第四章--账务与报表处理系统P52

第四章第四章 账务与报表处理系统账务与报表处理系统P52 掌握 基本功能 操作流程 与其他系统的关系 初始设置 日常处理等掌握 基本功能 操作流程 与其他系统的关系 初始设置 日常处理等 4 1 账务系统的基本功能与操作流程账务系统的基本功能与操作流程 财务处理系统又称总账系统 是会计 财务处理系统又称总账系统 是会计 核算的核心 其他业务系统往往需要读取财务系统的数据进行核算核算的核心 其他业务系统往往需要读取财务系统的数据进行核算 4 1 1 账务处理系统的基本任务账务处理系统的基本任务 1 力求实现会计循环的自动化 原始凭证不可能全部实现自动化 力求实现会计循环的自动化 原始凭证不可能全部实现自动化 2 实现会计信息的多元分类 一般提供往来 部门 项目等辅助功能 实现会计信息的多元分类 一般提供往来 部门 项目等辅助功能 3 实现数据的高度共享 实现数据的高度共享 4 1 2 账务处理系统的主要特点 账务处理系统的主要特点 计算机账务处理系统是建立在会计循环和会计恒等式基础上的一个通用系统 其数据计算机账务处理系统是建立在会计循环和会计恒等式基础上的一个通用系统 其数据 源仍然是历史的 能以货币计量的数据 一般具体有源仍然是历史的 能以货币计量的数据 一般具体有 8 个特点 个特点 P52 54 1 遵循世界通用的复式记账原则 遵循世界通用的复式记账原则 2 记账凭证是数据处理的起点 计算机一般不直接处理原始凭证 记账凭证是数据处理的起点 计算机一般不直接处理原始凭证 3 部分凭证可以由机器自动生成 部分凭证可以由机器自动生成 4 计算机内部账簿体系有较大的变化 计算机内部账簿体系有较大的变化 1 记账凭证成了第一重要的账簿 它是永 记账凭证成了第一重要的账簿 它是永 久性的会计档案 其它序时和明细分类账在机内都不应该是永久性的 久性的会计档案 其它序时和明细分类账在机内都不应该是永久性的 5 记账规则与记账程序简化 记账规则与记账程序简化 6 内部控制已部分实现程序化 如何办证输入凭证的正确性成了内部控制的关键 内部控制已部分实现程序化 如何办证输入凭证的正确性成了内部控制的关键 7 可以提供定期或实时的财务报表 可以提供定期或实时的财务报表 8 查账比手工系统更为方便 查账比手工系统更为方便 4 1 3 账务处理系统的基本功能账务处理系统的基本功能 P54 4 1 4账务处理系统的操作流程 一 计算机计算机账务处理账务处理基本流程 一 编制记账凭证编制记账凭证 几种方式 1 手工编制完成记账凭证后录入计算机 2 根 据原始凭证直接直接在计算机上编制记账凭证 采用这种方式应当在记账前前打印出会计凭证并 由经办人签章 3 由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据 采用这种 方式应当在记账前打印出会计凭证并由经办人签章 4 其他系统的派生凭证其他系统的派生凭证 二 凭证审核凭证审核 负责审核的会计人员审核已已输入计算机的记账凭证 三 记账记账 特点 1 记账是一个功能功能按键 由计算机自动自动完成相关账簿登 系统设置凭证处理出纳管理 账务处理系统 记 2 同时登记总账 明细账和日记账同时登记总账 明细账和日记账 3 各种会计账簿账簿的数据都都来源于记账记账凭 证数据 记账只是 数据搬家 不不产生新新的会计核算数据 四 结账和编制会计报表结账和编制会计报表 手工会计核算流程中 结账和编制会计报表是两个工作环节 工作量大且复杂 电算 化会计核算中 通过一次性一次性预先定义账户结转关系和账户报表数据对应关系 结账和编制 报表是作为一个一个步骤由计算机在较短时间内同时自动完成自动完成 二 电算化会计核算电算化会计核算软件软件的基本操作流程 一 安装软件 安装软件 会计核算软件应当具有自动自动进行银行对账银行对账的功能 二 会计软件系统初始化 系统初始化 建立账套 定义基础参数 设置业务处理规则和代码体 系 装入初始数据 初始化步骤 1 定义基础参数与建账 2 设置处理规则 3 期初数据的输入及其校检 三 日常会计业日常会计业务处理 四 月末处理 期末进行账账 账实 账证核对 最后进行结账 4 1 5 账务处理系统与其它系统的关系 P54 55 账务系统是会计信息系统的核心 它与其它系统有密切联系 即除了与其它系统共账务系统是会计信息系统的核心 它与其它系统有密切联系 即除了与其它系统共 享编码方案 会计科目 存货分类 存货档案 部门档案等等基础数据之外 还与享编码方案 会计科目 存货分类 存货档案 部门档案等等基础数据之外 还与 许多系统传递数据 其中 许多系统传递数据 其中 1 成本 报表 财务分析等多个系统需要读取账务系统的数据进行处理 成本 报表 