电脑设备管理制度--5.16

电脑设备管理制度电脑设备管理制度 1 目的 目的 加强对公司电脑设备的管理 确保公司电脑设备能满足公司实际办公需求 特制订本管理 制度 2 范围 范围 本管理办法适用于电脑设备 电脑周边设备 电脑耗材 网络设备及应用软件的需求申请 评估 选型 采购 验收 建档 安装 使用 保养 维修 报废的全过程 3 权责 权责 3 1 行政人事部 负责电脑设备的需求评估 选型 验收 安装调配 编号存档 维护维 修 报废鉴定与处理等工作 并对电脑设备的采购提供技术建议 3 2 使用项目及部门 负责电脑设备需求申请 遵守操作规则使用电脑设备 以及电脑设 备的初级维护与保养工作 负责对本项目及本部门的电脑设备财产保管 监督电脑设备的 流向 设备调配 设备报废申请等工作 协助行政人事部对电脑设备进行管理工作 4 定义 定义 4 1 结合公司实际情况将公司电脑设备分为四类 分别为电脑 电脑周边设备 网络设备 及应用软件等 4 2 电脑周边设备 是指与电脑配套使用之电脑设备 如 打印机 扫描仪等 4 3 配置清单 即各电脑设备的配置的明细 包括配件的名称 规格 数量 单价等参数 5 作业内容 5 1 电脑设备的需求申请 5 1 1 当需求项目或部门因工作需求需要配置电脑设备时 首先要在本项目 本部门内 部予以评估 是否可调配 是否必须采购 若部门内部无法调配时则开具 申购单 5 1 2 需求项目或部门在填写 申购单 时 需将需求物品名称 规格 型号 品牌 样式 数量 用途 使用位置 特殊要求 使用周期 预算金额 到位时间等加以注明 若需求 项目或部门有合适的供应厂商 可以注明是哪一家供应厂商 以利后续评估与选型 申购 单 经项目经理 部门负责人 审核后送行政人事部评估是否需要采购 行政人事部经过 评估 认可可以采购时 报分管副总经理 总经理审批后进行采购 5 2 电脑设备的需求评估 5 2 1 行政人事部在收到 申购单 后一天内对其进行审核 评估完毕 5 2 2 行政人事部评估采取的办法有 需求申请是否符合实际需要和整体统筹规划 是 否可用旧设备替代使用 是否可以调配挪用其他部门或项目现有设备等 5 2 3 申购单经行政人事部评估可调配的则 申购单 退回申购部门 由行政人事部负 责按 5 7 予以调拨 5 2 4 对不能调配的则给予申购 由行政人事部根据项目 部门 实际工作需求等进行 建议 报分管副总经理 总经理进行审批 5 3 电脑设备的采购 5 3 1 行政人事部采购专员收到批复的 申购单 联系供应商提供相关资料并报价 5 3 2 行政人事部采购专员收集了相关资料后 设备说明 功能特点说明等资料 与行 政人事部经理进行沟通 初步确定供应商 并报分管副总经理审批 审批同意后方可确定 供应商 5 3 3 确定供应厂商后 行政人事部采购专员则予以订购 具体的运作可参照 综合物 资申购 采购 验收 付款管理规定 之 5 3 实施采购相关规定执行 5 4 电脑设备的验收 入库 5 4 1 供应商送电脑设备到项目 部门以后 使用部门对电脑设备进行验收 以确定是 否符合实际需求 5 4 2 验收过程中 行政人事部采购专员一定要求供应商提供设备明细清单 包括设备 基本配置 总价格否则不与验收 使用部门根据必须严格按照设备清单的配置进行验收 5 4 3 对验收不合格电脑设备进行当场退货处理或其他解决方式 对安装调配有疑问的 应请供应厂商协助安装调配直到符合要求为止 5 4 4 对于验收合格的电脑设备 供应商提供的设备清单由行政人事部负责保管 作为 建立电脑设备台帐的依据 电脑设备附带 保修卡 由行政人事部负责保管 并登记入册 供应商需要负责电脑设备安装调试 5 4 5 对于经验收回格的电脑设备 由负责验收人员在客户的送货单上签名确认表示验 收合格 财务人员见到验收单后 行政人事部采购专员负责请款与报销工作 5 5 电脑设备的领用 安装与建档管理 5 5 1 综合仓库将电脑设备入库后通知需求部门领用 需求单位接到通知后开立 领料 单 经部门主管审批后到综合仓库领用 5 5 2 领料单 一式三联 一联自存 一联综合仓库 作为仓库做帐的依据 一联资讯 部 作为电脑调配 安装的依据 5 5 3 资讯部管理员在收到 领料单 后 联合供应商提供的设备清单在 琪胜生产管 理系统 中对该电脑设备进行编号 