美国能源部固定资产采购计划和项目管理法规

美国能源部固定资产采购计划和项目管理法规 DEO O 413 3 2000 年 10 月 13 日批准 说 明 能源部及其实验室承担许多实验设施的设计 开发 建设和采购 有些由能源部或实 验室承包方负责或组织实施 有些通过招标完 能源部将资本设备或技术开发工作的规划 和实施都作为采购项目管理 对设施的采购有相当严格的规定和程序 而且责任明确 1 目的 1 为能源部 包括国家核安全管理局 NNSA 提供固定资产采购项目管理指导 这些 固定资产在预算内按计划交付 并能完全满足任务的完成和环境 安全和健康标准 本命令 采用的专门名词定义见第 8 节 2 实施白宫管理和预算办公室 OMB A 109 将被 A 11 第 3 部分取代 A 11 A 123 A 127 和 A 130 号通告 本命令列举的参照文件清单见第 6 段 3 实施 DOE P 413 1 用于固定资产规划 计划 预算和采购的计划及项目管理政 策 2 废除 废除 1997 年 10 月 28 日的 DOE N 430 1 能源系统采购顾问委员会程序 废除一项 指令本身不会改变或影响遵守该指令的任何合同义务 作为参照纳入合同中的被废除指令 仍然有效 除非修改合同以删除参照已废除指令的要求 3 适用 本命令适用于所有能源部项目 包括 NNSA 国家核安全管理局 不管资金类型或实 施阶段 1 能源部各部门 本命令的要求对能源部 包括 NNSA 的所有主要系统 MS 项目 项 目总成本 TPC 在 4 亿美元或以上并且如第 8 节定义的 和其他项目 项目总成本不足 4 亿美 元并且如第 8 节定义的 是强制性的 2 承包方 附件 1 承包方要求文件 CRD 阐述了本命令中必须用于管理与经营 管 理与综合 M O M I 承包方以及其他负责执行能源部 包括 NNSA 设施项目的主承包方 的要求 这些要求经过适当调整以满足现场特定需要 执行 CRD 的联邦命令在第 7 章第 3 节中 承包方将在合同要求的范围内执行 CRD 3 适当修改 适当修改可适用于所有项目 为适应项目的规模和风险 本命令的原则 将在适当修改的基础上实施 适当修改的运用将在适当的文件中阐述 并经采购执行官 AE 批准 4 实施 在本命令注明的批准日期前 具有经过批准的业绩基准的所有项目 都可免 除关键决策 1 批准初步基准范围 的要求 介于关键决策 l 和关键决策 2 批准业绩基 准 之间的项目 可视具体情况 通过适当的副部长向部级采购执行官 SAE 申请免除特 定文件的要求 所有未获得关键决策 3 审批的项目 见第一章 必须保证承包方符合 CRD 要求 本命令的例外情况可视具体情况向部级采购执行官申请 预算和管理办公室 OMB 通告中阐述的要求的任何例外必须经 OMB 批准 5 实施情况检查 本命令公布 12 个月后 将通过能源部命令体系进行正式的实施检 查 这次检查的目的是汲取经验并进行完善 4 要求 要求在第一至七章中阐述 强制性程序 定义和管理流程在能源部计划和项目管理手 册中进一步规定 见第 6 段 参照 5 责任 本节为能源部 包括 NNSA 各管理层面的计划和项目管理任务和责任提供基本框架 各级管理人员 从部长到常务副部长 也是能源部的首席运营官 和域 NNSA 的主管副部长 和能源 科学和环境管理主管副部长 部级计划官 PSO 包括 NNSA 的常务副局长 管 理 现场局的管理者 联邦项目管理者 以及承包方的项目管理者 即承包方负责项目实施 的执行官 都对在基难内 成本 工期和范围 成功编制 执行和管理能源部的项目负有责 任 附件 2 是由上而下各级管理人员的权限 任务和责任图表 附件 3 是部级采购执行官 深购执行官由上而下各级管理人员的决策权限一览 能源部对联邦责任的定义凡与本命令 不一致的特此废除 1 常务副部长 部级采购执行官 和部级采购执行官一样 能源舒的常务副部长作为 负责所有项目采购的高级管理者 经 能源 科学和环境 主管副部长同意 可将 其他项 目 的采购执行官权限委托给部级计划官 或对于 NNSA 则授权给 NNSA 的局长 NNSA 的局长可酌情决定委托采购执行官权限 见附件 3 部级采购执行官担任能源系统采 购顾问委员会 ESAAB 主席 并在本命令定义的主要系统 MS 项目和首席运茸官监视清单 中的项目中行使特殊职责 部级采购执行官负责审批主要系统项目的设施新址选择 关键 决策和 0 级基准变更 采购执行官在其权限范围内的项目中行使类似职责 2 首席部级计划官 包括 NNSA 的常务副局长 1 鉴于大多数现场都是多计划的 所以首席部级计划官对整个现场的环境 安全 健 康 防卫和保安 以及总部颁布的政策的实施和支持负有全部责任 2 若首席部级计划官负有项目交付责任 应要成立直接向其报告的项目管理支持办公 室 通过其组织 提供项目管理支持 3 部级计划官 包括 NNSA 常务副局长和计划主管 1 在其控制的计划领域作为责任官员 负责所有主要系统项目和其他项目的成功进行 2 作为未列入主要系统项目内的其他项目的采购执行官 批准这些项目的关键决策和 1 级基准变更 3 对于尚未授权采购执行官同等职能的项目 