公司公文办公一体化协同平台OA系统管理办法(暂行)

1 公司 OA 系统管理办法 试行 第一章第一章 总总 则则 第一条第一条 为加强公司办公自动化系统 以下简称 OA 系 统 管理 保证其高效 安全运行 充分发挥 OA 系统的作 用 特制定本办法 第二条第二条 OA 系统内容包括协同办公 公文管理 电子邮 件 文档管理 公共信息 个人设置 综合办公 关联系 统 常用工具等功能 旨在实现公文无纸化传输 信息共 享和交流 规范管理流程 提高办公效率和降低管理成本 第三条第三条 本办法适用于市公司直属各部门 各县 市 区 分公司 第二章第二章 管理机构管理机构 第四条第四条 综合部负责办公 OA 系统的管理 规划 审批 实施 培训和检查考核工作 其主要职责 一 办理系统使用单位的注册 名称变更 撤销等 相关手续的审核工作 二 制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制 度 三 制定 OA 系统公文种类流程的修改及修订工作 四 征询各使用单位的意见和建议 协调解决各使 2 用单位在使用过程中出现的新情况 新问题 五 培训各使用单位系统管理人员和使用人员 六 做好其他相关工作 第五条第五条 市公司市场经营部业务支撑中心负责 OA 系统 的开发 维护与升级等工作 其主要职责 一 负责全公司管理办公自动化系统资源 软 硬件 的配置 升级 二 负责日常的 OA 网络运行维护 网络设备故障处理 三 负责 OA 系统的安全技术防范 定期就公司所有计 算机设备及运行系统进行严格检查 四 负责全区办公终端安全策略管理系统的安装 第六条第六条 使用单位必须明确一名领导分管 OA 系统工作 同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理 各分级系 统管理人员的职责是 一 负责本单位办公自动化的日常管理 二 指导和监督该系统在本单位的运行 三 负责与综合部的衔接工作 第三章第三章 公文流转要求公文流转要求 第七条第七条 为使公文流转真正地落到实处 并能提高员 工对 企业信息化 的认识 OA 使用人必须启动短信提醒 功能 同时必须随时随地 及时地打开 OA 系统 处理当天 3 的文件 如遇出差 事假请启用外出代办功能 第八条第八条 各部门在发文或部门与部门之间需协调某些 事宜时必须通过 OA 系统 不允许出现纸质文件 第九条第九条 各部门领导及员工在处理文件填写意见时必 须将意见写清楚 交给谁办理 如何办理 此文件是如何 落实的 将落实意见一并写上返回综合办归档 第四章第四章 使用规范使用规范 第十条第十条 员工身份认证 系统通过用户名和密码进行身 份管理和认证 用户名是每个员工的唯一标识 个人的密 码是安全的保证 OA 系统提供了用户自我更换密码的功能 用户应自己定期更换密码 不得泄露给他人 防止他人非 法使用 由于密码泄漏造成的损失由本人负责 每位 OA 系 统使用人都要熟练掌握 OA 系统的使用方法 使用 OA 系统 进行单位内部的各项日常办公 第十一条第十一条 OA 系统使用人员的账号密码 口令 必须设 6 位以上字符 含字母 数字 符号等 并需经常修改 不得与其他使用人员名 账号 相同 使用人员取得初始 密码后应在 OA 系统的个人设置里面 须对自己的登陆密码 进行修改 避免他人使用 第十二条第十二条 每位 OA 用户要保证通过 OA 系统发布 流转 的信息和文件的内容完整 准确 规范 并对所发布的内 容和审批的内容负责 在 OA 系统中的意见和审批与原书名 4 签署具有同等效力和权威 相应人员应予以执行和遵守 第十三条第十三条 为保证各类电子文件的及时收发 公司领导 部门经理 主管原则上应该全天在线 其他人员至少每天 登陆四次 OA 系统 8 00 11 30 13 30 17 00 接收各 类文件 处理待办事项 有重要文件需要领导审批 如果单位领导有事没有使 用 OA 系统 工作人员可通过微信 QQ 发消息或者发送手机 短信提醒 第十四条第十四条 工作人员要保证文件处理的响应时间 所有 网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应与公文流 