流程设置注意事项

一 一 使用某步骤的实际办理人使用某步骤的实际办理人 例如 企业发文 经常会规定由谁拟稿的文件由谁来分发 拟稿是第一步 分发是最后一 步 中间还有很多审批步骤 拟稿任何人都可以来做 而经过很多中间步骤办理后 到分 发步骤时还需拟稿人来分发 这时就可以用到 使用某步骤的实际办理人 功能 提交到 分发步骤时自动就会提交给拟稿人了 不需要在那么人员中选择谁是拟稿人了 三 三 本步骤办理人本步骤办理人 在这里我们看到每个步骤比快速流程设置中多了一个 部门列表 被选中的部门是不是这 个部门所有的人都要在本步骤中办理流程呢 答案是否定的 这里被选中的部门指的是这 一步骤的流程办理人为此部门的部门领导 那怎么认定谁是部门领导呢 还记得在 人事 管理 中的 档案管理 建立用户信息的时候 有一个选项用来确定是否是 领导 如果 这里选择一个用户是 领导 那么流程提交到此用户所在部门的时候 流程会自动提交给 此用户 四 四 和组织相关联和组织相关联 的功能的功能 例如 一个公司各个部门都通用的申请流程 第二步的部门审批会设置很多的部门经理作 为办理人 如果在部门审批步骤设置 和组织关联 功能 申请人提交时 选择部门审批 时只会显示自己的部门领导 这样就避免了需要在很多的部门领导中 找自己部门领导的 名字 提高了审批效率 综上所述 和组织相关联的功能如下 综上所述 和组织相关联的功能如下 1 选中和组织相关联后 上一步在转下一步流程审批时 会提交给同一部门内部的人 选中和组织相关联后 上一步在转下一步流程审批时 会提交给同一部门内部的人 员 员 2 如果审批人中没有本部门人员 则会转到本部门领导 若果审批人中没有本部门领 如果审批人中没有本部门人员 则会转到本部门领导 若果审批人中没有本部门领 导 则会转到本部门领导的上级领导处 依次推之 导 则会转到本部门领导的上级领导处 依次推之 五 五 必须经过这一步必须经过这一步 例如 我们看一个发文的部分流程 部门将文件提交给文秘核稿 文秘核稿完毕提交给领 导审批 实际情况中 部门也可能不需要文秘核稿 直接交给领导审批 那么我们就可以 跳过文秘这一步直接交给领导 这时我们就不需要在文秘的步骤中设置 必须经过这一步 六 决定性的一步六 决定性的一步 点评 设置流程时选中点评 设置流程时选中 决定性的一步决定性的一步 时 本步骤成为流程中具有决策作用的一步 因时 本步骤成为流程中具有决策作用的一步 因 此在选择此在选择 决定性的一步决定性的一步 时 毋需勾选时 毋需勾选 同意同意 不同意不同意 按钮 点击转下一步时 默按钮 点击转下一步时 默 认审批通过 如审批人有不同意见 点击认审批通过 如审批人有不同意见 点击 退回退回 按钮即可 其具体功能体现为以下两个按钮即可 其具体功能体现为以下两个 方面 方面 一 流程中某一步骤被选中为一 流程中某一步骤被选中为 决定性的一步决定性的一步 后 后面的步骤在流程审批时也会默认流后 后面的步骤在流程审批时也会默认流 程审批通过 程审批通过 同意同意 不同意不同意 按钮不显示 即使流程中做了设置 也不会显示出来 按钮不显示 即使流程中做了设置 也不会显示出来 二 二 ioas 产品没有此项 流程流转结束以后 对应稿纸中如果设置调用产品没有此项 流程流转结束以后 对应稿纸中如果设置调用 签发日期签发日期 和和 签发人签发人 字段 则调用的字段 则调用的 签发人签发人 即为本步骤的实际办理人 即为本步骤的实际办理人 签发日期签发日期 即为本步骤即为本步骤 的实际办理日期 的实际办理日期 综上所述 决定性的一步有以下两点功能 综上所述 决定性的一步有以下两点功能 一 经过决定性的一步后 流程审批结束时 一 经过决定性的一步后 流程审批结束时 同意同意 不同意不同意 按钮不显示 默认流程按钮不显示 默认流程 审批通过 审批通过 二 二 ioas 产品没有此项 稿纸调用字段时 调用的产品没有此项 稿纸调用字段时 调用的 签发人签发人 即为决定性的一步的办理即为决定性的一步的办理 人 人 签发日期签发日期 为为决定性的一步的办理日期 为为决定性的一步的办理日期 八 八 转下一步转下一步 下面介绍的按钮和 转下一步 一样 使用前必须勾选按钮前的复选框 这些按钮基本都 可以修改操作名称 这是为了帮助用户更清楚地知道该如何操作流程 需要注意的是 修 改的仅是操作按钮的名称 其功能没有任何的改变 九 九 转下一步转下一步 其他设置其他设置 转下一步 后面的 其他设置 