审批联邦项目管理者人选 4 确定项目管理支持办公室的任务和责任 5 必要时 将项目总成本不足 1 亿美元的项目的采购执行官同等职能授权绘高级执行 官部门 SES 的计划管理人或管理观场局的管理人 4 计划管理人 1 指导部级计划官深购执行官指派项目的项目规划和实施 2 依据来自现场 实验室和计划局的信息 确定任务要求 3 监督项目定义 范围和预算的制定 支持任务需求 4 制定采购战略和采购计划 在联邦项目管理人任命之前 5 为部级计划官保留采购执行官责任的项目推荐联邦项目管理人 在联邦项目管理人 被授予采购执行官权限的情况下 审批联邦项目管理人 6 制定业绩尺度 并在整个项目寿命期间对业绩进行监督和评价 7 整个计划的资源分配 8 监督和管理项目由上而下各级管理组织 9 经部级计划官授权行驶采购执行官职能 5 项目管理支持办公室 1 提供独立监督并直接向部级计划官报告 2 作为部级计划官的能源系统采购顾问委员会 ESAAB 同等职能的秘书处 3 为部级计划官协调季度项目业绩检查 和月 季度业绩报告 4 和工程与建设管理办公室协调 以确保本命令按规定有效实施 5 为垂直项目管理机构提供帮助并进行监督 6 为部级计划官分析整个项目的管理和交付问题 6 管理 现场局管理人 包括 NNSA 业务的现场管理人 1 直接向首席部级计划官报告 并对所有现场计划 项目实施的合同管理负责 2 为部级计划官保留采购执行官责任的项目推荐联邦项目管理人 在管理 现场局管理 人被授与采购执行官权限的情况下 审批联邦项目管理人 3 对项目总成本在 2000 万美元以下的项目 可将项目规划和实施权 包括业绩检查授 权给直接汇报的下级管理人 或向高级执行官部门 SES 的下级管理人授权采购执行官权限 4 经部级计划官授权执行采购执行官职能 7 联邦项目管理人 1 负责归其管辖的 1 个或 1 个以上互无关系的项目的项目管理工作 经管理观场局管 理人授权 联邦项目管理人负责 500 万美元或以下的一般工厂项目 加速器改进项目 资 本设备项目和用运营资金投资的项目 2 运用系统方案负责项目的规划 实施和完成 3 制定和实施采购计划和项目实施方案 4 确定项目目标 范围 成本和工期 5 分配项目资金和批准工作职能部门 6 监督各承包方进行的设计 建设 环境 安全和健康情况 以及项目实施计划中列 举的符合政府法律法规和实施命令的其他职能 7 作为联邦和承包方之间所有项目及其实施相关事宜的惟一联系人 8 经任命作为签约官的技术代表 8 承包方项目管理人 1 按合同规定的要求 程序和标准 本着成本 效益的原则 对指泥项目的日常实施 进行管理 2 按合同规定的 项目实施方案确定的 经过批准的成本 工期和范围基准实施项目 9 首席资讯官办公室 1 制定和维护能源部对信息技术 IT 投资管理程序的指导 包括 IT 如硬件 软件和应 用程序 和固定资产 2 设计并指导企业层面 IT 投资管理程序的实施 3 根据要求 为计划局 现场局 现场和承包方所在地提供 IT 投资管理程序帮助 4 定期收集过程完成情况的衡量信息 起草有关 IT 投资管理程序状况和完成情况的总 结报告 10 工程与建设管理办公室 隶属财务总监局 1 作为能源部项目管理的主要联系渠道 2 与部级计划官和项目管理支持办公室协调 为固定资产的采购制定规划 计划 预 算和实施程序政策并提供帮助 3 在主要系统项目的关键决策过程中 为部长办公室 首席运营官 NNSA 局长和部 级计划官提供支持 并监督能源部的项目管理过程 4 作为能源系统采购顾问委员会 ESA 朋 和首席运营官监视清单职能的秘书处 5 制定并监督联邦项目管理人职业传业开发计划 6 参考 1 OMB 白宫预算和管理办公室 A 109 通告 主要系统采购 1976 年 4 月 5 日 将被 OBM A 11 通告第 3 部分取代 2 OMB A 11 通告第 3 部分 固定资产的规划 预算和采购 1999 年 11 月 10 日 以及第 3 部分的补充 资本计划指南 3 OMB A 123 通告 管理责任与检查 1995 年 6 月 21 日 4 OMB A 127 通告 财务管理制度 1999 年 7 月 23 日 5 OMB A 130 通告 联邦信息资源的管理 1996 年 2 月 8 日 6 OMB A 13l 通告 价值工程 1993 年 5 月 21 日 7 DOE O 430 1A 寿命期的资产管理 1998 年 10 月 14 日 8 DOE P 413 1 用于固定资产规划 计划 预算和采购的计划及项目管理政策 2000 年 6 月 10 日 9 DOE M 413 X 固定资产规划 计划 预算和采购的计划及项目管理手册 将颁 布 10 能源部采购指南 能源部合同授予和管理指南 政策局 采购及支持管理局 1998 年 9 月 30 日 7 联系 有关本命令的问题可与工程与建设管理办公室联系 202 586 1784 8 定义 1 采购计划 采购计划规定了系统 计划或项目组成部分的采购和分包细节 采购计 划是以实施为目的的 并规定了进行和完成采购的框架 包括通过合同决标管理部门的招 标准备活动 2 采购战略 采购战略确定完成具体采购规划和计划的框架 