财务部作业指导书—(试行)

南宁市风采物业服务有限公司南宁市风采物业服务有限公司 拟 制 审 核 批 准 生效日期 二生效日期 二 O 一一年十二月二十日一一年十二月二十日 2 财务部作业指导书财务部作业指导书 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 1 页 目目 录录 一一一 财务部组织架构和职责说明 3 一一一 财务管理规定 10 一一一 票据管理作业指导书 14 一一一 备用金管理作业规程 16 一一一 现金管理制度 20 一一一 业务收费管理制度 21 一一一 支票管理制度 24 一一一 财务审批管理规定 25 一一一 财务印鉴专用章管理标准作业规程 29 一一一 仓库管理标准作业规程 34 一一一一低值易耗品管理标准作业规程 45 3 财务部组织架构和职责说明财务部组织架构和职责说明 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 7 页 第一章第一章 财务部组织架构和职责说明财务部组织架构和职责说明 1 0 目的目的 1 1 本指导书规定了财务部各项工作内容的管理和控制要求 2 0 适用范围适用范围 2 1 本适用于财务各项工作的管理和控制 3 0 组织架构组织架构 财务经理 会计出纳资产管理员 4 0 职责职责 4 1 财务部经理财务部经理 a 严格执行国家财经方针 政策 遵守有关法纪 执行财务制度 负责本部门的 各项工作 b 在总经理的领导下 负责公司财务的管理工作 组织编制财务计划 落实完成 计划措施 4 财务部组织架构和职责说明财务部组织架构和职责说明 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 2 页 共 7 页 c 负责开展经济核算 合理使用资金 做好成本控制 实现公司经济指标 d 检查 督促各项收入的及时收缴 保证公司资金的正常周转 e 负责公司的会计凭证和各类会计报表的审核 保证数据的真实 准确 f 督促做好会计凭证 帐簿 报表的整理和归档 g 负责公司工资 奖金 劳保 津贴等发放的审核 h 建立财产清查制度 参与财产清查盘点 认真填好盈亏报表 达到帐 卡 物 相符 i 参与策划各种经营策略 对重要经济合同及投资项目进行评议及审定 j 负责配合财政 税收 银行等部门检查财务工作 k 保守公司财务秘密 维护公司利益 l 负责保管公司财务专用章 并严格按规定使用 m 做好财务统计和会计账目 报表及年终结算工作 n 加强部门建设 开展业务培训 提高部门员工的总体业务水平 4 2 会计会计 a 按国家统一会计制度规定设置会计科目 b 及时确认费用收入 正确计算营业税等税额 按期缴纳各种税款 c 划清费用的开支范围及营业内外收入 d 认真计算财务成果及各种税金 e 按财务制度规定正确核算利润分配 f 债权 债务及时登记 及时查清 按月做好财务状况分析 5 财务部组织架构和职责说明财务部组织架构和职责说明 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 3 页 共 7 页 g 对会计帐目及凭证要按期装订成册 严格执行查阅制度及保管制度 h 记帐要及时 准确 明细帐要按日登记 总帐定期登记 i 严格遵守财经纪律及公司制定的各项制度 发现问题及时上报财务经理 4 3 出纳员出纳员 a 严格执行公司财务制度 负责公司现金管理 银行及转帐票据的收付结算工作 b 按规定办理有关现金 银行票据及帐户的收支并登记日记帐 做到日清月结 帐实相符 c 当日现金必须及时缴存银行 不得超额存放现金 不得白条抵库 更不得任意 挪用现金 d 负责向财务经理提供每周资金使用状况 应付帐款余额等 e 负责发放公司员工工资及各项费用的报销工作 f 负责每月根据银行对帐单 编制余额调节表 每月与会计核对现金 银行帐户 做好有关帐户对帐工作 g 负责保管保险柜钥匙 对密码保密 保证公司资金的安全使用 h 负责公司发票 收据等票据的收发及核销工作 i 对收银员日常业务进行指导 j 审核物业管理费 水电费等各项费用的催缴工作 k 负责与银行联系 办理有关结算事项 跟查对外提供帐号的托收 承付业务办 理情况 6 4 4 资产管理员 兼仓管员 资产管理员 兼仓管员 财务部组织架构和职责说明财务部组织架构和职责说明 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 4 页 共 7 页 a 负责收发仓库货品进出仓工作 对采购员和供应商与采购计划要求不符的货品 一律拒收 b 出仓方面要有部门经理签名的申请领料单方可发货 并分类填好出仓单 领料 人签名后按出仓单发货 c 每天做好进出仓的帐面登记 按 先进先出法 核算 保证单与帐相符 帐与物 相符 d 固定资产必须设置卡片帐进行管理 卡片帐必须由固定资产保管责任人签名 保管责任人变更的 必须及时变更卡片帐 e 各服务中心 部门必须指定一名固定资产实物保管责任人 对固定资产实物管 理负责 f 加强对库存物资的管理 严格执行防火 防盗 防虫蛀 霉坏等安全和卫生措 施 g 月终全面盘点固定资产一次 h 盘点中出现的损溢 必须按规定的程序报批 i 负责固定资产的折旧计算 5 0 管理与控制要求管理与控制要求 5 1 财务部员工培训管理与控制要求 5 