采购风险管理及应急计划

沈阳海为电力设备有限公司沈阳海为电力设备有限公司 管理制度管理制度 采购风险管理及应急计划采购风险管理及应急计划 版本版本实施日期实施日期20152015 年年 1212 月月 1 1 日日第第 1 页页 共共 4 4 页页 更 改 记 录 编制王敬东 修订版处 数更 改 依 据更 改 人更改日期 审核 批准 1 目的 通过对物资采购全过程的监督 加强对物资采购环节的风险管理 为提高企业产品 质量和经济效益提供有力保证 2 适用范围 本办法适用于物资采购风险管理工作 3 职责 3 1 质量管理员负责识别本部门的风险并制订应对措施 及时更新 风险识别表 并 督促各部门进行风险识别 3 2 各业务组主管负责识别本业务组的风险并制订相应措施并确保措施的有效性 当 风险发生时 督促本组各员按措施实施 4 管理程序 4 1 定义 采购风险是指在采购过程中由于各种意外情况的出现 使采购的实际结果与预期 目标相偏离的程度和可能性 4 2 风险等级 第一级 高度风险 需要立即改善 指该风险一旦发生且未采取有效应对措施 将导致公司倒闭或破产 第二级 显著风险 需要改善 指该风险一旦发生且未采取有效应对措施将导 致公司重大经济 5 万元以上 或重大名誉损失 或严重影响公司的正常计划 生产和交货 第三级 可能风险 建议改善 指该风险一旦发生且未采取有效应对措施将影 响公司的计划 生产 交货的按时完成或造成一定的经济损失 第四级 稍有风险 或许可被接受 指该风险即便是发生后再采取相应措施 也不会影响公司的计划 生产 交货的按时完成 4 3 风险识别 4 3 1 将所有风险归为七大类 见风险识别汇总表 各业务组每年年初对本业务 组的风险进行全面识别 确定风险项目和级别 若为一至三级风险 还应制订风 险应对措施并填写 风险识别表 经领导审核后实施 风险识别汇总表 序 号 风险项目风险等级风险分析应对措施 1 供应商延迟 交货风险 二级 供应商在生产要素 的组织管理等方面 1 明确不同类别物资的采购周 期 并建立多级供应商体系 沈阳海为电力设备有限公司沈阳海为电力设备有限公司 管理制度管理制度 采购风险管理及应急计划采购风险管理及应急计划 版本版本实施日期实施日期20152015 年年 1212 月月 1 1 日日第第 2 页页 共共 4 4 页页 更 改 记 录 编制王敬东 修订版处 数更 改 依 据更 改 人更改日期 审核 批准 存在不足或决策失 误 使交货日期迟 于采购合同所要求 的日期 从而使物 流管理部不能及时 采购到领用单位所 需的货物 给采购 工作带来延期交货 的风险 应急时启用储备库存或向次级 供应商提出紧急发送 2 及时将影响生产进度的信息 上报项目销售部 经与客户沟 通同意延迟交货期限 销售部 调整生产计划和生产安排 2 采购质量不符合要 求的风险 二级 供应商由于自身生 产能力上的局限或 是为了追求自身利 益的最大化而不择 手段 偷工减料 以次充好 所提供 的物资没有按订货 技术条件及相关标 准供货 造成生产 延误 1 将不合格报告在第一时间内 传递给供应商 在最短时间拿 出整改方案及供货计划 必要 时另选择有一定技术实力的供 应商评审供货 2 建立供应商档案 对供应商 的履约能力进行全面评价 从 质量 服务 技术 价格 信 誉 企业内部管理等方面对供 应商进行全面考核 培育优质 供应商 建立较为稳定的采购 渠道 3 制定严密 可追溯 切实可 行的 进货检验管理制度 明 确各业务组的质量职责 加大 考核力度 4 严格执行质量体系文件 所 有采购物资严格按检验相关规 