要求文件用于描述能源 部要买的东西 而采购战略则描述能源部将如何采购固定资产 一旦批难 它应反映审批 机构对预计采购的所有主要方面的决策 采购战略描述基本计划组成部分 如管理 技术 资源 测试 安全 采购和分包 的关系 3 基准和变更控制级别 如项目数据表 PDS 项目基准一览或类似文件规定的 项 目基准包括成本 进度和范围 基准范围在关键决策 1 审批初步基准范围 时确认 目 的是为了跟踪 作为项目业绩衡量依据的业绩基准在关键决策 2 审批业绩基准 时确认 有关关键决策的更多信息见第一章和第二章 4 固定资产 指联邦政府使用的 估计有效寿命在 2 年或 2 年以上的土地 建筑物 设备和信息技术 如硬件 软件和应用程序 固定资产包括对土地的环境整治 消除放射性 沾染和退役 以进行有效的租赁土地增值改建 以及联邦政府与其他实体共同拥有的土地权 和资产 本命令不适用于能源部准予州 地方政府或其他实体占有的固定资产 固定资产 也不包括无形资产 如由研究开发和教育培训产生的知识等 5 外部独立检查 EIR EIR 由能源部以外的检查员进行 工程与建设管理办公室将 选择合适的合同机构进行这类检查 M O M I 承包方除外 检查员的实际选择 合同管 理以及与签约官的联系 就合同相关事宜与 EIR 承包方对话 是工程与建设管理办公室专 有的权限范围 工程与建设管理办公室可利用非项目 非计划资金 支付 EIR 承包方 并支 付参与这类检查的工程与建设管理办公室人员差旅费 但工程与建设管理办公室的资金不 能用于部级计划官的人员支持 部级计划官的项目管理支持办公室为 EIR 承包方提供现场 协调 解决进度和现场进入间题 收集并向检查人员提供要求的信息 就与事实有出入或 需要澄清的问题向检查人员作出答复 项目管理支持办公室不向检查人员提供检查报告内 容方面的指导 EIR 由作为能源部政府代表的工程与建设管理办公室管理 由上而下的各级管理 包 括常务副部长 部级计划官或部级计划官下属的计划或项目组织可以提出 EIR 要求 EIR 也可以应外部的要求进行 但会计总署或监察总长局进行的检查 分析或调查不是能源部 意义上的 EIR 工程与建设管理办公室与相应的部级计划官协调所有此类检查 以确定检 查范围 在采购过程中选择最佳时间 使各种检查对项目的影响最小化 并对潜在的检查 组织和个人证书进行评估 6 独立成本估算 ICE ICE 主要用于核实项目成本和进度估算 并为关键决策 2 的 项目业绩基准的确认提供支持 ICE 是 EIR 业绩基准的一部分 尽管为提高效率 ICE 可 以与任何 EIR 或 IPR 结合 ICE 可以在其他时间并为其他原因提出 工程与建设管理办公 室作为能源部的代表行使职能 通过适当的签约官确定 ICE 合同 ICE 文件要做成正式报 告由工程与建设管理办公室提交给部级采购执行官深购执行官 每一份 ICE 都由联邦项目 管理人与计划局的估算进行核对 7 独立项目检查 IPR IPR 由能源部内部人员进行 作为部级采购执行官的常务副 部长 或部级计划官 管理观场局管理人 计划管理人和联邦项目管理人都可按要求授权 或进行 IPR 部级计划官或管理 现场局管理人 作为项目管理监督程序的一部分 可以通 过项目管理支持局要求对任何项目进行 IPR 包括主要系统项目 不管提出 IPR 的组织级 别如何 都由部级计划官或管理现场局管理人将其进行这种检查的意图通知工程与建设管 理办公室 工程与建设管理办公室作为特邀观察员参与所有列入计划的检查 工程与建设 管理办公室根据具体情况与适当的组织协调参与范围 IPR 小组的委员会成员不从部级计 划组织内的责任计划局 项目局的相关承包方或相关投资计划局抽调 检查可请实验室 承包方 大学或其他不直接由被检查的计划顾目局提供资金或与其有关的组织的专家进行 8 综合项目组 综合项目组由联邦计划或项目管理人担任组长 包括能源部其他职能 部门 如预算 财务 法律 安全和签约部门等 9 主要系统项目 系指项目总成本在 4 亿美元或以上的任何项目或项目系统或部长办 公室指定的任何其他项目 项目可由部长办公室或常务副部长根据相应的部级计划官或能 源部各局的局长的推荐 经相应的主管副部长认可 确定为主要系统项目 工程与建设管 理办公室保留并定期公布主要系统项目清单 10 项目 一般指支持一项计划任务 具有确定的起止时间 完成一个产品 设施或 系统 并且含有为完成共同目标或任务有计划的互相依赖的工作的特定工作 项目类型包 括建设 整修 改进 明细支出性维护维修 环境整治 消除放射性沾染和退役 信息技 术以及大型资本设备或技术开发工作的规划和实施 不包括上述部分的任务 如基础研究 转让物 普通修理 设施维护以及经营不视为项目 11 其他项目 项目总成本在 4 亿美元以下 并且末被指定为主要系统项目的任何项 目 包括明细支出性项目 一般工厂项目 资本设备和信息技术 无论是用资本资金还是 用营业资金投资 12 范围 在能源部计划和项目管理命令的前提下 范围是产品和服务的总和 包括 项目提供的固定资产 这里的范围不是 联邦采购规则 FAR 定义的范围 13 适当修改 适当修改是对固定资产采购诸多方面的一种灵活方式 