第二讲_账务管理系统--凭证查询及明细账、总账形成

第二讲第二讲 账务处理系统账务处理系统 凭证查询及明凭证查询及明 细账 总账的形成细账 总账的形成 1 3 凭证查询凭证查询 示例 表 2 1 凭证查询利用 Excel 的筛选功能 首先选择凭证标题行 然后选择 数据 筛选 自动筛 选 注意 凭证数据区一定要与上面的数据区有一空行 如果要退出筛选状态 可重新再选择 数据 筛选 自动筛选 命令 1 按凭证号查询凭证按凭证号查询凭证 单击 凭证号 列按钮 并选择 3 查询结果如下 2 按日期查询凭证按日期查询凭证 查询 2003 年 1 月 1 日 2003 年 1 月 15 日的凭证 第一步 单击 日期 列按钮并选择 自定义 第二步 输入筛选条件 3 高级筛选查询高级筛选查询 再次选择 数据 筛选 自动筛选 退出自动筛选状态 第一步 在第 49 行和 50 行输入如图所示想查询的条件 第二步 选择 数据 筛选 高级筛选 然后在对话框中输入以下内容 按确定后 显示出如下查询信息 要退出此状态 选择 数据 筛选 全部显示 退出高级筛选状态 4 按科目查询凭证按科目查询凭证 为了能以总账科目及科目性质查询凭证 需要加入总账科目及科目性质的信息 加入 的操作过程如下 第一步 光标在 科目名称 列 选择 插入 列 命令 在 科目名称 列左侧 插入两列 如图所示 第二步 将 F21 单元的公式设置为 LEFT D21 4 取 科目代码 在左四位 即为 总账科目代码 如图所示 第三步 将 F21 单元格的公式复制到 F 列的其他单元 第四步 将 E21 单元格的公式设置为 LEFT D21 1 取 科目代码 的左一位 即 为科目性质代码 然后将 E21 单元格的公式复制到 E 列的其他单元格 如图所示 1 代表资产类 2 代表负债类 4 代表所有者权益类 5 代表成本类 6 代表损益类 3 是共同类 总账科目及科目性质的信息加入完毕后 即可按总账科目与科目性质进行凭证查询 例如 查询总账科目为 银行存款 的凭证 第一步 选择凭证标题行 然后选择 数据 筛选 自动筛选 命令 进入筛选 状态 第二步 单击 总账科目 列按钮 并选择 银行存款 科目代码 1002 结果如图 所示 5 按金额查询凭证 按金额查询凭证 例如 查询银行存款支出大于 10000 的凭证 在以上查询结果上继续 第一步 查询银行存款支出在贷方 借方为 空白 所以单击 借 列按钮 并选择 空白 如图所示 第二步 单击 贷 列按钮 并选择 自定义 输入 银行存款 支出大于或等于 10000 元的筛选条件 方法及结果如图所示 6 按部门或项目查询凭证 按部门或项目查询凭证 查询 会计部 的各项费用支出 第一步 首先进入筛选状态 取消前面所做的所有筛选操作 第二步 单击 部门 列按钮并选择 会计部 结果如图所示 1 4 明细账与总账的形成明细账与总账的形成 1 4 1 SUMIF 函数简介函数简介 概念 SUMIF 函数可对满足某一条件的单元格区域求和 该条件可以是数值 文 本或表达式 可以应用在人事 工资和成绩统计中 SUMIF 函数的格式为 SUMIF range criteria sum range range 为用于条件判断的单元格区域 criteria 为确定哪些单元格将被相加求和的条件 其形式可以为数字 表达式或文本 sum range 是需要求和的实际单元格 例 根据表中的商家明细表 汇总出商家的总货量和总金额 第一步 在工作表中先输入如下数据 第二步 在 G3 单元格中输入公式 第三步 复制公式到 G4 G5 单元格 第四步 用同样的方法实现不同商家的金额求和 1 4 2 利用利用 SUMIF 函数计算明细科目的发生额与余额 函数计算明细科目的发生额与余额 示例 表 2 2 把 A1 H1 表头补充完整 第一步 光标在 D2 单元格处 选择 插入 函数 命令 第二步 选择 SUMIF 函数 第三步 输入 SUMIF 的各参数 凭证数据区尽量大一点 以保证新输入的凭证在此区域中 这样只要输入凭证后 计 算机将自动计算每个明细科目的借 贷发生额及余额 第五步 将 D2 单元格的公式复制到 D3 D18 第六步 用同样的方法算 E2 单元格的值 第七步 F2 单元格的公式设置为 C2 D2 E2 第八步 将 G2 单元格的公式设置为 D2 并将该单元格的公式复制到 G3 G18 第九步 将 H2 单元格的公式设置为 E2 并将该单元格的公式复制到 H2 H18 用上述方法计算各明细科目的余额 发生额 可以凭证输入的同时 随时了解各明细科用上述方法计算各明细科目的余额 发生额 可以凭证输入的同时 随时了解各明细科 目余额及发生额 目余额及发生额 1 4 3 利用利用 SUMIF 函数计算按部门或项目明细核算科目的发生额 函数计算按部门或项目明细核算科目的发生额 示例三 表 2 3 在此 管理费用 科目要按 部门 和 项目 进行明细核算的 下面是形成 管理费用 明细发生额的过程 第一步 插入一新的工作表 并命名为 管理费用明细 第二步 在此工作表中输入如下信息 第三步 在 A2 单元格中输入函数 CONCATENATE B2 C2 D2 作用是将 B2 C2 和 D2 三个单元中的字符合并 第四步 将 A2 单元格中的公式复制到 A 列的其他单元格 第五步 单击 会计科目与账簿 1 月 进入 会计科目与账簿 1 月 工作表 在 P21 单元格中输入函数 CONCATENATE G21 N21 M21 将 科目名称 部门 和 项目 的内容合三为一 加此列的目的是 通过此列可利用 SUMIF 函数 对不同部门 不同项目管理费用的借方发生额或贷方发生额进行汇总 第六步 用向下拖动的方式 将 P21 单元格的公式复制到 P 列的其他单元格 第七步 单击 管理费用明细 进入 管理费用明细 工作表 将 E2 单元格的公式设置 为 SUMIF 会计科目与账薄 1 月 P 21 P 2000 A2 会计科目与账薄 1 月 H 21 H 2000 第八步 用向下拖动的方式 将 E2 单元格公式复制到 E 列的其他单元格 第九步 输入每一部门每一项目费用预算数 第十步 H2 单元格输入 G2 E2 然后复制单元格公式到 H 列 任务 当费用超出预算时 设置通过显示红色文字进行预警 任务 当费用超出预算时 设置通过显示红色文字进行预警 方法 选择 格式 单元格 命令 在 单元格格式 对话框中选择 数字 选项卡中的 数值 选项 然后选择如图选项后按确定按钮 1 4 4 利用利用 SUMIF 函数计算总账科目的发生额与余额函数计算总账科目的发生额与余额 示例表 2 4 第一步 在 I1 单元格中输入 总账科目 在 I2 单元格中输入公式 LEFT A2 4 即 取明细科目代码的左四位 为总账科目代码 第二步 复制公式 I 列到其他单元格 此操作的作用是以此列取出的总账科目代码为依据 利用 SUMIF 对明细科目的借方发 生额 贷方发生额等进行汇总 以形成总账科目的借方发生额 贷方发生额 第三步 在 J 列 Q 列顺序输入总帐科目代码 总帐科目名称 期初余额 借方发生额 贷方发生额 期