企业档案管理标准

企业档案管理标准企业档案管理标准 企业档案管理是企业管理的一个主要部分 为促进企业档案管理向标准化 规范化 现代化 发展 特制定本标准 1 1 主题内容与适用范围主题内容与适用范围 1 1 主题内容 本标准规定了企业档案管理的体制 人员配备 各种文件材料积累与归档 信息开发和利用 1 2 适用范围 本标准适用于公司内各种门类 各种载体的档案管理 2 2 引用标准与政策规定引用标准与政策规定 中华人民共和国档案法 山东省档案条例 3 3 术语术语 企业档案 是企业在各项管理 生产 科研及经营等活动中直接形成的 具有保存价值的各 种文字材料 图表 声像等不同形式的历史记录 档案分类 是根据档案的共同点和差异点 将档案区分为不同类别的逻辑方法 类目标识 识别与区分档案类别的符号 4 4管理职能管理职能 4 1 在总经理领导下 综合管理部负责全公司的档案管理工作 4 2 档案管理人员一律专职 各职能部室所辖资料要配备兼职档案员 专 兼职档案员分别负 责所辖范围内的文件 资料的管理及整理归档工作 4 3 公司各类文件材料的形成 积累 整理和归档工作要列入生产 经营等各项活动的工作计 划 列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制 对部门档案工作中拖沓散漫 丢弃遗 失等不负责任的行为 综合管理部将追究其相应责任 4 4 档案工作人员要参加公司的科研成果鉴定 新产品定型 基建工程竣工验收 设备开箱验 收等重大活动和相关会议 及时掌握文件材料的形成整理情况 履行档案工作人员的监督和指导 职责 相关部门应给予大力支持和配合 精品文档 2欢迎下载 4 5 公司新购重要设备仪器和引进项目的文件材料到货时有关专业部门应会同档案室检查验收 文件材料 并及时归档 4 6 公司工作人员因公外出参观学习 考察和参加各种会议 收集获得的文件材料要按照归档 范围的规定 及时交本部门档案管理人员 以便归档 5 企业档案分类编号 5 1 分类原则 以企业全部档案为对象 依据企业管理职能 结合档案内容及其形式特点 保持档案之间的 有机联系 便于科学管理与利用 5 2 一级类目的设置 根据本企业的需要 可设十二个一级类目 A 党群工作类 B 行政管理类 C 经营管理类 D 生产管理类 E 产品及产品质量管理类 F 科学技术类 G 基本建设类 H 设备仪器类 I 会计档案类 J 人事档案类 K 实物档案类 I 声像档案类 5 3 二级和三级以下类目设置 5 3 1 党群工作类 行政管理类 经营管理类 生产管理类档案分别按工作性质 机构 分类设 置二级类目 5 3 2 产品及产品质量管理类档案二级类目按产品种类设置 三级类目按产品型号设置 5 3 3 科学技术类档案二级类目按课题性质设置 三级类目按课题设置 5 3 4 基本建设类档案二级类目按工程用途设置 三级类目按建筑项目设置 5 3 5 设备仪器类档案二级类目按设备仪器种类设置 三级类目按设备仪器型号设置 5 3 6 会计档案按其形成特点和文件材料形式分别设置会计凭证 会计帐簿 会计报表二级类 目 5 3 7 人事档案按部门 班组分别设置二级类目 三级类目按部门 班组中的个人进行设置 5 4 类目标识 5 4 1 一级类目采用英文字母标识 5 4 2 二级及二级以下的类目采用英文字母和阿拉伯数字 1 9 或 01 99 标识 5 4 3 类目层次中间隔号 6 管理内容与要求 6 1 文件材料的形成 精品文档 3欢迎下载 6 1 1 综合管理部要依据国家法规和有关部门的规定 制定文件材料形成 积累 整理和归档 制度 6 1 2 党 政 工 团等形成的文件材料由各职能部门的兼职档案员按归档范围组好卷 向综 合档案室办理归档手续 6 1 3 企业生产活动中形成的科技文件材料 含微缩胶片 照片 录音 录像等 由有关人员负 责积累 整理归档 6 1 4 各管理部门应将文件材料的形成 积累 归档等工作纳入生产 科研 经营管理等工作 活动中 6 2 企业档案的归档范围应符合上级有关规定和要求 6 3 归档的文件材料必须完整 真实 系统 符合形成规律 6 4 归档时间 6 4 1 产品试制 课题研究 基建工程或其它技术项目 在任务完成后告一段落时 要将应归 档的文件材料组成保管单位 由项目负责人审定后 交综合档案室归档 外购设备仪器或引进项 目的文件材料在开箱验收后 要即时登记 安装调试后归档 6 4 2 各项管理工作中形成的文件材料 在每年 6 月底 12 月底将半年归档的文件资料整理 好 