适当修改可应 用于所有项目的监督 采购计划 业绩检查 报告 变更控制和关键决策 在适当修改方 式中 本命令规定的项目文件要求 在运用中达到的详细程度 以项目的规模 风险和复 杂性为基础 但适当露改是在细节的程度上 而不是省略整个要求 14 估算总成本 TEC 建设项目的 TEC 是项目的总成本 包括土地和土地权成本 工程 设计和监理成本 直接和间接建设成本 以及使工厂或设施运作必须的初始设备成 本 无论是作为运营费用还是作为建设投资 近年来 国会允许从建设项目总额中扣除建 设规划和设计总摄在这种情况下 批准的总额用作 TEC 的基数 尽管它不包括规划和设计 成本 这些成本一般作资本化处理 TEC 一般不适用于环境整治项目 15 项目总成本 TPC TPC 由纳入建设项目 TEC 的所有成本蛔上建设前成本如概念 设计 研究开发 以及与运营前阶段相关的成本如培训和启动成本构成 对国家核安全管理局的适用性 以下章节中的要求包括适用于能源部 包括国家核安全管理目 NNSA 的组织责任 当 组织责任被确定为能源部时 它们包括 NNSA 同样 首席部级计划官和部级计划官的责 任也适用于 NNSA 的常务局长 管理 现场局的管理人的责任也适用于 NNSA 业务的现场 管理人 第一章 关键决策 关键决策是在项目特定阶段允许项目进入下一阶段并调拨资源的正式决定或决策 在 项目规划和实施阶段都需要关键决策 例如在概念设计开始 施工开始 或运营开始前 项目各阶段的关键决策和先决条件示于附件 4 传统建设项目的关键决策包括以下几种 关键决策 0 审批任务需求 关键决策 1 审批初步基准范围 关键决策 2 审批业绩基准 关键决策 3 审批建设开始 关键决策 4 审批运营开始或项目完成 项目可提议部分或阶段性的关键决策 关键决策的表决会议应有计划地进行 从而使 必要的文件和工作得以进行 而不会导致项目进度的拖延 所有 500 万美元以上项目的关 键决策计划表应向工程与建设管理办公室提交 1 主要系统项目的关键决策 在进入项目下一个阶段之前 所有主要系统项目的关键决策必须由相应的部级计划官 提议 由作为能源部指定的部级采购执行官的常务副部长审批 NNSA 的项目由 NNSA 的 局长审批 2 其他项目的关键决策 所有其他项目的关键决策必须由部级计划官或授权的采购执行官审批 3 环境整治和设施处理项目的关键决策 环境整治和设施处理项目是根据 综合环境应对 补偿及责任法案 CERCLA 或 资源保护和恢复法案 RCRA 的法规要求而进行的 因此 这类项目的关键决策 0 关 键决策 1 关键决策 2 和关键决策 3 与传统建设项目不同 以下关键决策与环境整治和设 施处理项目有关 但由于法定时间的限制 可能的罚款 大量的文件要求以及关键决策的 特点 经部级计划官批准和工程与建设管理办公室通知 部级采购执行官深购执行官可决 定不要求所有的关键决策都请 ESAAB 关键决策将由部级采购执行官琛购执行官处理并提 供文件 1 对于环境整治项目 关键决策包括 关键决策 0 审批任务需求 完成整治排查过程 初步评价观场调查 和需求评价 关键决策 1 审批初步基准辽程规划方案 先决条件包括改造调查河行性研究和工 程规划方案 关键决策 2 3 合并 批淮业绩基准 开始现场工作 关键决策 4 项目结束 先决条件是完成所有管理和收尾工作 现场移交给长期主 管计划局 2 对于设施处理项目 关键决策包括 关键决策 0 审批任务需求 关键决策 l 和关键决策 2 审批业绩基准 关键决策 l 和关键决策 2 合并 为基准 的审批提交概念性信息 30 35 的初步设计工作 关键决策 3 批准建设或改造行动的开始 关键决策 4 批准运营开始或项目完成 3 对于私有化的项目 由于私有化的项目由合同协议约束 风险转移给承包方 所以 关键决策问题将在采购计划中处理 并提交给相应的部级采购执行官深购执行官审批 第二章 基准变更控制 对于设计 基准 范围 进度 成本 变更控制在关键决策 l 后开始 对于业绩基准在关 键决策 2 后开始 1 基准变更控制的审批权限 对于主要系统项目和其他项目 基准变更的审批权限如下 0 级 部级采购执行官 l 级 部级计划官 2 级 联邦项目管理人 由管理现场局管理人或计划管理人授权 3 级 承包方 所有 0 级基准变更建议和所有设施的新址选址 都由相应的部级计划官提出 由部级 采购执行官审批 部级计划官必须向工程与建设管理办公室提供批准的所有 l 级基准变更 的副本 2 最低权限 主要系统项目和其他项目的变更控制权限的最低权限应在项目实施方案中阐明 主要 系统和其他项目的变更控制最低权限示于附件 3 相应的采购执行官 计划管理人或管理 现 场局管理人 可将 2 级变更控制权限授权给联邦项目管理人 该权限的授权必须在项目实施 方案中规定 3 差异 差异是对批准的范围 成本或进度的偏离 必须对差异进行跟踪和报告 应通过纠正 性行动减少差异 而不是通过基准变更控制消除差异 除非能够提出证明基准变更的正当 理由 技术 工程范围 资金变更或其他方面的变更应提交基准变更 4 计划性的基准变更 任何由国会行动引起的基准变更 如削减资金的拨款法案 都应遵循基准变更控制程 