采购部工作流程

深圳市奔马电子科技有限公司版权所有 未经许可 不得扩散 深深圳圳市市奔奔马马电电子子科科技技有有限限公公司司 奔马字 2018 号 采购部工作流程采购部工作流程 一 一 部门类流程部门类流程 1 工作计划表跟进 每日工作汇报汇报机制表格化 工作计划表跟进 每日工作汇报汇报机制表格化 为了跟踪和推进采购部部门各工作人员的业务跟进 部门每个人每日需做 工作计划表 每日 17 30 前将次日或近期内需要跟进的重要事项列进计划表中 发给部门负责人 部门负责人统筹审核 同时将部门的工作计划一并列入 工作计划表中 每日 18 00 前发送给吕 总及部门各岗位工作人员 工作计划表 填写内容主要包括 1 次日到货或未来几日需到货项目 2 品质异常类 3 样品进度 4 退货处理 5 新品跟进等等 2 采购订单下达流程 采购订单执行 管家婆操作 审批 管家婆系统 采购作业指导 规范 系统 外订单流程图 一一 采购订单执行工作流程采购订单执行工作流程 采购计划 开发供应商 供应商送 样 样品质 检 判定合格供 应商 建立供应商名 册 按 PMC 备库日常请购 新品 工程邮件通知 PMC 请购 日晖达 OEM 产品 业务 邮件通知 下订单跟进材料到 位情况 检验入库 应付账款对账 付款申请 深圳市奔马电子科技有限公司版权所有 未经许可 不得扩散 流程内容流程内容 1 根据 PMC 物料系统请购下达采购订单 2 物料交期的控制 3 材料市场行情的调查 4 查证进料的品质和数量 5 进料品质和数量异常的处理 6 与供应商有关交期 交量等方面的沟通协调 7 结账对账付款安排及申请跟进 二二 采购单据流转流程采购单据流转流程 执行部门 采购 执行部门 采购 PMCPMC 部门负责人部门负责人 总经理总经理 财务财务 下单请购 系统审核 系统审核 询价采购 录入采 购订单 审核签字审批签字审核签字 付款申请审核签字审批签字审核签字 付款记账 深圳市奔马电子科技有限公司版权所有 未经许可 不得扩散 三 管家婆系统采购订单操作工作流程三 管家婆系统采购订单操作工作流程 1 进入管家婆系统 打开采购订单 2 点击选单 弹出查询条件穿口 选好日期点击确定 3 选择需要下单物料前打勾 点击选中 4 输入对应单价 供应商 经办人 部门 收入仓库及订单号 点击保存 深圳市奔马电子科技有限公司版权所有 未经许可 不得扩散 四 四 交期跟进交期跟进 1 采购订单下达后 跟进供应商 24 小时内必须回复交期 回复不了的 标记清楚持续跟进并反馈给 PMC 及业务 供应商回复的交期满足不了要求的 反复与供应商直接对接人沟通 必要时与供应商处 领导沟通得到更好的交期 得到的交期仍不能满足要求的 汇报给采购部负责人 部门负责人跟进沟 通及反馈 以达到最好交期满足出货要求 2 供应商回复的交期 采购员将交期跟进记录在订单明细表中 并每日跟进交货情况 对即将到达交期 的提前三天与供应商再次核实确定 有问题的跟进及反馈 已到交期未交货的 与供应商核实原因并 跟进立即交货 异常的向部门领导反馈解决 3 对回复交期供应商处因生产异常或物料异常不能按期交的 要求供应商有问题第一时间反馈 并沟通 协调解决 4 供应商交货后及时对接仓库收取签收货物的送货单 并登记更新 订单明细表 中的已交数量 并按 供应商类别整理 五 五 对帐及付款 采购拟制对帐单提供给财务内部结帐 结算 对帐及付款 采购拟制对帐单提供给财务内部结帐 结算 1 每月月底采购员整理经仓库签收的送货单 与系统收货 退货记录核对 与订单跟进表核对 问题 项与仓库 供应商及财务核对并修正 2 每月 3 号前将对账的应付明细及汇总表邮件发给财务 部门负责人 吕总 3 每月 3 号前打印各供应商签字盖章的对账单交部门负责人及财务签字 以备作付款申请单使用 供 应商不能及时回传的 采购员先行将对账单打印签字 并交部门负责人签字交财务 4 每月 15 号前做好各供应商的付款申请单 付款申请单填写及相关单据要求及注意事项 1 正确填写供应商收款账号 必须是供应商盖有公章的收款资料账号 若供应商提出更改收款资 料的 必须在收到资料后 电话与供应商负责人再次确认核实 方作按新的收款账号付款 2 月结付款申请单原始凭证附单要求 仓管员签收及仓库主管签字的送货单 含补货 退货单 深圳市奔马电子科技有限公司版权所有 未经许可 不得扩散 经供应商签字盖公章 采购员及采购经理签字确认的对账单 供应商盖有公章的收款资料复印件 六 六 新品开发新品开发 1 关于新产品开模 得到产品部或客户的新品开模要求 需将开模产品的要求 能否实现 模具费 市场预估数量及产品成本接受程度等细节信息清晰传递 跟进供应商评估能否实现 模具费及产 品单价 模具交期等 2 在评估过程中 问题细节对接并了解 供应商处的技术实现与内部产品部对接好 推进好新品评 估进度 3 遇到问题及时反馈并跟进 七 七 样品流程样品流程 1 接收客户订单后 业务员制作订单表格文件下发订单 包装明细资料给到 PMC 品质留档同时业务 需要准备包材图档 并以邮件方式发送给 PMC 采购 品质 2 采购收到订单后 了解订单需求 明确包装 产品细节及相关产品资料 然后发放给供应商进行打 