行政人资部职责及岗位说明

1 部门职能 1 1 负责公司的行政人资管理工作 包括制度管理 文档管理 考勤纪律 办公支持和公关接待等事宜 1 2 负责公司的人力资源管理工作 包括绩效考评 薪酬计核 职位管理 人事调整 员工档案管理 员工招聘 培训和员工关怀等事宜 1 3 负责公司的办公事务管理 如办公用品的管理和各种工作会议的组织工 作等 2 组织结构 根据行政部部门职能制定本部门组织结构 如下图所示 行政人资经理 行政文员人事文员司机培训文员 3 岗位职责 3 1 行政人资部经理岗位职责 3 1 1 行政隶属 上级主管 总经理 直接下属 行政文员 人事文员 培训文员 司机 3 1 2 主要职责 3 1 2 1 行政工作部分 a 在副总经理的领导下 负责公司日常行政工作 并督促下属机构完成各项本 职工作 b 落实各岗位责任制和工作标准 密切各部门工作关系 加强协作配合做好衔 接协调工作 c 组织汇总公司年度综合性资料 草拟公司年度总结 工作计划和其它综合性 文稿 及时草拟并审核以公司名义发表的文稿 严格按行文程序办理 保证文 稿质量 d 组织收集和了解各部门的工作动态 协助公司领导协调各部门之间相关的业 务工作 掌握公司主要活动情况 为公司领导决策提供意见和建议 负责编写 公司年度大事记 e 负责召集公司办公会议 检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况 f 负责组织公司通用管理标准及规章制度的拟定 修改和编写工作 协助参与 专用管理标准及管理制度的拟定和修改工作 g 负责组织办公用品的登记 采购 发放以及控制办公成本费用等工作 h 负责召集公司全体员工大会 开展年度总结评比和表彰工作 i 作好公司来宾的接待工作 j 负责向直属领导提议下属人选 并对其工作进行考核评价 3 1 2 2 人力资源工作部分 a 根据公司发展制定公司的各项制度 实施 监督 检查 b 根据公司经营需要 向总经理提交年度人力资源规划报告 c 根据业务需要 适时开展职务分析和职务设计工作 以提高公司整体效率 d 根据规划报告和经营情况 做好公司招聘 选拔 储备人才的工作 e 结合公司战略规划和实际业务需要作好员工培训工作 f 建立并维护员工绩效考评体系 g 建立并维护员工薪酬 福利体系 h 根据公司的战略目标和实际经营情况 建设企业文化 做好员工激励工作 i 根据国家相关法律法规 妥善处理各种劳动纠纷和改善劳动关系 3 1 2 3 管理责任 a 负责召集本部门的有关工作会议 b 定期将自已的各项工作以书面形式向总经理报告 c 参加公司中层例会 总经理办公会 年度总结会及其有关的会议 d 对其分管的工作全面负责 3 2 行政文员岗位职责 3 2 1 行政隶属 上级主管 行政人资部经理 工作对象 各办事处 区域 相关业务人员 3 2 2 主要职责 3 2 2 1 日常行政管理及涉外事务 a 负责公司固定资产的登记 造册 分类 编码 标识及损耗维护管理工作 b 负责公司作业区域各类牌匾 标识的订制并张贴 c 负责办公大楼房间和抽屉钥匙的统计 标识 保管 发放和回收管理工作 d 负责日常小宗办公用品 卫生洁具及药品的采购 保管及发放工作 e 负责公司通讯工具及通讯服务的提供 固话和小灵通入户 开通 移机和销 号等 f 负责公司内部组织的建立完善 相关文件编撰及归档管理 g 负责员工工伤 医疗等社会保险的办理和员工工伤事故的处理并保持与社保 或商业保险机构的沟通 h 负责 ISO9001 质量管理体系 ISO14001 环境管理体系及 OHSAS18001 