财务分析等多个系统需要读取账务系统的数据进行处理 2 应收 应付 工资 固定资产 存货 成本 资金等系统需要将处理业务编制成记账 应收 应付 工资 固定资产 存货 成本 资金等系统需要将处理业务编制成记账 凭证 并直接存账务系统凭证 并直接存账务系统 一 一 账务处理子系统子系统 它是计算机会计信息的重要的子系统 它以记账记账凭证为原始原始数据 通过对账凭证的输 入和处理 完成记账 银行对账 账证表的查询与打印 结账 系统服务和管理等工 作 从功能上看 账务处理的软件可以概括为 记账 就是必须能够是实现对明细账 日记账和总账的登记 一 账务处理子系统的特点 1 规范性强强 一致性一致性好 易于通用性易于通用性 账务处理软件的基本工作原理工作原理是复式复式记账记账 这是世界通用世界通用的会计记账方法 2 综合性强强 在整个会计信息系统核心作用核心作用 会计电算化系统中的其他子系统是局部反应共产销过程中的某个经营环节 而账务处 理软件的各个环节加以严格的控制 才能防止有意无意的差错发生 二 计算机账务处理的数据流程数据流程P107 图 4 1 三 账务处理子系统的基本操作基本操作 1 系统初始化初始化2 凭证凭证管理 3 账簿账簿管理 4 期末期末处理 5 辅助辅助管理 6 系统系统管理 4 2 账务系统的初始设置账务系统的初始设置 知识点知识点 P55 二 系统初始化初始化 1 建立帐套 一个帐套中 只能保存一个公司或一个单独核算单独核算单位的账务处理资料 2 设置操作员操作员及权限权限 1 设置操作员及权限 根据会计电算化的要求设置操作人员 并规定其操作权限 3 设置会计科目会计科目 设置会计科目编码 科目编码必须惟一惟一 科目编码必须按其级次级次的先后次序建立 按按月月顺序编号 科目编码用数字 英文字母数字 英文字母等表示 避免用如 空格等其他字 符 设置会计科目名称 科目名称用汉字 英文字母 数字等符号表示 不能为空不能为空 设置会计科目的余额方向余额方向 设置辅助核算科目 对需要进行部门核算 项目核算等专项核算的会计科目进行辅 助核算设置 设置外币核算科目 设置数量核算科目 设定需要进行数量核算的科目 以及数量核算计量单位 4 设置各辅助辅助核算项目项目 定义并对往来单位 部门 项目进行编码 5 设置外币币种及汇率外币币种及汇率 6 录入科目期初余额期初余额并科目余额试算平衡试算平衡 将各个科目及辅助核算项目 在开始使用会 计软件进行核算时的科目余额及发生额等相关数据输入软件系统 它是手工手工会计核算和计计 算机算机核算的衔接点 衔接点 科目期初余额录入完毕后 使用软件提供的功能进行试算平衡 所录入的初始化数据初始化数据内容一般包括 期初余额 累计借方 累计贷方 以及本年累 计损益际发生额四项 7 设置凭证类别类别 设置使用的凭证类别一般划分为收款凭证 付款凭证 转账凭证 8 其他初始化工作 结算方式设置等 4 2 1 建立和设置账套 建立和设置账套 什么是账套 一个帐套代表一个核算单位 一个会计软件通常允许同时建立多个套什么是账套 一个帐套代表一个核算单位 一个会计软件通常允许同时建立多个套 账 账 如何建立账套 账套基本信息 如何建立账套 账套基本信息 1 账套代码与名称 账套代码与名称 2 所属行业 所属行业 3 记账本位币 提供直接间接汇率 记账汇率可与凭证期间保持一致 记账本位币 提供直接间接汇率 记账汇率可与凭证期间保持一致 4 科目编码规则 科目编码规则 xxxx xx xxx xx 一级 一级 二级二级 三级三级 四级 四级 二级科目最多不超 二级科目最多不超 过过 99 个 三级科目不超过个 三级科目不超过 999 个 可用个 可用 2 位数字表示二级科目 用位数字表示二级科目 用 3 位数字表示三级科目 位数字表示三级科目 科目代码一经设定 在帐套正式启用之后即不允许修改 所以代码结构必须慎重决定 科目代码一经设定 在帐套正式启用之后即不允许修改 所以代码结构必须慎重决定 5 会计分期系统参数的主要内容 会计分期系统参数的主要内容 P55 57 会计核算必须划分会计期间进行 以公 会计核算必须划分会计期间进行 以公 历年度作为企业会计年度 历年度作为企业会计年度 4 2 2设置系统参数 设置系统参数 1 制单控制 制单控制 2 内容控制 内容控制 3 审核控制 审核控制 4 输出控制 输出控制 4 2 3设置会计科目 又称帐套选项 会计科目结构与设置内容 尤其要理解会计科目设置会计科目 又称帐套选项 会计科目结构与设置内容 尤其要理解会计科目 的辅助核算与现金流量属性的设置 的辅助核算与现金流量属性的设置 P57 59 会计科目代码一般采用分组码 呈 会计科目代码一般采用分组码 呈 现树形结构 现树形结构 1 科目代码与助代码 