财务报销管理制度

XXX 有限公司 内 部 使 用 第 1 页 文件级别文件级别 公司级公司级 部门级部门级 财务报销管理制度财务报销管理制度 编写编写 修订 修订 财财 务务 部部 批批 准准 日日 期期 XXX 有限公司 内 部 使 用 第 2 页 财务报销管理制度财务报销管理制度 第一章第一章 总则总则 第一条第一条 为进一步明确和规范财务报销手续 严格控制公司费用 避免公司额外税负 真实 及时反映公司财务信息 针对原财务报销管理制度在执行中遇到的问题 特制订本制度 第二条第二条 本制度适用于公司在购买各种存货 固定资产 劳务或服务和职工出差 业务 招待以及支付职工加班费 慰问金 午餐补助等过程中报销的各类支出 第二章第二章 报销凭证报销凭证 第三条第三条 从公司外部取得的报销凭证 必须是有税务部门 包括国税和地税 或财政部门税务部门 包括国税和地税 或财政部门 监制印章监制印章 并盖有收款单位财务或发票专用印章收款单位财务或发票专用印章的发票或收据 由于白条或非正式收据 如 收款收据 不被税务部门认可 所以不能作为报销的凭证 报销凭证中的公司名称 日期 付款内容 数量 单价 金额 印章 经办人签名等必须填写完整 无误 大小写金额必须清 晰 相符 无涂改 第四条第四条 从公司外部取得的报销凭证 其抬头或付款人必须是本公司全称 即 XXX 有限有限 公司公司 发票上的付款内容必须具体 一般不允许使用 办公用品 劳保用品 礼品或货物代 码 等名称 必须在付款内容栏如实列出商品的具体名称 规格或服务的具体项目 如果一次 购买的货物较多 发票上的付款内容无法具体列出 则必须有销售方开具的货物销售清单货物销售清单 第五条第五条 购买材料 固定资产 低值易耗品 办公用品 劳保用品 福利及其他工作用品 当一次付款金额超过 1 000 元时 原则上应采取银行转账结算方式 不得使用现金结算 并应 取得增值税专用发票 当一次付款金额超过当一次付款金额超过 2 000 元时 必须取得增值税专用发票 元时 必须取得增值税专用发票 购买上述物品必须及时办理物资入库手续 并将发票 货物明细附件 收料单或入库单等 附在报销单背面 第六条第六条 手写发票或收据 应用碳素黑墨水填写 大 小写金额必须相符 发票各项目不 得涂改 第七条第七条 凡需按项目号列入具体工程项目的差旅费用 交际费用要由该项目负责人在报销项目负责人在报销 凭证上签字 凭证上签字 第八条第八条 报销凭证数量较多时 报销人应按时间先后顺序 分类填写 附件粘贴顺序应与 填写顺序 内容一致 第九条第九条 报销凭证的领款人姓名处必须由报销人本人签字 严禁他人代签 领款人应与报 销人姓名一致 特殊情况下 经报销人书面委托 财务人员同意 可以由报销人以外的第三人 代报 代领 但必须由实际领款人签名 第十条第十条 公司内部向职工支付加班费 慰问金等 应当填制公司统一的自制付款凭证自制付款凭证 支 XXX 有限公司 内 部 使 用 第 3 页 付职工加班费的 还应有公司统一的加班申请单加班申请单 加班申请单中应有加班人姓名及其具体加班 日期 加班人本人签名和部门负责人签名 第十一条第十一条 取得报销凭证后 以发票上的日期为准 必须在 1 个月以内个月以内到财务部门办理报 销手续 超过 1 个月的 需经公司总经理签字同意 但不能超过但不能超过 3 个月 且不能跨年 个月 且不能跨年 差旅费发票必须在出差人回到公司后 3 个工作日个工作日内报销费用 情况特殊的 可以适当放宽 报销期限 但不应超过一个月但不应超过一个月 且需附书面材料说明原因 第十二条第十二条 不符合上述第二章第三条 十一条要求的报销凭证 财务部门有权不予接受 财务部门有权不予接受 第三章第三章 报销程序报销程序 第十三条第十三条 报销的程序为 经办人填写报销单 部门领导审批 对业务真实性和合理性进 行审核 财务部门审核 对票据本身的真实性 合法性 合规性和业务的合规性 金额的正 确性进行审核 财务总监复核同意 公司分管副总或总经理审批 出纳人员付款 第十四条第十四条 现金报销日为每周正常工作日 第十五条第十五条 支票领用的程序为 申请人填写支票申请单 公司分管副总或总经理审批 财 务总监复核 出纳人员填写支票并登记支票领用簿 