部门目标及任务

一 组织架构及人员配置一 组织架构及人员配置 1 组织架构 采购部长 电气件采购专员 1人 加工件采购专员 1人 辅材 现金 采 购专员 1人 供应商管理专员 1人 交期管理专员 1 人 视需求设 置 采购文员 2 工作职责 采购部长工作职责 主持采购部全面工作 建立和完善采购流程和采购制度 指导并监督部门员工开展采购业务 监督并参与大批量采购的业务洽谈 检查合同的落实执行情况 监督检查各采购员的采购进程和价格控制 负责供应商材料款申请 并上报审批工作 协调与公司其他部门的工作关系 对下属员工进行业务培训 绩效考核 评定工作能力 采购专员 电气 加工件 工作职责 负责对现有的供应商资料进行整理 归档 定期联系 建立供应商名册 并对供应商 进行品质 交货期 价格 服务 信用等能力的评估 确保供应渠道畅通和安全 根据公司的生产需求 从系统中的采购申请单下推采购订单 并以传真或邮电的方式 通知各家供应商 要求其对订单上的采购数量及交货日期等相关信息进行确认 待供 应商确认回传公司后 需要对采购订单进行存档保存 如果供应商对订单的交货时间 或数量等相关信息存在疑问 需要更改采购订单 在请示后 得到批准方可执行 采购订单如在执行期间需要变更 撤消 图纸更新时 必须和供应商及时沟通 确保 供应商提供物料保证公司的需求 负责跟催采购订单的到货情况 临近交货期的前 7 天 前 3 天 前 1 天 同供应商针 对未交货的订单进行确认 对于不能按时交货的 要与供应商一起分析原因并提交对 策方案 再次确认交货期 负责对到货后数量不对和质量不合格的情况进行处理 在接收到质检部门物料不合格 单 并且不能特采 及时联系供应商及时退货 并要求供应商在最短的时间内提供 后续的解决方案 汇报给采购部长 通知到生产计划 得到批准立即执行并进行跟踪 采购订单完成后 负责和供应商对账 并要求供应商及时开票 收到发票后 把采购 订单和入库单据整理好 交给采购文员 负责新的供应商的开发和培养 在平时生产不是很忙的时候 寻找新的供应商 对新 的供应商进行询价 比价 议价 并上报相关信息 交货周期 最低订购量 包装要 求 品质标准 价格条件 付款方式 是否提供票据 退换货条件 可否提供样品等 待确认后 进行物料的试样 做好试样产品跟踪表记录 试样成功后 则把相关的资 料整理成册 以确保供应渠道的丰富和宽阔的选择范围 岗位要求 熟悉操作电脑 会操作各种办公软件 特别是 OFFICE 的 excel 会基本函数如 VLOOKUP 透视 加工件专员要会 CAD 了解负责的物料 熟悉本行业 有两年以上工作经验 性格较外向 开朗 沟通能力强 略强势 执行力强 有驾照 供应商管理工程师 工作职责 重点在于加工件 新供应商开发 按照公司规定开发符合要求的相关供应商 协助采购部 品质部 技 术部对供应商进行审核 包括对生产能力 质控水平 管理体系 服务水平机型审核 审核通过后 对产品质量进行认真 采用打样 小批量 批量这样一个顺序进行 供应过程中 协助采购专员对不良品进行处理 分析材料 工艺 产能等相关问题 推动供应商的品质提升 根据供应商提供的产品特点 协助供应商制定相关检验规范 包括生产中的过程检验和终检 推动供应商建立品控的人员配置和工作能力 对供应商进行日常巡查 进行月度评分 找出重点单位进行改善 按月提交评比报告 供采购部作为供应商选择的参考 对供应商的生产过程进行分析 侧面分析其成本构成 为我们降本做准备 注 最后两项准确性上存在难度 但可提供参考 岗位要求 熟悉操作电脑 会操作各种办公软件 精通机加工工艺 有两年以上工作经验 性格较外向 开朗 