职业健 康与安全管理体系手册 程序文件和各类记录表单之归档管理 i 负责就公司对外公共关系的需要 保持与党政工青 劳动环保 水利电力 公安消防等部门的沟通并申办包括评估所需的各类证照 3 2 3 车辆管理 a 负责车辆管理制度的编制及派车作业流程的拟定 报上级审核批准后实施 b 负责司机考核方案的初拟 报上级审核批准后实施 每月需上报考核结果 c 负责车辆油耗及维修保养费用的控制 每月需统计出车趟次 用油量和维保 费用 d 负责车辆证照年度审核 车辆年检及保险事项的办理及相关证照的建档归类 管理 e 负责车辆的安全管理工作 对司机进行安全教育培训 与交管部门或相关方 协调处理违章肇事事件 f 负责司机的招聘 晋升降职及任免事项的初审 方案或计划需报部门经理审 批 3 2 4 上级临时安排的其它工作任务 a 直属部门经理临时交办的工作事项 b 遇突发事件或重大案件 而部门经理又不在场时其他上级领导安排的工作任 务 3 3 人事文员岗位职责 3 3 1 行政隶属 上级主管 行政人资部经理 工作对象 各办事处 区域 相关业务人员 3 3 2 主要职责 3 3 2 1 日常人事工作 a 负责各部门人员需求信息的收集 整理汇总上报部门经理 并对招聘计划提 出建议 b 负责按照部门经理编制的招聘计划实施招聘 包括招聘渠道的正确选择 招 聘信息的适时发布和安排现场招聘 c 负责跟踪招聘情况 正确评估招聘效果 须向部门经理上报招聘情况统计分 析表 d 负责新员工的入职登记及劳动合同签订 各类人事档案的建立和编制并归档 管理 e 负责公司固定工资人员的考勤统计 请销假和补卡单录入电脑 每月底做好 书面统计汇总 并不定期查核作业员工的出勤 调动和自离情况 发现异常及 时上报 f 负责内部员工奖惩 晋升 调薪和任免手续的签呈 报批及相关手续的办理 g 负责各部门员工转岗及调动手续之办理 包括签呈 通知 公告等事项处理 h 负责人员离职手续的办理 包括辞职 辞退 开除和自离之表单填写 员工 手册回收 办公用品和作业工具追交 表单签呈 档案注销等事项 i 负责员工办公用品的催购及发放 须做好发放登记 j 考勤系统的日常维护管理 本部门办公耗材的请购 保管及发放 3 3 2 2 文件和档案管理 a 负责公司各类规章制度文件的管理 包括文件编码 文件发放与回收并登记 旧文 件销毁和新文件更新 b 负责公司全部人事档案的管理 包括求职登记 身份证复印件 个人简历 员工花名册 劳动合同等 c 负责职业健康与安全及特殊岗位各类证照搜集管理 包括员工体检表 司机 驾驶证 保安员证 电梯工证 电工操作证等复印本 d 每月考勤记录及工资表的编制和管理 3 3 2 3 其他临时工作 a 负责完成直接上级安排的相关之临时工作 b 负责遇突发事件或重大异常问题时其他上级领导安排的临时工作任务 3 43 4 培训文员岗位职责培训文员岗位职责 3 4 1 行政隶属 上级主管 行政人资部经理 工作对象 各办事处 区域 相关业务人员 3 4 2 主要职责 3 4 2 1 日常培训及工作 a 负责建立健全公司制度 制定培训计划 b 负责建立健全全公司培训体系 制定培训管理制度 并监督执行 c 根据公司人资资源规划 手机员工培训需求 拟定公司月度 年度培训计划 d 有新员工入职的技能培训及管理层的概念性组织培训组织协调能力 e 负责开发和社会培训课程 并组织编写培训教材 f 负责公司外部联络工作 根据需要引进合理有效的培训项目 并组织实施 g 负责月度 年度总结及效果评估 及时反馈培训结果 h 负责记录员工培训档案及档案整理工作 