序 并且必须在国会行动发布之日起 4 个月内由相应的部级采购执行官 采购执行官建档并 批准 第三章 采购程序 1 概念前的规划 概念前规划的重点是计划的战略目标和目的 相应的联邦计划和项目管理人应组建综 合项目组 见第 8 节 由对项目有影响和起作用的各组织和用户部门的成员组成 在项目 正式启动前 综合项目组应提供文件证明在项目的目标 计划和功能要求 优先事项 限 制 以及采购战略和采购计划上达成一致意见 2 风险确定和分析 项目规划的一个重要部分是 确保项目的相关风险得到确认 分析 并被判定为可消 除 减少或可控制 风险的确定与分析应通过来购计划和项目实施方案等后续阶段继续 每一个被确认的风险在下一个关键决策和检查环节密切关注 以确保风险得到圆满解决 消除 减少或控制 3 采购程序 所有项目的采购程序都应遵循以下步骤 关键决策的检查环节也在以下注明的环节进 行 1 起草证明任务需求正当理由的文件 是采购程序的第一步 并启动概念前规划 这 些工作之后是制定采购战略 一般由能源部的联邦官员制定 该战略确定用以保证项目合 同或项目合同制度满足批准的任务需求的管理办法 采购战略可以是任务需求文件的一部 分 独立文件 或采购计划的一部分 采购战略的组成部分将针对诸如采购由能源部直接 进行 还是通过 M O M I 进行 竞争范围 建议的项目场地位置 以及项目的规模这 类问题 部级计划官负责对所有主要系统项目进行 任务合理性独立项目检查 IPR 这 是关键决策 0 之前的有限的项目检查 证明任务需求和资金要求 适当时 可以进行 IPR 以便进行 500 万美元以上的其他项目的关键决策 0 部级采购执行宫深购执行宫应掌握考 虑关键决策 0 的所有材料 见附件 4 2 关键决策 0 一经确定 采购执行官就要指导概念设计的制定 形成概念设计报告 采购计划 初步危险分析 项目初步实施方案 以及初步基准范围 初步基准范围在设计 阶段包括设计阶段的成本 进度和范围 以及项目其余部分的成本 进度和范围 这些文 件和部级计划官批准的设计用项目数据表都要提交部级采购执行官琛购执行官批准 适当 时 部级计划官应根据 能源部预算编制手册 确认 2002 财年的所有项目和 2002 财年以 后项目总成本在 500 万美元以上项目的项目和工程设计 PED 资金总额 对于交货期长的 采购 经事先预算批准并获得资金后 可采用分阶段的关键决策 3 部级采购执行官深购 执行官在作关键决策 1 时应考虑上述因素 3 关键决策 l 一经决定 就可得到 PED 资金 用于设计嫂设项目的初步设计和最终设 计 基准制定和域工程确标陈述 对于交货期长的采购 可在关键决策 2 之前提交单独的 固定资金预算申请 非 PED 用于部分关键决策 3 的决定 附件 6 示出了一般项目阶段与联 邦预算程序的相互关系 重点是 PED 资金 在适当的情况下 项目管理人必须得到一份 初布安全分析报告 草案和 国家环境 政策法案 文件 项目管理人还必须确定项目实施方案和业绩基准 并将结果反映在用于 建设投资的项目数据表中 所有 500 万美元以上项目的业绩基准的 EIR 外部独立检查 必须 由作为能源部代表的工程与建设管理办公室进行 这是关键决策 2 之前对整个项目的详细 检查 包括独立成本估算 它检验任务的需求是否满足 批准建议的技术 成本和进度基 准 并对项目管理和控制体系的整体情况进行评价 EIR 的结果和 EIR 得出的纠正性行动 将由工程与建设管理办公室检查 并向部级采购执行官 采购执行官提交以便进行关键决策 2 见附件 4 4 关键决策 2 一经确定 项目就纳入预算提交 用 PED 资金继续最终设计 直到完 成设计 如果提出申请并获批准 交货期长的采购资金会拨到位 适当时 须提交审批 初步安全分析报告 草案 能源部将公布安全评价报告 对主要系统项目 必须由工程 与建设管理办公室安排实施准备就绪的 EIR 外部独立检查 对于 500 万美元以上的其他项 目 必须由相应的采购执行官进行 IPR 独立项目检查 这是关键决策 3 之前对项目的总 检查 其范围可从项目特定方面的简短检查 直至对整个项目的全面检查 它起码要检查 项目的准备情况 以进入建设或补救行动 EIR IPR 的结果和由 EIR IPR 得出的补救行动 应经工程与建设管理办公室检查 并和关键决策 3 一起提交给采购执行官和 ESAAB 同等 委员会 采购执行官可通过工程与建设管理办公室请求用 EIR 替代 IPR 项目实施方案和 业绩基准将根据请求情况更新 这些工作将由部级采购执行官深购执行官在作关键决策 3 时考虑 见附件 4 5 关键决策 3 确定之后 实施并完成所有的项目工作 包括要求的建设 完成向运营 计划工作的转换 包括能源部对环境 安全和健康文件的审批 运营准备就绪检查 以及 验收报告 这些工作将导致关键决策 4 见附件 4 4 采购计划 采购计划提供贯彻项目采购战略的合同方法的描述 运用这种计划缩短采购交货期 并通过向所有参与项目管理的人提供项目经营目标的特定信息 保证项目概念性执行文件 起草的一致性 每一个项目合同的采购计划都要具体指定采购战略中确定的执行项目管理 的职能机构 能源部或承包方 