主要解决了什么问题呢 它主要用来提高领导办理流程 的效率 避免重复工作 如图 例如 申请人不仅仅只是员工 也有可能是部门领导 如 果不在 其他设置 中设置跳到的步骤 那么部门领导也得先提交给部门审批 也就是自 己先给自己审批一下 这样非常耽误工作效率 如果给部门领导设置了跳到公司领导步骤 那么他们在第一个步骤点击 转下一步 后流程便可直接到公司领导处 十一 十一 退回退回 删除办理信息删除办理信息 例如 A 步骤和 B 步骤都办理完毕后 提交了办理意见后 流程到了 C 步骤 C 步骤可以 点击 退回 按钮 将流程退回到 A 步骤 如果设置了 删除办理信息 功能 C 步骤在 退回的时候就可以选择是否把 B 步骤的办理信息都删除 这样就可以把一些没有必要的办 理意见都删除了 让 B 步骤和 C 步骤在再次办理的过程中重新表达意见 C 步骤设置了 删除办理信息 可以在退回时选择是否删除原来所有的办理意见 如果删 除 流程办理情况和流程跟踪都看不到原来的意见和过程 这个功能主要解决以下问题 部门内来来回回的审批意见没有必要让企业上级领导看到 可以通过此功能把退回过程中 的办理意见删除 把前面流程办理意见否决了 因此原来的审批意见没有实际意义的 可 以通过此功能把前面的办理意见删除 重新办理流程 十三 十三 暂存暂存 这个功能主要解决以下问题 正在修改文件 突然有其它事情需要办理 那如何保存我们 正在修改文件呢 暂存 功能可以方便地解决这个问题 点击 暂存 办理流程就可以 保存了 十四 十四 自由流程自由流程 处理方式是为了自由流程办理过程中提醒下一步骤的办理目的 例如审批 复核等 点击 工作流程 自由流程设置 进入自由流程处理方式设置页面 同样可以把不需要 的流程处理方式删除 勾选需要删除的处理方式名称前的复选框 点击 删除 按钮 将 处理方式删除 只有在流程的第一步才能设置 自由流程 一旦第一步使用 自由流程 在以后的每个办理页面上都会显示 自由流程 继续流转 流转结束 可以按自由流 程进行办理和审批 在开始步骤设置自由流程时 继续流转 和 流转结束 按钮不可 用 只能在自由流程办理过程中才可用 如果在第一步骤按照自由流程开始办理 原来即 使设置了固定流程也不会再起作用 十五 十五 内部阅办内部阅办 内部阅办 是将流程内容分发给其他人阅办的按钮 内部阅办情况 是查看参与内部阅 办人员所表达的意见和阅办时间的按钮 勾选 内部阅办 前面的复选框 阅办完成 按 钮会在参与阅办人的办理页面中显示出来 点击后表明完成阅办 提交意见 阅办完成 按钮后面的 名称 指的是参与阅办这一步骤的名称 显示在审批步骤左上方 目的为让 参与者明白自己当前操作的意义 可以进行修改 如图 内部阅办 解决很多流程需求 例如 审批文件需要别人提出意见作为参考 可以通过发起 内部阅办 来征求意见 自 己可以随时继续办理流程 不需要等待所有人都提交意见 公文流转过程中 收文或者发 文想让别人阅读一下文件 了解文件内容 也可以通过 内部阅办 来实现 这样还可以 通过 内部阅办情况 来查看谁已经阅读了文件 十六 十六 签收签收 本步骤设置此按钮后 在办理页面如果不先点击 签收 按钮 无法对其它按钮进行操作 其它按钮处于灰色 另外 还可以在 签收 按钮后面的文本框中输入签收时的提示内容 这样办理点击签收时会看到提示内容 十七 十七 补正补正 退回退回 补正过程的名称可以进行修改 在 补正 后面的名称处进行修改 这样在办理情况中显 示的补正过程名称为修改后的名称 这里的 补正 和 退回 的区别在于 例如 C 步 骤点击 退回 给 A 步骤 那么 A 步骤需要点击 转下一步 提交给 B 步骤 B 步骤点击 转下一步 提交给 C 步骤 而使用 补正 按钮 C 步骤点击 补正 退回给 A 步骤 A 步骤只能看到 补正完成 按钮 点击 补正完成 按钮直接可以提交到 C 步骤 另外 退回 可以退回到任何一步 补正 只能退回给系统管理员在后台设置中规定的某一步 如图 十八 十八 暂停暂停 启动启动 具体操作为 在 流程查询 页面中 选择流程状态为 暂时停止办理的流程 找到需要 重新启动的流程 进入到此流程详细内容页面 点击 启动 流程便会再次启动 十九 十九 结束结束 同意同意 不同意不同意 分发分发 点击 同意 表示此流程审批通过 点击 不同意 表示流程审批没有通过 对于公文流 转来说只有流程审批通过后 公文才能进入 档案管理 模块 对于信息模块 只有流程 审批通过后信息才能发布 