3 4 2 2 培训预算及岗前培训 a 制定企业整体培训计划与年度培训计划 呈交人资行政经理审批 执行培训 计划并将执行情况定期向人资行政经理汇报 b 制定培训预算的编制与调查分析管理 呈交人资行政经理审批 并定期向主 管汇报培训费用的开支情况 c 负责新入职员工的岗前培训 介绍公司的历史 背景 经营理念 愿景 使 命 价值观 通过学习 训导的手段 提高员工的工作能力 知识水平和潜能发挥 最大限度地使员工的个 人素质与工作需求相匹配 进而促进员工现在将来的工作绩效 提高 增加企业员工对工作的责任感 减少缺勤 浪费 损失与责任事故 3 4 2 3 其他临时工作 a 负责完成直接上级安排的相关之临时工作 b 负责遇突发事件或重大异常问题时其他上级领导安排的临时工作任务 3 5 司机岗位职责 3 5 1 行政隶属 上级主管 行政人资部经理 工作对象 公司各部门相关人员 3 5 2 主要职责 3 5 2 1 日常工作职责 a 公司司机必须遵守 道路交通管理条例 及有关交通安全管理的规章规则 安全驾车 同时遵守本公司其他相关的规章制度 b 司机应爱惜公司车辆 平时要注意车辆的保养 经常检查车辆的主要机件 确保车辆正常行驶 c 司机应注意保持车辆的清洁 d 出车前 要例行检查车辆的水 电 油及其他性能是否正常 发现不正常时 要立即加补或调整 出车回来 要检查存油量 发现存油不足一格时 应立即 加油 e 司机发现所驾车辆有故障时要立即检修 不会检修的 应立即报告上级主管 并提出具体的维修意见 未经批准 不许私自将车辆送厂维修 f 出车在外或出车归来停放车辆 一定要注意选取停放地点和位置 不能在不 准停车的路段或危险地段停车 司机离开车辆时 要锁好保险锁 防止车辆被 盗 g 司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查 出车时一定保证证件 齐全 避免因证件不全被罚款 h 司机要注意休息 不准开疲劳车 不准酒后驾车 i 司机驾车一定要遵守交通规则 文明开车 不准危险驾车 行车途中如发生 交通事故 应当立即报警处理 j 上班时间内司机未被派出车的 应随时在公司等候出车 公司用车时 要准 时出车 不得误点 k 司机出车执行任务 遇特殊情况不能按时返回的 应及时设法通知管理人员 并说明原因 l 司机未经领导批准 不准私自用车 不得将自己保管的车辆随便交给其他人 驾驶 任何人不得利用公司车辆学开车 m 费用报销 司机所有因公费用 停车费 过路费 加油 修理等等 必须以 正式有效凭证作为报销凭证 由驾驶员整理粘贴报销凭证后交领导审核签字 方可报销 3 5 2 2 岗位权限 a 有拒绝违章指挥的权力 b 有义务制止非合理用车的权力 c 有保证公司利益不受侵犯的权力 3 5 2 3 其他临时工作 a 负责完成直接上级安排的相关之临时工作 b 负责遇突发事件或重大异常问题时其他上级领导安排的临时工作任务 岗位说明 岗位名称人事行政部 经理 所属部门人事行政 部 岗位人数1 人 直接上司总经理直接下属 3 晋升方向 业务接触 对象 公司管理人员 各部门 相关对口政务单位 岗位概述 制定 组织实施公司人力资源战略 建设发展人力资源各项构成体 系 最大限度地开发人力资源 为实现公司经营发展战略目标提供人力保障 做好行政管理 后勤组织保障工作 工作职责 职责细分 员工日常管 理 1 根据人事行政部岗位说明书对人事行政管理人员日常管理进 行协调 监督管理 2 协调公司各个部门业务对接工作 人事管理 1 参与制定人力资源战略规划 为重大人事决策提供建议和信 