1 能源部决标 项目或项目系统的采购计划由综合项目组制定 该组至少包括计划管 理人 联邦项目管理人 经任命 以及能源部签约官 由采购主管任命或批准并经相应的部 级采购执行官深购执行官批准 由能源部直接安排完成的每一个项目合同或项目系统合同 都要根据联邦采购规则 FAR 第 7 1 节 和 FAR 34 部分主要系统采购 起草采购计划 在能 源部直接安排的合同的采购计划制定过程中 可以向 M O M I 承包方咨询 如果这些 承包方不是潜在的合同竞争者 在任何情况下 采购过程参与者的任务和责任都在该计划 中确定 包括垂直和矩阵汇报关系 2 承包方决标 对于将由 M O M I 承包方完成的项目合同 能源部的签约官必须 确保承包方的采购制度中有书面采购计划的要求 该计划应适合每一份合 同的要求和金 额 并符合联邦采购规则 FJLR 的意图 由 M O M I 承包方决标的项目合同的采购计划 由承包方的雇员小组制定 该小组至少包括未来的项目管理人和合同谈判人 采购计划还 应得到能源部签约官的同意 3 采购计划的组成部分 FAR 7 1 节 和 FAR 34 部分主要系统项目 要求的采购计划 可以是包括 FAR 上述段落内容的文件 该采购计划将描述 FAR 两个部分的要求 并包括 但不限于 背景和目的 包括任务需求的陈述 项目所属计划的描述 成本 预算 资金和寿命期的考虑 实施计划 包括可能的资源 基于业绩的承包方激励方法 竞争方法 采购选择程 序的选择 非竞争性采购 如果建议 的理由 分包的选择和采购的阶段性目标 以及政府 或主承包方是否进行竞争的阐述 风险分析与降低风险的战略 进度 包括阶段性目标 业务考虑 包括 政府的任务 承包方的任务 承包方之间的关系 跨部门的合作 政府提供的财产 安全防范 国际合作和考虑 自制或购买的考虑 授权 许可意见以及 安全 物流组织上的考虑 包括承包方和政府部门的支持 计算机辅助采购系统 以及其 他技术考虑 随计划提交给审批机构的建议 并由全体组员签字 审批 4 适当修改 采购计划可做适当修改以适应项目的规模 风险和复杂程度 适当修改 在于细节程度 而不是省略整个要求 上述列举的采购计划的组成部分并不要求全部包括 也不是所有的组成部份都适用于每一个项目 适当修改的理由应提交部级采购执行官 采购 执行官 5 审批权 采购计划的审批者是相应的部级采购执行官或采购执行官 第四章 项目实施程序 本章概述项目的决标程序和文件 1 项目实施方案 项目实施方案是总部计划局和现场局之间有关项目规划和目标的主要协议 它明确任 务和责任 并确定项目如何实施 在本章描述的组成部份中 项目实施方案一经批准 就 成为项目有效期内项目管理人的重要工具 总部或现场计划管理人和域联邦项目管理人开 始项目实施方案 主承包方或 M O M I 可在制定采购计划的同时或稍后开始编制项目 初步实施方案 两者应同步 如果批准的采购计划指明 M O M I 承包方作为主承包方 蹬合方承担项目采购任务 那么 M O M I 承包方可和能源部共同参与最终项目实施方 案的编制 1 项目实施方案的组成部分 所有项目都应有经相应的部级采购执行官 采购执行官批 准的初步的和最终的项目实施方案 项目实施方案的组成部分可通过参照方式纳入 该方 案最起码的组成都分如下 任务需求理由项目目标 项目描述 组织结构 任务 责任和权限 责任的解释 包括总部和现场决策权 计划和项目 管理以及支持职能 安全分析支持职能 资源要求 技术考虑 包括研究开发的范围以及与项目的关系 价值工程 测试和评价 环境 安全和健康 综合安全管理 可持续的建筑设计 配置管理 系统工程 可靠性 可维护 性和质量保证 项目成本 进度和范围基准 或用于项目初步实施方案的初步基准范围 分别包括 确认的意外情况 以及 0 1 2 和 3 级基淮变更控制最低权限 寿命期成本 备选方案与平衡 风险管理计划 综合安全管理计划 项目控制制度和报告制度 采购计划 2 适当修改 项目实施方案可适当修改以适应项目的规模 风险和复杂程度 适当修 改在于细节的程度 而不是完全省略要求 上述列举的项目实施方案的组成部分不要求全 部包括 也不是所有的组成部分都适用于每一个项目 适当修改的理由应提交部级采购执 行官 采购执行官 3 审批权 项目实施方案的审批者是相应的部级采购执行官或采购执行官 2 采购选择方案 如果采购计划明确项目的任何承包方都将通过竞争选择 就必须根据联邦采购规则 FAR 15 3 部分和能源部采购规则 DEAR 915 3 部分制定采购选择计划 该计划将概括 选择标准 包括技术因素 如方法 技术风险 寿命期成本和管理方法 成本因素 包括合 理性和风险评价 和总的风险评估 如果 M O M I 承包方将成为主承包方 它应在采购 选择过程开始之前编制该计划 并寻求相应的采购主管机构的批准 当采购选择委员会完成采购选择程序 根据采购选择计划说明的要求 之后 相应的采 购主管方 能源部或 M O M I 承包方 将起草一份采购选择委员会报告 如果能源部起草 这份报告 委员会成员将签署报告 并提交相应的采购选择主管方批准 3 业务结算书 如果采购合同要分别谈判 而不是通过价格和其他因素的评估进行选择 