XX省教育系统公文交换平台用户使用手册

XXXX 省教育系统公文交换平台省教育系统公文交换平台 用户使用手册用户使用手册 XXXX 公众信息产业有限公司公众信息产业有限公司 20112011 年年 6 6 月月 公文交换系统操作手册 第 1 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 目 录 1 登录及首页 2 1 11 1 登录登录 2 2 1 21 2 首页首页 2 2 2 收文管理 4 2 12 1 公文接受公文接受 4 4 2 22 2 已收公文已收公文 5 5 2 32 3 公文查询公文查询 6 6 3 发文管理 7 3 13 1 查看发文查看发文 7 7 3 23 2 登记公文登记公文 8 8 1 填写表单 8 2 添加主送单位 9 3 添加附件 9 4 编辑附件 10 5 盖章签发 11 3 33 3 已发公文已发公文 1212 3 43 4 公文签收公文签收 1313 4 通知信息 14 4 14 1 查看通知查看通知 1414 4 24 2 搜索通知搜索通知 1515 4 34 3 新增通知 只适用于教育厅 新增通知 只适用于教育厅 1515 4 44 4 管理通知 只适用于教育厅 管理通知 只适用于教育厅 1616 5 个人事务 17 5 15 1 修改密码修改密码 1717 5 25 2 群组管理群组管理 1717 1 新建群组 17 2 管理群组 19 6 系统维护 只是适用于管理员 20 6 16 1 组织机构组织机构 2020 1 组织机构的建立 20 2 组织机构调整 21 6 26 2 角色管理角色管理 2222 6 36 3 用户管理用户管理 2323 1 添加用户 23 2 查询用户 23 3 修改用户信息 24 4 删除用户 24 6 46 4 目录管理目录管理 2525 1 添加目录 25 2 修改目录 25 3 删除目录 26 公文交换系统操作手册 第 2 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 1 1 登录及首页登录及首页 1 1 登录 1 公文交换的登陆地址是 http 10 10 13 16 即只需在浏览器的地址栏中输入该地址 然后回车就可以进入公文交换的登陆页面 2 登录时 可以使用单位名称和单位编号两种方式来登录 即在用户名中输入单位名称或单 位编号 登录密码默认为 123456 给单位在正式使用时 必须更改密码 1 2 首页 1 普通用户登录以后可以看到收文管理 发文管理 通知信息 人事管理四个模块的导航栏 公文交换系统操作手册 第 3 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 a 收文管理 是接受其他单位来文的模块 b 发文管理 用于给其他单位发文的模块 c 通知信息 接受或发布通知信息的模块 d 人事管理 修改密码和设置群组的模块 同时我们也可以看到首页的右面区域分成了四个栏目 包括 待办公文 等待处理的公文 通知 显示通知信息 最新发文 最近签发的文件 最新收文 最近收到的文件 2 在这个系统中 云南省教育厅是超级管理员 他有最高的管理权限 所以登录后 可以看 到处理日常办公用的普通用模块 和一个系统管理模块 公文交换系统操作手册 第 4 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 2 2 收文管理收文管理 收文管理模块中包涵两个模块公文接收和已收公文 同时还有一个公文查询的功能 2 1 公文接受 1 点击收文管理下的公文接受模块 就可以在右面的工作区域看到 其他大为发来的文件 在公文接收目录下可以看到 接收公文的文件编号 文件类型 标题 拟稿单位等信息 而且状态时未签收 如下图所示 2 点击所示文件们可以打开该文件 3 如果要查看正文和附件 首先要下载 即点击下载把正文和附件下载到本地计算机上就可 以查看了 而且 正文都会转化为 pdf 格式的文件 需要用安装 pdf 阅读器才可以打开 公文交换系统操作手册 第 5 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 4 在签收文件时 需要点击签收按钮 那么这个文件就是已签收文件 之后此文件就会转到 已接收公文中 注意 如果收文需要转到 OA 里 就不可以在这里签收 即不可以点击签 收按钮 如果在这里签收了文件 该文件就不会自动导入 OA 系统 2 2 已收公文 1 所有在公文接收模块中签收过的文件 都会在已收公文中显示出来 同样目录下可以看到 已接收公文的文件编号 文件类型 标题 拟稿单位等信息 文件状态现在是已签收 如下图所示 2 同样 点击目录中显示的文件 就可以打开此文件 查看文件信息 同样的要查看文件还 是需要先把文件下载到本地计算机 才可以查看内容 公文交换系统操作手册 第 6 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 2 3 公文查询 随着时间的增长 公文接收和已发公文中的文件也会慢慢增多 那时用翻页的方法在很多 