2014年11月采购与供应中的合同与关系管理真题解析

2014 年年 11 月采购与供应中的合同与关系管理真题解析月采购与供应中的合同与关系管理真题解析 一 本题包括第 1 小题 1 解释在关系管理优先级评估过程中需要分析的下列四种风险 1 供应风险 是与组织的供应链无法供应或者无法按时 完成或按规 定质量标准供应有关的风险大类 2 供应商风险 是与供应商不胜任或失败有关的供应风险 例子包括 买方的供应商评估 选择和管理流程不得当 供应商不具备生产能 力 供应商破产 无法清偿债务 现金流问题或财务困境 供应 商雇员或劳资关系问题 罢工 供应商技术或 IT 系统崩溃 质量 管理问题 交付延迟 3 环境供应风险 是由于供应市场和外部环境因素或变化引起的供应 中断或供应成本增加的风险 例子包括原材料短缺 供应的自然风 险 例如天气或疾病 商品价格波动 市场结构对买方不利 如 供应商稀少 势力太大 交付前置期和找的 复杂的供应链 导 致更大的脆弱性 运输风险 汇率风险 是国际供应风险中的一 种 政治风险 如由战争和冲突引起的中断 或者进出口配额等 政府政策 技术风险 技术陈旧 不兼容 安全性 信誉风险 如关于道德贸易 用工标准 环境保护和其他公司社会责任问题 4 需求风险 是由如下因素所致 对成品 及有关输入 需求的波动 需求高得出乎预料 导致服务水平变差 需求低得出乎预料 导 致浪费 某一指定供应物品或服务对买方组织业务流程的重要性 或 决定性 二 本题包括第 2 小题 2 解释具有法律约束力的合同所需具备的五个基本要素 答 为了使一个合同成立并具有法律约束力 需要具备五个基本要素 协议 对价 建立法律关系的意图 立约能力以及准确的形式 协议 要约和承诺 要约 一方 要约人 必须做出一个在法律上受特定条款约束的确 定承诺 这就是要约 要约可以明示 也可以默示 承诺 另一方 受要约人 必须清楚地无条件地和自由地 即不受 威逼或过度影响 接受该要约 这就是承诺 承诺是对某个要约的 全部条款的无条件同意 如果受要约人试图改反要约 任何形式的 承诺都是有效的 不论是口头 书面还是根据各方行为推断 除非 要约人员另行规定 对价 在大多数情况下 只有在各方承诺受到某种形式的对价支持时 一 个合同才具有约束力 对价是指合同必须是一种交换 即一方因为另一方有所作为而要做 些什么 或放弃什么或承诺做些什么 以作为交易的一部分 建立法律关系意图 是指双方有意图使他们之间的协议具有法律约束力 换言之 每一 方都承认如果产生纠纷 可以将该事项提交给法庭裁决 签约能力 是指合同任一方都必须在法律上具备签署合同的能力 即合同各方 通常至少在 18 岁以上 具有健全的心智 代表企业签署合同的任何 个人都应该具有法定权限 包括企业的所有人 合伙人或董事具有 代表公司行事的正式授权的代理人 正确的形式和格式 是指对于法律上有特定格式要求的一些专门类型的合同 必须采取 特定的形式 例如土地转让和租约转让 时间期限超过三年 必须 采取契约的形式 书面的 签署的和见证的文件 股票转移 汇票 租赁协议 必须采取书面形式 可是 根据英国法律 口头协议一 般也是具有法律约束力的 只要其他要素也同时具备 三 本题包括第 3 4 小题 3 概述合同管理的五个关键要素 答 合同制定 具有法律约束力的协议的形成 规定了详细的商业条款 和条件以及需求规格 合同沟通 合同文件和交付计划 和任何变更通知 的复印件应该 发给那些日常管理合同的人员 合同行政管理 买方和供应商对程序的执行 确保合同义务得到了 履行 