1 1 财务部经理每年 12 月底编制下一年度员工培训计划 并上报总经理审批 5 1 2 新入职员工必须经业务培训及公司制度培训方能上岗 7 5 2 预算的编制与实施 财务部组织架构和职责说明财务部组织架构和职责说明 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 5 页 共 7 页 5 2 1 每年 12 月 财务部经理根据公司经营目标及当年经营情况 编制成本预算 利润预算及专项预算 经董事长批准后上报集团公司计划财务部 5 2 2 每年第一季度 财务部经理根据集团下达的利润目标 编制公司财务年度 预算实施方案及考核办法 总经理审批后执行 5 2 3 每年第一季度 财务部经理根据公司年度工作计划及公司财务年度预算方 案 制订出各服务中心 各职能部门年度考核指标 5 3 会计报表编制的管理与控制要求 5 3 1 出纳员根据原始资料编制记账凭证 5 3 2 会计根据出纳员每月交纳的收付款凭证编制收款 付款 转帐凭证 并核 对资金帐户余额 核对库存材料余额 5 3 3 财务部经理审核会计凭证 5 3 4 会计每月编制出资产负债表 损益表及其它附表 5 3 5 会计要保证会计报表的及时 准确 明晰和完整 会计报表在发出前必须 经财务部经理审核 总经理批准并签名 5 4 财务分析的管理与控制要求 5 4 1 会计在每月 日前根据上月财务报表及月度指标考核表 编制各服务中心 各职能部门经营情况表和月度分析报告 进行数据分析 5 4 2 财务部经理在每季结束后的 15 天内 编写季度财务分析 8 5 4 3 编写财务分析的主要内容包括收入 费用 利润完成情况 资产 负债变 动情况 存在问题及改进建议或措施 财务部组织架构和职责说明财务部组织架构和职责说明 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 6 页 共 7 页 5 4 4 编写财务分析要情况具体 分析深入 结论公正 措施得力 季度 年度 财务分析报告发出前必须经总经理批准 5 5 工资的发放管理与控制要求 5 5 1 工资由出纳员编制 财务部经理审核 总经理批准 5 5 2 工资发放的管理与控制要求详见 工资发放标准作业规程 5 6 现金借款及费用报销 5 6 1 现金借款由财务部经理审核 总经理批准 5 6 2 费用报销由会计 财务部经理审核 总经理批准 5 6 3 对既不相关也不合法的资料有权拒绝处理 5 6 4 现金借款及费用报销的管理与控制要求详见 备用金管理标准作业规程 费用报销管理标准作业规程 5 7 支票由出纳管理 收据 发票由会计管理 财务印鉴 专用章由财务部经理 保管 其管理与控制详见 支票 收据 发票 财务印鉴 专用章管理标准作 业规程 5 8 出纳员保证帐款相符 会计不定期对库存现金进行清点 财务部经理每年对 各岗位帐实 帐帐 帐表进行检查是否相符 纳入年终考核 具体详见 现金 管理标准作业规程 银行存款管理标准作业规程 5 9 资产管理员负责物品的验收 入仓 领用手续的办理和库存物品和保管 会 9 计负责物品的核算及清点 财务部经理负责材料管理 核算工作的监督 具体 管理及控制要求详见 仓库管理标准作业规程 低值易耗品管理标准作业 规程 财务部组织架构和职责说明财务部组织架构和职责说明 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 7 页 共 7 页 6 0 引用文件引用文件 6 1 工资发放标准作业规程 6 2 现金管理标准作业规程 6 3 银行存款管理标准作业规程 6 4 备用金管理标准作业规程 6 5 支票 收据 发票 财务印鉴 专用章管理标准作业规程 6 6 费用报销管理标准作业规程 6 7 仓库管理标准作业规程 6 8 低值易耗品管理标准作业规程 6 9 审批管理规定 6 10 财务管理规定 10 财务管理规定财务管理规定 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 4 页 第二章第二章 财务管理规定财务管理规定 1 0 目的目的 本指导书规定了公司资金 现金 票据 费用开支 会计档案的管理办法 旨 在加强会计基础工作 正确执行国家财经纪律和财务制度 更好地为物业管理 经济工作服务 2 0 适用范围适用范围 本指导书适用于公司财务部对资金 现金 票据 费用开支 会计档案的管理 3 0 职责职责 3 1 财务部财务人员严格执行本指导书规定 并监督公司全体员工执行本指导书 有关规定 4 0 工作内容和要求工作内容和要求 4 1 本规定的基本原则是 执行国家有关法律 法规和财务制度 对公司的财务 活动实施有效控制 并接受上级有关部门的监督 4 2 财务部是公司财务管理部门 在总经理领导下 对公司财务活动实行统一管 理 11 4 3 财务人员管理 4 3 1 会计人员的聘用 依据公司人事招聘制度 由公司人事部 财务部统一进 行 公司对待聘职位具有推荐权和复试权 财务部负责人的任命 变动由公司 发文 4 3 2 财务部负责人的年度考核分通用与专业技术考核两部分 通用部分的考核 财务管理规定财务管理规定 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 2 页 共 4 页 由公司总经理负责 