沟通能力强 略强势 执行力强 有驾照 采购文员 工作职责 根据计划给出的物料需求信息 编制物料采购管制表 最新管制表 xlsx 根据每日采购专员工作信息反馈 更新维护管制表 当采购专员未按时提交反馈的 及时提醒采购专员 并汇报给采购部长 每月对采购专员和供应商管理工程师的工作结果进行统计 如物料信息每日反馈情况 及时交货率 不良品处理 供应商投诉 内部投诉等情况 与计划部进行对接 将物料到货情况与计划部进行通报 同时 将计划部重点跟踪的 物料需求反馈给各采购专员 并做重点跟踪 每月 25 日之前完成到货物料合同 入库单 发票的整理核对工作 30 日之前完成各 供应商付款表格整理 提交付款申请单交采购部长审核后 与财务部落实好付款工作 对供应商名录 交期 账期等信息归档 对样品 名册进行整理归档 注 最后两项准确性上存在难度 但可提供参考 岗位要求 大专以上学历 熟悉操作电脑 会操作各种办公软件 excel 性格较外向 开朗 沟通能力强 略强势 执行力强 二 下单管控 管制表 二 下单管控 管制表 1 定额单 针对所有生产性物料 必须按批次列入管制表进行跟踪管理 每批订单新增一张管制 表 由采购文员根据计划部所给出的物料需求清单而编制 定额单 格式如下表一 定额单表格只允许采购文员根据计划部的相关变更通知而修改 由采购文员负责其准 确性 从定额单的下单状态查核物料下单的执行情况 如发现各物料采购负责人未按照采 购部长的指令及时完成下单 则立即报警并作记录 2 交期跟踪管理 订单执行跟踪表 定额单由采购文员编制后发给各采购专员进行下单 下单信息按照 订单执行跟踪表 中的相关要求填写 每日下班前发给采购文员 由采购文员汇总整理 格式如下表二 针对按图外协采购的物料或者需要定制的特殊物料 采购专员应该在下单后要求供应 商按照材料到货时间 开始生产时间 检验完成时间这 3 个时间点提供具体的生产计划 采购专员按此计划时间点按时跟踪 采取包括供应商现场查看 拍照检查 样品提供等方 式核实 这项工作由采购专员自行完成 同时 采购专员应在物料交期前 7 天 前 3 天 前 1 天对物料进行跟踪落实 并将跟踪报告交采购文员汇总 报告给采购部长抽查 3 到货信息整理 各供应商送货时应按要求提供送货清单 包括订单号 图号规格 名称 数量等信息 仓库收到物料后 在半个工作日内将到货信息 含订单号 图号规格 名称 数量 反馈至采购部 由品质部将不合格物料的信息 含订单号 图号规格 名称 数量 不良单 在一个工作日内反馈至采购部 采购专员一个工作日内做出处理 紧急物料立即 处理 4 此管制表每日发送给采购部长 并抄送计划部 品质部 仓储 总经理等领导 三 异常反馈及处理三 异常反馈及处理 1 下单异常 按照管制表 由采购文员按照规定时间点核实下单情况 防止漏单情况发生 举例 如果采购文员到规定时间发现表一中存在物料的下单状态为空 则通知物料采购负责人核 查补单 并做考核记录一次 并报告给采购部长 有特大影响的向总经理报告 2 物料跟踪异常 采购专员在交期跟踪时 发现供应商不能按时交货或产品质量存在隐患 首先应与供 应商核对物料供应时间点和解决方案并作为重点跟踪任务落实 同时立即与生产计划核对 是否影响生产进度 并将结果汇报给采购部长 如影响生产进度则由采购部长向总经理做 汇报 3 采购执行异常 若采购文员按时汇总管制表时发现物料负责人未按照相关规定落实物料信息 立即汇 报给采购部长 由采购部长做出补救措施并对物料负责人做出相应处理 四 考核和激励四 考核和激励 主要考核指标 采购计划达成率 由采购文员按实际到货时间 仓库数据 与计划到货时间比对