建档 并对到领用部门对领用设备进行安装调式 装 配 设备维护保养卡 和张贴 财产编号 标识 5 5 4 需建档的电脑设备范围 除电脑耗材以外的电脑主机 显示器 打印机 扫描仪 网络交换机 UPS 备用电源等所有电脑及外部设备 5 5 5 电脑设备档案主要记录 对电脑设备的财产编号 设备名称 规格 配置明细 财产价值 使用部门 设备异动 设备报废 维修记录等参数进行管理 由此以加强电脑 设备资产的管理 控制电脑设备的流向 5 6 电脑设备的使用 保养与维护 5 6 1 电脑设备经资讯部技术人员安装 调试完毕后交付给使用部门使用 电脑设备使 用人员须严格按 5 6 2 条款相关要求执行 若有违者 资讯部有权予以处罚 5 6 2 办公电脑使用规定 1 必须服从上级或网络管理员对其所有计算机的软硬件资源的分配与控制 不得随意更改 2 不准有意破坏公司电脑及周边设备 否则将承担相应责任 3 禁止非本电脑使用人员使用电脑 做到各人个人监督使用 4 输入电脑的信息属公司机密 未经许可不得向任何人提供 泄漏 5 各人应爱护各种设备 降低消耗 对各种设备应按规范进行操作 保养 6 不得私自打开主机箱 发现故障应及时报请维修 以免影响工作 7 不准随意携带外来磁盘到公司电脑使用 对外来磁盘须经扫毒方可使用 8 严禁将电脑用于私人学习或玩游戏 看电子小说等无关工作之事 9 严禁动用 工具 对网络进行破坏性操作 不得设置 更改和试图破译 口令 10 未经允许不准以各种手段 COPY 或带走公司电脑资料 11 不得随意删除电脑系统文件及现有应用软件 并不能随意删除其它用户文件 目录 12 未经允许不准私自安装和使用未经许可的软件 13 不准在公司电脑中存放与工作无关的文件 不准安装游戏 小说 非法图片等 14 不得随意移动电脑 及电脑周边设备 15 不准随意更改电脑系统 网络 打印机设置 如需请知会其他相关人员 16 不准利用公司电脑处理私人事情 17 未经允许不可以利用公司电脑浏览因特网 并不可随意下载 对于联网的计算机 任 何人在未经批准的情况下 不得向计算机网络拷入软件或文档 18 不准利用公司电子邮件收发与工作无关的邮件 19 公司重要电脑文档必须做备份 不能将之备份在系统盘 即 c 盘或桌面上 20 机器运行过程中 不得碰动主动力线及插座 电源线及插座以及网线等 21 电脑主机上不许堆放物品 22 使用系统软件时 必须熟悉其特点 清楚如何进入 如何退出 23 不得频繁使用 开关 如遇死机 用 键或 键 24 中午 下午或晚上下班时 电脑使用者必须按正常程序关机 并关闭好电脑及打印机 的电源 25 使用电脑时要爱惜电脑设备 注意节约资源 26 除专业技术人员外 任何人不得随意拆卸所使用的微机或相关的电脑设备 27 公司计算机系统的数据资料列入保密范围 未经许可 严禁非相关人员私自复制 28 未经许可 任何私人的光盘 软盘不得在公司的计算机设备上使用 29 所有使用者必须妥善保管好自己的 琪胜生产管理系统 之用户名和密码 严防被窃 取而导致泄密 或权限滥用 30 计算机的所有软驱 光驱 除总经理特批的 都被屏蔽 使用者不得擅自解除屏蔽 如 需使用 必须通过系统管理员 5 6 3 电脑保养规定 1 所有电脑设备使用人员必须严格遵照设备保养说明书执行 2 所有电脑设备使用人员在遇到不能解决的问题时 需第一时间通知资讯部人员处理 3 所有电脑设备使用人员必须保持电脑设备本身及周边环境清洁卫生 4 所有电脑设备使用人员必须保持电脑设备工作环境干燥 通风 5 所有电脑设备由资讯部每年 4 月及 11 月组织人员进行 1 2 次除尘清洁工作 各使用设 备人必须极力配合 5 6 4 电脑设备维修管理 1 电脑设备在使用过程中如发现有故障 如是一些基本电脑操作故障可以根据 办公电脑 常见问题解答 自行解决 如不能解决 通知资讯部技术人员处理 但使用部门不可随意 或私自拆卸电脑设备 否则予以行政处罚处理 2 如各使用部门有新增综合布线 新增软体程序 外网开通等权限性的需求 需要以联络 的形式经部门主管审批后通知资讯部维护人员处理 资讯部必须在 15 分钟内给予回应并明 确安排到场检修时间 资讯部维护人员应需将处理内容 结果在 设备维护保养卡 上予 以记录 3 对于咨讯部不能自行解决 疑难故障 由咨讯部通知设备管理课并提供维修参考意见 