样 3 采购首次拿到样品需由采购对照资料进行初步确认 确认合格后填写 样品送检单 由采购将实 物样品和 样品送检单 转交给工程部 4 工程部确认产品外观 尺寸 结构 功能等 确认合格后由工程部将最终成品样品转交业务部 5 业务部接收最终确认好了的样品转交客户确认 如客户确认合格后 签样品给到采购部 采购下订 单联系供应商进行批量生产且在采购订单中说明按一定比率多送 2 3 套备品做为签样依据 二 成品包装样品首件确认 二 成品包装样品首件确认 1 采购回来的物料进行包装前 由仓库先包装两个成品样品给到品质 品质拿到首件后 2 内容须跟资料先核对 并填写 样品确认单 如有不能确定的转交给工程 业务人员确认 首件需 要业务 品质人员签字留样 并通知包装部按首件样品进行生产 3 经确认合格后的最终成品包装样品将留给品质部永久保留 其他部门借用必须登记且使用完后立即 归还 品质部于每月将最新 样品登记表 发邮件给各部门确认最新留样状况 4 采购部负责与供应商沟通每批物料来料必须预留 2 3 套备品物料做为包装签样的依据 5 品质在无样品的情况下 可以拒检 但必须立即上报相关负责人和采购 如一天内未能解决 需上 报总经理 品质检验原则上当日到货 次日需检测完毕 特殊情况需提前向总经理及相关业务报备 一一 原材料及外购成品样品确认原材料及外购成品样品确认 深圳市奔马电子科技有限公司版权所有 未经许可 不得扩散 三 外发包装成品样品首件确认 三 外发包装成品样品首件确认 1 外发 OEM 订单由供应商完成包装的 须由我司提供一个包装 OK 的成品样品给供应商 2 供应商提供产品物料样品给采购 采购收到产品物料样品交给品质确认的同时 文字知会 PMC 仓库 等相关人员 3 PMC 安排包材外发时 须在外发单上特别注明包装成品样品须随包材一同发出 当产品物料及包材到 货后由仓库通知品质检验检验 OK 后 由 PMC 安排仓库按包装明细包装样品 2 套 交品质和业务部门 确认签字后品质和供应商各保留一个做为依据 4 仓库将签字确认合格的样品 随同包材一同发供应商 并将单号通知到采购 5 采购联系供应商点收包材及样品 并按样品批量包装生产 附件附件 7 1 样品送检单 BM PU 002 7 2 样品登记表 BM QC 003 7 3 样品确认单 BM QC 004 八 八 供应商管理流程供应商管理流程 一 供应商引进及管理流程 1 目的目的 通过对供应商的控制 使供应商提供符合质量要求 价格适宜的物料 保证生产的正常进行 对供应 商进行评价管理 淘汰不合格的供应商 2 适用范围适用范围 向我公司提供配件 成品 物料 辅料的供应商及代理商 客户指定的供应商除外 3 管理评审的流程管理评审的流程 职责和工作要求职责和工作要求 流程流程职职 责责工作要求工作要求相关文件相关文件 记录记录 开 始 深圳市奔马电子科技有限公司版权所有 未经许可 不得扩散 采购员 采购部负责寻找新供应商 其 他部门也可推荐供应商 原则上 同规格物料允许有三家合格供应 商 采购员 采购部通知供应商送样确认 工程部 品质部 样品确认按文件 样品确认流 程 执行 样品确认流程 采购员 采购部填制 样品送检单 及 新供应商资料名称经品质部审核 确认 样品送检单 品质部 品质确认样品合格 并建议是 否验厂 样品确认单 采购员 品质 工程 关键元器件 零部件除文件审 核外 需验厂审核的 由采购部 组织品管 工程开发人员对供应 商现场审核 供应商考察报告 采购经理 产品经理 验厂合格 采购部通知供应商 签订质量协议书和供货合同 供应商质量保证协 议书 供货合同 寻找供应商 供应商送样 不合格 合格 样品确认 申请部门填写 样 品送检单 样品确认 验厂 不合格 合格 不验厂 验厂 签订质量协议 签订供货合同 深圳市奔马电子科技有限公司版权所有 未经许可 不得扩散 4 供应商信息管理供应商信息管理 1 新的供应商引进后 采购员需对供应商进行编号录入管家婆系统 同时供应商信息完整地录入 供应商资料汇总表 中 录入内容包括 供应商全名 供应商代号 联系人 联系电话 供应产 产品部 物料样品确认后 需要试产的物 料 由产品部通知 PMC 小批量订 购 采购部 采购部建立供应商档案 编制 供应商名单 评审不合格的供应商 原则 上半年内不得再申请 合格供应 商 若要增加供货品类 需重新 送样确认 供应商名单 品质部 供应商来料不良 IQC 以 品 质异常单 形式通知供应商 必 要时 以会议检讨 或外派工程 师到供应商现场指导协助供应商 改善 IQC 跟踪改善效果 品质异常单 品质部 采购经理 产品经理 品质部 IQC 每季对供应商来料 质量情况统计汇总 采购部 品 质部 工程等相关部门对供应商 进行综合评估 对来料质量问题 多而无明显改善的供应商取消其 供货资格 编制 编制 审核 审核 批准 批准 小批量试产交样 建立供应商档案 品质追踪 定期考核 结 束 深圳市奔马电子科技有限公司版权所有 未经许可 不得扩散 品类别 公司性质及规模 付款方式 地址 开票明细 税点 开票名称 企业类别 经营范围 主 营产品 2 对各供应商资料含营业执照 收款资料收集整理归档及分供应商档案保管 3 供应商名