财务主管加盖支票印签 申请人领用签字 到票报销 按报销流程走 需附支票存根 支票申领单 费用报销单 支票领用人应在支票出票日后 10 天内到财务部门报销 天内到财务部门报销 超过规定期限 支票领用金额转入 该支票领用人的个人借款账户 第十六条第十六条 申请付款时 原则上要求至少提前一天通知财务 以方便财务集中办理业务 提高工作效率 第四章第四章 差旅费报销差旅费报销 第十七条第十七条 员工出差前必须填写出差申请单出差申请单 经部门领导同意后 到综合部备案后方可外 出 部门领导及该级别以上的领导出差 必须经总经理批准同意 出差事项紧急的 也需经有 关领导口头同意 出差回公司报销前再补办手续 空白出差申请单出差申请单在公司前台领取 报销差旅 费时需附出差申请单 出差申请单在出差前存放于公司综合部门 出差人需凭出差申请单出差申请单办理借款 在回公司后 3 天内报销 超过规定的报销期限 即转为 该出差人个人借款 并在其当月工资中扣还 第十八条第十八条 不在出差期间的票据不予报销 与出差目的地无关的票据也不予报销 不在出差期间的票据不予报销 与出差目的地无关的票据也不予报销 第十九条第十九条 差旅费中的住宿费和餐费补助 按附表 1 差旅费报销标准差旅费报销标准 中的标准执行 第二十条第二十条 出差过程中 除宴请客户的餐费 其余餐费不再予以报销 按标准补助的餐费 原则上也应提供发票 出差过程中因业务需要宴请客户 需事先向总经理电话请示并经总经理同意 所发生的餐 费不在差旅费中报销 应另填报销单 并由相关领导同意签字后 单独报销 XXX 有限公司 内 部 使 用 第 4 页 第二十一条第二十一条 住宿费必须提供发票 实际发生的住宿费低于标准的 按发票金额实报实销 实际发生的住宿费高于标准的部分不予报销 由出差人自理 如发票遗失或没有住宿费发票的 如发票遗失或没有住宿费发票的 住宿费不予报销 住宿费不予报销 第二十二条第二十二条 两人及两人以上前往同一地出差 同性 如均为男性或均为女性 的两人应 同住一个房间 住宿费只按住宿费只按 2 2 人中标准最高的一人报销 另一人不再报销住宿费 人中标准最高的一人报销 另一人不再报销住宿费 逢单数的同 性可单住 餐费仍按各自标准补助 附表 1 差旅费报销标准 单位 元 人 天 总经理副总经理高层管理人员 中层管理人员 工程服务人员 一般员工 住宿费500 00500 00400 00200 00100 00150 00 餐费补助150 00100 0080 0050 00100 0050 00 注 高层管理人员指部门副经理以上人员 注 中层管理人员指营销 技术人员 注 工程服务人员是指在项目设备发到甲方安装现场后 在工程现场进行设备安装 设 备调试 售后维修的出差人员 工程服务人员出差回宁当天及在火车上住宿的 当日 餐补减半 即按每人每天 50 元的标准补助 第二十三条第二十三条 出差人员应当本着安全 节约 合理 便捷的原则选择交通工具和交通路线 出差人员交通费凭票实报实销 第二十四条第二十四条 城际间 如县县之间 县市之间 市市之间 的交通工具应选择火车 公共 汽车 乘坐火车 如连续乘车时间超过 16 小时的或从当日 20 时 次日 6 时之间连续乘车 6 小时以上的 可购同席硬卧铺票 未享受卧铺的 按同车次硬座票价的 50 发给个人 需要乘 坐飞机的 两地间在地图上的直线距离必须在 1000 公里以上 且需经公司总经理在出差申请单总经理在出差申请单 上批准同意上批准同意 城际间的交通不得乘坐出租车 城际间的交通不得乘坐出租车 如情况紧急或特殊 需要乘坐出租车的 必须事 先向公司总经理请示并同意 报销时必须在出租车发票上注明出发地和目的地 并由总经理在 出租车发票上签字 第二十五条第二十五条 出差外地市内交通应该乘坐公交车或地铁 凭公交票或地铁票实报实销 在在 外地市内原则上不得乘坐出租车外地市内原则上不得乘坐出租车 如情况特殊 需要打车的 需经分管领导在出租车发票上签 字同意 且一次出差在 3 天以内的 打车费不得超过 100 元 超过 3 天不满一周的 打车费不 得超过 150 元 超过一周的 打车费不得超过 200 元 超过部分需经总经理在出租车发票上签 字同意方可报销 否则由出差人自理 