应招标文件的资格要求条款部分 一般在投标人 须知章节 找到对应条款号即可 3 招标文件的商务条款 对应招标文件的资格要求条款部分 一般在投 标人须知章节 对应内容逐条复制即可 4 投标文件的商务条款 对应招标条款逐一响应即可 5 说明 一般都是 无 八 资格证明文件 八 资格证明文件 资格证明文件 是用来展示投标人资格信息的章节 是很重要的一个 章节 此时在第一部分中说道的关键点要列出的资格就派上用场了 按照找 出来的资格列表 逐一去排列响应 尽可能的全部响应 除此之外也可放上 一些没有要求 但觉得很有必要的资质 在这里还需要注意的是 是否要求单独打印 如果有则完成该章节后即 刻另存一份 一般来说 以下资质都是必不可少的 1 营业执照副本 2 税务登记证书 3 法定代表人授权书 附带法人和授权人身份证复印件正反面 4 社保登记证及社会保障金缴纳记录 5 质量管理系统认证证书 6 双软认证 针对软件的 7 组织机构代码证 以下资质一般为必要的 根据要求添加 1 投标人基本情况 2 服务人员基本情况 3 投标人资信证明 4 投标人无违法犯罪记录证明 5 投标人相关案例和业绩 6 投标人承诺书 7 其他相关文件 九 技术方案 九 技术方案 技术方案 是针对招标技术规格参数的具体响应内容 要与技术规格 偏离表响应信息保持一致 是对响应参数的一个更加具体的说明信息 一般 来说可以从技术方案中找到相关内容 粘贴进来即可 十 项目实施方案 十 项目实施方案 项目实施方案 是针对本项目实施的一个具体响应信息 一般招标文 件中都会有要求 这一部分会作为评标的一个得分点 因此该部分内容需要 认真去写 各公司内容不尽相同 但一般来说都包含了以下几部分内容 项 目管理