行政接待管理规定

1 行政接待管理规定 第 1 章 总则 第一条 目的 本着以下三大目的 根据公司实际接待工作的需要 特制定本办法 1 更好的树立公司形象 规范员工礼仪行为 展示公司的企业管理规范 2 规范公司行政接待工作 有次序 有步骤地做好行政接待工作 3 控制行政接待费用的不合理支出 第二条 范围 本办法的相关规定适用于公司所有的部门和人员 凡负有接待任务的部门和人员 均须按本 办法的规定开展接待活动 第二章 细则 第一条 责任 1 行政部是本制度的主责部门 其主要职责如下 1 负责接待管理制度的制定 修订及贯彻执行 2 全面负责的接待管理 做好本部门接待工作 并协助相关部门和单位做好接待工作 2 其他部门按照本制度的要求做好本部门的接待工作 第 2 条 接待原则 1 接待工作实行 对口接待 原则 上级主管部门来指导 检查工作 或其它单位到司考 察 交流工作经验等需要接待时 由相对应的部门负责安排 协调会议 食宿等接待事 2 宜 行政部配合做好接待工作 凡来公司参观 访问 学习及入驻研讨工作的宾客 一 律在行政部进行登记 2 接待规格执行 对等 原则 接待陪同掌握 从简 原则 做到 热情礼貌 得体周到 禁止铺张浪费 非特别重要人员 通常以工作餐形式予以接待 3 坚持 安全第一 的原则 包括客人食宿安全 财物安全 交通安全等 4 坚持请示汇报制度 凡遇到超出职权范围 难以解决的问题 应主动请示 第三条 接待组织 1 各部门获知接待信息后 首先要落实来宾的人数 姓名 性别 职务和本次来访意图及 活动要求 抵离时间及乘坐的交通工具 车次或航班等 2 获知接待信息的部门按照对口 对等接待原则 应由本部门安排接待 非属本部门接待 的 通知行政部协调安排接待 领导等重要客人的接待 由行政部负责组织和安排 3 各部门所有接待工作 必须事先报批 可通过书面报告 当面汇报或电话汇报 部门 接待由经办人提出申请 报部门经理批准 并知会行政部接待负责人 4 有市级及以上领导到单位视察 获得信息的部门应即时 及时通知行政部 行政部应报 请主要领导 安排好相关领导陪同视察工作 第四条 主要接待内容 1 根据接待安排和领导批示 做好宾馆预订 接站人员和车辆等的安排 2 根据来宾意图和领导批示 做好来宾活动日程安排 3 根据接待安排和领导指示 做好与来宾的会晤安排和宴请安排 4 根据接待需要 做好来宾参观 视察 游览安排 5 根据接待需要 负责为来宾订购飞机 车船票 6 根据接待需要 做好来宾有关活动的陪同服务工作 7 根据接待需要 做好送行人员和车辆等的安排 3 第五条 接待标准及要求 1 接待工作要精心组织 妥善安排 细致周到 接待时应做到有利工作 简化礼仪 务实 节俭 杜绝浪费 尊重少数民族风俗习惯 2 接待人员须保持良好的仪容仪表 做到举止有礼 谈吐得体 通过接待工作树立公司的 良好形象 3 接待用餐和住宿坚持分级限标的原则 具体标准 不含烟和酒水 如下 1 A 级 接待省部级或相当于省部级的机关领导及其随行人员 公司董事长 总经理 重要客人 极重要的合作单位高层访问 视具体情况而定 原则上每人每餐不超过 400 元 可住五星级酒店 2 B 级 厅局级或相当于厅局级的机关领导及其随行人员 公司副总 总经理助理 市场发展部经理及分 子公司经理参与接待的重要合作单位高层访问 视具体情况而定 一 般为重要的市场经营对象 每人每餐不超过 300 元 可住四星级酒店 3 C 级 处级或相当于处级的机关领导及其随行人员 业务合作单位高层或关键部门 负责人 政府或行业管理部门资质认证 体系检查人员等 每人每餐不超过 260 元 可住 三星级酒店 4 D 级 一般机关工作人员及业务合作单位中层及以下人员等 每人每餐不超过 120 元 可住经济型商务酒店 5 司机工作餐原则上只限机关领导司机 B C 级按每人每餐 50 元 A 级可按每人每 餐 100 元 4 一般情况下由接待部门负责人和相关人员陪餐 确因工作原因需要招待重要客人 可邀 请主要领导出席 接待部门要严格控制陪餐人数 来宾人数 1 2 人时 陪餐人数一般控 制在 3 人以内 来宾人数 3 人及以上时 陪餐人数最多不能超过来宾人数 4 5 接待用烟 酒 礼品应到商店或超市采购 非特殊原因不得使用酒店香烟 酒水和礼品 接待用香烟和酒水的总价值 原则上不超过餐费的三分之一 