由设备管理课联系或专业维修公司进行处理 4 如属保修范围内 由资讯部知会设备管理课处理 设备管理课提出设备 保修卡 联 络供应商维修 须送到供应商处维修的设备 由设备管理课开立 物品出厂单 送电脑供 应商 电脑设备供应商提供免费保修 如供应商来厂维修的 需由资讯部技术员陪同维修 5 如属保修范围外 由设备使用单位开立 设备维修单 经部门主管审核后 交资讯部 签署设备维修意见 再交与设备管理课 设备管理课联络相关电脑设备供应商或维修商 电脑设备供应商或维修商根据实际设备问题提供维修报价 需要有书面的 维修报价单 5 7 电脑设备的调拨管理 5 7 1 电脑设备因办公需要在公司进行调动时 由需求调入部门通知资讯部 由资讯部 统一调拨 资讯部收到调拨需求后 应开具 设备调拨单 经调出部门与调入部门审批后 最后资讯部主管核准生效并执行 5 7 2 设备调拨单 一式三联 一联由调入单位存 一联由调出单位存 一联由资讯部 存 作为电脑设备后续流向追踪 5 8 电脑设备的报废管理 5 8 1 对于因主要部件严重损坏或经济上不宜修复等原因造成不能使用或必须淘汰的机 器设备 则可以予以报废处理 5 8 2 由使用部门开立 报废申请单 并注明详细原因 经部门主管审核后报资讯部处 理 资讯部收到 报废申请单 后 由资讯部组织人员对其评估 经评估核实需要报废的 资讯部签署处理意见后交送设备管理课复核 报废申请单 经总经理核准后 由设备管理 课负责联系报废处理 5 8 3 对于报废处理的电脑设备中可以利用零配件 资讯部在评估时 必须在 报废申 请单 注明可利用的零配件 且在执行报废时 必须先将可以利用的设备配件拆除后方予 以报废处理 5 9 电脑设备的盘点 5 9 1 电脑设备的盘点工作每年由资讯部组织 联合企划稽核人员进行 5 9 2 电脑设备的盘点采取初盘 抽盘的方式进行 5 9 3 电脑设备的盘点完成后 资讯部编制 电脑设备盘点表 及 电脑设备的盘盈 盘 亏报告 报总经理 以利公司对电脑设备状况的掌控 5 9 4 电脑设备盘点具体运作按 固定资产盘点管理办法 相关运作程序执行 5 9 5 电脑设备的盘盈 盘亏报告经董事会核准处理后 咨讯部按盘盈 盘亏报告予以调整 电脑设备清单 5 10 电脑设备记录与资料的管理 5 10 1 本管理规定所产生的记录按 品质记录管理控制程序 的相关条款执行 5 10 2 电脑设备所有的原始供应商所提供的机器说明资料 专用工具及一些机器的使用 说明等资料由资讯部负责建档并妥善保管 5 10 3 资讯部需要对电脑设备的维修情况在 琪胜生产管理系统 予以记录存档 对设 备的使用率 故障率进行分析 坐为电脑设备报废的评估依据之一 5 11 电脑设备的请款 付款运作 可参见公司 财务请款 付款运作流程 相关条款执行 5 12 电脑管控奖惩办法 5 12 1 有下列行为者予以大过一次处罚 1 私自上网下载软件而造成电脑感染病毒 影响公司网络安全 2 私自安装和使用未经许可的软件 含游戏 3 私自拷贝公司资料 造成公司资料外泄 4 私自盗用他人 琪胜生产管理系统 之帐号密码 造成资料丢失或权限乱用者 5 保管不当 造成电脑设备遗失或人为损坏 6 擅自安装 使用硬件和电器装置 造成硬件的损坏或丢失者 5 12 2 有下列行为者予以小过一次处罚 1 未经同意 私自调拨 挪移电脑设备者 2 随意更改电脑系统 网络 打印机设置 从而影响其他人员工作者 3 擅自拆装公司电脑设备 而未造成损坏者 4 保养不当 造成电脑设备不能正常使用者 5 12 3 有下列行为者予以警告一次处罚 1 未经同意 私自动作他人电脑者 2 用公司电脑办私事者 3 下午及晚上下班不关闭电脑者 4 电脑上面随意堆放其他物品者 5 不遵守公司电脑保养规范 敷衍办公设备保养的工作 5 13 电脑管理的管控办法 5 13 1 根据各部门的实际需求合理配置软硬件资源 5 13 2 给每个用户分配相应的使用帐户和网络登录密码 5 13 3 不定期检查各资料使用是否正常 是否需要进行更换或升级 5 13 4 不定期利用网络扫描软件检查各电脑有无安装与工作无关的软件及做与工作无关 的操作 一旦发现将对当事人相应处罚 5 13 5 不定期对各计算机进行病毒码更新 查毒 杀毒处理 5 13 6 接受各用户的故障排除请求 并迅