专业部分由集团公司稽查考核部与计划财务部负责 对财 务负责人的年末综合考评统一报集团公司人事行政部批准 4 3 3 公司重大项目的决策须有财务部负责人参加 4 3 4 财务人员必须具备专业技术资格 持证上岗 财务人员管理按 南宁市风 采物业管理有限公司 有关财务制度执行 4 4 资金管理 4 4 1 原则上应在国有商业银行开设银行帐户 开设或撤销银行帐户时 必须填 写申请表 报集团公司计划财务部审核后由集团总会计师批准 确需在非国有 商业银行开户的 在申请开设帐户的同时 须报审帐户资金最高限额 财务负 责人必须监督帐户资金限额的执行情况 并对执行结果负责 4 4 2 必须按银行及公司规定使用现金 结算起点以上的货款 往来款 一律不 得使用现金或现金支票结算 4 4 3 库存现金限额按照国家财务制度 最高不得超过 1000 元 4 5 实物管理 4 5 1 关于材料物资管理的规定 12 4 5 1 1 购进的材料物资 原则上应先进仓 后领用 4 5 1 2 对急需的材料 确需直拨使用的除按规定审批外 必须经项目负责人验 收并签名 方可报销 4 5 1 3 材料 物资的盘点 会计人员必须实地监督盘点 财务负责人必须对盘 点结果的真实性负责 财务管理规定财务管理规定 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 3 页 共 4 页 4 5 1 4 对盘点中出现的损溢 报总经理审批后作调帐处理 4 5 1 5 对材料物资出现盘盈 盘亏的 必须查明盈 亏的原因 提出改进措施 必要时 对库存材料进行复点 4 6 固定资产管理 4 6 1 各服务中心 部门必须指定一名固定资产实物保管责任人 对固定资产的 实物管理负责 4 6 2 固定资产必须设置卡片帐进行管理 卡片帐必须由固定资产保管责任人签 名 保管责任人变更的 必须及时变更卡片帐 4 6 3 每年财务人员必须会同固定资产专责及实物保管责任人全面盘点固定资产 会计人员必须实地监督盘点 对盘点结果的真实性负责 4 6 4 盘点中出现的损溢 必须按规定的程序报批 4 7 会计档案管理会计凭证 会计帐簿 会计报表及储存会计资料的磁盘是企业 的重要经济资料 要定期装订 整理立卷 妥善保管 4 7 1 会计对出纳交存的会计凭证 电算产生的记帐凭证 所有科目汇总表 装 订成册的凭证本 会计帐簿 会计报表 储存会计资料的磁盘等负责保管 同 13 时应按归档要求对各类档案负责立卷 装订成册 分类分柜保管 存放场所应 加锁 钥匙由会计掌握 档案原则上不得借出 如有特殊需要经总经理批准后 征得会计的同意并约定归还期 办理登记手续 借用期内借出资料的借用人负 责保管 超过借用期限 会计未催讨追索 造成会计资料丢失的会计负连带责 任 4 7 2 会计年度终了后 当年的会计档案半年内仍保存在财务部 期满后编造清 册 财务管理规定财务管理规定 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 4 页 共 4 页 移交公司的档案室 4 7 3 会计档案必须妥善保管 存放有序 查找方便 并严格执行安全和保密制 度 4 8 定期公布管理规定 4 8 1 按业主管理委员会的要求 采用不同形式 定期公布管理费用收支情况 维修基金使用情况 4 8 2 对较大费用的支出要分析情况 加以说明 4 8 3 接受市 区 业主委员会 总公司的财务检查 4 9 财务管理安全管理规定 4 9 1 注意防盗 财务部严禁闲杂人员逗留 下班关好门窗 锁好保险箱 密码 加锁 密码注意保密 4 9 2 保险箱钥匙不得在办公室过夜 4 9 3 去银行交款及取款 实行双人专车制 14 4 9 4 注意防火 室内严禁抽烟 下班切断电源 4 9 5 财会管理部门应装置防盗报警系统 5 0 引用文件和记录引用文件和记录表格表格 5 1 费用报销管理标准作业规程 5 2 申请单 5 3 入库单 票据管理作业指导书票据管理作业指导书 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 3 页 第三章第三章 票据管理作业指导书票据管理作业指导书 1 0 目的目的 1 1 规范票据购买 领用 退回 存档手续 确保票据的安全和完整 2 0 适用范围适用范围 2 1 物业公司出具的所有票据 3 0 管理内容管理内容 3 1 票据的购买 3 1 1 物业公司会计在每月 日时 需查阅 票据购入 领用 退回登记本 上 各项票据的留存数量 若低于最低库存量 10 本 则需向税务部门或分供方购 买 3 1 2 物业公司会计持 发票领购簿 到地税所专管员处签字 确定所购票据的 种类 面值 数量 15 3 1 3 税务专管员的签字手续完成后 持 发票领购簿 到地税征收所发票领购 处购买相应票据 3 1 4 清点所购发票的数量 种类 面值是否与申购一致 同时确认票据号码 相符后 在地税征收所的票据申购本上确认签字 并根据对方出具的根本费发 票支付相应的费用 3 1 5 持 发票领购簿 在地税专管员处登记备案 3 1 6 会计人员将所购票据按顺序在物业管理公司的 票据购入 领用 退回 登记本 上登记 票据管理作业指导书票据管理作业指导书 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 2 页 