账务系统的内部处理都是按科目代码进行的 一般使科目代码与助代码 账务系统的内部处理都是按科目代码进行的 一般使 用数字进行编码 用数字进行编码 助代码用于帮助记忆会计科目 助代码用于帮助记忆会计科目 2 科目名称 一般用汉字或英语字符表示 系统只在输出时使用 在命名科科目名称 一般用汉字或英语字符表示 系统只在输出时使用 在命名科 目名称时只需要命名本科目名称 不必带上上级科目名称 目名称时只需要命名本科目名称 不必带上上级科目名称 3 科目类别 资产 负债 科目类别 资产 负债 4 余额方向余额方向 5 核算外币 核算外币 1 不核算外币 不核算外币 2 核算所有外币 核算所有外币 3 核算单一外币 核算单一外币 6 数量核算数量核算 7 辅助核算辅助核算 8 现金流量 现金流量表时不可缺少 现金流量 现金流量表时不可缺少 4 2 3 设置辅助核算项目 什么是辅助核算 主要辅助核算项目 设置内容 辅助核算种设置辅助核算项目 什么是辅助核算 主要辅助核算项目 设置内容 辅助核算种 类 具体的核算项目 类 具体的核算项目 P59 60 4 2 4 设置货币与汇率 P60 左边用于定义货币的种类 右边同于定义选中的某种货币的汇率 左边用于定义货币的种类 右边同于定义选中的某种货币的汇率 固定 浮动汇率 固定 浮动汇率 4 2 5 录入初始数据 1 包括哪些初始数据 P61 1 科目本位币 外币 数量的年初余额与本年累计发生额 科目本位币 外币 数量的年初余额与本年累计发生额 2 辅助核算项目的年初余额与本年累计发生额 而且如果设置有单位往来核算 则还必 辅助核算项目的年初余额与本年累计发生额 而且如果设置有单位往来核算 则还必 须输入尚未结清的往来明细业务记录 须输入尚未结清的往来明细业务记录 2 初始数据输入窗口 一般用户只需要输入最明细及科目的数据 而上级科目数据将由系 初始数据输入窗口 一般用户只需要输入最明细及科目的数据 而上级科目数据将由系 统自动汇总产生 统自动汇总产生 3 初始数据的正确性检验 正式启用之后初始数据将不允许修改 初始数据的正确性检验 正式启用之后初始数据将不允许修改 4 2 6 用户管理 增删用户 设置操作权限与密码 分为系统管理组和一般用户组 分为系统管理组和一般用户组 设置只能有担当系统管理员的电算主管进行 设置只能有担当系统管理员的电算主管进行 1 设置用户组和操作员 设置用户组和操作员 2 为操作员分配操作权限 是点算主管的职责 为操作员分配操作权限 是点算主管的职责 3 设置和更改密码 设置和更改密码 4 2 7 其它设置 设置编码方案 结算方式 账簿格式 凭证类型 常用摘要 自动转账 凭证等等 1 设置凭证类型 不分为记账征凭证 设置凭证类型 不分为记账征凭证 2 设置常用摘要 设置常用摘要 4 3 账务系统的日常处理 知识点知识点 日常处理主要是凭证处理 也是整个核算系统的基础 主要流程 输入 日常处理主要是凭证处理 也是整个核算系统的基础 主要流程 输入 审核审核 记账 记账 凭证未经审核其信息不能进入正式的账簿文件 二记账后即不允许修改 有错误只能采取凭证未经审核其信息不能进入正式的账簿文件 二记账后即不允许修改 有错误只能采取 补充凭证或红字冲销凭证进行更改 补充凭证或红字冲销凭证进行更改 三 日常账务日常账务处理操作 根据提供的会计业务资料 利用会计核算软件完成凭证录入 审核 修改 查询 记 账和结账工作 1 录入录入记账凭证 录入凭证时 应首先选择凭证类型 输入制单日期 凭证按月 分 凭证类型自动连续编号 然后依次输入附件张数 摘要 会计科目 辅助核算信息 金额 等 其中 会计科目要求输入末级末级明细科目 录入完成后 要保存保存已录入凭证 类别 类别 日期 编号 摘要 会计科目 金额 日期 编号 摘要 会计科目 金额 2 记账前凭证修改修改 对于记账前的机内错误会计凭证进行修改 发现有错的 在该审 核记账前 允许直接直接修改 审核记账后不可后不可 只能用红字调账红字调账 3 凭证审核审核 只有经过审核的记账凭证才允许记账 凭证输入 审核不能为同一个人同一个人 审核人不能直接不能直接修改会计凭证 借贷不平 输入不存在的科目代码 4 记账凭证查询打印和凭证账簿查询打印和凭证账簿查询 输入一定的条件 查询相关记账凭证并将其打 印输出 会计凭证记账后 输入一定的条件进行查询 查询的结果可以屏幕屏幕显示 也可以 打印打印输出 要求查询的账簿包括 明细账 总账 日记账等 5 凭证汇总汇总 将记账凭证按照一定的范围 条件进行汇总 只有末级末级科目才能设置 汇总打印 设置汇总打印后 系统仍按明细仍按明细登记明细账 辅助核算科目辅助核算科目可以进行汇总 6 凭证记账记账 可以一天一天记数次账 也可以记一次账 一次账 每月记账次数不受限制 