那么相应部 门应根据 能源部采购指南 第 7l 章起草谈判前和谈判后业务结算书 谈判前的业务结算 书将详细说明根据政府估算纳入成本和费用招标的各组成部分的谈判战略和目标 谈判后 的业务结算书将表明 与谈判前的业务结算书相比 承包方提出的成本和费用组成部分是 如何分解的 每一份业务结算书都由能源部授权的签约官批准 谈判前业务结算书批准后 方能开始谈判 注 部级采购执行官或采购执行官可要求批难其级别的结算书 如果由 M O M I 承包方进行采购 在适用的情况下 能源部采购指南 要求承包方在谈判和决标前获得以 上相同报告的批准 第五章 能源系统采购顾问委员会 ESAAB 1 主要系统项目的 ESAAB ESAAB 在主要系统项目的关键决策 0 级基准变更以及设施新址的选择中 为部级采 购执行官提供建议 ESAAB 每两个月开一次会 或应部级采购执行官的要求开会 2 成员 ESAAB 的成员包括作为主席的部级采购执行官 副部长 能源部的首席法律顾问 财 务总监 工程与建设管理办公室主任 部长环境安全健康助理 环境管理部长助理 国防 计划局常务副局长 科学局局长以及采购与辅助管理主管 必要时 常务副部长可指定其 他部统计划官或职能人员作为委员会成员 3 ESAAB 秘书处 ESAAB 秘书处设在工程与建设管理办公室 为 ESAAB 提供管理和分析支持以及建议 4 其他项目的 ESAAB 每一位相应的部级计划官都要任命等同于 ESAAB 的委员会 为部级计划官办公室的 非主要系统项目提出建议 对于这些项目 部级计划官的作用同采购执行官 并担任与 ESAAB 等同的委员会主席 与 ESAAB 等同的委员会复制并行使与 ESAAB 相同的职能 成员可在部级计划官办公室内部选择 或从具有能源部职责的其他总部职能部门选择 至 少有一名成员来自其他部级计划官办公室 并由主管部级计划官任命 工程与建设管理办 公室为每一个 ESA 朋同等委员会 l 亿美元或以上的项目提供一名成员 各部级计划宫要向 工程与建设管理办公室提供其 ESAAB 同等委员会的组成情况 5 经授权的其他项目的 ESAAB 对于 l 亿美元以下的项目 部级计划官可将采购执行官同等职能 包括决策的审批授 权给高级执行官部门 SES 的计划管理人或管理现场局管理人 对于 2000 万美元以下的经 过授权的其他项目 计划管理人或管理现场局管理人可进一步将采购执行官同等职能委托 给直接向其报告的高级执行官部门 SES 的下属 附件 3 提供了允许的采购执行官授权概况 经授权的采购执行官成立并领导 ESAAB 同等委员会 将其构成通告工程与建设管理办公 室 邀请工程与建设管理办公室参加所有委员会会议 并向相应的部级计划官的项目管理 支持办公室提供所有的会议日程和记录 但工程与建设管理办公室不是委员会成员 6 委员会会议的自由决定 在作关键决策 0 和关键决策 4 或计划性的基准变更时 见第二章第 4 节 部级采购执 行官 采购执行官可酌情决定省去 ESAAB 或 ESAAB 同等委员会会议 这不排除采购执行 官必须提供相应的意见和决策文件 第六章 业绩检查和报告 1 业绩检查 对所有项目 相应的采购执行官每季度都要和联邦项目管理人及人员一起进行项目业 绩检查 适当时承包方可以参与这种检查 对于主要系统项目 进度和议程与工程与建设 管理办公室协调 并邀请工程与建设管理办公室和部级计划官一起参与检查 对于项目总 成本在 l 亿美元以下的其他项目 季度业绩检查可以授权给高级执行官部门 SES 的计划管 理人或管理现场局管理人 适当时承包方可参与这种检查 对于项目总成本在 500 万美元 以上的项目 要邀请工程与建设管理办公室参与所有的业绩检查 2 独立检查 能源部认为 独立检查对其项目状况的评价是有价值的 独立检查由非项目支持者进 行 它可以是基于科学或工程导向的专家检查 项目管理结构和主要组织机构相互关系的 检查 针对特定问题如成本或预算的检查 安全检查或几者结合 适当时 为了提高效率 独立检查可以合并进行 这种检查的定义见第 8 节 这些检查的应用见第三章 3 报告 联邦项目管理人运用数据 分析以及能源部计划和项目管理手册中确定的其他信息 每月和域每季度向各级管理层 项目管理支持办公室和工程与建设管理办公室提交项目状 况报告 项目报告通常在关键决策 0 阶段开始 1 将承包方的业绩与概念设计的进度和成 本计划进行比较 2 将应得价值 earned value 业绩与关键决策 1 的初步基淮范围比较 应得价值 earned value 业绩和业绩基准报告在关键决策 2 开始 计划管理人和联邦项目管 理人将在适当的项目文件中确定特定的报告要求 对于项目总成本在 2000 万美元以上的项 目 这种报告至少应包括 应得价值 earned value 管理系统 的业绩和财务状况 4 能源部的报告制度 能源部用于项目业绩和纠正性行动跟踪的项目管理及报告制度将由工程与建设管理办 公室制定 用于成本 进度和范围 以及及时的纠正性行动方案 第七章 附加要求 1 首席营运官监视清单 所有联邦项目管理人及其相应的部级计划官 都要将可能导致预计的不利的 0 级范围 变更 预计的不利的 0 级阶段性目标进度差异 