共 3 页 3 2 票据的领用 3 2 1 各物业服务中心收费员在收据或综合发票低于最低限额时 可到财务会计 或 出纳处领取相应的票据 3 2 2 安全班长在领用的票据低于最低限额时 可到服务中心收费处领取相应面 值的票据 3 2 3 领用票据人员在 票据购入 领用 退回登记本 上签字 确认领用票 据的面值 金额 发票编号等 3 2 4 财务人员在领用的票据上加盖财务专用章 3 3 票据的退回 16 3 3 1 服务中心收费员将收据或发票存根交至财务部会计或出纳处 财务人员 对所交的票据存根进行核查 是否有未撕的票据记帐联及作废票据的情况 确 认无误后 在 票据购入 领用 退回登记本 签字 3 3 2 安全班长将已用完的票据存根交至服务中心收费员处 收费员核实应收 的相应款项后 收取相应费用 3 4 票据的保存 3 4 1 每 月对所有票据存根进行一次归档 注明所归档票据的编号 并打包 封存 3 4 2 存档时间按照会计制度对票据管理存档期执行 4 0 相关记录相关记录 4 1 票据购入 领用 退回登记本 票据管理作业指导书票据管理作业指导书 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 3 页 共 3 页 4 2 发票领购簿 来自税务机关 提供为准 17 备用金管理标准作业规程备用金管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 4 页 第四章第四章 备用金管理标准作业指导书备用金管理标准作业指导书 1 0 目的目的 1 1 本规程规范备用金的管理程序 确保备用金借支 冲减的合理及安全 2 0 适用范围适用范围 2 1 本规程适用于公司的备用金管理工作 3 0 职责职责 3 1 备用金借支人负责备用金的保管工作 3 2 备用金领用部门主管负责备用金的管理工作 3 3 出纳员负责按照本规程进行备用金借支 冲减工作 18 3 4 财务部会计负责备用金的核算工作 3 5 财务部经理负责备用金管理的监督工作 4 0 工作要点工作要点 4 1 备用金的借支范围 4 1 1 为方便公司日常零星开支的需要而借支的备用款项 4 1 2 为方便经常出差人员必须携带现金而借支的款项 4 2 备用金的借支规定 4 2 1 借支备用金人员应及时冲减备用金 4 2 2 备用金借支人不得擅自挪用备用金 4 3 备用金的借支标准 4 3 1 在日常零星开支平均全额的基础上上浮 20 但最高不超过 2000 元 备用金管理标准作业规程备用金管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 2 页 共 4 页 4 3 2 出差人员按出差地点的长短决定 4 3 3 采购人员凭 申购单 上汇总金额借支 4 4 备用金的分类 4 4 1 定额备用金 是为了满足公司有关部门日常零星开支需要的备用金 定额 备用金经核定后 一般不得随意增减 4 4 2 非定额备用金 是用款部门根据某次实际需要向财务部门领取的备用金 4 5 备用金的申请 支付程序 4 5 1 申请领用备用金的部门或个人 应填制 现金借款单 借款单包括 借 款人 借款理由 借款金额 还款期限等内容 19 4 5 2 业务费备用金凭总经理审批后的 业务费申请表 办理借款 4 5 3 旅差费备用金凭审批后的 出差申请表 办理借款 4 5 4 申请人将 现金借款单 交其所在部门负责人签名确认后 送财务部经理 审核 4 5 5 财务部经理经审核后认为符合借支规定的 应在财务审核栏内签署姓名及 审核日期报总经理审批 如经审核不符合借支规定的 财务部经理应在 现金 借款单 上签署具体意见后退回借款人 4 5 6 总经理或服务中心经理审批后 借款人到财务部出纳处领取备用金 4 5 7 出纳员按照 现金管理标准作业规程 中的有关规定支付现金 4 5 8 员工非工作原因需借支备用金的 应按照 现金管理标准作业规程 中的 相关规定进行处理 备用金管理标准作业规程备用金管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 3 页 共 4 页 4 6 备用金的冲减程序 4 6 1 领用定额备用金的部门或个人 原则上应在费用发生后的五日内按照 费 用报销标准作业规程 到财务部办理费用报销手续 因特殊情况无法在规定期 限内报销的 须事先经财务部经理同意后可适当延迟 但最长不超过一个月 4 6 2 借支定额备用金的报销费用由出纳员按照 现金管理标准作业规程 支付 借支人 以便补足备用金定额 4 6 3 领用非定额备用金的部门和个人原则上应在费用发生后的五日内按照 费 用报销标准作业规程 到财务部办理费用报销手续 如因故不能在规定期限内 报销的 应事先经财务部经理同意后可适当延迟 但最长不超过一个月 20 4 6 4 财务部出纳冲减备用金 4 6 5 如借支金额大于支出的报销金额 借支人应按规定交回备用余金额 如借 支金额小于报销金额的 出纳员应补回差额部分 4 6 6 非定额备用金的借支人如不能在规定的期限内归还 又无正当理由的 公 司财务部将在其当月工资中扣除 情节严重的除追收滞纳金外 还将按公司奖 罚制度中的相关规定处罚 4 6 7 财务部负责人应于每月末对备用金借支财政部进行核查 如发现违反了备 用金管理规定 财务部将视其情节轻重收回备用金 