但至少每月记账次数不受限制 但至少 要记一次账要记一次账 对审核后的记账凭证完成记账工作 凭证记账后记账后就不能进行修改不能进行修改 如果发现 凭证有错 只能用冲销凭证方法只能用冲销凭证方法进行修改 7其他其他日常处理 四 期末处理包括期末处理包括 期末调汇 结转本期损益 损益类科目本期余额全部自动转入本本 年利润科目年利润科目 自动自动生成结转损益的记账凭证 自动转账 期末结账 五 系统维护及报表系统维护及报表 数据备份备份 数据恢复恢复 4 3 1 凭证的形成方式 种凭证的形成方式 种 P65 1 手工填制的记账凭证 手工填制的记账凭证 2 由原始凭证自动生成的记账凭证 可以接受用户输入的原始凭证或网上接受的原始 由原始凭证自动生成的记账凭证 可以接受用户输入的原始凭证或网上接受的原始 凭证 凭证 3 内部转账凭证 对格式和含义比较固定的转账凭证可以自动生成 用户不能修改 内部转账凭证 对格式和含义比较固定的转账凭证可以自动生成 用户不能修改 删除 删除 4 外部系统生成的凭证 传递给账务系统的数据必须按照格式自动生成直接存入账务 外部系统生成的凭证 传递给账务系统的数据必须按照格式自动生成直接存入账务 系统 用户无权修改删除 系统 用户无权修改删除 哪些系统需要为账务处理系统生成凭证 哪些系统需要为账务处理系统生成凭证 4 3 2凭证的输入 凭证处理的主要流程 凭证基本输入内容 辅助数据尤其现金流量数凭证的输入 凭证处理的主要流程 凭证基本输入内容 辅助数据尤其现金流量数 据的输入方法 凭证内容的正确性如何检查 据的输入方法 凭证内容的正确性如何检查 P64 67 1 凭证输入界面 收付转三种格式 凭证输入界面 收付转三种格式 2 凭证输入的基本项目与输入方法 凭证输入的基本项目与输入方法 1 凭证日期 凭证日期 2 凭证字号 凭证字号 俗称凭证类型 按月编俗称凭证类型 按月编 号 可以统一编号也可以单独编号 有系统自动分配 不允许操作员修改号 可以统一编号也可以单独编号 有系统自动分配 不允许操作员修改 3 摘要 摘要 不允许没有摘要的凭证不允许没有摘要的凭证 4 会计科目 会计科目 5 借方金额与贷方金额 借方金额与贷方金额 对一个科目只能输对一个科目只能输 入一个金额入一个金额 6 原币与汇率 原币与汇率 7 数量与单价 数量与单价 3 辅助数据的输入 辅助数据的输入 1 辅助核算数据 辅助核算数据 2 银行存款数据 银行存款数据 3 现金流量数据 现金流量数据 4 凭证内容的正确性检查 凭证内容的正确性检查 1 凭证日期 凭证日期 凭证日期不能超过操作当时的实际日期凭证日期不能超过操作当时的实际日期 2 凭证号凭证号 按月编号 具有连续性 不允许出现重码缺号按月编号 具有连续性 不允许出现重码缺号 3 摘要 摘要 不允许没有摘要的不允许没有摘要的 凭证凭证 4 科目代码 科目代码 是否是最明细的一级科目 不允许凭证借方贷方科目不是现金或是否是最明细的一级科目 不允许凭证借方贷方科目不是现金或 者是银行者是银行 5 金额 金额 拒绝没有输入金额的凭证拒绝没有输入金额的凭证 4 3 3 凭证的查询与编辑 凭证的查询方法以及凭证的新增 删除 修改等方法 凭证的查询与编辑 凭证的查询方法以及凭证的新增 删除 修改等方法 P67 69 1 凭证的查询 一般采用组合查询技术 凭证的查询 一般采用组合查询技术 1 查询技术与方法 查询技术与方法 2 查询条件可以逐步追加 即开始时设置的条件可能宽限一些 查询条件可以逐步追加 即开始时设置的条件可能宽限一些 3 查询条件可以永久保存 查询条件可以永久保存 4 查询时其他处理的基础 查询时其他处理的基础 2 凭证的打印 单张凭证打印 连续打印凭证 凭证凭证的打印 单张凭证打印 连续打印凭证 凭证 套打套打 的关键是设置好凭证的打印的关键是设置好凭证的打印 格式 格式 3 凭证的编辑 包括修改 删除 作废 注意修改后必须保存 按删除即是作废 对于作 凭证的编辑 包括修改 删除 作废 注意修改后必须保存 按删除即是作废 对于作 废的再删除是彻底删除 对作废的凭证不能执行修改审核与记账处理 废的再删除是彻底删除 对作废的凭证不能执行修改审核与记账处理 4 3 4 凭证的审核凭证的审核 凭证审核与取消审核的方法 对审核的控制 凭证审核与取消审核的方法 对审核的控制 P69 凭证审核时通过人工和对工填制或自动生成的凭证 凭证审核时通过人工和对工填制或自动生成的凭证 1 凭证审核的方法 成批审核实质就是不审核 凭证审核的方法 成批审核实质就是不审核 2 对审核的控制 首先拒绝录入人员审核自己录入的凭证 不允许审核人员修改凭证的内 对审核的控制 首先拒绝录入人员审核自己录入的凭证 不允许审核人员修改凭证的内 容 取消审核签名只能审核人自己进行 