会议管理程序

东东莞莞市市鑫鑫通通泰泰实实业业有有限限公公司司 质质 量量 体体 系系 文文 件件 QMSP XTT 2017 06 12 发布 2017 06 12 实施 发布 QMS 会会议议管理程序管理程序 文件编号WI XZ 0002 版本版次第 A 版 第 0 次 DongGuanXinTongTaiIndustrial Co Ltd 会议管理程序 页 码第 2 5 页 修修订订履履历历 序 号 修订时间 原版本版次新版本版次主要修订内容更改通知单号 117 06 12新编 文件文件审审批批 编制部门 人员 日期审核 日期 会签 日期 签发 日期 目目录录 文件编号WI XZ 0002 版本版次第 A 版 第 0 次 DongGuanXinTongTaiIndustrial Co Ltd 会议管理程序 页 码第 3 5 页 1 目的目的 4 2 适用范适用范围围 4 3 术语术语和定和定义义 4 3 1 公司级会议 4 3 2 跨部门会议 4 4 职责职责分工分工 4 4 1 行政部 4 4 2 各部门 4 4 3 部门经理 总监 4 5 业务业务流程流程 4 6 管理管理细则细则 5 6 1 会议纪律 5 6 2 决议推进 5 6 3 会议室管理 5 7 引用引用标标准准 5 文件编号WI XZ 0002 版本版次第 A 版 第 0 次 DongGuanXinTongTaiIndustrial Co Ltd 会议管理程序 页 码第 4 5 页 正文正文 1 目的目的 规范公司会议召集流程 提升公司会议效率 加强会议管理 2 适用范适用范围围 本程序本制度适用于本公司会议管理 3 术语术语和定和定义义 3 1 公司级会议 由公司总经理或授权副总经理召集 各分部经理以上人员参加的例行会议或专项会议 3 2 跨部门会议 因工作需要 由某部门发起 需要相关部门配合协调并共同完成一项工作而举行的会议 4 职责职责分工分工 4 1 行政部 负责公司级会议的组织 通知 召集 负责公司级会议的资料准备 负责公司级会议的记录 决议事项推进监督 问责 4 2 各部门 负责跨部门会议或部门内部会议的组织 通知 召集 负责跨部门会议或部门内部会议的资料准备 负责跨部门会议或部门内部会议的记录 决议事项推进监督 问责 4 3 部门经理 总监 负责本部门会议的召集 会议材料的审核 主持 会议纪要审批 负责本部门会议决定事项完成情况的监督及问责 文件编号WI XZ 0002 版本版次第 A 版 第 0 次 DongGuanXinTongTaiIndustrial Co Ltd 会议管理程序 页 码第 5 5 页 5 业务业务流程流程 流程图见附件 会议管理流程图 pdf 6 管理管理细则细则 6 1 会议纪律 要严格遵守会议的开始时间 提前2分钟到达会议现场 不得缺席 迟到 早退 会 议记录人员登记到会情况 迟到则赞助10元 次 每超过一分钟增加1元 依次累加 如确实有紧急情况 须提前请假 向召开人员请假 否则视为缺席 无故缺席者 赞 助20元 次 所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态 不准玩手 机及接听电话 如有重要电话应向会议组织者请假后从后面离场接听 以免影响会 议效果 发现有以上情况者 赞助10元 次 参会人员在开会期间不得交头接耳 大声喧哗或随意进出 应按次序发言 如有急 需说明事项 应向会议组织者示意获准后发言 发现有以上情况者 赞助10元 次 6 2 决议推进 会议决议事项 应由专人以会议纪要形式及问题跟踪表记录 并追踪完成情况 如未能按时完成 应以影响程度对相应的责任人进行50 200元 项 实行经济追责 如情节特别严重者 经济追责金额 可提高至最高500元 项 6 3 会议室管理 会议室使用部门应