工程项目责任矩阵法管理指南

工程项目责任矩阵法 管理指南 中国中铁股份有限公司 2015 年 8 月 北京 目 录 一 工作清单 2 一 工作清单的定义 2 二 工作清单的设计框架 2 三 工作清单的建立 2 二 责任矩阵 3 一 责任矩阵的定义 3 二 机关管理责任矩阵的内容 3 三 机关管理责任矩阵的作用 5 四 责任矩阵的建立 5 三 岗位责任书 6 一 岗位责任书的构成和编制 6 二 岗位考核 8 四 术语解释及其他 9 五 MRT 项目管理经验试点工作专题会议纪要 10 1 编制说明 MRT 项目管理经验试点工作已经推行了一年时间 在这期间 试点单位中铁四局 五局 大桥局 上海局高度重视 把国外项 目管理经验与国内项目管理实际相结合 勇于实践 大胆创新 积累了宝贵的经验 为了便于下一步试点工作的稳步推进 结合MRT项目管理经 验试点工作座谈会要求 对前期试点经验进行了提炼总结 升级 为工程项目责任矩阵法 供各单位在今后试点过程中参考 考虑到国内项目管理工作的实际情况 将大项产品清单改造 为工作清单 工作清单的建立要以满足工作的实际需要为度 不 再按照技术产品 组织产品 管理产品 社会产品分类建立 责 任矩阵作为试点工作的核心 做好这项工作就必须有工作清单 工作清单和责任矩阵分为管理类和作业类两大类 责任矩阵和工 作清单的建立要以满足工作的实际需要为宜 协调好两者之间的 关系 中铁四局 五局 大桥局 上海局仍处于扩大试点过程中 其他各工程局也将启动试点工作 管理指南中的有关内容仍需要 各工程局在下步试点过程中结合自身实际继续探索 希望大家不 断拓展思路 不断总结提高 对于各级机关部门和非施工企业 责任矩阵法也可借鉴应用 由于编写时间仓促 对项目管理的认识和经验有限 如有错 漏之处 敬请多提宝贵意见 2 一 工作清单 一 工作清单的定义 工作清单是为完成公司 项目 实体工程的管理和作业任务 相关部门和员工需要完成的所有工作任务的集合 二 工作清单的设计框架 按照项目管理的实际情况 结合工程项目精细化管理相关办 法的要求 拟定项目部机关管理工作清单设计框架 项目部专业 管理工作清单设计框架 项目部作业类工作清单设计框架等三类 工作清单的设计框架 附件1项目部机关管理工作清单设计框架 模板 附件2项目部专业管理工作清单设计框架 模板 附件3项目部作业类工作清单设计框架 模板 三 工作清单的建立 工作清单是项目管理的基础性文件 通过分解项目部的各项 工作任务 使项目管理全过程目标明确 条理清晰 确保工作任 务不重不漏 重点突出 为明确职责分工奠定基础 1 工作清单建立的原则 一是动态调整的原则 要定期对工作清单的实现进行评价 并依据项目客观环境 合同要求的变化进行相应调整 二是广度 深度适中的原则 要把握好工作清单的 细度 所有的工作任 务均要全面涉及 却也不能事无巨细 过粗 容易使工作任务 遗漏 过细 将会制约工作效率 2 工作清单的类别 3 从工作内容来看 项目部层面 工作任务主要是指项目部基 础管理工作和建筑产品交付过程中需完成的各类作业任务 因此 工作清单的类别主要包括 项目部机关管理工作清单 项目部专 业管理工作清单 项目部作业类工作清单 附件4项目部机关管理工作清单 模板 附件5项目部专业管理工作清单 模板 附件6项目部作业类工作清单 模板 附件7项目部部门工作清单 模板 附件8项目部员工岗位工作清单 模板 3 机关管理工作清单建立的过程 工作清单的建立是一个反复修订 不断完善的过程 需要经 过由 由上至下 由下至上 再由上至下 三个阶段 即由公司 或项目部决策层对工作任务依据工作分解结构技术进行大项分 类 由职能部门根据专业分工对工作过程进行分解 公司或项目 决策层专题讨论 审核把关 提出修改意见 职能部门及员工根 据意见最终修订完善 形成一段时间内相对固定的工作清单 二 责任矩阵 一 责任矩阵的定义 责任矩阵是以表格形式将工作任务分配 落实到工作任务执 行的相关职能部门和岗位 并明确表示出其角色 职责和工作关 系 二 机关管理责任矩阵的内容 责任矩阵是以工作清单为纵列 以执行工作任务的职能部门 4 和岗位为横排 通过工作任务与职能部门 岗位正交 形成责任 矩阵 责任矩阵建立了工作任务与职能部门和岗位的对应关系 明确表述每一项工作任务由谁负责 每个职能部门和岗位在整个 管理中所担任的角色 责任矩阵为执行者标识出每一个职能部门 和岗位在执行过程中所承担的责任 对责任矩阵横向检查 可以 确保任何一项工作有部门或人员负责 纵向检查 可以明确每个 职能部门和岗位所负责的全部工作事项 