作废凭证不能被审核 容 取消审核签名只能审核人自己进行 作废凭证不能被审核 4 3 5 凭证的记账 凭证的记账 凭证记账的一般过程凭证记账的一般过程与记账前的审查与记账前的审查 P69 凭证记账又称登帐或过账 计算机记账主要将已审核的信息更新各种总张文件 凭证记账又称登帐或过账 计算机记账主要将已审核的信息更新各种总张文件 1 记账一般过程 记账一般过程 1 选择记账凭证 选择记账凭证 2 合法性检查 合法性检查 3 正式开始记账 正式开始记账 2 对记账的控制 即失败是能够恢复到记账前的正确状态 对记账的控制 即失败是能够恢复到记账前的正确状态 1 数据备份 数据备份 2 从硬件设备 从硬件设备 上解决 上解决 3 关于反记账 凭证的录入 审核 过账是财务处理的三个关键环节 关于反记账 凭证的录入 审核 过账是财务处理的三个关键环节 4 3 6 凭证的其它处理 凭证的其它处理 1 凭证汇总 凭证汇总 2 冲销 冲销不等于删除 冲销 冲销不等于删除 3 引入 引出 引出一般用于凭证数据转换为其他软件系统的文件格式 引入 引出 引出一般用于凭证数据转换为其他软件系统的文件格式 Access mdb Excel xls Foxpro dbf Text txt HTML Export internet 模式凭证等处理功能 模式凭证等处理功能 P70 理论只需知道有何功能 不会考怎么操作 理论只需知道有何功能 不会考怎么操作 4 4 账务系统的其他处理 知识点知识点 4 4 1 出纳处理 出纳处理的主要内容 凭证签字 支票管理 出纳处理 出纳处理的主要内容 凭证签字 支票管理 银行对账 输出日记账和 银行对账 输出日记账和 资金日报的主要功能资金日报的主要功能 P70 71 支票管理 支票管理 1 支票登记账簿的初始设置 支票登记账簿的初始设置 2 登记支票登记簿 登记支票登记簿 1 领用支票时 领用支票时 2 填制 填制 涉及支票报销的凭证 涉及支票报销的凭证 3 支票登记簿的其他功能 其中统计功能主要用于统计支票的领 支票登记簿的其他功能 其中统计功能主要用于统计支票的领 用及报销情况 用及报销情况 银行对账 一 银行对账初始化 银行对账 一 银行对账初始化 1 系统初始化 只执行一次 系统初始化 只执行一次 2 月份初始化 二 输 月份初始化 二 输 入或导入银行对账单入或导入银行对账单 三 自动对账 三 自动对账 四 手工对账 一对多 多对一 多对多 四 手工对账 一对多 多对一 多对多 手工对账是必要的 五 编制余额调节表 六 其他功能手工对账是必要的 五 编制余额调节表 六 其他功能 4 4 2 辅助核算 辅助核算 辅助核算的初始化辅助核算的初始化 日常处理 日常处理 P73 1 辅助核算的初始化 辅助核算的初始化 1 对会计科目定义辅助核算属性 必须在系统初始设置是明确给 对会计科目定义辅助核算属性 必须在系统初始设置是明确给 予指定 予指定 2 设置核算种类与具体核算项目 核算项目一般不等于明细的科 设置核算种类与具体核算项目 核算项目一般不等于明细的科 目 一个会计科目可以设置单一或多个辅助核算 目 一个会计科目可以设置单一或多个辅助核算 3 输入核算项目的余额或未清的业务 初始设置一般在系统正式 输入核算项目的余额或未清的业务 初始设置一般在系统正式 启用之后不能再使用 其中可以对项目的增加删除修改等操作 启用之后不能再使用 其中可以对项目的增加删除修改等操作 2 辅助核算的日常处理 主要内容是输入数据和进行必要的处理 业务数据就是凭证基本 辅助核算的日常处理 主要内容是输入数据和进行必要的处理 业务数据就是凭证基本 数据 辅助核算信息的记账处理都是自动过程 但对于往来销账可能需要一定的人工处理 数据 辅助核算信息的记账处理都是自动过程 但对于往来销账可能需要一定的人工处理 有必要介入人工识别和销账处理 有必要介入人工识别和销账处理 3 辅助核算的输出 一般通过组合查询由系统自动生成 辅助核算的输出 一般通过组合查询由系统自动生成 4 5 账务系统的期末处理 知识点知识点 4 5 1 期末转账 自动转账方式 待摊 预提 摊销 损益 期末转账 自动转账方式 待摊 预提 摊销 损益 转账凭证的定义内容 转账凭证的定义内容 P75 1 期末转账的主要特点 期末转账的主要特点 1 转账一般直接编制记账凭证 多是在会计期末进行 转账 转账一般直接编制记账凭证 多是在会计期末进行 转账 前其他业务必须输入系统 有先后次序的问题 转账凭证可以自动编制 前其他业务必须输入系统 有先后次序的问题 转账凭证可以自动编制 向导式转账向导式转账 由用户自定义的转账由用户自定义的转账 2 向导式自动转账向导式自动转账 1 结转损益 所有损益科目的本期余额全部转入本年利润科目 