包括合同维护 更新和变更控制 成本和费用的预算和监控 采购支付流程和管理报告 关系绩效管理 包括风险管理 绩效监督与测量 持续改进计划 供应商激励和绩效管理等 关系管理 通过定期联络 沟通和信息共享 建立并运用供应商激 励 管理并解决冲突和建立协作与互相支持的方法等 发展买方与 供应商之间的工作关系 合同续订或终止 到合同期结束时 买方经理不仅应该检查合同和 关系的成败 也要检查供应需求的状态 以确定是续订还是终止合 同 4 阐述有效合同管理对买方组织的两个好处 答 CIPS 定义 合同管理 为 通过系统高效地建立 执行以及分析合 同 从而最大化买方动作和财务绩效并最小化风险的过程 标准化的过程和程序 这有助于减少自行其是的采购 降低供应风 险并增加采购的杠杆作用 例如 这可以使整个采购过程变得成本 更低 价值更高 并获得更大的谈判节约 资金使用的透明度高 这可以使得买方能够了解 他们是否正在从 自己认定的供应商那里以正确的时间 正确数量和正确价格进行采 购 也有助于买方将一致的合同和条件标准化 进一步讲高透明度 也使得那些来自政治动荡 自然灾害 经济形势不明朗等高风险地 区的供应商的合同更容易识别 这一点对买方制定合适的组织风险 管理策略是至关重要的 改进管理合同制定与管理中的风险管理 尤其是在动态的供应环境 中 要求持有最低水平的库存 这给可靠的风险受控的供应商绩效 带来了压力 促进和推动日常关系发展与绩效改进 增加价值 改善供应商对合同的履行 有利于供应商更好地履行承诺 合同义 务和法定义务的履行情况对合同的成败至关重要 资金使用与绩效分析 由于将所有的合同条件以及谈判后的价格和 费用集中至一起 使得对实际采购与合同规定的采购进行比较非常 容易 这允许买方能够发现违规行为及时处理 同时也能确保所有 资金使用情况的透明性 并在供应商搜寻的过程中恰当地发挥杠杆 作用 合同续订程序 如果没有一个合同管理系统来自动提醒买方即将至 来的合同续订 许多自动更新合同可能在没有通知提醒的情况下自 动更新了 使得买方受困于下一个采购周期 如果存在这样一个系 统 可以按周或月提前提醒买方 这样买方就能够根据采购周期的 长短来关注这些商品或服务 并采取适当的措施 四 本题包括第 5 6 小题 5 解释术语 持续改进 并举例 答 持续改进是指持续不断地努力改进产品质量 提高服务水平或优化管 理 生产过程 持续改进下应该被视为 一次性的 工作 通过努力持续地改进 组织应该对新机会和方法保持开放的态度 增强持 续改进的意识 持续改进可以一小步一小步地渐进性实施 它寻求的是非间断的 持续进 行的增量改变 即总会存在改进的余地 例如 通过消除浪费 非增值活动 或者对设备 物料或团队行为进行的 微小调整 6 描述服务水平协议的五个基本要素 答 每一份服务水平协议都包括一些明确的关键要素 尽管服务水平协议 可能会依据不同公司或特定协议而有所不同 准确描述所需的服务 这有助于避免协议执行初期潜在的沟通障碍或困惑 如果买方能够 准确列出其所需的服务 没有任何纰漏 那么供应商将不需要买方 对协议做出更多的解释 要求的绩效水平 应当采用关键绩效指标将协议中规定的绩效水平明确下来 供需双方的责任 可以使买方清楚他们希望从供应商那里获得什么 以及供应商又希 望从他们那里获得什么 这同第一点有些类似 但是供需双方需要 在合作之初就能有效沟通 避免某一方觉得被利用或欺骗 交付时间表 服务水平协议将给买方提供一个时间表 使他们清楚供应商需要在 何时会通过电话或电子邮件回复他们 如何处理争议 服务水平协