运用工作分解结构技术 建立工作清单 工作清单的深度要繁简适中 满足管理需要为度 让执行者充分认识工作责任 并且建立履行工作责任意愿 培养 履行责任的能力 确保执行者完成工作 按照规定交付工作成果 建立必要的责任追索记录 实现工作绩效可以考核 1 工作定岗 通过责任矩阵保证每项工作的管理 执行分配 到相应的职能部门和岗位 确保所有的工作所要求的职能部门和 岗位齐全 做到有人主责 有人辅责 有人审核等等 2 职能部门和岗位定岗 通过责任矩阵 将工作任务全部授 予职能部门和岗位 使工作内容的无缝衔接到工作责任的无缝衔 接 从而达到工作内容与职能部门和岗位的无缝衔接 实现职能 部门和岗位对工作目标 责任范围 交付成果 执行过程达成共 识 3 岗位责任 员工充分认识工作责任 并且建立履行工作责 任的意愿 培养员工履行责任的能力 项目部 部门 员工认识 岗位职责的尺度包括 明确组织目标 机构目标 机构工作范围 个人工作范围 上 下游工作 上 下级工作 横向工作及衔接 5 过程要求 交付要求 时间要求 并且始终关注组织目标实现 三 机关管理责任矩阵的作用 1 列出需要完成的工作任务 将工作任务具体分配 落实到 相关的职能部门和岗位 使工作任务分工一目了然 2 列出了参与工作任务的职能部门和岗位名称 清楚地显示 出执行工作任务的职能部门和岗位的角色 职责和相互关系 避 免责任不清而出现推诿 扯皮现象 3 有利于公司 项目部管理层从宏观上看清工作任务的分配 是否平衡 适当 以便进行必要的调整和优化 四 责任矩阵的建立 责任矩阵是工作清单应用的延伸 通过对工作任务进行分解 确保每一项工作都能落实到职能部门和岗位 做到职责清晰 1 责任矩阵的建立原则 一是将工作任务分解到具体的职能部门和岗位 确保工作无 遗漏 二是明确管理层级 确保职责分工界定清晰 三是要根据 工作实际进行动态调整 避免因机构或人员变动导致工作遗漏或 责任不清 2 责任矩阵的类别 责任矩阵既要与工作清单结合应用 又要协调好责任矩阵和 工作清单这个 姊妹对 的关系 项目部层面 责任矩阵主要是 对项目部机关管理工作清单 项目部专业管理工作清单 项目部 作业类工作清单进行职责划分 因此 责任矩阵的类别主要包括 项目部机关管理责任矩阵 项目部专业管理责任矩阵 项目部作 6 业类责任矩阵 附件9项目部机关管理责任矩阵 模板 附件10项目部专业管理责任矩阵 模板 附件11项目部作业类责任矩阵 模板 附件12项目部部门责任矩阵 模板 附件13项目部员工岗位责任矩阵 模板 3 责任矩阵的职责划分 责任矩阵中职能部门和岗位的管理职责一般分为协助 控制 批准 提供数据 执行 处理 主持 参与 保存 检查 审计 建议 启发 审阅 评论 起草等12种 常用的有3 6种 为使 管理职责更加清晰明了 便于员工学习掌握 现举例将管理职责 按照三种情况进行编制 即主责 辅责和审核 分别用符号 和 表示 为进一步体现公司机关与项目部之间的工 作关联 在项目部机关管理责任矩阵 项目部专业管理责任矩阵 和项目部作业类责任矩阵的横向中还可加入公司机关部门 以实 现管理工作的有效对接 三 岗位责任书 岗位责任书可分为部门岗位责任书和员工岗位责任书 岗位 责任书的应用能使考核目标量化 标准化 使部门 员工充分认 识工作责任 建立履职意愿 培养履职能力 一 岗位责任书的构成和编制 岗位责任书的格式由项目部相关部门负责制定 项目经理负 责批准执行 岗位责任书格式力求简练 须注明部门或者员工岗 7 位名称 部门负责人或者员工岗位责任人 责任书的内容主要包 括 1 部门 员工岗位目标 1 职能管理目标 2 职业水准 目标 3 提供服务目标 2 部门 员工责任简述 依据工作清单和责任矩阵 以及履 行该责任的工作流程 约束条件 资源要求 基于对岗位责任的 充分认识 提炼出该岗位责任 编写责任简述 3 三条红线 部门或员工在履行职责过程中 绝对不可以违 犯的三个错误 4 八项注意 部门或员工在履行职责过程中 绝对不可以失 误的八个注意事项 其中 三条红线 八项注意 根据岗位各有不同 以财务 部为例 内容如下 三条红线 1 不得利用职务之便侵占 私自挪用公司资金 2 不得私设小金库 不得参与管理账外资金 3 审批手续不全 不得付款 八项注意 1 在同一经济核算单元会计 出纳不能由同一人担任 2 财务部必须保守公司的商业秘密和财务秘密 不得向无关 人员 机构泄露本公司的商业和财务秘密 3 财务部要做好对内 对外关系的维护工作 与内 外机构 或人员保持良好的沟通 8 4 财务部部门内员工要相互团结 相互包容 取长补短 