施工企业合同管理制度

施工企业合同管理制度施工企业合同管理制度 合同是公司与外界交往的依据和纽带 是公司利益的载体 为 规范合同管理 维护公司合法权益 根据 中华人民共和国合同法 等有关法律法规 结合公司的具体情况 制定本流程 1 1 内容与适用范围内容与适用范围 1 1 本制度规定了公司合同管理的职责 审核签订权限 管理程序 等内容 1 2 公司各部门应根据本制进行合同管理 2 2 管理职责管理职责 2 1 公司人事行政部是公司合同管理的主管部门 负责合同的签 订 履行 变更 终止等过程中的协调 指导及检查 具体 职责如下 2 1 1 制订 执行公司合同管理制度及相关业务的标准流程 促进 公司合同管理的标准化 制度化 2 1 2 审核部门合同管理细则 保障其规范性 严密性 可行性 2 1 3 通过培训 咨询等形式宣传相关法律法规及合同签订技巧 提高公司整体法律运用水平及法律意识 2 1 4 建立合同履行信息反馈机制 定期或适时检查业务部门签订 履行合同情况 提供总结意见和建议 预防纠纷或对可能的 纠纷制定妥善应对方案 制止不符合法律 法规及违背公司 利益的合同行为 2 1 5 拟定经常性合同范本条款 提供合同及相关补充协议标准文 本 保障合同起草的规范性 合法性及效率 2 1 6 代表公司组织有关部门及人员参与对合同纠纷的协商 调解 仲裁 诉讼等活动 2 2 公司各合同使用部门 部门作为合同管理实施单位 其具体职责如下 2 2 1 根据公司业务情况制订合同管理细则 2 2 2 指定专人负责部门合同管理 明确其职责 2 2 3 合同应接受公司法律顾问业务指导 并经公司法律顾问审核 合格 遵守其规章制度和业务规程 2 2 4 负责签订 变更合同 应在签订 变更前 必需报公司法律 顾问审核 审核合格方能签订 2 2 5 在履行合同中 应每月填写 合同履行台帐 据实记录合 同履行进展情况 2 2 6 按照合同归档范围向财务部移交合同备份原件及履行过程中 的相关文件资料 2 2 7 接受公司法律顾问对合同签订 履行 存档等情况的检查 2 2 8 配合公司法律顾问组织的仲裁 诉讼等活动 根据其要求收 集 提供相关证据资料 以顺利解决履行过程中的纠纷 2 3 其它部门 2 3 1 公司所有业务都必须在开展前签订书面合同 公司财务部应 根据已签订生效的合同进行款项收支 不得超前预支款项 2 3 2 印章主管人员在加盖合同专用章前 应检查是否通过合同审 核流程 是否已经按照审定人意见完成修改 并按 公章管 理制度 执行 3 3 工程合同文本的起草工程合同文本的起草 3 1 工程合同文本由主办部门起草 3 2 对于主体工程总包合同必须具备以下附件 3 2 1 甲供 甲控材料清单及限价 3 2 2 签证变更管理规定 3 2 3 现场文明施工管理规定 3 2 4 招标文件及中标文件 3 2 5 施工安全协议 3 2 6 保修协议 3 3 工程合同文本应规范化 对于非国家标准合同文本的合同 要根据经济合同法 具备以下主要条款 3 3 1 标的 指工程项目 货物 劳务 3 3 2 数量和质量 3 3 3 结算方式 3 3 4 价款或酬金 3 3 5 付款方式 3 3 6 履行的期限 地点和方式 3 3 7 违约责任 3 3 8 根据法律规定的或按经济合同性质必须具备的条款 以及当 事人一方要求必须规定的条款等 3 3 9 材料 设备采购合同中必须载明 因供货商供货不及时或质 量 数量等对工程进度 工程质量造成影响和损失的 供货 商必须承担索赔责任 3 4 在签订合同前应按公司的有关规定进行招投标 并向竞标单 位出示本公司的 承包商须知 工程保修协议书 施工 安全协议 施工现场文明工地管理规定 作为合同附件双 方进行签字确认 在进行设计招标时 应明确所设计项目的 工程概算 一般情况下应做到限额设计 4 4 合同的审核合同的审核 4 1 合同审批流程 实施人起草合同 人事行政部主任审核 招投标总 监审核 技术部总监审核 公司财务总监审核 法律 顾问审核 公司总经理审定 4 2 审核职责 4 2 1 实施人起草合同 确定对方资信条件 草拟合同文本 保证 合同内容符合业务流程需要 并填写 合同会签审批表 4 2 2 人事行政部主任审核 按照公司合同的格式要求 对合同的 格式上进行审核 并在 合同会签审批表 上签上意见和签 名 4 2 3 招投标总监审核 确定公司资质 成本预算 工程的可行性 进行审核 并在 合同会签审批表 上签上意见和签名 4 2 3 技术部总监审核 技术标准 专业协调性等 并在 合同会 签审批表 上签上意见和签名 4 2 3 财务总监审核 确认合同付款条款符合财务要求 时间符合 业务部门预算及公司资金状况 并在 合同会签审批表 上 签上意见和签名 4 2 4 法律顾问 人事行政部协调 审核 确定合同内容的合法性 严密性及法律可行性 4 2 5 总经理审定 综合评价各审核部门意见 决定合同的执行与 否 并在 合同会签审批表 上签上意见和签名 4 2 6 经办人将审核完毕并执行的合同进行统一 在本部门和人 