其它模块也是相同道理 提示 如果前面的步骤设置了 决定性的一步 那么设置 结束 的步骤 弹出结束确认 框时 不再显示 同意 和 不同意 的按钮 默认审批通过 二十 二十 转其他人转其他人 转其他人 主要解决一个流程步骤办理中 需要将办理权转交给其他人 这个功能可以 很好实现这个需求 例如 一个录用流程 人事专员申请录用一个面试的人员 提交给人 力资源经理审批 人力资源部门可以负责审核该人员道德等方面的条件 而业务知识和技 能需要业务部门来进行审核 这时 人力资源审批的步骤就可以设置 转其他人 按钮 将此流程转给业务部门 二十二 二十二 会签会签 在本步骤设置 会签 后 参与会签的流程办理页面上会显示 会签完成 点击 会签完 成 即可完成会签过程 和组织关联 和前面的意思相同 会签的步骤名称可以在 会签 后的 名称 处进行修改 下面的 部门列表 和 人员列表 可以选择参与会签 人的范围 在实际发起会签时可以从范围内进行选择 会签 主要满足企业里需要多人同时进行审批的需求 有并行和串行两种审批方式 默 认情况下 会签完毕后会回到发起会签人步骤处 由会签发起人汇总意见 来决定是退回 前面步骤重新办理 还是提交下一步骤继续流转 二十二 二十二 会签 其他设置 会签 后的 其他设置 中的相关定义如下 转其他人 便是把当前的会签办理权交 给其他人 结束 是结束整个流程而不是结束会签 所有按钮功能和前面完全一样 需 要注意的是 会签 后的 其他设置 中没有 会签 按钮 为什么会签的其他设置中还有这么多的按钮呢 这是为了满足实际流程办理中的各种需求 每个按钮的功能和我们前面所讲解的功能是一样的 这里所满足会签过程的 一票决策权 有很多企业的流程可以让很多人同时进行审批 但是谁在公司谁来进行批示 或者说不管 其他会签人如何办理 总裁的决定为最终决定 其他设置 用于满足这样的需求 二十二 二十二 会签会签 会签和内部阅办的区别 会签和内部阅办的区别 首先需要明确金和软件产品体系中流程设置时 会签 和 内部阅办 的实际意义 会签的 其他设置 可以设置参与会签的人员的审批流程 其每个按钮的功能和我们前面 所讲解的相应按钮功能一致 该其他设置页面中 转其他人 便是把当前的会签办理权交 给其他人 结束 是结束整个流程而不是结束会签 二十三 二十三 拟办确定拟办确定 这个功能用于非常复杂的收文流程 企业中的收文不是很多 实际应用中的流程也不复杂 不需要 拟办 也可以实现 二十四 二十四 修改内容修改内容 例如 发文字号在第一步骤不允许进行编辑 我们便可以把发文字号放到 不可修改内容 中 这时第一步骤的发文字号变为灰色 无法进行编辑 提示提示 修改内容 有无内容和具体流程有关 只有收文 发文和请示流程可以进行 修 改内容 的操作 如何设置流程判断如何设置流程判断 流程判断就是给一个模块功能的不同小类设置为不同的流程分支 我们在进行流程发布时 选择相应的类型 就会走相应的流程分支 例如 新闻类型分为销售新闻 公司新闻等等 那么我们可以根据不同的新闻类型来设置不同的发布流程 下面 我们就给一个流程设置 一个类型 进行设置判断 例如 我们要建立一个销售新闻发布流程 如果一个条件能满足设置流程的要求 我们直接点击 确定 按钮可以完成条件的设置 如果需要将此流程设置为多条件 我们先要进行 操作 的选择 选择 与操作 或 或 操作 再点击 下一步 来编辑下一个条件 这里的 与操作 表示设置的两个条件都 需要满足才能走这个流程 或操作 表示设置的两个条件满足其中一个就可以走这个流程 后面我们在流程设置实例中再来详细讲解如何进行多条件的流程设置 条件设置好了以 后 我们需要设置条件满足后 需要跳转的步骤 在设置判断对话框中 点击 新增步骤 按钮 打开步骤添加的对话框 如图 在弹出的对话框中输入符合这个类别的步骤 点击 确定 我们需要注意的是新建立的步 骤就是满足我们这个判断条件后所走的步骤 这样一个分支流程的第二步便建立好了 如 图 如果在新建立的分支再继续添加进程 首先选中我们刚刚建立的步骤 如选中上图所 示的 营销中心 右键菜单选择 新增步骤 弹出的添加步骤的对话框 输入新步骤名称 点击 确定 新步骤便会添加成功 这里的添加步骤和我们前面讲解的如何添加进程的操 作方法是相同的 详细操作请参看前面的相关介绍 提示 设置判断的步骤会以菱形显示 出来 如何删除流程如何删除流程 删除流程分为两部分 删除一个进程和删除整个流程 我们先来看一下如何删除一个进程 点击一个进程 右键菜单点击