定要求做好入库前的质量检验 工作 做到入库物资检验验收 率 100 杜绝不合格物资流入 各生产单位 3合同风险二级 企业采购人员在签 订 履行合同过程 采取组织业务人员学习 合同 法 在采购活动过程中除 沈阳海为电力设备有限公司沈阳海为电力设备有限公司 管理制度管理制度 采购风险管理及应急计划采购风险管理及应急计划 版本版本实施日期实施日期20152015 年年 1212 月月 1 1 日日第第 3 页页 共共 4 4 页页 更 改 记 录 编制王敬东 修订版处 数更 改 依 据更 改 人更改日期 审核 批准 中 由于合同条款 考虑不当 或供应 商违反合同条款 给企业造成的经济 损失 即时清结 外 必须签订合 同 明确双方的权力 义务及 违约责任 定期进行合同追踪 调查 加强监控力度 4计划风险三级 计划变更或材料采 购计划性不强 计 划工作被动化 零 星化 临时化 手 段单一化 影响供 应的及时性及准确 性 1 将计划变更信息及时通知供 应商 让供应商调整生产计划 有必要时改变运输方式 如采 用专车或空运等方式 以缩短 交货期 2 根据月度生产作业计划 生 产单位材料申请计划 材料定 额 实际库存等建立月度采购 计划管理台帐 ERP 及时掌 握材料的实际消耗动态 3 增设材料计划管理环节 重 点负责材料计划的审核汇总 加强合同履约过程监控 工作 结果考核 内外部工作协调 5预付款风险四级 有时为了得到急需 的物资 会采取预 先支付货款式的方 式购进物资 如出 现质量问题 款项 被供方控制 易处 于被动局面 对供货方的产品质量 价格 财务状况等进行分类管理 对 产品质量好 信誉好 规模大 的供货方可实行预付款 并加 强预付款购货的追踪管理 防 止欺诈行为 6存货风险三级 采购人员对市场变 化的风险估计不足 没有很好地控制采 购 清理库存 就 有可能造成存货积 压 占用资金 J 定期对库存物资进行盘点 对 不良物资及时清理和报批 沈阳海为电力设备有限公司沈阳海为电力设备有限公司 管理制度管理制度 采购风险管理及应急计划采购风险管理及应急计划 版本版本实施日期实施日期20152015 年年 1212 月月 1 1 日日第第 4 页页 共共 4 4 页页 更 改 记 录 编制王敬东 修订版处 数更 改 依 据更 改 人更改日期 审核 批准 7采购中的道德风险四级 采购人员和供应商 之间可能存在舞弊 行为 破坏采购所 奉行的 公开 公 正和公平 准则 给采购带来极大的 道德风险 1 优化物资采购人员的知识结 构 2 培养物资采购人员的职业素 养 加强责任心的教育 3 制定员工行为规范 8材料短缺三级 有时因产品试制 采购量少或因市场 产品已更新而无法 采购 采购人员和供应商及时沟通 对材料采购存在困难的应与产 品开发部联系能否采用其它材 料代用 9顾客退货三级 因产品存在质量问 题造成分 子 公 司 事业部退货 而影响生产进度 将不合格项点传真给供应商 在最短时间内确保供货 4 3 2 个业务组在日常工作中若发现级别为一至三级的新的风险存在 应及时填写 风险识别表 制订风险应对措施并经领导审批后交质量管理员 质量管理员及 时 更新 风险识别汇总表 4 3 3 当因公司的发展或其他原因 导致已识别的风险等级发生变化或应对措施失 效时 风险归口管理业务组应重新填写 风险识别表 重新确定风险等级和应对 措施并经领导审批后交质量管理员 质量管理员及时更新 风险识别汇总表 4 4 风险发生的应对 4 4 1 当风险产生时 若为 风险识别汇总表 中列出的风险项目 则按相应的应 对措施实施 若措施无效 风险产生的归