统计员培训教程(修定)

商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 商丘市汇广贸易有限公司商丘市汇广贸易有限公司 仓仓 库库 统统 计计 员员 培培 训训 手手 册册 主讲人 李福利 2018 年 8 月 25 日 一 初识云鼎商务管理系统初识云鼎商务管理系统 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 1 登陆界面 2 主界面 3 工作界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 4 报表中心 二 统计员常规操作规范 一 供应公司商品配送流程 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 系统下单每 17 00 前 越库 统配 超市门店下 要货申请 单 商品采购部核对数量 导出到 Excel 表格 并跟据商品类别下采购单或越库订单 然 后去采购商品 供应商从 科脉 云鼎供应链 系统 接收信息并备货 商品管理部接收商 品 验收 门店验收商品 确认入库 并做 配送收货单 由店 长及配送人员或司机签字后 由司机带回 商品管理部打采购 入库单 打单发货 配送出库单 装车单 不合格商品 生鲜类商品 打 报损出库单 预包装 商品门店下 配退出库单 然后再由供应公司接收退 货后打 采购退货单 配送至门店 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 二 供应公司合作流程 供应部开发供应商 洽谈合作事宜 并签订合作协议 建立供应商档案 填写相关信息 供应商资格变更 并对新商品按 类别建立 商品档案 或生鲜档案 供应商配送商品 1 生鲜商品送至供应公司仓库 再由供应 公司配送至门店 2 预包装食品由供应商直接配送至门店 供应公司出具入库单 由供应 商业务人员带回 作为结算凭 据 定期核算 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 1 档案建立 供应商档案 流程 点击进入供应商档案界面 弹出如下窗口 点击 新增 弹出新窗口 上半部分跟据供应商提供的资料如实填写相关信息 类别 名称 结算周期等 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 注意 结算机构一栏要选择 商丘汇广贸易 下半部分为供应商配送门店信息 其中送货机构一栏 输入供应商配送的门店名 称 正常情况下 选择所有门店 不可遗露 正确操作方法是 在下方机构编码 相就位置双击鼠标 弹出如下窗口 全选所有门店即可 然后点击 保存 完成供应商信息的创建 然后返回供应商档案主界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 我们会看到我们刚刚创建的那条供应商信息状态一栏显示为 草稿 然后点击上 方的 提交 然后再 审批 即可 供应商资格变更 做完上一步之后 下一步就要对供应商供货的商品进行资格变更 前提 当前供 应商所提供的商品与档案中已有供应商所供 的商品重合 具体操作如下 首先点击进入主界面 点击 弹出如下窗口 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 在上方供应商一栏中选择刚才新建的供应商名称 下方 变更门店 一栏 选择所有门店即可 在 明细数据 一栏中输入要变更的商品名称或条码 二选一 输入完成之后 点击 保存 提交 审批 即可 以后所有单据操作完成之后 最后都要这一步 不再重复 商品档案建立 供应商供货的商品大体上要分为预包装商品和生鲜商品 散货和需要过称的商品 两种 不同种类对就的商品档案建立方案也不尽相同 下面我们逐一进行讲解 1 预包装商品的档案建立 点击进入主界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 点击开始新建商品档案 新建之前一定要查询一下档案中是否已存在相同 商品 避免重复 按照要求填写相关信息 类别 名称 记得要带上商品规格 相应供应商 条码 品牌和 单位 然后输入相关价格 进价 零售价 配送价等 下面的信息为选填信息 填写该商品对应的商品规格 产地 保质期 注意是天数 不是 月数或年数 注意单位换算 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 接下来要进行的是商品配送方式的更改 点击 弹出新窗口 选择 越库 然后 确定 预包装食品大都外带礼盒或包装箱 超市常常整件销售 这时候就需要再增加外包装商品 的条码 其方法如下 点击进入多条码管理界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 选择 外包装 然后点击 新增行 输入相关信息 单位为外包装单位 如 箱 件 袋 等 包装数为该商品一整件所装的最小单位数量 比如一种饮料一箱内装 24 瓶 则包装数 即为 24 然后输入该商品的外包装上的条码 切忌条码一定不要输错 再点击 确定 即可 如要将其做为默认采购或配送单位 则要在后面相应的 内打勾 