由各职能部门负责人审定后 交综合档案室归档 6 5 归档份数 一般情况归档一份 对比较重要的可增加归档份数 6 6 档案的管理 6 6 1 根据各专业工作特点及文件类型及时组卷 分类 编号 登帐 系统排列 达到便于管 理 利用的要求 6 6 2 各类档案的分类编号按有关规定进行 6 6 3 产品档案卷内文件材料的排列按系列 结构 部件或组件 排列 6 6 4 科研课题内文件材料的排列按准备阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段 成果申报奖励 和推广应用等时间阶段排列 6 6 5 基建工程项目卷内文件材料的排列按依据性材料 基础性材料 工程设计 含初步设计 技术设计 施工设计 工程施工 工程竣工验收等排列 6 6 6 设备卷内文件材料的排列按依据性材料 设备类别 设备开箱验收 设备安装调试 设 备运行维修 随机图样等排列 随机图样也可单独组卷 6 6 7 各种文书档案 卷内文件材料按时间排列 6 6 8 同一文字材料内 要文字材料在前 图样在后 印本在前 定稿在后 正文在前 附件 在后 批复在前 请示在后 6 7 档案保管 6 7 1 接收档案必须认真验收 并办理交接手续 6 7 2 存放档案必须有专用柜 架 排列方法要科学和便于查找 6 7 3 底图除修改 送晒外 不得外借 修改后的底图入库 要认真检查其修改 补充等情况 底图存放以平放为宜 6 7 4 存放胶片 照片 磁带要用特制的密封盒 胶版夹和影集等 微缩母片和拷贝片应分别 精品文档 4欢迎下载 存放 6 7 5 要定期进行库藏档案的清理核对工作 做到帐 物相符 对破损或载体变质的档案 要 及时进行修补和复制 库藏档案因移交 作废 遗失等注销帐卡时 要查明原因 保存依据 6 7 6 保存档案必须有专门的库房 并且具备良好的卫生环境和防盗 防火 防光 防尘 防 有害生物和防污染等安全措施 6 8 档案统计 6 8 1 通过数字反映企业档案管理工作的基本情况 库存数量和利用效果 为制定计划 总结 工作 改进管理 提高工效提供依据 6 8 2 统计内容有基本数据 归档情况 完整情况 准确情况 鉴定情况 提供利用情况 人 次 效果 等各项工作指标 6 9 档案的鉴定 6 9 1 档案室根据本公司实际情况 编制档案保管期限及密级 6 9 2 鉴定工作要组织由公司领导 专业技术人员和档案人员组成的鉴定小组 直接对档案进 行鉴定 每次鉴定要写出鉴定报告 6 9 3 鉴定工作应定期进行 具体由公司根据实际需要确定 6 9 4 档案通过鉴定 发现档案不准确 不完整的 公司应及时责成有关部门和人员负责修改 补充 6 10 档案销毁 6 10 1 销毁档案材料 应对需要销毁的文件材料进行审查 并列出清单 报公司领导批准后 送指定地点 指定专人监销 6 10 2 审批人 监销人 销毁人需在销毁清单上签字 清单交综合档案室保存 销毁档案时 要严格执行保密规定 6 11 档案的更改 已归档的科技图文材料需要更改时 要经有关领导批准并下达正式的文件更改通知单 履行 规定的审批和会签程序 文书档案和财会档案不得更改 6 12 档案的借阅 6 12 1 公司员工查阅档案资料 需填写申请单 经批准同意后方可借阅 6 12 2 外单位人员需查阅科技方面的档案材料时 需经技术分管领导审查 总经理批准 6 12 3 本公司职工查阅有密级的科技档案时 需经公司分管领导批准 6 12 4 借阅人员应保证借阅案卷完整 安全 不得转借 拆散 涂改 抽换 损破和丢失 并按时归还 否则视情况进行批评罚款 严重者建议有关部门给予处分 密件内容未经允许不得 摘抄泄密 借还档案时双方应当面点清 详细检查 档案员发现问题应将情况详细记载并及时向 领导汇报 作出处理 6 12 5 凡本企业试制的未经鉴定的新产品新工艺以及国外进口的图文材料 原则上不对外借 阅和交流 如有特殊需要借阅这种材料时 必须由总经理批准 6 12 6 所有底图一律不外借 6 12 7 公司职工调离本公司时 应由档案室确认无借阅资料未归还情况后 方可办理其他手 续 精品文档 5欢迎下载 6 13 安全和卫生 6 13 1 库房门窗必须坚固 库房要做到清洁 通风 整齐卫生 6 13 2 档案室和公司各资料室应严禁烟火 档案库房周围严禁存放易燃易爆物品 工作人员 在作业时一律不准吸烟 6 13 3 要经常检查设备电源线路 发现问题及时修理 未经修复前应切断电源 关闭开关 6 13 4 要经常保持环境卫生 对纸片 纸屑 废图和废纸须按指定地点堆