管理沟通技巧

当今时代 市场竞争日趋激烈 与各方的合作与交流已成为企业的经常性活动 企 业管理中 无论是计划的制定 工作的组织 认识的管理 部门间的协调 与外界的交 流 都离不开沟通 对生产工人的研究表明 他们每小时进行 16 到 46 分钟的沟通活动 甚至 16 分钟的 最低数字也是每 4 分钟进行一次沟通 组织等级越高 花费在沟通上的时间也就越多 对于完成生产任务的基层主管来说 各种研究表明 通常工作时间的 20 到 50 用语语言 沟通 当通过文字工作增加沟通时 这些数字增加到 29 到 64 用于中层和高层的管理 人员 我们发现 经理时间的 66 到 87 用于语言 面对面和电话 沟通 人性的管理离不开有效的沟通 而有效的沟通又离不开必要的管理 因此在世界经 济日益全球化的今天 管理沟通的重要性越来越被人们所认识 沟通对企业的重要性主要体现在以下三个方面 一 实现企业整体优化的需要 首先 沟通是协调组织中的个人 要素之间的关系 使组织成为一个整体的凝聚剂 为了实现组织的目标 各部门 各成员之间必须有密切的配合与协调 其次 沟通也是企 业与外部环境之间建立联系的桥梁 企业是一个开放的系统 在环境日趋复杂 瞬息万变 的情况下 与外界保持良好的沟通状况 及时捕捉商机 避免危机 是关系到企业兴衰的 重要工作 二 企业员工激励的需要 信息沟通是领导者激励下属 实现领导职能和提高员工满意度的基本途径 组织成员 并非仅仅为了物质的需求而工作 他们还有精神层面的需要 这些精神层面的需要包括成 就感 归属感 荣誉感及参与感等 随着社会的不断发展进步 这些精神需要所占的比重 会越来越大 要使员工真正的感觉到属于自己的企业 并不是仅仅依靠薪水 奖金所能达 到的 而更在于那个组织对他的意见的重视 这种参与感的满足对于员工的工作积极性有 很大影响 而组织沟通 尤其是上向沟通正可以满足员工的这种欲望 三 获取决策信息 整合智力资源的需要 在现代信息经济时代 企业内外部环境的变化日益复杂和加快 企业因此必须在更大 的市场背景 更快速的环境变化和更加激烈繁杂的竞争态势下生存发展 组织成员尤其是 管理人员不可能只凭借自身力量和信息渠道获得决策所需的信息 管理人员要想适应瞬息 万变的市场环境和纷繁复杂的大千世界 就必须凭借沟通 进行智力资源的整合 有效的 沟通机制使企业各阶层能分享他的想法 并考虑付诸实施的可能性 这是企业创新的重要 来源之一 沟通在企业管理中既然如此重要 那么我们在真实的企业环境中的应用情况又如何呢 有什么沟通技巧和经验可以借鉴呢 本人所在是一家世界 500 强的美资化工制造公司 位于上海的公司是亚太区总部 同 时也是亚太区的研发中心 公司的文化非常鲜明 特别重视生产安全 也非常重视员工 及员工沟通 一般公司范围的事 CEO 会通过多种方式进行沟通 比如 Email 博客 在美国总 部有定期的员工沟通会议 视频放在网上供其他国家员工点播 而在本地 不同层级的 管理层也有定期的员工沟通会议 如果是重要的公司或者地区的战略调整或者安全会议 会在各个层级展开学习和讨论 并跟踪参加人数 以确保所有人都能收到并理解要传达 的信息 员工在参与讨论的同时也鼓励提问 并由公司领导或者相关负责人解答 向上 向下的沟通途径都比较通畅 沟通技巧层面 很多高级别的领导运用的比较多也比较有效 举例来说 上周研发 部门里面一个大部门的总裁也是公司 VP 过来做报告 给人的印象就比较深刻 第一 他的 PPT 和其他人不太一样 整个 PPT 没有一个单纯的文字 全是图片 有 些人为了把事情说清楚 里面放太多的文字 结果上台讲的时候 观众都在看文字 没 人听讲 效果也就非常差 说到底 PPT 只是辅助工具 主要是讲 主要是通过语言 语 音 语调及肢体语言进行信息的传达 通过管理沟通课程的学习 我们了解到但凡有数 字 就不要用文字 如果能把所有数字都放入一个表格里面 效果就会更好 如果能画 成一张趋势图 则效果最佳 现在的人都非常繁忙 最喜欢直观的一目了然的东西 比 如 下面这张图用于描述公司某部门人员构成情况 传达的信息就非常直观且丰富 能 看到趋势 也能容易看到问题 上图直接可以看出 