第二十六条第二十六条 因为出差或办理公司业务 在南京市内应该乘坐公交车或地铁 在南京市内应该乘坐公交车或地铁 凭公交票或 地铁票实报实销 或使用公司统一购买的公交卡或市民卡出行 情况特殊 确需乘坐出租车的 必须向分管领导请示并同意 报销时需由分管领导在出租车发票上签字同意 并在发票上说明 特殊原因 方可报销 第二十七条第二十七条 员工出差不提倡使用私家车 如特因工作需要外出使用 经总经理批准后 邮费及过路费由公司承担 油费报销标准为 0 9 元 公里 XXX 有限公司 内 部 使 用 第 5 页 第二十八条第二十八条 为使餐费补助有时间依据 员工出差必须有印证来回时间的合法票据 员工出差必须有印证来回时间的合法票据 如车 票 过路费发票等 否则只按当天来回补助一天的餐费 第二十九条第二十九条 发票遗失或取得不符合本制度第二章规定的报销凭证 不得以其他发票代替 发票遗失或取得不符合本制度第二章规定的报销凭证 不得以其他发票代替 所付费用由经办人自理 所付费用由经办人自理 第五章第五章 手机费报销手机费报销 第三十条第三十条 公司员工及管理人员手机费按以下规定执行 公司副总经理以上人员 手机费实报实销 公司市场部手机费报销标准 部门经理 200 元 月 部门副经理 180 元 月 营销人员 在本公司工作已满 2 年及以上销售员为 150 元 月 未满 2 年的销售员为 120 元 月 市场部 内勤 50 元 月 公司技术部手机费报销标准 部门经理 200 元 月 部门副经理 180 元 月 技术人员 为 100 元 月 技术部内勤 50 元 月 公司工程部执行标准参照技术部 公司财务部 综合部手机费报销标准 部门经理 150 元 月 部门副经理 100 元 月 驾驶员根据工作性质需要 手机费报销标准 50 100 元 月 以上报销标准由部门领导按其工作性质确认合适的套餐 不得浪费 其余人员因公出差 可凭当日话费清单 报销相应的电话费用 如遇特殊情况 必须由本部门提出书面申请 报综 合部审核 总经理审批 第三十一条第三十一条 通讯费用报销要求 当月报销上一月度的通讯费 通讯费报销以部门为单位 凭正规 有效票据 发票抬头必须是 XXX 有限公司 经部门 领导 分管领导签字后 于每月 15 日前 统一交至综合部报批 备案 财务部审核无误后 集 中报销发放 通讯费报销 未达到标准额度的 实报实销 超出标准额度的 按照标准额度报销 员工如发生职务 级别调整或岗位变化 通讯费补贴标准同步调整 第六章第六章 驻外办事处人员补助驻外办事处人员补助 第三十二条第三十二条 公司驻外地办事处人员的有关补助按下列规定执行 原则上按 40 元 天 人补助餐费 住宿由公司解决 办事处工作人员如为当地人员 不予 补助餐费 公司也不安排住宿 餐费补助每月结算一次 需扣除当月节假日天数 凭票报销 无票部分计入当月工资发放 第七章第七章 业务招待费业务招待费 XXX 有限公司 内 部 使 用 第 6 页 第三十三条第三十三条 各部门因业务需要招待客人 须事先申请 由分管领导批准同意 招待客人 所需用酒 用烟由公司统一购买 统一领用 统一登记 出差人员因业务需要用烟 不能私自购买 应在出差前填写领用单 经分管领导签字批准 后领用 领用数量以 1 包 天 人为限 员工私自购烟 私自购酒 其发票不予报销 员工私自购烟 私自购酒 其发票不予报销 第八章第八章 附则附则 第三十四条第三十四条 本制度在实际执行中如有需要补充或修改的 在不违反本制度基本原则和基 本精神的情况下 财务部可以出台有关补充规定 第三十五条第三十五条 本制度由财务部门负责解释 第三十六条第三十六条 本制度自 2017 年 XX 月 XX 日起执行 XXX 有限公司 内 部 使 用 第 7 页 XXX 有限公司 出差申请单出差申请单 年 月 日 出差申请人出差申请人所属部门所属部门同行人同行人 出差地点出差地点 省 市 县 镇 乡 出差联系客户出差联系客户 主要交通工具主要交通工具 飞机 火车 汽车 其它费用预算费用预算 预计出差时间预计出差时间 年 月 日起 年 月 日止 出差事由出差事由 备注备注 部门领导审批部门领导审批综合部备案综合部备案 注 1 申请人出差前填写 2 如出差途中变更