然后回到商品档案主界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 点击保存退出即可 下面回到商品档案目前界面 我们看到我们刚刚建立的商品档案 状态 一栏为 草稿 然后我们选中该条商品 点击 上方的 提交 审批 即可 2 生鲜商品和散装小商品 需要过称的那种 的商品档案的建立方法 点击进入生鲜商品目录 在新建档案之前 一定要先查询一下档案中是否已存在相同商品 避免重复 造成浪费 方 法是 在商品一栏中输入 该商品的商品名称或条码 然后点击查询 如果已存在该商品则 放弃新建 如果档案中尚无该条商品信息 则下入下一个环节 开始创建新的生鲜商品档 案 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 首先点击进入生鲜商品新建主页面 方法与建立预包装商品时相同 这里需要注意的是 生鲜商品的条码按规定一般为 5 位数 该项内容可暂时不填写 可由系统自动生成 也可以手动输入一个不与其他商品重复的 5 位数的商品条码 商品单位要跟据超市实际销售情况来定 如果是要过称的 则输入 Kg 如果是按数量销售 的 则填写实际商品单位 如 个 包 盒等 然后输入该商品相应的价格信息 这里需要注意的有两点 1 如果该商品是过称的商品 即按商品重量销售的 生鲜类型一栏按照默认即可 如果 是按数量销售的话 生鲜类型则选择 计件 即可 2 按重量销售的商品一 定要在这里打上勾 如果是按数量销售的商 品 则无需此项操作 下面我们设置一下生鲜商品的配送方式 操作方法如下 点击进入配送方式管理界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 在这里我们选择 统配 然后点击确定退出即可 然后回到刚才的界面 点击保存就可以了 下面我们回到生鲜商品档案的目录界面 在这里我们可以看到我们刚才新建的商品档案 状态为草稿 选中该条信息 点击提交 然 后审批即可 3 商品条码的更改 当我们在新建一条商品档案的时候 等建完之后突然想到 刚刚有 个商品信息我们像把条码输错了 这时我们一定会追悔莫及 呵呵 不用慌 我们是有 后悔药 滴 嘎嘎 具体操作方法如下 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 点击进入商品条码修改界面 在上面方框中输入相应的商品名称或你输错的那个条码 然后点击查询 再把正确的商品 条码输入进去 点击提交变更就可以啦 三 商品采购 配送 操作流程 这里我们分为两种情况来讲解 1 统配商品 采购订单 调进货价 调配送价 采购收货单 配送出库单 2 越库商品 越库订单 采购收货单 一 统配商品 1 采购订单 点击下方的采购选项进入采购商品的订单的制订 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 点击 采购订单进入统配商品的下单环节 点击开始下单 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 上半部分输入供应商对应的抬头公司名称即可 下半部分照供货商提供的采货原始单据录 入相应的商品相信 一定要再三核实后输入 避免出错 商品编码一栏输入该 商品的商品 条码 如记不得了也可以输入商品名称或该商品的英文简称 然后敲回车键即可 然后 输入该商品的进货数量 进货价 以及相应的金额 所有的商品信息录入完成以后 再三 核实无误后点击 保存 提交 审批即可 3 改进货价 由于生鲜商品一般随行就市 每天价格都在变 所以每天都要修改其进货价 然后门 店再以此为依据 调整零售价 具体操作方法如下 将刚才下的生鲜商品采购订单导出到 Excel 表格 然后编辑一下 仅保留 条码 和价格 即可 如图所示 点击下方的 营运 选项 进入改价界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 点击进入调进价环节主界面 点击进行调价操作 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 供应商一栏输入对应的供应商名称 然后点击 中的双箭头 选择 中有从文件导入 导入刚才编辑的 Excel 文件 然后按照 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 图中的设置 点击确定即可 得到如下界面 核实价格无误后 点击保存 提交 审批即可 4 收货 然后我们就可以收货了 点击最下方的仓库选项进入主界面 点击第一行中的 采购收货单 进入收货业务界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 点击 弹出新窗口 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 点击中的放大镜 选择刚才下的采购订单 再在新弹出 的窗口中选择单据即可 而后结果如下 核实商品数量及价格无误后 点击保存 提交 审批即可 5 配送 点击 进入主界面 点击 弹出配送业务界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 