各部门接待用烟 酒 礼 品等应尽量通过行政部统一购置 各部门提前申请并登记领取 6 接待用餐和住宿应尽量选择指定的协议酒店和宾馆 用餐点菜时除控制每人每餐的标准 外 应尽量做到务实节俭 杜绝浪费 点菜时根据就餐人数 一般按凉菜 2 4 个 热菜 每人一个 需要点个吃时应根据就餐规格合理选择 香烟应尽量控制在抽烟人员每人一 包 7 接待用车需使用公用车辆时 接待部门依据 办公用车管理制度 提前做好使用申请工 作 8 赠送礼品 机票 不含车船票 在酒店安排会务活动 组织参观游览 或因特殊情况 需提高用餐接待标准 陪餐人数及住宿接待标准时 经办部门必须提前报行政部负责人 审核 由行政部负责人报总经理批准 9 内部部门之间应杜绝公款相互宴请 到上级部门和单位请示汇报工作等 接待单位不安 排宴请 需要就餐的可安排工作餐 餐费控制在每人 30 元以内 中午就餐不得饮酒 第六条 接待费用审批和报销管理 1 接待活动结束后一周内 由接待部门填报 公务接待审批单 须写明发生的餐费 住 宿费 烟酒费用 来宾的飞机及车船等交通费用 礼品费用及其他参观游览费用等 由 经办人 经办部门负责人签字确认后连同相关票据 报财务部审批 公务接待审批单 必须在规定的时限内报到财务部 逾期可不予办理审批 发生费用由经办人及责任部门 负责人承担 1 用餐的审批 接待费用不超出接待标准的 由财务部负责人核实后审批 超出接待 标准的 由财务部负责人核实后 须由经办人或经办单位负责人报总经理审批 2 住宿费用的审批 不超出接待标准的 由财务部负责人核实后审批 超出接待标准 5 的 由财务部负责人核实后 须由经办人或经办单位负责人报总经理审批 3 来宾的飞机及车船等交通费用 礼品费用及其他参观 游览费用等 由行政部负责 人根据本制度第五条第 8 项进行核对审批 4 经办部门负责人 行政部负责核实接待费用发生的真实性 对存在问题的接待行为 不予审批 坚决杜绝虚假接待行为 2 公务接待审批单 经批准后 由经办人按费用报销的具体规定及流程办理报销手续 具体规定如下 1 严禁先斩后奏 对事先未报批 或事后一周内不及时办理 公务接待审批单 的 可不予报销 2 公务接待审批单 完成审批后 经办人按费用报销规定及审批流程 将各类用餐 菜单及用餐 香烟 酒水 飞机车船 礼品 参观游览等相应发票分类贴票 并持 报销 3 所有接待餐费报销 必须 两单一票 公务接待审批单 用餐菜单 正式发票 齐全 缺一不可报销 机关领导司机工作餐费用应列入用餐菜单 4 接待费用超出接待标准限额的 因不能说明超额正当理由而未通过审批的 超额部 分由经办人和经办部门负责人自行承担 视具体情况而定 原则上按经办人承担 30 经办部门负责人承担 70 由财务部从其当月工资表中扣除 5 如因特殊原因导致发票不能出具 需要用其他票据进行报销的 必须在公务接待审 批单中注明原因 由财务部负责审批 必要时报总经理审批 第七条 处罚 1 财务部未能严格按标准审批额度 每发现一次给予财务部负责人 200 元经济处罚 2 一旦发现有虚假接待行为 每发现一次给予经办人 接待部门负责人各 500 2000 元经 6 济处罚 第八条 附则 1 本制度未尽事宜 均按有关法律法规和本公司补充细则规定办理 本制度的解释 修订和 发放由本公司行政部负责 2 本制度从发布之日起开始执行 3 相关文件 记录 序号记录名称记录编号保存单位保存期限 1 公务接待审批单 CSY GWJD 15 01 财务部一年 7 CSY GWJD 15 01 公务接待审批单 申请部门 本单填报时间 年 月 日 餐费 不含香烟 酒 水 香烟 酒水费用超标额度 用餐 接待人 数 来宾职务 接待标 准 A B C 或 D 级 用餐地点 陪餐人 数 用餐日 期 标准限额本次消费标准限额本次消费餐费烟酒综合 餐次 1 餐次 2 餐次 3 餐次 4 超标原因 住宿 接待人 数 来宾职务 接待标 准 A B C 或 D 级 住宿宾馆 宾馆等 级 住宿天 数 住宿起止日期住宿费用 是否超出 接待标准 地点 1 地点 2 超标原因 8 接待用礼品 机票 车船票 会务 参观 视察 游览等的各项费用 分别列举清单及费用 经办人 签字 部门负责人 签字 行政部审批意见 总经理审批意见 备注 1 所有接待餐费审批 必须 两单一票 公务接待审批单