事行政部各保留一份电子版 打印后 公司必需有两份合同 原件 填写 用章审批表 和已经签名的 合同会签审批表 一起进行签名和盖章 5 5 公司内合同存档管理与签订要点公司内合同存档管理与签订要点 5 1 合同编号 编号依次由公司 部门 签订日期 序号四个 部分组成 5 1 1 公司为 SH 5 1 2 部门编号如下 编码部 门 A 总经理办公室 B 市场部 C 招投标部 D 工程部 E 技术部 F 财务部 G 人事行政部 H 其他 5 1 3 签订日期 如 工程部在 2017 年 8 月 18 日签订的合同 前面编号应为 SHD 5 1 4 序号 以两位数显示 如 工程部在 2017 年 8 月 18 日签订的第二份合同 编 号应为 SH D 0202 6 6 使用公司资质的合同管理流程使用公司资质的合同管理流程 6 1 合同编号 编号依次由我公司 项目所在省市 使用方名 字 签订日期 序号五个部分组成 6 1 1 公司为 SH 6 1 2 项目所在省市 如 广东省汕头市 编号为 GDST 6 1 3 使用方名字 如 刘文武 编号为 LWW 6 1 4 签订日期 如 在 2017 年 8 月 18 日签订的合同 前面编号应为 6 1 5 序号 以两位数显示 如 在 2017 年 8 月 18 日签订的第二份合同 编号应为 6 1 6 案例 广东省汕头市人刘文武 在在 2017 年 8 月 18 日使用 公司资质签订的第二份合同编号为 SH GDST LWW 0202 6 2 审核流程 6 2 1 合同审批流程 合作方起草 人事行政部主任审核 招投标总监审 核 技术部总监审核 公司财务总监审核 法律顾问 审核 公司总经理审定 6 2 2 审核职责 6 2 2 1 合作方起草 确定对方资信条件 草拟合同文本 保证合 同内容符合业务流程需要 并填写 合同会签审批表 6 2 2 2 人事行政部主任 按照公司合同的格式要求 对合同的格 式上进行审核 并在 合同会签审批表 上签上意见和签名 6 2 2 3 招投标总监审核 确定公司资质 成本预算 工程的可行 性进行审核 并在 合同会签审批表 上签上意见和签名 6 2 2 4 技术部总监审核 技术标准 专业协调性等 并在 合同 会签审批表 上签上意见和签名 6 2 2 5 财务总监审核 确认合同付款条款符合财务要求 时间符 合业务部门预算及公司资金状况 并在 合同会签审批表 上签上意见和签名 6 2 2 6 法律顾问 人事行政部协调 审核 确定合同内容的合法 性 严密性及法律可行性 6 2 2 7 总经理审定 综合评价各审核部门意见 决定合同的执行 与否 并在 合同会签审批表 上签上意见和签名 6 2 2 8 经办人将审核完毕并执行的合同进行统一 在本部门和人 事行政部各保留一份电子版 打印后 填写 用章审批表 和已经签名的 合同会签审批表 一起进行签名和盖章 公 司财务保存原件 7 7 财务部存档财务部存档 原则上由具体执行付款的财务部留存原件 7 1 财务部要建立 合同台帐 及时做好存档记录 以便有 关人员随时查询合同的签订与履行情况 7 2 合同归档范围 7 2 1 合同原件 7 2 2 预算 结算报告 7 2 3 招投标文件 7 2 4 履行会议纪要及来往信函 7 2 5 合同履行过程中的重点事项记录 7 2 6 合同成果报告 7 2 7 法定代表人证明书 7 2 8 承包商须知 7 2 9 工程保修协议书 7 2 10 施工安全协议 7 2 11 施工现场文明工地管理规定 7 2 12 合同会签审批表 7 2 13 用章审批表 7 2 14 法人授权委托证明书 7 2 15 合作协议书 7 2 15 资质使用者的身份证复印件 签名和右手食指印 8 8 合同履行情况的检查合同履行情况的检查 8 1 公司人事行政部和法律顾问应该对合同履行情况进行随时检查 公司各部门应在每月 5 日前向公司人事行政部提交 公司合同 签订履行台帐 并附 公司合同履行完毕情况总结表 8 2 公司相关部门有义务针对其它部门未能按规定进行合同管理的 情况造成损失的情况报送公司人事行政部和法律顾问 8 3 公司人事行政部和法律顾问应建立合同签订情况台帐 监控 总结合同履行情况 并提供相关建议和意见报总经理 9 9 合同纠纷的处理合同纠纷的处理 9 1 部门在履行合同过程中如发生纠纷 在协商阶段即应书面 报送公司公司人事行政部和法律顾问 9 2 公司法律顾问应根据纠纷具体情况在两日内提出处理建议 及注意事项 情节严重并可能影响相关部门业务进程的 公司法律顾问应通报相关部门 以采取预防措施 9 3 对经协商无法解决的纠纷 经公司总经理批准后 由公司 法律顾问组织起诉或仲裁 9 4 合同纠纷涉及的相关部门应及时向公司法律顾问提供下列 证据原件 并根据公司法律顾问的要求及时补充 9 4 1 合同文本原件 包括变更 解除合同的协议 电报 信函 图表 视听资料 广告 授权委托书 介绍信及其他有关 资料等 9 4 2 送货 提货 托运 验收 发票等有关票证票据 9 4 3 货款的承付 托收凭证 有关财务账目