收货门店 一栏输入相应的收货 超市门店 然后再在下方输入所要配送的商品名称 或条码 和配送数量 全部输入完成确认无误后 点击保存 提交 审批 再进行 下一个门店的配送 操作重复以上的操作即可 二 越库商品 越库商品的操作流程相应简单些 方法如下 1 点击最下方的采购选项 然后点击 进入越库操作 点击进行下一步操作 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 输入相应的供应商和订货机构 然后再填写供应商提供的原始单据上的信息 在商品 编码一栏中输入商品条码 一般为条码的后六位 后敲回车 然后双击 图中 双击此处查看收货门店 处 弹出新窗口 在这里填写每个门店实际收到的商品数量 输的时候注意看清商品单位 点击确定即 可 所有信息输入完成以后 点击保存 提交 审批 越库订单下单完毕 2 收货操作 越库商品的收货流程及方法参见 三 一 4 与统配商品的收货方式相同 不再赘述 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 商品退货流程 所谓人食五谷杂粮 焉能无过 是人就难免犯错 关键是能发现错在何处 并加以改正 还是好同志 1 在采购订单或越库订单环节出错 但尚未收货 选中该单据 点击做废即可 然后重新下该订单 2 已收货但未配送至门店 发现出错 统配商品采购订单 选择最下方的 仓库 选项 然后点击 进入退货 流程 点击 开始退货操作 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 选择要退货的供应商名称 然后引入该商品的 入库单据 再在下方选择退货原因 在下方的商品中全选 然后把所要退货的商品前面的勾点掉 然后点击 再输出要退货的数量即可 越库订单 越库订单如果发现出错 则先要通知门店店长把错的商品退回来 店长先收货 再做 配退出库单 店长确定退回来以后 再进行下一步操作 选择最下方的 仓库 选项 点击 进入下一个环节 点击 新增 进入收退货主界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 选择相应的退货门店和退货单据后 核实其信息 无误后点击保存 提交 审批 完 成收货 到这一步只是完成了门店退到仓库的操作 下面还需要再退一步 即退货给供应商 具体操作方法与 2 上一种情况相同 点击 进行退货 然后再重新做该 商品的越库订 单 而后收货 配送环节出错 如果收货的时候正常 而配送环节 出要是生鲜商品及散装货物 错的话 跟据错 误方式不同这里有不同的解决方案 配送数量出错 1 如果误将原本要配送到 A B 两个门店的商品全部配送到了 A 店 则通知 A 店 店长做差异申请单或退掉多余的部分 店长确认退回多余的部分商品后需要统计员 在 仓库 配退收货单 中接收退货 接收方法上面已有讲明 不再赘述 然后再把该部分商品配送到 B 店即可 2 如果该 店长做的是差异单 则需要做如下操作 选择最下方的 仓库 选项 点击第四行中的 弹 出如下窗口 清空申请机构方框中的号码 点击查询 如果下方出现新的单据 说明门店做差异 成功 如没有任何单据 空白一片 则说明门店没有做差异或没有做成功 通知该 店长重新做差异 然后重复以上操作 然后将退回的这部分商品退回到 B 店即可 配送金额出错 如果是误将某一种或几种商品的金额输入错误 正常情况下 只要事先调好配送价 一般 很少会出现此类问题 则要通知配送错误的门店店长将这一种 或几种商品退回 然后再 按正解的方式重新配送过即可 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 门店成本调整门店成本调整 超市运营过程中难免会出现各种问题 其中之一就是成本 这里的成本是指仓库到门店的 配送价 差异 系统成本与实际差异 对此我们只要按如下方法进行操作即可完成成本 调整 具体步骤如下 1 首先进入仓库选项 然后在第四行中找到批次调整单 点击进入 2 点击新增 进入主菜单 3 按照要求填写上半部分各项内容 需要注意的是供应商和机构不要选错 供应商是指要 调整成本的单个或多个商品所属供货商 机构是要调整哪一个门店的成本 为了方便日后 查询 可以在下面做备注 4 在下方表格中输入要调整成本的具体商品 条码或名称均可 然后回车 如图所示 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 6 双击调整数量一栏 弹出调整窗口 7 调整的时候要注意看清楚日期 如批次号 ID0607 则是代表这个批次是 2018 年 9 月 20 号的配送单 然后输入调整数量 数量只能输入正数 如数量是 2 4 则调整数量 就输入 2 和正确的成本价格即可 其他行 如果成本正确则不做调整 空着就行 完 成之后点击确定 回到主菜单 8 最后点击保存 提交审批 调整工作结束 商品转换供应商商品转换供应商 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 在门店运营过程中由于种种原因会退货给供应商退换货 而在实际操作中往往出现系 统库存明明这个商品有库存且库存大于或等于退货数量 却发现退不了 系统提示库 存不足的情况 