严重的还将按公司奖罚制 度中的有关规定予以处罚 4 7 备用金资料的保管 4 7 1 每月末 财务部会计应将当月备用金凭据汇总编制记账凭证登记账簿 并 进 备用金管理标准作业规程备用金管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 4 页 共 4 页 行相应的账务处理 4 7 2 财务部经理对当月发生的备用金借支 冲减资料进行审核无误后 加密在 财务部长期保存 4 8 本规程的执行情况将作为财务部相关人员的考评依据之一 5 0 引用文件和记录表格引用文件和记录表格 5 1 现金借款单 5 2 申购单 5 3 业务费申请表 21 5 4 出差申请表 现金管理制度现金管理制度 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 1 页 第五章第五章 现金管理制度现金管理制度 1 0 目的目的 1 1 根据物业管理公司管理业务的需要 库存现金限额为人民币壹仟元 1000 正 超出限额部分 应在当天存入银行 现金必须在规定的范围 限额内支出 除特殊情况外 不得在现金收入中直接坐支 2 0 适用范围适用范围 2 1 支付给职工个人的工资 奖金 补贴 福利补助费 差旅费等款项 22 2 2 支付给不能转帐的集体单位或城乡居民个人的劳务报酬或购买物资的款项 2 3 结算起点 100 元 以下的零星支付款项 3 0 管理与控制管理与控制 3 1 不准单位之间和个人因私借用备用金 3 2 不准利用物业管理公司银行帐户为其他单位或个人支付和存入现金 3 3 不准用白条或不符合财务制度的凭证顶替库存现金 3 4 综合办 工程部因采购工作需要 可申请配备备用金 限额 1 000 用于零 星采购 并于每年末办理清算手续 次年初重新申请配备 3 5 经营现金收支的出纳人员不得进行会计记帐 进行记帐的会计人员不得经营 现金 3 6 库存现金与日记帐金额应核对相符 做到日清日结 业务收费管理制度业务收费管理制度 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 3 页 第六章第六章 业务收费管理制度业务收费管理制度 1 维修维修基金基金 1 1 维修基金在物业的交付使用时按政府规定向用户收取 1 2 基金须存入指定的银行帐户之内 所得的利息成为基金的一部分 利息归 用户 每季结转一次 1 3 维修基金的使用执行 物业管理企业财务管理规定 专项用于公用部位 公用设施设备保修期满后的大修 更新 改造 23 1 4 在业主委员会成立前 基金的动用须经总经理批核 最后由公司董事会审批 在业主委员会成立后 可由各业主及业委会按 管理公约 规定审批 2 维修基金的管理 2 1 维修基金须按 管理公约 规定 业主应自接到 物业维修基金缴款通知 之日起十五日内委托物业管理公司将应缴款存入区房地产行政主管部门指定的 用户名下的银行帐户 2 2 维修基金金额须按政府规定收取 当维修基金发生开支 财务部向业主发出 缴交基金差额 使维修基金保持原有金额水平 2 3 维修基金根据 管理公约 是不可退还的 但当有关业主转让其单元时 在 无责无债及签妥承诺书的情况下 可将维修基金转移给新业主 2 4 维修基金以专门帐户储存 利息仍归该帐户 累积使用 3 管理费用的收取管理费用的收取 3 1 除物业服务中心固定收费员外 其他员工无权取管理费 业务收费管理制度业务收费管理制度 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 2 页 共 3 页 3 2 服务中心每月月初定期向各业主发放催费通知单 3 3 针对空置房 长期欠费的业主进行电话通知或上门催收 3 4 两个月内尚未缴款的 依 管理公约 规定对欠交物业费的单位进行停水停 电行动或提出诉讼 3 5 服务中心收费员必须将每日所收的费用 存入公司的账户 保存好银行回执 单 并与所收费用的单据定期交财务 3 6 财务部负责各服务中心存入银行款项与票据金额 电脑显示金额是否相符的 核对 审核 24 4 水费 电费的收取水费 电费的收取 4 1 水费 电费须按各租户每月实际用量 并根据有关供应单位的收费标准 由 物业公司代为统一收取 4 2 水电周转金在用户办理入伙手续时按 200 元 户收取 在有关用户拒交水费 电费达一个月后 物业管理公司财务部有权动用该笔款项抵扣有关水费 电费 欠款 4 3 水 电周转金不可退还 当有关业主转让其单元时 在无责无债及签妥承诺 书的情况下 可将该笔押金转移给新业主 4 4 缴付日期按供水供电部门规定 4 5 逾期未缴付的 按供水供电部门的规定执行 5 各项收费标准的界定各项收费标准的界定 5 1 滞纳金管理费及其他费用滞纳金 按 用户手册 及通告文件执行 滞纳金 的计算方法如下 每月累计欠交费用额 X2 X 天数 业务收费管理制度业务收费管理制度 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 3 页 共 3 页 5 2 租户申请额外垃圾搬运服务或违反有关垃圾处理规定而由物业公司安排人员 对其产生的垃圾进行清理 有关费用按实际发生额收取 5 3 装修押金及有关金额的界定 按 用户装修手册 的内容执行 25 支票管理制度支票管理制度 