会场选择的基本步骤方法

1 会场选择的基本步骤方法 会议的成败 场地的选择相当重要 应如何选择适当的会议场地 以下 6 个基本步骤都需考虑进去 1 确定会议目的 2 确定会议形态 3 决定实质上的需求 4 考虑与会者的期望 5 选择何种会议地点与设备 6 评估选择的正确性 针对这 6 个步骤 兹将有关内容说明如下 一 确定会议目的 大部分会议的目的是教育 学术交流 商业讨论 专业提高或社交联谊等多重目的 少数活动是单一目的 例如一般社团年会多半集合教育 学术交流 商业及休闲活动 而一般企业界会议的特色是激励性的研讨会结合休闲活动 如高尔夫球赛等 每一种会议有其特定理由 目的与期望 因此在考虑场地前要先了解清楚 三 选择会议场地的工作清单 check list 先列好工作清单 知道你在选择场地时需要注意哪些事项 如此更能帮助你正确选择适当的开会场地 地区 1 费用 成本 与便利性 2 是否邻近机场 3 轿车或出租车是否足够 4 充足的停车空间 5 如果需要 接送交通工具是否充足 费用情况 环境 1 当地有何观光点 2 购物 3 休闲活动 4 天候状况 5 环境是否良好 6 餐厅 7 当地治安是否良好 8 社区经济状况 9 当地给予外界的评价 过去会议举行情况 10 当地会议局或观光旅游局支持与服务情况 11 会议周边供应厂商的经验 设备是否足够 如视听器材公司 展览公司 事务机器公司与安全方面 设备 1 警卫人员与服务人员是否友好 做事效率如何 2 大厅 lobby 是否整洁 吸引人 3 报到处是否容易找到 1 是否有足够房间供工作人员使用 2 是否足以处理 check in check out 的高峰时段 2 3 接待处的人力是否足够 4 当人数众多时是否有足够的电梯设备 5 询问处是否全天候有人值班 6 立即回复有关电话询问 尽速转送留言 7 对客人的服务 1 药局 2 礼品店 3 柜台服务 4 保险箱 8 舒适 整洁的饭店住房 1 家具是否完好 2 现代化冲浴设备 3 充足光线 4 足够的衣橱空间与衣架 5 烟雾警示器 6 火灾逃生资料是否清楚 7 冰箱和小酒吧 8 走道是否整洁 包括清洁人员是否尽速清理通道 烟灰 9 是否在每层楼有冰块和饮料 10 电梯服务 11 标准房与豪华房的大小 12 是否有特别楼层提供特殊服务 13 豪华套房的数量与形式 客厅 卧室尺寸和睡床类型的简介 14 订房的程序和方法 15 房间类别 如高楼层或低楼层 面海景或面山景 16 每一种类别的房间数 17 有多少房间数可以使用 如果需要 对早来晚走的与会者如何处理 18 会议房价与一般房价如何 19 何时能提供确定的会议房价 20 是否需要保证数量与订金 21 进房与退房的时间 22 什么时间取消已预订的房间 23 付款方式 24 接受哪几种信用卡 25 万一取消订房 退款方式为何 会场空间 meering space 1 会议室尺寸 面积 2 当会议室做不同座位安排时 其容量如何 3 会议室隔音设备是否良好 4 电源开关 冷暖气控制是否单独分开 5 会议室的音响效果 是否有良好音响系统 6 固定设备如黑板 银幕和家具 7 障碍物如圆柱 8 视听设备 3 1 视听效果 是否后座的人可以看到银幕 2 会议室天花板高度 3 是否有装饰灯架 4 装饰的镜子是否会反光 5 是否有窗帘遮住窗户光线 6 电源控制位置 9 火灾逃生口 10 公共区域是否整洁 11 相同性质的会议室是否在同一层楼或分在不同楼层举行 12 房间和公用电话是否很方便 13 洗手间数量 位置 是否干净 14 衣帽问数量 位置 15 其他服务 1 足够空间放置家具和器材 2 良好光线 3 很容易让与会者找到 4 足够的电源插座 5 安全性 16 设备 1 桌子 1 83 米宽 x 2 44 米长 一般教室桌宽 38 1 45 7 厘米 2 椅子 舒适并适合较长会议使用 3 舞台 不同高度的舞台 有地毯和铺裙边的舞台 4 讲台 站立式讲台 有灯光的讲台 5 黑板和布告栏 6 指示架 7 废纸篓与垃圾桶 8 照明灯与辅助灯设备 9 灯光控制盘 10 报到台 11 麦克风 餐饮服务 food beverage service 1 公共区 1 清洁与外观 2 备菜区是否干净 3 在最忙时段是否有足够人力 4 工作人员态度 5 有效 快速的服务 4 6 各式菜单 7 价格范围 8 预订的方式 reservation policy 9 是否可能增加食物放置区域 如走廊 作为早餐或简单午餐的场地 2 大型活动 1 费用 成本 2 创意性 3 质量与服务 4 多样菜单 5 税和小费 6 在活动前要求涨价 7 特别服务 8 特制菜单 9 提供主题宴会 theme party 的建议 10 独特的茶点 11 素食和节食者的食物 12 餐桌布置 13 舞池 14 宴会桌的尺寸 15 8 人座 10 人座 3 酒的规定 禁止服务时段 4 现金交易酒吧规定 1 调酒师费用和最低计费小时 2 出纳人员费用 3 点心价格 4 保证数量规定 5 何时需要提供保证数量 6 准备的份量超过保证 数量的最大极限 展览空间 1 有多少卸货点 距离展览区多远 2 是否有货运接收区 3 设备 空气压缩机 conpressed air 的水 排水系统 电力 煤气 电话插座 4 最大地面承载量 5 警卫区 6 防火逃生口 7 展览与