息支持 2 组织制定 执行 监督公司人事管理制度 3 做好相应的职位说明书 并根据公司职位调整需要进行相应 的变更 保证职位说明书与实际相符 4 根据部门人员需求情况 提出内部人员调配方案 包括人员 内部调入和调出 经上级领导审批后实施 促进人员的优化配 置 5 制定招聘计划 招聘程序 进行初步的面试与筛选 做好各 部门间的协调工作等 6 根据公司对绩效管理的要求 制定评价政策 组织实施绩效 管理 并对各部门绩效评价过程进行监督控制 及时解决其中出 现的问题 使绩效评价体系能够落到实处 并不断完善绩效管理 体系 7 制定薪酬政策和晋升政策 组织提薪评审和晋升评审 制定 公司福利政策 8 组织员工岗前培训 协助办理培训进修手续 9 做好各种职系人员发展体系的建立 做好人员发展的日常管 理工作 行政管理 1 组织制定行政部工作发展规划 计划与预算方案 2 组织制定行政管理规章制度及督促 检查制度的贯彻执行 3 组织 协调公司年会 员工活动 市场类活动及各类会议 负责外联工作及办理公司所需各项证照 4 起草及归档公司相关文件 5 管理公司重要资质证件 6 组织好来客接待和相关的外联工作 7 主持部门内部的建设工作 建设及维护内部网络 8 协调公司内部行政人事等工作 9 对控制成本的方法提出建议 权限范围 一 权力 1 对公司人力资源战略规划有建议权 2 对公司人事管理制度及相关制度各项制度改进权 3 对公司行政人事管理制度根据公司发展需要有更新权 4 对本部门人员有业务考核权 对其它部门录用 岗位调整有建议权 4 对各部门日常行为规范有管理权 二 责任 1 对公司行政人事部日常管理负责 任职资格任职资格 年龄 持证要求 计算机水平 教育背景 学历 管理类专业 培训经历 工作经验 技能和素质 1 熟悉国家相关劳动用工政策法规 2 掌握企业人事管理制度 3 熟练使用办公自动化软件 4 一定的文字和语言表达能力 具有较强的协调能力 岗位名称人事专员所属部门人事行 政部 岗位人 数 1 人 直接上司人事行政部 经理 直接下属晋升方 向 人事行政部经理 业务接触对 象 公司各部门 相关对口政务单位 岗位概述 协助人事行政部主管完成日常人事管理工作 为公司人力资源管理 工作提供基础数据和信息 工作职责职责细分 员工日常管理3 根据人事行政部主管的安排 编写公司各部门各岗位职位 说明书 并根据公司的实际发展对职位说明书进行修改和完 善 4 办理 整理公司员工的请销假 外出等人事手续 每月统 计员工的考勤情况 人员的招聘配 置 1 根据公司各部门的人员编制及时收集 汇总人员招聘信息并 制定招聘计划 2 根据人员招聘计划及时起草和发布招聘信息 3 整理 筛选应聘人员建立 建立人才信息库 并通知 组织 筛选的人员参加面试 4 面试合格人员办理入职 商业保险 等手续 薪酬 福利管 理 1 每月末公司实际薪酬方案及员工考勤表等编制员工工资表 报送财务部门审核 确保员工工资能够准时发放 2 结合国家吉地方有关政策 办理员工的福利保险 基数的 核定 保险费的缴纳 劳动关系管理1 根据地方政府相关部门的规定 编制企业统一的劳动合同 范本 附件的约定 2 办理员工的晋升 任免 调动等人事的手续 3 办理员工劳动合同的签订 续签 关系的解除 变更等相 关手续 4 协助办理劳务纠纷 薪酬争议事项 5 协助领导开展员工各项活动 建立和谐的劳资关系 人事档案管理1 负责公司员工劳动合同存档和管理 人事档案及人力资源 相关文件的归档和保管工作 2 人事档案的借用 调档 转移等 并做好人事资料的保密 工作 权限范围 一 