共 同提高业务技能和工作水平 5 财务部要按照规定及时向有关领导 部门提供准确的财务 信息 以供决策使用 6 财务部财务人员要坚持对工作日清日毕 做到 言必行 行必果 提高工作效率 7 财务部财务人员要做到实事求是 对财务制度的执行要做 到公开 公平 公正 对内 对外提供财务信息要口径一致 避 免造成信息混乱 8 财务部财务人员不做不利于公司团结之事 不做损害公司 利益之事 附件14部门 员工岗位责任书 模板 二 岗位考核 部门领导须按月对部门所属的员工对照岗位责任书进行岗 位责任考核 项目经理对部门 部门负责人进行岗位责任制考核 考核内容分别是 1 将员工对岗位责任的认识纳入考核范围 主要目的是考核 员工是否充分认识到 1 项目 部门目标 2 项目 部门 岗 位环境及变迁 3 部门 岗位工作及责任范围 4 工作流程 输入 约束条件 5 交付产品 产品交付的要求等 2 考核员工履岗技能是否满足岗位工作要求 主要包括 1 基本职业素养 2 岗位专业技能 3 操作 执行能力 4 团队协作 沟通能力 5 工作计划 统筹能力等 9 3 考核员工职业观念 工作态度是否与公司倡导的文化理念 相匹配 主要包括 1 观念 项目目标冲突是否存在 2 私 利与项目目标是否冲突 3 项目意识是否明确 4 组织观念 是否正确 5 是否遵守组织纪律 6 工作态度是否端正 7 工作是否认真负责 8 工作是否勤勉等 四 术语解释及其他 1 MRT管理模式 实际上是一种管理方法 管理思路 管理 工具 可统称为 责任矩阵法 2 工作分解结构技术是以交付成果为导向 对项目要素进行 的分组 它归纳和定义了项目的整个工作范围 每细分一次代表 对项目工作更详细定义 3 项目部的上级机关要帮助项目部制定各类工作清单和责 任矩阵 逐步形成若干成熟模板 4 不断创新完善部门和员工工作 绩效考核方法 10 59 中国中铁股份有限公司总裁办公室2015年8月4日 7 月 29 日 股份公司副总裁周孟波在总部机关主持召开专 题会议 研究马来西亚 MRT 项目管理经验试点工作 股份公司财 务部 安全生产部 成本管理部 工业设备部 采购管理部相关 负责人 试点单位中铁四局 五局 大桥局 上海局分管工程项 目精细化的公司领导 相关部门负责人及试点三级公司 试点项 目部有关人员参加了会议 会议先后听取了中铁四局 五局 大桥局 上海局就试点组 织推进取得的成果 存在的问题以及下一步工作的意见和建议等 方面情况的汇报 会议认为 各试点单位积极主动 卓有成效地 开展了一系列工作 一是领导重视 各单位分管领导亲自抓 有 的单位主要领导亲自督促与推进 二是组织有力 二 三级公司 加大帮助 指导和服务力度 从组织培训 方案设计 学习观摩 11 等方面做了大量的工作 三是思路灵活 方式上创新 尝试将产 品清单与管理工作清单相结合 把海外项目的管理经验与国内项 目的管理实际相结合 大胆创新 大胆实践 四是及时总结 不 断完善 对大项产品清单和责任矩阵边试行边补充 多次改版 对12 项责任分类进行优化 同时为了减轻工作难度 提高信息 化水平 部分单位研发了责任矩阵软件系统 分专业制订了责任 矩阵模板 建立了产品清单数据库 与会人员各抒己见 进行了深入交流 会议认为 责任矩阵 的应用 理清了工作界面 职能交叉部分的分工更加清晰 使工 作职责进一步明确 有效减少了推诿扯皮现象 对提高管理质量 有明显效果 对MRT项目管理经验试点工作的认识也有了进一步 提高 对其管理精髓有了更深刻的理解 思路更加开阔 周孟波 副总裁对各试点单位所做的大量工作给予了充分肯定 特别是在 管理方法上的创新给予了高度评价 对下一阶段工作提出三个方 面的要求 现纪要如下 一 对MRT管理模式的再认识 要进一步深化对MRT项目管 理模式的认识 MRT项目管理模式是一种管理理念和管理工具 并不是新生事物 各单位要充分利用好这个管理工具 努力使各 项管理工作达到事半功倍的效果 MRT 项目管理模式就是精细化 管理精神的集中体现 是精细化的方向 通过前期实践的总结 为了更好地适应项目管理工作实际 对大项产品清单可进行再定 义 今后简化清单内容并将产品清单更名为工作清单 建立责任 矩阵是试点工作的核心工作 做好这项工作就必须要有工作清单 12 责任矩阵和工作清单的建立要以满足工作的实际需要为度 要协 调好责任矩阵和工作清单这两个 姊妹对 之间的关系 二 抓住重点 突出应用研究 MRT 项目管理模式的应用要抓 住重点 突出应用研究 按照 3 2 的新思路进行应用 3 是指三类责任矩阵 一是项目部机关管理责任矩阵