或预计的不利的估算总成本和 或项目总成 本的 0 级差异的项目问题 通报常务副部长 并抄送工程与建设管理办公室 遇到重大成 本和进度差异和域技术问题的项目或发现其他问题的项目应列入首席运营官监视清单 并 且可能面临资金后果 项目一旦列入该清单 就要求纠正性行动计划 特定的报告要求 以及通过工程与建设管理办公室安排的常务副部长定期检查 当监视清单的阶段性目标完 成 纠正性行动的进展有保证或项目重新恢复后 即差异缩小到规定标准内 这些项目将 从监视清单中除名 首席营运官监视清单使用的标准和步骤流程图见附件 7 2 项目管理人的培养 工程与建设管理办公室通过及计划局和其他能源部支持局协调 负责制定和监督针对 联邦计划和项目管理人以及其他参与项目采购的人员的项目管理人培养计划 3 承包方的项目管理体系 能源部的主承包方的项目管理体系至少必须满足附件 l 承包方要求文件中明确的要求 这些要求必须纳人所有的项目采购征询和合同中 承包方是否符合这些要求将通过能源部 对承包方项目管理体系的描述 程序和运作检查加以确定 项目总成本在 2000 万美元或以上的项目合同 工料合同 固定总价合同或 level of effort 支持合同除外 必须采用 应得价值 earned value 管理系统 但这些承包方必须有适 合项目特点的适当的控制系统和良好的业务实践表现 签约部门的领导要负责保证所有适 用的承包方要求文件条款都纳入项目合同 4 价值工程 能源部有义务运用价值工程取得固定资产最低寿命期成本 当价值工程被用于项目规 划和设计阶段时 可最大限度地节约成本 价值工程还应用于项目的建设阶段 5 综合安全管理 根据 DOE P 450 4 安全管理系统政策 DOE P 411 1 安全管理职能 责任与权 限政策 以及 DOE M 411 1 1A 安全管理职能 责任与权限手册 安全必须融人联邦 和承包方管理以及工作实践的各个层面 任务将通过将安全管理有效融入项目的整个设计 和建设阶段 同时保护公众 工作人员和环境来完成 对于含有有害材料的设施 必须在 设施设计过程中进行安全分析 6 可持续的建筑设计 新的联邦建筑必须满足或超过公法 102 486 305 段 能源政策法案 规定的能效标准 可持续的建筑设计原则必须应用于新设施的选址 设计和建设中 附件 l 承包方要求文件 能源部主承包方的项目管理制度必须满足以下要求 1 美国国家标准学会 ANSI EIA 748 应得价值 earned value 管理系统 中描述的用 于项目控制系统的行业标准 必须在项目总成本 TPC 在 2000 万美元以上的所有项目中贯 彻 用于控制项目实施阶段的项目执行情况 2 对于 TPC 大于或等于 2000 万美元的所有项目 工料合同 固定总价合同或 level of effort 支持合同除外 必须运用能源部批准的工作分类结构部分和资料部分 按月向能源 部报告成本和进度执行情况 阶段性目标状况和财务状况 用以控制项目实施阶段的项目 执行情况 如果差异超出能源部规定的报告限制范围 该报告还必须包括差异分析以及结 合成本 进度和范围的纠正性行动计划 成本和进度趋势分析 财务状况和基准变更控制 工作 包括管理资源分配 潜在问题和关键问题也要报告 3 对于将由 M O M I 承包方完成的项目合同 承包方必须有适合每一份合同要求 和金额 并符合联邦采购规则 FAR 意图的书面采购计划 由 M O M I 承包方决标的项 目合同的采购计划 由承包方雇员小组制定 该小组至少包括未来的项目管理人和合同谈 判人 采购计划还将经能源部签约官的批准 4 对于设计检查 零部件和系统测试以及模拟中发现的项目基准目标的差异 必须向 能源部汇报技术性能分析和纠正性行动计划 5 必须确定和维持关键部分的进度及项目总进度 6 成本估算必须是成本基准和寿命期成本的确定及支持 预算要求的编制和完成时的 估算不可分割的部分 7 项目的技术 成本和进度风险必须确定 量化和降低 适当时 必须制定和实施降 低风险的战略 8 承包方的综合技术 成本和进度茬淮必须通过承包方一级的变更控制委员会确定和 维持 9 必须根据 ANSI EIA 649 国家公认配置管理标准 制定配置管理程序 用于控制 项目设施 结构 系统和零部件实物配置的变更 该程序还必须保证配置与技术基准中的 业绩目标一致 10 必须利用价值工程法确定高成本项目 通过运用系统工程平衡和功能分析 以较 低的寿命期成本获得同样功能 实现投资回报的最大化 11 必须依据 DOE O 414 1A 质量保证 规定 在项目开始以及整个项目期间 制 定并实施用于合同工作范围的质量保证计划 该计划必须明确质量责任和权限 确定政策 和要求 并规定工作业绩和评价 12 必须依据 DEAR 970 5204 2 将环境 安全和健康纳人工作规划和实施 制定和 实施综合安全管理制度 13 新设施的选址 设计和建设必须采用可持续的建筑设计原则 附件 2 各级管理人员的权限 任务和责任 审批权任务和责任 常务副部长 政策和程序 主要系统项目的关键决策 主要系统项目的概念设计报告 项目 实 施方案 采购计划和各种文件 设施新址的选择 0 级基准变更常务副部长