权力 1 对公司岗位编制的调整有建议权 2 对公司人事管理制度及相关制度各项制度改进有建议权 3 对本部门人员有业务考核权 对其它部门录用 岗位调整有建议权 4 对人员招聘计划 培训计划有建议权 二 责任 1 对人事基础工作完成情况负责 任职资格任职资格 年龄 持证要求 计算机水平 熟练运用办公软件 教育背景 学历 管理类专业 培训经历 每年应进行一些人力资源管理知识或相关法律法规知识的了解 工作经验 技能和素质 1 熟悉国家相关劳动用工政策法规 2 掌握企业人事管理制度 3 熟练使用办公自动化软件 4 一定的文字和语言表达能力 具有较强的协调能力 岗位名称行政专员所属部门人事行 政部 岗位人 数 1 人 直接上司人事行政部 经理 直接下属晋升方 向 人事行政部经理 业务接触对 象 岗位概述 协助人事行政部主管完成日常行政管理工作 做好公司行政后勤管 理和保障工作 工作职责职责细分 车辆管理1 根据公司日常管理需要 及时调配车辆保证资源最大化 同时确保各部门业务正常开展 2 做好车辆里程登记 核算和保养跟踪 3 做好燃油燃气卡充值管理 宿舍管理1 根据人事招聘情况及时安排新员工宿舍 2 定期组织卫生检查 并及时公布检查情况 3 对宿舍公共设施有管理监督权 卫生管理1 对室内 室外卫生合理划分至各个部门 并督促检查各部 门卫生责任区 将检查结果及时通报 对卫生不合格部门及 时下发整改意见 2 负责对保洁人员的日常管理和督促 3 厂区内的绿地管理的监督 办公劳保用品 的管理 1 每月收集各部门的办公劳保用品需求计划 并审核上报至 采购部门 负责对采购回来的物品进行验收发放 2 每月对库存办公用品进行盘点核查 3 对公司在帐办公设施建立台帐 不定期对各部门的办公设 施使用状态进行核查 外联工作1 负责对行政对口证件的年度审核工作 2 负责对相关行政单位的 权限范围 一 权力 1 对公司员工的日常行为有监督建议管理权 2 对公司现有的办公设施有调配使用权 3 对公司日常车辆使用有调配权 员工宿舍安排有调配权 4 对本行政部门人员的日常工作有管理监督和建议权 二 责任 1 对公司日常行政工作的情况负责 任职资格任职资格 年龄 持证要求 计算机水平 熟练运用办公软件 教育背景 学历 管理类专业 培训经历 工作经验 技能和素质 1 熟练操作办公软件 2 掌握公司日常行政工作 3 一定的文字和语言表达能力 具有较强的协调能力 岗位名称培训专员所属部门人事行 政部 岗位人 数 1 人 直接上司人事行政部 经理 直接下属晋升方 向 人事行政部经理 业务接触对 象 岗位概述 负责公司的制度及培训体系的建立健全完善 组织和实施培训计划 工作职责职责细分 制度建设1 负责建立健全公司制度 制定培训计划 2 负责制度的监督执行 3 及时跟进公司发展的制度 培训计划1 建立健全全公司培训体系 制定培训管理制度 并监督执行 2 根据公司人资资源规划 手机员工培训需求 拟定公司月度 年度培训计划 3 负责开发和社会培训课程 并组织编写培训教材 培训预案1 制定企业整体培训计划与年度培训计划 呈交人资行政经理审批 执 行培训计划并将执行情况定期向人资行政经理汇报 2 制定培训预算的编制与调查分析管理 呈交人资行政经理审批 并定 期向主管汇报培训费用的开支情况 岗前培训负责新入职员工的岗前培训 介绍公司的历史 背景 经营理念 愿景 使命 价值观 通过学习 训导的手段 提高员工的工作能力 知识水平和 潜能发挥 最大限度地使员工的个人素质与工作需求相匹配 进而促进员工现在 将来的工作绩效提高 增加企业员工对工作的责任感