文件中找到一个文件就会很吃力了 所以为了方便使用 我们定制了公文查询这个模块 当然 这个模块 可以查找所以的收文 包括已签收的和未签收的 而且在查找是可以实现精确查找 和模糊查找 即可以根据文件标题和文件编号文件类型拟稿日期这些信息来实现 不需要全部 输入 只需要部分信息就可以了 比如我在标题中输入 收文 点击查询后就会看到 标题中含有收文两个字的文件 同样也可以用编号和拟稿时间来进行查询 比如在编号中输入 2 就可以检索出所有文号含有 2 的文件 公文交换系统操作手册 第 7 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 3 3 发文管理发文管理 3 1 查看发文 1 打开发文管理时可以直接看到所有的发文 公文交换系统操作手册 第 8 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 2 点击可以打开公文 查看公文信息 3 删除公文 当需要删除某个公文时 在该公文的序号钱的方框内打上勾 然后点击删除按钮就可以了 3 2 登记公文 1 填写表单 首先点击登记公文 就可以打开发文登记的表单 在表单中填写先关信息 主要是标题 文号 审核人 签发人 主送单位等信息 公文交换系统操作手册 第 9 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 2 添加主送单位 其中主送单位需要点击后面的图标 然后在从人员选择框中选择单位 如下 图所示 3 添加附件 添加正文和附件 首先点击新增附件按钮 点击 选择附件 然后点击浏览从本地计算机把编辑好的正文上传到系统中 公文交换系统操作手册 第 10 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 再点击保存按钮 之后就可以看到刚才登记的公文 状态时草稿 再打开是就会看到附件信 息 中有一个刚才上传的文件 4 编辑附件 点击打开 下面就会以 word 的形式打开附件 在这里还可以对该文件进行编辑 公文交换系统操作手册 第 11 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 同时 打开文件的最下面 我们就可以看到有多出一些按钮按钮 a 保存附件 保存对附件的编辑和修改 b 关闭附件 把打开的附件关闭 关闭前若要保存修改 需点击保存附加 c 网络印章 选择系统中保存的印章给文件加盖 d 本地印章 选择本地计算机里处理好的印章文件 给文件盖章 5 盖章签发 a 需要盖章时 直接点击网络印章按钮 就可以把印章加盖到文件里 然后点击保存附件 按钮把 保存一下 如果要签发 可以直接点击签发按钮 注意 只可以签发一次 所 以一定要确定主送单位已经选好 最好在签发前再核对一下 b 当然 如果系统中没有上传所需印章 也可以从本地计算机选择处好的印章图片 格 式要求为 esp 格式 公文交换系统操作手册 第 12 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 3 3 已发公文 a 点击公文管理下的已发公文模块 右面的工作区域就会列出所有的本单位已经发文出去 的公文 在这里他直接显示出公文的一下信息 文件编号 文件类型文件标题 拟稿人 拟稿单位和签发日期 b 点击所示文件 可以打开文件查看公文信息和签收情况 既可以看到该公文那些单位已 经签收 那些单位还没有签收 公文交换系统操作手册 第 13 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 3 4 公文签收 a 此模块的功能是可以很直观的看到已发公文的签收情况 在这个模块可以看到几个主 要的信息 文件编号 文件标题 签收数量 未签收单位以及签发日期 b 如果还需要看文件的详细信息 也可以直接点击文件 就可以直接打开查看了 公文交换系统操作手册 第 14 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 4 4 通知信息通知信息 这个模块主要是实现对非正式的通知类文件进行管理的 包括两个模块 通知和通知管理 后者只有教育厅可以使用 4 1 查看通知 打开通知信息下的通知模块 各单位就可以看到由教育厅发下来的通知信息 点击栏目中通知标题 就可以打开此通知 如下图所示 公文交换系统操作手册 第 15 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 4 2 搜索通知 通知搜索功能可以根据通知的标题 内容关键字 和发布时间范围来对其进行精确或 模糊查找 即不需要输入绝对精确的内容 比如标题只需要含有标题的一部分 不过必须 是里连续的 即可以是前面的几个字 中间的几个字或是后面的几个字 内容需连续 内 容和关键字也是一样 至于时间 可以选择一个范围栏进行搜索 比如我选择从 6 月 1 日开始搜索 我们就可以找到 6 月 1 日和以后的所有通知 4 3 新增通知 只适用于教育厅 点击通知新增 我们可以打开通知编辑页面 在这里就可以新建通知了 输入文件标题 