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 1 页 第七章第七章 支票管理制度支票管理制度 1 严格遵守 支付结算办法 中有关支票使用的规定 不得发出空白支票 为方 便工作 经总经理审批后可发出最高限额为人民币伍仟元 5000 元 的半空白 支票 即必须填写日期 用途 只空出金额 收款人名称栏 但必须注明限额 凡领用支票者必须在开出支票五天内报帐 26 2 支票金额起点为人民币 100 元 支票的付款期限为自出票日起 10 天内 普通 支票可以用于支取现金 也可以用于转帐 在普通支票左上角划两条平行线的 为划线支票 划线支票只能用于转帐 不得支取现金 3 签发支票应使用碳素墨水或墨汁填写 票面必须有收款人名称 出票日期 确 定的金额 用途以及出票人预留的银行印章 预留的银行印章必须为单位的财 务专用章及法定代表人或其授权的代理人的私章 支票印鉴应盖在出票人签章 处 不得盖在空白的磁码区域上或多盖预留银行印章 否则银行将予以退票 4 设置支票 领取备查卡及时登记 5 印鉴与支票分开放置 保证支票安全 6 作废支票 要加盖作废章 并妥善保管 7 正确及时登记银行存款的日记帐 做好与银行的对帐工作 财务审批管理规定财务审批管理规定 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 4 页 第八章第八章 财务审批管理规定财务审批管理规定 1 0 目的目的 1 1 本指导书明确了资金使用的审批权限 审批手续 有效地监督 控制各项财 务支出 加强公司的财务管理 27 2 0 适用范围适用范围 2 1 本指导书适用于南宁市风采物业服务有限公司和资金审批 3 0 审核流程审核流程 3 1 各项开支依据集团公司的合同管理制度需要签定合同的 必须凭已审批的合 同正本开支 因特殊情况确实未能签定合同而资金审核权限又无相应规定的 资金审批权限应依照合同的审批权限执行 3 2 按合同规定付款的付款通知单等付款凭据 必须经财务部经理审核 总经理 审批 3 3 对于已经办理了合同审核的资金开支 若实际开支与合同不符又未签定补充 或变更合同的 则应按业务事项相应的合同审批权限重新进行审批 3 4 财务开支有计划或预算的 应严格执行计划或预算 超计划或超预算的 应 先申请追加计划或预算 待批准后方可执行 3 5 对于计划外非经常性开支项目 又未签定合同的 可依照相应的计划审批程 序和权限 直接进行资金审批 4 0 财务开支手续财务开支手续 财务审批管理规定财务审批管理规定 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 2 页 共 4 页 4 1 固定资产购置 必须先经集团公司计划财务部批准方可购买 凭购货合同正 本 购货发票 固定资产卡片支付 发票应有经手人 使用部门负责人签名 固定资产卡片需填写资产名称 型号 各种技术参数 附属设备名称等 资产 价值由财务人员填写 并有固定资产使用人或保管人签名 4 2 直接购进材料 凭购货合同正本 2 万元以下可不签合同 购货发票 发 28 票没有按明细项目填列的 需附购货清单 支付 发票应有采购经手人 材料 使用人 或证明人 部门负责人签名 4 3 领用材料 设备 凭领料单领料 生产用材料 设备的领料单需有领料人 部门负责人 仓管员签名 并注明工程名称或编号 非生产用材料 设备的领 料单需有领料人 部门负责人 仓管员签名 4 4 其它生产经营性费用 凭合同正本 发票支付 发票应有经手人 证明人 部门负责人签名 4 5 非生产性开支 4 5 1 银行托收的办公用水电费 电话费 凭财务部经理 总经理签名后的发票 银行付款通知入帐 4 5 2 移动电话费 按集团公司工资制度关于定额补贴的规定执行 4 5 3 广告宣传费 凭合同正本 广告宣传样本 发票报销 发票应有经手人 证明人 财务部经理 总经理签名 合同应订明广告宣传的时间 地点 期限 方式 内容 4 5 4 会议费 凭发票及会议签到表报销 签到表需注明会议时间 地点 内容 财务审批管理规定财务审批管理规定 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 3 页 共 4 页 会议餐费或会场租赁费发票需有经手人 财务部经理 总经理签名 4 5 5 工资 补贴 奖金 凭财务部工资员 出纳员兼 编制的工资表发放 工 资表需有制表人 财务部经理 总经理签名 服务中心工资表需有服务中心经 理签名 29 4 5 6 教育培训费用须凭税务统一发票或行政事业单位统一收据 经审批后办理 报销手续 4 5 7 其它费用 凭有关合同正本 发票或行政事业单位收据报销 发票或收据 有经手人 证明人 财务部经理 总经理签名 4 6 工程项目结算 包括对外出包工程 凭工程所在地的建安发票 工程合同 经审核批准的结算书 竣工报告等结算 发票必须有经手人的签名 4 7 预付款项 凭合同正本 职工业务借支单预付 借支单需有经手人 部门负 责人 财务部经理 总经理签名 办理业务借支外的预付款项 需凭合同正本 收款单位收据 由经手人 审批人签名后支付 4 8 债务的清偿 4 8 1 清偿各项债务 需取得收款单位收据或其它收款凭据应由财务部经理审核 经总经理审批后支付 4 8 2 税金 其它应交款项的支付 