计算机会计信息系统与手工会计系统的比较

计算机会计信息系统与手工会计系统的比较计算机会计信息系统与手工会计系统的比较 摘要摘要 本文针对全球经济信息化背景下会计信息系统的变革 对计算机会计信息系 统与手工会计系统做出比较 分别列举了它们相同点与区别 并总结出计算机会计信息 系统会计管理职能科学化 会计工作组织精简化的两大优势 最后提出了计算机会计系 统发展的要求与任务 关键字关键字 计算机会计信息系统 手工会计系统 以信息化为标志的知识经济时代的到来 给全球发展带来前所未有的机遇与挑战 会计作为经济管理活动必不可少的部分 面对这场变革必须做出调整 手工会计系统 向计算机会计系统过渡便是其中最主要的内容 要在这场变革中抓住机遇 就必须了 解计算机信息系统与手工信息系统的区别以及各自的优劣 以便在管理活动中取长补 短 发挥优势 提高管理水平 下面就是两种会计系统的具体比较 一 计算机会计信息系统与手工会计系统的相同点 1 系统目标一致 两者都对企业的经济业务进行记录和核算 最终目标都是为了 加强经营管理 提供会计信息 参与经营决策 提高企业经济效益 2 采用的基本会计理论与方法一致 两系统都要遵循基本的会计理论和方法 都 采用复式记账原理 3 都要遵守会计和财务制度 以及国家的各项财经法纪 严格贯彻执行会计法规 从措施 技术 制度上堵塞各种可能的漏洞 消除弊端 防止作弊 4 系统的基本功能相同 任何一个信息要达到系统目标 都应具备信息的采集输 入 存贮 加工处理 传输和输出这五项功能 5 都要保存会计档案 作为会计信息系统的输出 会计信息档案必须妥善保存 以便查询 6 编制会计报表的要求相同 两系统都要编制会计报表 并且都必须按国家要求 编制企业外部报表 二 计算机会计信息系统与手工会计系统的主要区别 1 簿记规则方面 利用计算机会计系统后 会计簿记规则将发生以下具体变化 一是账簿格式 手 第 2 页 共 5 页 工会计的账簿格式都是千篇一律 对单位的个性化考虑很少 而计算机会计系统则将 主动权交给用户 由用户根据会计制度的统一要求和单位自身的实际需要设计账簿格 式 二是账簿装订方式 手工会计要求总账 日记账采用订本式 明细账采用活页式 计算机会计系统采用的账页是折叠或卷带状 并由计算机自动打印 三是错账更正方 式 手工会计对账簿记录的错误可采用划线法 红字法 补充登记法进行更正 计算 机会计系统为了能够留下审计线索只能采用后两种方法 四是账簿记录形式 手工会 计都是以有形纸张作为账簿记录载体 计算机会计系统是以磁性或光电材料作为账簿 的记录载体 五是自动并账 当某一客户与某企业往来涉及到四个账户 应收账款 应付账款 预收账款 预付账款 在手工会计核算下 就必须逐一打开这四本账 在计 算机会计系统下 只要输入客户名称 电脑就可将与此客户相关的账户打开 并可以自 动进行并账处理 2 会计核算方面 手工会计核算下 每一步工作都要会计人员亲自去做 这就不可避免地存在着一 些重复抄转 环节多 差错率高 数据共享性差 机械做账 人力和物力严重浪费的 现象 而计算机会计系统下有许多核算环节都可以由财务软件自动完成 如 结转利润 计提折旧 结转成本 结转工资 登总账和明细账 编制报表等 这样就可以大大提 高会计工作效率 提高会计信息质量 减轻会计人员劳动强度 提高会计信息的准确 度和及时性 深化会计职能 3 会计报表的编制形式方面 会计报表是企业会计核算中一项重要的事项 在手工会计系统中 报表的编制是 最复杂的一项工作 报表编制人应了解各种报表的结构 报表中各个数据的来源渠道 若数据来自账上的 还应弄清是发生额还是余额 通过何种运算关系取得 若数据来 自本报表或外报表中某项目的 应懂得各种运算关系 同时还应明确各种报表之间的 勾稽关系及数据的对应关系 这样才能开始编制报表 而在计算机会计系统中 各种 报表的注册 结构描述 格式定义 数据的取数公式定义 报表的审核公式定义 报 表的打印参数设置等工作 则作为报表子系统初始化设置的内容 在正式编制报表前 可预先设置好 而后在月末编制报表时 操作员只需轻按报报表生成命令键 系统即 自动根据数据的取数公式取得数据而快速生成报表 并且能自动较验报表数据的各种 内在关系 或使不同账套 上下级公司之间的同名报表即时合并 第 3 页 共 5 页 4 会计组织体制方面 手工会计工作组织体制是以会计事务的不同性质作为制定的主要依据 它一般划 分为以下几部分 材料核算组 工资核算组 资金核算组 成本核算组 固定资产核 算组 综合财务核算组等 而计算机会计系统的工作组织体制则是以数据的不同形态 和电算化系统实际运行的要求作为制定依据 它一般划分为以下几部分 数据搜集组 即以原始凭证作为原始数据 处理各项会计业务 凭证编码组 按事先规定的编码 原则对凭证或需要处理的数据进行编码 数据处理组 包括数据的输入 处理 输出 等工作 