结转损益 所有损益科目的本期余额全部转入本年利润科目 2 调汇的转账凭证 对外币核算账户自动计算汇兑损益 记入财务费用 需要调汇的 调汇的转账凭证 对外币核算账户自动计算汇兑损益 记入财务费用 需要调汇的 科目必须在初始化时予以确定 科目必须在初始化时予以确定 3 自定义自动转账 自定义自动转账 1 转账凭证的定义 用来区分平常转账和期末两类转账 转账凭证的定义 用来区分平常转账和期末两类转账 2 转 转 账凭证的自动生成账凭证的自动生成 4 5 2 期末结账 结账向导的操作过程 期末结账 结账向导的操作过程 结账的控制作用结账的控制作用 P76 结账后才能输出已结账期间的正式会计报表 总账和明细账 结账后才能输出已结账期间的正式会计报表 总账和明细账 不结账后不允许再输入已结账期间的凭证 不结账后不允许再输入已结账期间的凭证 1 结账的主要任务 结账的处理内容与帐套文件设置密切关系 结账的主要任务 结账的处理内容与帐套文件设置密切关系 2 结账的操作步骤偶 结账的操作步骤偶 1 开始结账 开始结账 2 核对账簿核对账簿 3 月度工作报表 月度工作报表 4 执行结账 若为 执行结账 若为 年末结账则执行年度初始化 年末结账则执行年度初始化 3 结账的控制作用 一般由会计主管和操作人员共同确认和执行 结账的控制作用 一般由会计主管和操作人员共同确认和执行 4 6 账务系统的账簿管理 知识点知识点 4 6 1 日记账 日记账的形式日记账 日记账的形式 P77 通常只设现金日记账和银行日记账 在计算机一般只提供查询与打印借贷三栏式和外币 通常只设现金日记账和银行日记账 在计算机一般只提供查询与打印借贷三栏式和外币 日记账 每天登记和打印 每天业务较少 不能满页打印的 可按旬打印输出 企业至少日记账 每天登记和打印 每天业务较少 不能满页打印的 可按旬打印输出 企业至少 每天每天 10 天要打印一次日记账 天要打印一次日记账 4 6 2 明细分类账 明细分类账的形式 多栏式明细账的设置明细分类账 明细分类账的形式 多栏式明细账的设置 P77 P78 1 普通三栏式明细账 普通三栏式明细账 2 多栏式明细账的设置与查询 多栏式明细账的设置与查询 4 6 3 总分类账 总分类账 1 总账的格式 传统三栏式总账内容可以直接自动记账 科目发生额与余额表式总账 数总账的格式 传统三栏式总账内容可以直接自动记账 科目发生额与余额表式总账 数 量金额式总账 量金额式总账 2 总账的查询条件 总账的查询条件 3 总账的打印时间要求 总账的打印时间要求 P79 4 7 账务系统的系统维护 知识点知识点 1 账务系统的维护工作内容 主要包括对系统参数的修改 用户操作权限及密码 账务系统的维护工作内容 主要包括对系统参数的修改 用户操作权限及密码 更新 科目的增删 数据备份与恢复等更新 科目的增删 数据备份与恢复等 部分选项在系统正式启用之后是可以更 部分选项在系统正式启用之后是可以更 改的 改的 P81 2 会计科目的维护 会计科目的维护 1 增加科目 只能是非末级的明细科目 增加科目 只能是非末级的明细科目 2 修改科目 修改科目 代码不能修 定义辅助核算一般不应该改变 代码不能修 定义辅助核算一般不应该改变 3 删除科目 年内有发生额或余 删除科目 年内有发生额或余 额不为额不为 0 的科目不能删除 上级科目不能删除 规定已经启用的科目中不能删除 的科目不能删除 上级科目不能删除 规定已经启用的科目中不能删除 3 帐套备份用于恢复 帐套备份用于恢复 1 备份帐套 人工选择备份和系统强制备份两种 备份帐套 人工选择备份和系统强制备份两种 2 恢 恢 复帐套复帐套 4 8报表编制与报表系统 知识点知识点 4 8 1 报表的基本结构与编制方式 报表的基本结构与编制方式 P82 83 1 报表的基本结构 表头 表体 表格主体 报表数据部分 每一方格称表格元素或单元 报表的基本结构 表头 表体 表格主体 报表数据部分 每一方格称表格元素或单元 表尾 表尾 2 报表单元的概念 单元是构成报表表体的基本元素 每一个单元都有自己的地址 内容 报表单元的概念 单元是构成报表表体的基本元素 每一个单元都有自己的地址 内容 和格式 和格式 单元地址 报表单元具有唯一性 每一个单元只能填写一个数据 单元地址 报表单元具有唯一性 每一个单元只能填写一个数据 单元内容 内容可以是赋值 输出的操作 还可以是一个计算公式 单元内容 内容可以是赋值 输出的操作 还可以是一个计算公式 单元格式 单元格式 3 报表的编制方式 报表的编制方式 区别 区别 1 预置报表 由系统预先设定格式和取数关系 由专用报表模块生成 预置报表 由系统预先设定格式和取数关系 由专用报表模块生成 在程序中固定报表的格式和数据公式 