凭财务部经理签发的付款通知单或报税凭证 经总经理审批后支付 4 9 对确需开支 又确实未能取得规定发票或行政事业单位收据的 按上述规定 执行 财务审批管理规定财务审批管理规定 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 4 页 共 4 页 4 10 维修基金专项用于住宅共用部位 共用设施设备保修期满后的大修 更新 改造 公司提出维修基金年度使用计划 报业主委员会审批 4 11 按照资金审 批权限 凡需办理资金使用审批的 还需凭已签批的 资金使用审批表 才 可报销或入帐 30 5 0 引用文件和记录引用文件和记录表格表格 5 1 资金使用审批表 财务印鉴专用章管理标准作业规程财务印鉴专用章管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 5 页 第九章第九章 财务印鉴专用章管理标准作业规程财务印鉴专用章管理标准作业规程 31 1 0 目的目的 1 1 本规程规范支票 收据 发票 财务印鉴专用章的管理工作 确保公司支票 收据 发票 印鉴专用章得到安全保管和合理使用 2 0 适用范围适用范围 2 1 本规程适用于公司的支票 收据 发票 财务印鉴专用章的管理工作 3 0 职责职责 3 1 出纳员负责按本规程购买 保管 使用空白支票 3 2 财务会计负责按本规程购买 保管 使用空白的收据 发票 3 3 财务部经理负责发票专用章 财务专用章的保管以及支票 收据 发票管理 的监督工作 4 0 程序要点程序要点 4 1 支票的管理程序 4 1 1 支票的购买和保管程序 a 出纳员应按银行的相关规定到开户行购买支票 b 出纳员应将新购回的空白支票安全 妥善的存放在保险箱内 4 1 2 支票的使用程序及注意事项 a 因业务需要使用支票的人员 应按 费用报销标准作业规程 中的相关规定 财务印鉴专用章管理标准作业规程财务印鉴专用章管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 2 页 共 5 页 进行支付项目的审核及审批 32 b 出纳员根据审核 审批手续完整的支付证明按 银行存款管理标准作业规程 中的相关规定填写支票 c 内容填写完整的支票应按 银行存款标准作业规程 中的相关规定交财务部 经理加盖财务专用章 银行印鉴章 d 出纳员应将内容填写完整的支票存根联与支付证明一起以 10 天为一期交财 务会计审核后 进行相关的账务处理 e 支票用完后 出纳员应编制 支票使用明细表 交财务会计核对相关账目资 料 f 如因填写错误或其他原因导致支票作废 出纳员应将作废支票连同存根联一 起妥善保存 g 出纳员或其他经办人员如遗失内容填写完整的支票 应及时到开户银行挂失 如因此造成的损失由当事人负责全额赔偿 并视情节轻重按公司奖罚制度中的 相关规定进行处理 4 2 收据的管理程序 4 2 1 收据的购买 保管程序 a 空白收据由财务部经理指定有关人员购买 b 新购回的空白收据由财务会计保管 4 2 2 收据的换领程序 财务印鉴专用章管理标准作业规程财务印鉴专用章管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 3 页 共 5 页 a 出纳员应采用以旧换新的方法领用收据 财务会计在发出收据的应详细填写 33 收据领用登记表 内容包括 领用人 领用时间 起始号码等 b 出纳员在换领收据时 应先将用完的收据交财务会计核对销号后再签名领用 新收据 c 出纳员应将空白收据交财务部经理在收据的 收款 联上加盖财务专用章后再 领用 4 2 3 收据的使用程序及注意事项 a 出纳员应按 现金管理标准作业规程 及 银行存款管理标准作业规程 中 的相关规定开具收据 并在收据或收款凭据上加盖 现金收讫 章 b 出纳员应按顺序填写收据 如因填写错误或其他原因导致收据作废 应将作 废收据保存完整 c 出纳员应妥善保管已加盖财务专用章的收据 如因遗失给公司达成经济损失 除要求全额赔偿外 还将按照公司奖罚制度中的相关规定予以处理 4 3 发票的管理程序 4 3 1 发票的购买和保管程序 a 发票由财务会计按照税务部门的有关规定到税务局购买 b 空白的发票由财务会计保管 4 3 2 发票的领用程序 a 出纳员应采用以旧换新的方法领取发票 财务会计在发放发票时 应做好发 票的发放登记 内容包括 发票领用人 领用时间 起始号码等 财务印鉴专用章管理标准作业规程财务印鉴专用章管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 4 页 共 5 页 34 b 出纳员将新领的发票交财务部经理在发票的客户联上加盖发票专用章后开始 使用 4 3 3 发票的使用程序及注意事项 a 出纳员在开具发票时 原则上应如实 序号填写发票内容 特殊情况应请示财 务部经理同意后特殊处理 b 出纳员应按照 现金管理标准作业规程 及 银行存款管理标准作业规程 中 的相关规定在发票上加盖 现金收讫 或 银行收讫 章 c 如因填写错误或其他原 因造成发票作废 出纳员应将作废发票连同存根联一起妥善保管 d 出纳员应妥善保管已加盖发票专用章的发票 如有遗失 应及时到税务部门或 其他相关部门挂失 如因此给公司造成经济损失 除要求出纳员全额赔偿外 还将按照公司奖罚制度中的规定予以处罚 4 4 