这时候应该怎么办呢 下面跟我一步步分析 1 点击上面的报表中心业务板块 在库存报表一栏中找到库存查询选项 点击进入 按要求填写上面的表格 机构指当前退货门店或仓库 然后输入要查询的商品名称或 编码 可以点击后面的放大镜在弹出的窗口中输入该商品的名称或条码 点击查询即 可 如图所示 点击供应商汇总 我们会看到以下内容 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 这里我们发现同一种商品有两家供应商下面 所以才会出现 库存不足 的情况 这里我 们就需要把这两个供应商的商品库存合到一起 也就是我们今天要讲的经销商品转供应商 具体操作如下 回到到功能模块 点击仓库 找到功能选项 点击新增 进入当菜单 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 选择要调整库存的机构名称和供应商 如图所示 在下面输入要调整的商品名称或编码 如下图 可以在后面做适当备注 以便日后查询 完成以后点击保存 提交 审批即可 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 仓库 门店 盘点 仓库或门店运营一段时间往往需要做盘点工作 以修正系统库存与实际库存之间的差距 盘点分为全盘 抽盘 单品盘点 货位盘点和类别盘点四种 盘点流程大体如下 盘点初始化 门店在此之前需要做销售日结 仓库不用日结 组织人员盘点 盘 点录入单 盘点监控 盘点复盘单 盘点监控 盘点审批单 下面我们分步讲解 一 盘点初始化 选择最下方的 仓库选项 点击第三行中的盘点初始化 进入盘点初始化界面 点击 开始下一步操作 中 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 盘点机构 选择当前盘点的机构名称 在下方输入当前机构编码 可双击选择 然 后跟据需要选择 正确的盘点范围 点保存 提交 审批即可 二 开始盘点工作 完成以上操作之后就可以组织人员开始对该部门进行有序盘点了 盘点之前要打印好 盘点单据 盘点表格制作方式如下 选择最下方的仓库 点击第四行的 实时库存查询 弹出以下窗口 机构 选择当前要盘点的机构名称 然后点击 查询 系统将自动列出当前机构实 时库存 如图所示 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 然后将此表格导出到 Excel 表格 然后按需要编辑 效果图可下 完成之后将此表格 打印出来交于所有参与盘点人员即可 三 盘点录入单 当盘点人员对仓库 或门店 盘点结束之后 由盘点人员和监盘人在上面签字后由统 计员带回 开始下一步的盘点单的录入工作 方法如下 选择最下方的 仓库 选项 点击第三行中的 盘点录入单 开始工作 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 点击 开始录单 盘点门店 选择当然盘点的机构名称 盘点批次 选择当前盘点的批次单据 然后按照盘点单上的数据进行录入数据 录入数据的时候切忌麻痹大意 一定要仔细 完成之后选择上面的 保存 提交 审批 完成录单工作 四 盘点监控 完成以上的工作之后整个盘点工作并未结束 还需要进行下一步操作 方法如下 返回仓库主界面 点击第三行中的 盘点监控 弹出新窗口 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 这里我们点击初盘结束 然后退出窗口 我们查一下盘点差异 选择盘点差异查询 弹出新窗口 选择当前盘点的批次可进行查询差异数量 如果没有异常 则回到盘点监控窗口 点 击盘点结束即可 如果发现有异常现象 则启动复盘程序 通知盘点人员 另外通知 人员 对这几种异常的商品进行复盘 复盘结束之后 单据交由统计员进行复盘录单 回到仓库主界面 点击盘点复盘单 弹出新窗口 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 点击 弹出复盘 操作界面 跟跟实际情况填写上面的选项 然后在下方输入盘点异常的商品名称和数据 点击保 存 提交 审批 即可 下一步 我们回到盘点监控界面 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 点击本轮复盘结束 然后再点击盘点结束 完成盘点工作 盘点工作进行到这里 并不意味着盘点工作的正式结束 还有一步最为关键的工作没 有做 因为此时虽然已经进行了盘点 但库存并未修正为与系统一致的情况 这个时 候则需要我们再前进一步 做盘点单的审批工作 方法如下 回到仓库主页面 点击第三行中的盘点审批单 开始审批盘点单工作 点击弹出新窗口 商丘市汇广贸易有限公司 地址 商丘市经济开发区张阁镇十字路口东 50 米路南 邮编 选择当前盘点的机构名称与盘点批次后 系统会自动列出当前的盘点数据 核对数据 之后 点击保存 提交 提交 整个盘点工作 到此才算大功告成 统计员需要打印的单据 统计员在完成某项工作后往往需要将单据打印出来 由相关人员签字后带回 下面将统计 员需要打印的表格列出如下 一 入库单 无论是越库亦或是统配 都需要将入库单打印出来交由相关人员签字后带回 其中自 采的商品的