该部门人员在前几年增长很快 但近两年持平 级别中 AP6 和 AP7 的偏少 是需要在以后解决的问题 性别男性占了 70 学历的话 博士学历占了 80 的 多数 普遍学历较高 这也符合前沿科学研究机构的特性 总结来说 在表达力和实际效果来看 文字 数字 表格 图片 通过图片 这位 VP 在做报告的时候 牢牢地抓住了观众的注意力 让大家跟着他的思 路在走 第二 语言运用方面 他是日本人 讲英语的时候 语调口音跟中国及欧美差别很大 而听讲座的大多数却是中国人 英语听力有限 所以他讲的时候 特意放慢语速 尽量 发音准确 且注意用简单的词来讲 例如 如果形容一个东西特别好的话 英语里面可 以用 awesome terrific 或者 marvelous 但他却用了最普通的 very good 或者 great 事实上 他的肢体语言才是他表达的重点 不懂英语的人也能通过他的表演明白他的意 思 例如 他想表述外企虽然上班不打卡 工作自由度比较大 但也有业绩压力 也被业 绩牵着走 就用了类似下面的这张图片 然后开始模仿狗被链子拴住的动作 先是试 探一下 发现自己可以动 然后走开一点 还是没有牵绊 再走开一点 还是自由的 再远一点就发现脖子上被什么东西拴住了 这些做法在我们管理沟通理论方面也可以得到印证 我们说 100 沟通 55 肢体语言 38 语音语调 7 文字内容 可见肢体语言占了大头 但在企业中 肢体语言的运用和训练却相对较少 这不得不说是 一大缺憾 第三 沟通是双方面的 好的演讲者一定要注意和观众互动 鼓励观众提出问题 鼓 励大家一起参与问题的回答就讨论 中国听众多数比较害羞 愿意当众发言的较少 为了 克服这个问题 他双手打开 面带和蔼的微笑 开头就通过几个幽默的笑话或者动作营造 了一个开放的沟通环境 比如 他说 我做报告非常喜欢大家提问题 什么样的问题都可 以 骂我或者 CEO 的都可以 但是你们如果不问问题 我就来问你们问题 然后他又补充 一句 从最后面一排开始问 大家哄堂大笑 最后一排听众也立刻打起精神仔细听 另外 如何与老板沟通一直是多数人比较头疼的问题 尤其面对的强势的老板 本人目前向上汇报的是核心研发部门的研发总监 经常面带微笑但却非常强势且没 有耐心 气场强大 说话声音很小却非常有控制力 开会的时候发言 会场可能一根针 掉下来都能听的到 因为声音小 如果听众不仔细听 根本听不见 万一问到自己头上 就会连问题都搞不清楚 很可能就会被数落的狗血淋头 本人一直怀疑他就是故意放低 音量的 一是不影响表达的思路 二是达到控制会场的效果 因为当有更高级别领导在 场的时候 他的声音并不小 跟这样一个强势且没有耐心的老板沟通是有一定难度的 刚开始的时候也非常不适 应 很多业务方面的问题老板不懂 但他却认为他已经了解 立马就说你不用再说下去 了 你们做的东西一点价值都没有 很多人会忍不住跟老板争论 可实际效果适得其反 因为这个时候你去当众反驳 驳的不是观点 驳的是老板的面子 往往这个类型的老板 又通常特别要面子 所以采用迂回的战略较好 先放一放 以后再找旁敲侧击的机会进 行渗透 或者通过第三方与老板同级别的人去侧面说明效果会比较好 话说回来 强势 的老板一般也有其优点 一般对外也强势 这样能为部门下属争取更多利益或者便利 而且强势老板往往个人能力较强 对业务总的来说促进作用还是比较大的 跟老板沟通和相处要根据老板的性格和类型来 以前很流行一个词叫做 管理你的老 板 就是说要把老板当成客户来侍奉 并有针对性的进行 管理 有一本书叫做 上司喂养手册 作者陆琪把老板分成九种类型 狭隘型上司 辅助 性上司 虚伪型 贪财型 事业型等 对于不同类型的老板都要就他们的特点或者弱点 进行针对性的 喂养 一家之言 姑且听之 但是这种策略没有错 有的老板喜欢放权 只过问大事 那小事就自己做主不要去烦他 有的老板喜欢事事直接插手过问以显示他 的权威 那么工作过程中就要注意事事请示汇报 有的喜欢面对面的口头汇报 有的喜 欢书面邮件汇报等等 有人说 帮老板做十件公司不如帮老板做一件私事 做十件私事不如一起做一件坏 事 有一定道理 在大公司里面 公司属于股东的 老板其实也