转时间相同 如有外出 请假等特殊原因 必须委托相关 人员代为办理 第十五条第十五条 因个人原因未登陆和使用 OA 系统 不能及 时处理相关工作 造成的责任由自己负责 第十六条第十六条 OA 系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章 制度 按照工作权限 认真完成本人在系统中所承担的工 作任务 第十七条第十七条 个人信息的完善 在 OA 系统的个人设置里面 必须对自己的个人信息进 行添加 如联系方式等 以便同事之间联系时查找方便 第十八条第十八条 OA 系统流程模板涵盖范围内的办公流程 涉 及的相关单位 部门 应按照系统模板使用说明实行网上 5 办公 流程定制发起的单位 部门 应督促系统模板的使 用 第五章第五章 电子邮箱的管理电子邮箱的管理 第十九条第十九条 电子邮箱是公司员工的工作 生活 学习 的信息交流平台 对每封电子邮件的附件设为 20M 电子邮 箱中的邮件及时进行删除备份 邮箱超过容量后不可收发 任何邮件 第十七条 不可在互联网上用公司电子邮箱地址注册 用户 第六章第六章 信息安全保障信息安全保障 第二十条第二十条各单位使用人员对各自的登录密码 印章密 码严格保管 必须在第一次登录系统后立即修改个人密码 不得再使用初始密码 离开办公室时应退出办公系统 防 止他人进行非法操作 密码泄漏所造成的损失自负 第二十一条第二十一条 系统管理员应定期检查 维护计算机网络 发现问题应及时排除 无法排除的 应立即与业务支撑中 心联系 确保系统正常运行 不得乱设 私设系统的使用 人员 文档管理员应对文件资料的保密性 正确性 完整性 发布范围负责 不得将涉密信息 带病毒文档录入系统 第二十二条第二十二条 使用系统时 所有涉密信息不得利用电子 邮箱转发至无关人员 公文流转严格按范围进行流转 严 6 禁扩大范围 也不得存储在与该系统相连的介质内 第二十三条第二十三条 严禁公司员工利用任务手段侦测 盗用他 人 OA 账号和密码 刺探网络配置 服务器配置和数据库信 息 第二十四条第二十四条 每台办公电脑必须使用安全策略管理系统 使用人不得随意删除或更改 第二十五条第二十五条 禁止安装趋势外的其它杀毒软件 游戏 与工作无关的网络软件 禁止安装搜狗 搜狐等快捷搜索 栏等网络辅助工具 第二十六条第二十六条 严禁外来公司人员未经允许连接我公司办 公网络系统 若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司 商业秘密向外部传播而造成公司损失的 将根据公司规定 给予相关责任人进行处理 第二十七条第二十七条 在起草各类文件时严格按照企业商业秘密 目录执行 第七章第七章 办公终端机房的管理办公终端机房的管理 第二十八条第二十八条 办公终端机房的管理应遵守以下规定 1 机房为维护重地 外来人员未经批准不得擅自入内 外来人员来机房参观 工作 必须持有本公司领导的书面 授权 同时由机房人员陪同 确认 非工作需要不得在机 房内任意逗留 不得动用机房设备 终端作其他与工作无 7 关的用处 2 保持机房环境卫生 本部门人员要求换穿自备室内 鞋或鞋套 外来人员必须换穿鞋套或室内鞋 3 任何人员不得将食品 饮料带入机房 同时 杂志 等与工作无关资料也不得带入机房 保持机房卫生 做到 环境整洁明亮 4 维护用资料 工具 备板 备件等使用后及时放回 相应的位置 不得随意摆放 5 进入机房的钥匙或门卡的持有人要设专职人员 第八章第八章 罚罚 则则 第二十九条第二十九条 OA 办公是非常严肃的事情 对处理延误 造成工作积压的 3 次以内每次考核责任人 100 元 三次以 上的每次考核 300 元 延误是指以系统的记录时间计超过 公文处理时限仍未处理待办事宜 第三十条第三十条 对长期不使用 OA 系统 不按统一要求提供 共享数据 网上办公数据不准确 随意删除安全策略系统 对工作造成不良影响的 视状况处以 50 500 元罚款 第三十一条第三十一条 侦测 盗用他人账号和密码 刺探网络 配置 服务器配置和数据库信息 造成公司保密文件泄密 的对责任人处以记大过