一旦格式或项目发生变化必须修改报表在程序中固定报表的格式和数据公式 一旦格式或项目发生变化必须修改报表 软件 软件 预置报表 指固定报表的格式和数据公式 一旦格式或项目发生变化就必须修改报表软预置报表 指固定报表的格式和数据公式 一旦格式或项目发生变化就必须修改报表软 件 件 2 自定义报表 由用户自定义 由通用报表系统生成 自定义报表 由用户自定义 由通用报表系统生成 当报表格式改变时 只需修改报表的定义 当报表格式改变时 只需修改报表的定义 自定义报表由报表系统编制 用户只需修改报表的定义 而不必修改报表系统的程序 自定义报表由报表系统编制 用户只需修改报表的定义 而不必修改报表系统的程序 4 8 2报表系统的基本功能与操作流程 报表系统的主要功能 文件管理 报表定义 数报表系统的基本功能与操作流程 报表系统的主要功能 文件管理 报表定义 数 据处理 报表输出 合并报表 其他功能 据处理 报表输出 合并报表 其他功能 报表定义的基本过程 编制报表的处理方法是先定义后生成 报表定义的基本过程 编制报表的处理方法是先定义后生成 涉及报表草图 创建一张新 涉及报表草图 创建一张新 表表并输入栏目名称 定义报表数据 修饰报表单元 设置打印参数 保存报表 表表并输入栏目名称 定义报表数据 修饰报表单元 设置打印参数 保存报表 屏幕报表格式状态和数据状态 屏幕报表格式状态和数据状态 1 格式状态 只能看到报表格式 固定单元格的内容以及 格式状态 只能看到报表格式 固定单元格的内容以及 变动单元的计算公式 而看不到变动单元的具体数据 变动单元的计算公式 而看不到变动单元的具体数据 2 数据状态 在报表数据处理是 数据状态 在报表数据处理是 应该选择数据状态 在数据状态不能看到报表的单元公式 也不能修改报表的定义 能看应该选择数据状态 在数据状态不能看到报表的单元公式 也不能修改报表的定义 能看 到报表框架和具体的数据 到报表框架和具体的数据 P83 84 屏幕报表分为格式状态和数据状态屏幕报表分为格式状态和数据状态 1 格式状态 报表定义时选择 看到报表格式 固定单元内容 计算公式 但看不到 格式状态 报表定义时选择 看到报表格式 固定单元内容 计算公式 但看不到 变动单元的具体数据 变动单元的具体数据 2 数据状态 数据处理时选择 不能看到公式 不能修改报表的定义 但看到完 数据状态 数据处理时选择 不能看到公式 不能修改报表的定义 但看到完 整的报表 包括框架和具体数据 整的报表 包括框架和具体数据 4 8 3 报表格式的定义 表样格式和单元格式的定义内容与方法报表格式的定义 表样格式和单元格式的定义内容与方法 P85 报表格式确定报表的基本框架 它是报表数据计算处理的基本 首先是定义的是报表格 报表格式确定报表的基本框架 它是报表数据计算处理的基本 首先是定义的是报表格 式 式 1 格式定义的内容 格式定义的内容 1 表样格式 表样格式 2 单元格式 是构成报表的基本元素 单元格式 是构成报表的基本元素 2 格式定义的其他功能 格式定义的其他功能 1 报表模板 报表模板 2 引入引出 引入引出 3 打印式样 打印式样 4 8 报表编制与报表系统 报表编制与报表系统 知识点 4 8 4 报表数据的定义报表数据的定义 P85 会计报表的数据源 变动单元的数据一般为数值型数据 单元分固定单元和变会计报表的数据源 变动单元的数据一般为数值型数据 单元分固定单元和变 动单元 动单元 固定单元的数据一般是在报表定义是直接输入 固定单元的数据一般是在报表定义是直接输入 1 账簿或其他报表的数据 账簿或其他报表的数据 2 计算产生的数据 计算产生的数据 3 系统外部数据 系统外部数据 主要是指变动单元的数据定义 主要是指变动单元的数据定义 往往是指定一个计算公式 往往是指定一个计算公式 计算公式与取数函数 总账取数函数 表间取数 一般引用单元之前加上报表名称 计算公式与取数函数 总账取数函数 表间取数 一般引用单元之前加上报表名称 表内运算函数 计算公式的格式 一般以 表内运算函数 计算公式的格式 一般以 开头 开头 单元数据的定义方法 直接定义 可以填写固定文字 也可以填写计算公式 单元数据的定义方法 直接定义 可以填写固定文字 也可以填写计算公式 用 用 批命令定义批命令定义 4 8 报表编制与报表系统 知识点知识点 4 8 5 报表审核关系的定义报表审核关系的定义 P89 审核公式的作用与设置方法 审核关系表达是可以是一个等式 也可以是一个不等审核公式的作用与设置方法 审核关系表达是可以是一个等式 也可以是一个不等 式 式 审核公示的执行 可以自动或人工执行 审核公示的执行 可以自动或人工执行 4 8 6 报表数据处理报表数据处理 P89 数据采集与报表重算 即自动计算和手工计算方式 