系统维护组 包括对系统软 硬件进行维护 以确保系统的正常运行 5 在能否使会计发展为管理型方面 在手工会计系统中中 由于手工会计核算的复杂性 使会计人员耗时耗力 穷于 应付手工的记账 算账 结账 报账 使企业会计停留在会计核算上 对会计向管理 型发展受到了很大的约束 而实行计算机会计系统后 在手工会计中纷繁复杂的会计 核算工作已由计算机高效而精确地完成 使企业会计向崐管理型发展 目前我国已出 现面向市场 中国模式 价值化 系统化 电脑化 基于现代企业制度 国际化以及 普遍化管理的新管理时代的财务及企业管理软件体系 UFERP 电算化会计可以发展为以 会计核心的信息管理系统 可以形成会计分析预测系统 会计决策支持系统和会计专 家系统 使会计的职能得以转变和发展 三 计算机会计信息系统的主要优势 1 会计管理职能科学化 会计信息系统是一个单位信息系统最大 最关键的子系统 管理人员需要的大部 分信息来自于会计系统 各级各部门的管理人员都可能成为会计信息的使用者 但在 手工会计系统下 由于人工操作的局限性 会计只能以事后的记帐 算帐 报帐为主 会计无法及时提供信息 辅助决策几乎是空谈 计算机会计系统改善了会计信息处理 的手段 为实现其管理职能提供了可能 如果某一单位的计算机会计系统将满足信息 需要作为会计电算化的目标 系统的设置从单位整体出发 了解各管理部门的会计信 息需求 那么在建立计算机会计信息系统后管理人员可根据需要随时查询及时有效的 信息 因此其做出的经营决策必将更为科学合理 最终使整个单位的管理效率得到改 善 2 会计工作组织结构精简化 第 4 页 共 5 页 在手工会计系统下 财务部门一般分为若干个工作岗位 比如在工业企业中 一 般划分为工资 材料 固定资产 成本等核算小组专门进行业务核算 并设专人负责 记帐 编制报表工作 在某学院的会计工作岗位设置中则可划分为银行存款会计 现 金结算会计 收费会计 工资核算会计 记帐会计 报表会计等多个岗位 而在计算 机会计系统中 这种内部工作岗位的划分已经不复存在 取而代之的是新的岗位划分 比如该学院的银行存款会计岗位可以省去 因为银行存款日记帐可以直接从计算机会 计系统中得到 而且每时每刻的银行存款收 支 存情况都能随时查询 又如记帐会 计 因为计算机系统中不存在明细帐的登记问题 它完全是从记帐凭证文件中挑选产 生 故亦可以省去 工资核算仅在每月变动一次 在需要调整时进行必要的调整即可 报表基本上可以直接从计算机中得到 这样就使原先局限于帐务处理的会计人员从繁 杂的数字工作中解脱出来充实到财务数据分析 经费管理等工作中去 有效地协助管 理部门做好管理工作 从而提高单位的管理水平 四 计算机会计系统发展的要求与任务 1 向 IT 时代发展 采用开放式架构 网络经济不仅对传统会计的基本理论和组织管理提出了更新 更高 更深的要求 而且带来了对传统会计的理念 理论与方法的前所未有的强烈冲击 财务工作者必须 对会计管理信息系统进行全方位的创新 使会计能够适应新的经济形式的要求 会计 信息系统还应充分考虑到企业间的交流和应用 在系统的开放性方面给予全面考虑 因此只有利用信息技术对原有会计信息系统进行改造与创新 才能满足 IT 时代对会计 工作的要求 2 开发更新信息系统软件 目前 我国信息化进程的主要问题在于如何充分利用 IT 技术来开发新的会计信息 系统 根据国家规划到 2010 年 全国 80 以上的单位要实现会计电算化 未来的会计 信息系统发展主要集中在 A IS 与 M IS 的集成 大力开发全面管理型和战略支持型的 企 业管理软件 即开发 ERP 然后向 Internet Web 转移 建立能使现有应用程序结构 与 Internet 协议进行通讯的桥连技术 增加新的基于 Web 的应用程序 改写原有的应 用 使应用程序的代码完全适合 Internet 最终建立 REA 模式的信息系统 3 培养复合型人才 第 5 页 共 5 页 会计信息系统离不开高素质的会计人员 特别是掌握现代电子技术 网络技术 融 自然科学 社会科学 人文科学于一身的复合型人才 而目前这种复合型人才还很匮 乏 所以政府和企业都要重视加快专业人才引进和复合型人才培养 对现有会计人员 要采取定期培训和长期进修相结合的办法 要改革和完善相应的会计人员管理制度 比如实施会计委派制 形成科学的会计人才选拔和激励机制 而且社会各界应大力支 持会计信息系统的发展 为提高企业未来的国际竞争力 迎接人世带来的挑战提供保 障 4 建立安全机制 未来的会计信息系统构架将充分基于开放的网络 将会使自身存在很大的安全风险 这些风险主要体现在信息泄密和数据破坏上 根据会计信息系统的特点 互联网的开 放特征及安全问题的来源 考虑会计信息系统的特点 应做好以下具体工作 一是建 立输入控制制度 为会计信息系统的安全提供基础首先建立会计确认制度 二是建立 操作控制