作者 来源和关键字 然后编辑通知内容 在提交之前还要选一下发不范围 如果是要给所 有人看就点完全公开 如果是知识大为内部通知就选内部发布 之后点击提交按钮就可以把 通知发出去了 公文交换系统操作手册 第 16 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 4 4 管理通知 只适用于教育厅 在对通知进行管理时可以有两种操作 1 删除通知 如有的通知发出已经很长时间了 就可以删除了 那么先在该通知前打勾 然 后点击删除按钮就可以删除了 2 编辑通知 我们看到通知检索栏的最后一栏显示出一个编辑按钮 如果需要在就通知的内 容进行修改就可以点击此按钮 之后就可以进入编辑页面对其进行修改了 修改完点提交 就可以了 公文交换系统操作手册 第 17 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 5 5 个人事务个人事务 各人事务模块 包括两个功能 就是修改个人密码和建立个人群组 5 1 修改密码 用户密码在注册时是设为默认密码 123456 为了防止他人盗用账号 用户在使用时需要 对密码进行修改 需要修改密码时 打开个人事务下修改密码就可以看到下面的界面 然后在 旧密码处输入 123456 在新密码处输入新密码 再在确认密码处输入性密码然后点确定即可 如果需要重新填写就点击重填 重新填写后再点确定按钮 5 2 群组管理 群组管理模块有两个功能一是新建群组 二是管理群组 即删除或修改群组 1 新建群组 新建群组时 打开个人事务离得群组管理模块 点击新建群组 就可以打开新建群组的界 面 然后输入群组名称 选择群组人员 公文交换系统操作手册 第 18 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 选择人员时 要点击人员选择框后面的按钮 然后从人员选择框中选择好人员 点击 确认就可以了 1 其中 1 号框中显示的是组织机构信息 点击各科组织机构名 可以在 2 号框中显示出该 机构中的人员信息 而在选择人员的时候就可以点击 2 号框中的人员或单位名 点击按钮 就可以把被选中的人员或单位添加到 3 号框中 或者点击按钮 可选择 2 号框中的所有人 员和单位 点击可以删除 3 号框中的某个人员 如果要全部删除 点击即可 点击确定 按钮就可以 把需要的人员和单位名加到 3 号框后 点击确认就可以把人员信息加到人言选择 框中了 然后 点击保存就可完成群组的创建 1 2 3 公文交换系统操作手册 第 19 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 2 管理群组 a 如果需要删除群组 在群组前面的小框内打勾 然后点击删除即可 b 如果要对群组的内容进行修改 直接点击群组名 打开配置单进行重行设定 保存就可以 了 公文交换系统操作手册 第 20 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 6 6 系统维护 只是适用于管理员 系统维护 只是适用于管理员 6 1 组织机构 公文交换的组织机构的创建是以 gwjh 为根目录 在此根目录下按类型 在创建再创建子 目录 子目录下还可以在创建子目录 然后用户信息就可以添加到这些相应的目录下 如下图 所示 现在公文交换的组织结构总的分类是按教育厅 州市教育局 高中 中职和州属学校来分类的 1 组织机构的建立 在 组织机构 缺省主界面 单击 新增 按钮 显示如下界面 公文交换系统操作手册 第 21 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 首先创建最高一级部门机构 如上图所示的 云南省教育厅 就可以在这个机构下创建 子机构 创建时先输入机构名称 然后在选择上级机构 上传 打开似的图标 和 关闭时的 图标 然后还可以填写组织结构简介 这些都完成后就可以点击 添加 按钮 就可以了 2 组织机构调整 我们看到在每个机构的后面都会有 5 个按钮 编辑 置顶 上移 下移 置地这几个按钮 编辑 即可以重新设置该机构的性质 操作与新建是相同 置顶 将该机构调整到目录顶端 置底 将该机构调整到目录地段 上移 点一次上移一行 下移 点一次下移一行 公文交换系统操作手册 第 22 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 6 2 角色管理 1 添加角色时直接在添加前的框里输入角色名 点击添加就可以了 2 如果要删除角色 直接点击删除即可 3 如果要更改角色名称 点击编辑按钮 修改好了点击修改即可 4 不同的觉色对应着不同的用户 在这里点击用户管理可以调整用户的角色 5 编辑角色权限按钮 可以根据角色来设定他在系统中可以查看管理的模块 公文交换系统操作手册 第 23 页 地址 昆明市西山区兴苑路电信第二长途枢纽大楼辅楼 TEL 0871 8229689 FAX 0871 8221151 网址 6 3 用户管理 用户管理包括添加 修改 查询和删除用户这些功能 1 添加用户 点击 添加用户 按钮 然后就可以看到