数据采集与报表重算 即自动计算和手工计算方式 自动 数据或公式发生变动 自动 数据或公式发生变动 系统将自动对报表进行重新计算 系统将自动对报表进行重新计算 手工 必须执行报表数据采集或报表重新核算 手工 必须执行报表数据采集或报表重新核算 功能 报表数据才会改变 功能 报表数据才会改变 表页管理 报表不论有多少表页都只能有一套公式 什么是表页 表页的增删 表页管理 报表不论有多少表页都只能有一套公式 什么是表页 表页的增删 设置关键字 表页锁定 表页排序设置关键字 表页锁定 表页排序 报表汇总 报表汇总 报表汇总方法报表汇总方法 两种情况 两种情况 1 单位内部不同时期的统一中报表的汇总 主要用于统计较长期间的累计值 单位内部不同时期的统一中报表的汇总 主要用于统计较长期间的累计值 2 不同单位同一期间同一种报表的汇总 主要用于总公司对下属分公司或上级主管部 不同单位同一期间同一种报表的汇总 主要用于总公司对下属分公司或上级主管部 门对下属单位有关报表的汇总门对下属单位有关报表的汇总 两种情况要求汇总的都是同一种报表 即数据可以不同单格式必须完全相同 两种情况要求汇总的都是同一种报表 即数据可以不同单格式必须完全相同 4 8 8 报表的查询与输出 报表输出的主要形式 文件格式转换报表的查询与输出 报表输出的主要形式 文件格式转换 P91 1 屏幕显示 最常见的输出形式 屏幕显示 最常见的输出形式 2 打印输出 打印输出 3 磁盘输出 用于报表汇总 磁盘输出 用于报表汇总 4 网络传输 网络传输 5 文件格式转换 文件格式转换 4 8 9 报表分析 报表分析的数据基础与报表分析的常用方法报表分析 报表分析的数据基础与报表分析的常用方法 P92 1 比较分析 时间 指两个会计期间或一个会计期间与它的预算数之间的比较 即两个 比较分析 时间 指两个会计期间或一个会计期间与它的预算数之间的比较 即两个 口径相同会计期间之间进行比较 口径相同会计期间之间进行比较 2 结构比较 部分 本质是比较分析 它把常规财务报表中的某一总体指标定为 结构比较 部分 本质是比较分析 它把常规财务报表中的某一总体指标定为 100 结果可以用表的形式或图形形式 结果可以用表的形式或图形形式 3 趋势分析 未来 本质还是比较分析 它把连续两期或数据的相关财务数据逐一进行 趋势分析 未来 本质还是比较分析 它把连续两期或数据的相关财务数据逐一进行 对比 揭示其财务状况和经营成果的增减变化趋势 分绝对数趋势分析 指各月 各季之对比 揭示其财务状况和经营成果的增减变化趋势 分绝对数趋势分析 指各月 各季之 间进行比较 观察发展动态趋势和规律 和相对数分析 某期与一个基期相比的变化趋势 间进行比较 观察发展动态趋势和规律 和相对数分析 某期与一个基期相比的变化趋势 分定基分析 指各期与指定基期相比的变动额 幅度等趋势 和环比分析 各个会计期间分定基分析 指各期与指定基期相比的变动额 幅度等趋势 和环比分析 各个会计期间 指标分别与上期相比的发展趋势 指标分别与上期相比的发展趋势 4 比率分析 比率分析 一 会计报表会计报表模块 一 一 概述概述 会计报表是以货币货币为计量单位 综合反映企业在一定时期内的财务状况和经营成果 的书面文件 1 分类分类 按使用对象划分 对内对内会记报表 对外会外会计报表 按编制时间编制时间划分 月月报 季季报 年年报 按反映的内容反映的内容划分 个别个别报表 合并合并报表 2 结构结构 就结构复杂性而言 报表可分为简单简单和复合复合表两类 会计报表的结构一般可以分为 4 个部分个部分 标题 表头 表体 一般编制报表是在 EXCEL 中进行的 因此构成报表的基本单位就是基本单位就是 单元格单元格 会计报表中的单元 格内容分为 固定内容 取数公式固定内容 取数公式 表尾 3 特点特点 1 数据来源途径多来源途径多 会计账簿 凭证 其他报表其他业务子系统 人工 直接输入 2 生成报表的算法复杂算法复杂 由于不同报表的特点不同 数据来源不同 格 式不同 导致报表生成的方法不相同 3 同类同类报表的格式大同小异格式大同小异 4 报表输出要求高输出要求高 5 与其他与其他会计核算系统存在密切的联系密切的联系 6 会计报表软件操作 EXCEL 化化 二 会计报表处理流程图 P125 三 会计报表子系统的基本操作 P126 会计报表的目标目标 是为报表信息使用者使用者提供与决策有关的信息决策有关的信息 常用的会计报表的分析方法有 1 比较较分析 2 比率率分析 3 趋势趋势分析 根据一个企业连续数月连续数月的会计报表 比较个月的有关项目金 额 以揭示当期财务状况和营业情况增减变化增减变化的性质及趋势 一 应收应收 应付账款核算模块应付账款核算模块的基本操作 也叫往来账款往来账款核算软件 应收