财务专用章的管理程序 4 4 1 财务部经理应妥善保管公司财务专用章 4 4 2 相关人员申请使用财务专用章时 财务部经理应严格审核盖章项目 4 4 3 如经审核存有疑问 财务部经理在疑问未解除之前应拒绝盖章 4 4 4 如经审核无误 财务部经理应在项目单据上指定位置清晰地加盖财务专用 章 4 4 5 财务专用章如有遗失 财务部经理应立即在影响较大的媒体上刊登遗失启 事 同时和税务局 开户银行等其他相关单位发函声明 4 5 支票 收据 发票的资料保管 财务印鉴专用章管理标准作业规程财务印鉴专用章管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 5 页 共 5 页 35 4 5 1 财务会计应在每月末将支票的存根联及其相关资料编制记账凭证 交财务 部 经理审核后加密在财务部长期保存 4 5 2 财务会计应在每月末将收据 发票的记账联与其他相关资料一起编制记账 凭证 交财务部经理审核无误后 加密在财务部长期保存 4 5 3 使用完毕的收据存根及发票存根联由财务会计在财务部长期保存 4 6 支票 收据 发票 财务印鉴章的管理 作为财务部相关人员考评的依据之 一 5 0 引用文件和记录引用文件和记录表格表格 5 1 收据领用登记表 5 2 支票使用明细表 仓库管理标准作业规程仓库管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 1 页 共 11 页 36 第十章第十章 仓库管理标准作业规程仓库管理标准作业规程 1 0 目的目的 1 1 本规程规范仓库管理工作 确保对仓库物品进行安全 高效 有序的管理 2 0 适用范围适用范围 2 1 本规程适用于公司本部及下属各服务中心的仓库管理工作 3 0 职责职责 3 1 公司采购员负责物品的采购工作 3 2 仓库管理员负责物品验收 入仓 领用手续的办理和库存物品的保管 3 3 公司财务会计负责物品的核算 3 4 公司财务部经理负责仓库管理工作的监督 4 0 管理工作要点管理工作要点 4 1 库存物品的限额标准库存物品的限额标准 4 1 1 日常消耗物料的库存限额 a 一般为每月平均消耗量的 1 2 倍 b 特殊情况另行处理 4 1 2 常备的零件物品的库存限额 a 一般为每月平均消耗量的 1 5 倍 b 特殊情况另行处理 4 2 物品采购的申请物品采购的申请 仓库管理标准作业规程仓库管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 2 页 共 11 页 37 4 2 1 仓库管理员原则上应在每月 25 日前根据仓库实际库存量 编制下月物品采 购计划 4 2 2 当仓库物品低于规定的库存限额时 应及时填制所需物品的采购计划 4 2 3 仓库中无储存的零星 应急物品由使用部门负责人填制采购计划 4 2 4 仓库管理员应在每月 28 日前将采购计划交公司财务部经理审核 4 2 5 公司财务部经理依据下列内容审核 a 仓库实际库存量 b 当月实际消耗量 c 库存物品的限额标准 d 下月预计消耗量 e 下月资金预算 4 2 6 财务部经理审核 a 采购计划不合理的 应及时予以调整申购计划 b 采购计划合理的 财务部经理应在财务审核栏内签署姓名 日期 4 2 7 采购计划在每月 30 日前报公司总经理审批 4 2 8 总经理审批同意后 交采购员按照相关规定进行采购 4 3 物品的验收程序物品的验收程序 4 3 1 物品验证的要求 a 每次采购物品单位数量少于 10 个的 要求 100 抽样验证 b 每次采购物品单位数量多于 10 个的 要求 10 50 验证 仓库管理标准作业规程仓库管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 3 页 共 11 页 38 c 采购物品必须具备合格证 特别对批量购买的物品必须要验证物品的合格证 物品合格证由仓管员保存 d 对目测无法验证的物品 必须使用相关工具协助验证 e 物品的规格 数量等必须与 采购计划单 上的内容相符 f 仓管员应将常用物品的说明书 使用说明书及保修卡等资料在验证无误后交 财务部保存 备查 4 3 2 物品验证的方法 a 物品包装的验证 物品外包装平整光滑 密封包装无裂缝 无渗漏 无污染或破损痕迹 注意核对物品外包装上的生产日期及有效期 b 物品质量的验证 仔细检查物品表面有无擦伤 破损 无裂缝或扭曲变形 验证铁制品时 应注意物品有无锈迹 转动物品连接部分 检查其转动是否灵活 有无大的磨擦声 检查物品接口部分 看连接处有无松动 滑丝现象 验证物品质地是否符合购买要求 检查物品附属件是否齐全 C 物品性能的验证 应对物品的机械部分应反复试动 检查其灵活性 准确性 验收具有弹性的物品时 应对物品反复伸缩或弯曲 一般情况下 合格品应 仓库管理标准作业规程仓库管理标准作业规程 南宁市风采物业服务有限公司 编 号 FCWY CW 2011 版 号 B 1 页 码 第 4 页 共 11 页 39 回复或基本回复原状 验收电器物品时 应使用万用表测试 4 4 物品的入仓程序物品的入仓程序 4 4 1 物品的入仓程序 a 采购员原则上应在物品采购回来的当日 将物品送交仓库验收 特殊情况不 能在当日入仓的 应报财务部经理批准后另行处理 b 如采购员通知物品供应商送货上